公司档案管理办法-精简版

1、贵州保恒建设工程有限公司管理文件公司档案管理方法编制： 审核： 批准： 贵州保恒建设工程有限公司 发布 公司档案管理方法基本信息表 表单编号：GZBHJS-MD-2016-001-B001 贵州保恒建设工程有限公司文件编号： 执行日期： 年 月 日公司档案管理方法文件状态：编 制 人： 审 核 人： 编制部门：项目管理中心 批 准 人： 页 数：共 页 公司档案管理方法 制度履历表 表单编号：GZBHJS-MD-2016-001-B002制度名称编制（修改）时间首次编制换版编制修订编制废止编制人编制部门文件编号公司档案管理方法2016年1月13日王晓臣项目管理中心 注：依据贵州保恒建设工程有限

2、公司2016年1月13日会议精神要求为防止出现档案资料的乱丢、乱放、丢失现象发生；加强公司档案的科学、管理工作，规范公司资料、文件保管程序；提高文书档案工作质量，保证和维护档案的平安、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理干脆服务；并符合ISO9001质量体系的规范要求，依据中华人民共和国档案法及档案法实施方法、中华人民共和国档案行业标准DA/T 222015 -归档文件管理规则、保恒制度大全、保恒档案管理制度，结合本公司实际状况特制定本方法。修改说明： 无 注：“说明”主要阐述每个版本修改的主要内容。公司档案管理方法（试行）一 总 则本规定所称档案，是指公司在经营、管理活

3、动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。公司各部门、分子公司全部员工均有爱护公司档案的义务。公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。二 档案管理的机构和职责公司行政管理中心为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单

4、须报行政部备案，如有变动须刚好通知行政部。档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。档案管理员应当忠于职守，遵守公司档案管理方法，保守公司隐私，不得向其他人员泄露档案内容。三 档案的收集坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、各项目专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责刚好收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。实行每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。

5、一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，原则上当月（特别状况季度）统一向档案室移交。其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必需为原版、原件，照片含底片）。四 归档范围详见可查阅档案管理制度-GZBHJS-MD-2015-011其次部分档案管理4.1条、4、2条)五 档案的立卷公司各部门要坚持档案资料的平常立卷工作。公司档案年度立卷工作由档案室负责统

6、一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员协作，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。文件归档与移交各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；移交清单（见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。文件移交清单三方签字为有效。公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，详细的分类标准为：先大类：以项目为单位，后部门：董事会、总经办、行政管理中心、财务管理中心、经营管理中心、项目管理中心等。 案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的 有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。六 档案的

7、日常管理及保存 详见详见可查阅档案管理制度-GZBHJS-MD-2015-011 其次部分档案管理4.5条、4.6条。七 档案的销毁 7.1 对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。档案的销毁详细见档案销毁程序。 7.2 档案须要销毁时，由行政部档案管理员提出销毁看法，经行政管理中心主管会同相关职能部门主管严格审查，并编制档案销毁清册，经公司相关系统副总、总经理审核，并在档案销毁清册上审批签字后销毁。八 附 则 8.1本规定由项目管理中心牵头、经营管理中心、财务管理中心、行政管理中心、总经办共同参加制定，经总经理审批，修改时亦同。 8.2本规定自2016年1月25

8、日起试实行。附件：1、档案移交签收单2、档案查(借)阅审批表3、档案查（借）阅登记表4、档案销毁审批表5、流程图附件1：档案移交签收单公司档案移交签收单 归档部门： 年 月 日序号类别归档文件名称份数页数保存年限密 级备 注 档案移交人： 档案接收人： 监交人：说明：1.本表一式二份，移交人和档案室各留一份。2.各部门暂存的档案，每三个月移交一次，所移交的档案须经档案管理员签字。 附件2：档案查(借)阅审批表公司档案查(借)阅审批表年 月 日 申请人部 门职 务拟借（查）档案名称密 级预料归还日期用途部门负责人看法行政主管看法总经理看法说明：本表由查（借）阅申请人填写，依据档案密级进行审批。附件3：档案查（借）阅登记表公司文书档案借（查）阅登记簿 年度日期机构（问题）年度保管 期限 件号文 件 名 称页数 借（查）阅目的借阅人借阅时限 归还时间签收人复印份 (张)数备注 说明：此表为档案管理员记录档案借（查）阅状况之用。附件4：档案销毁审批表公司档案销毁审批表 年 月 日申请人职务拟销毁档案状况编号档案名称密级数量销毁缘由销毁