公司档案管理制度(2014初稿)(共41页)

1、PAGE 41 PAGE 44集 团 管 理 制 度档案管理制度(zhd)本制度(zhd)由集团行政办公室于2016年02月10日发布(fb)本制度于2016年02月首次制定。本制度由集团行政办公室归口管理。本制度起草人：本制度审核人： 本制度批准人： 制度七明细条款1奖罚细则按本制度执行部门按本制度2发放形式报送范围董事长适用范围集团发送范围集团各公司、各部门3发布部门集团总裁办管理部门集团行政办公室评审部门集团行政办公室4通报形式通报内容按本制度5发布时间2016年05月实施时间2016年5月通报周期每年一次检查周期每年一次6制度版本2016年第1版保密等级内部解释部门企业管理部联系电话7

2、矛盾处理本制度与集团制度有矛盾时，以集团制度为准。目 录1、档案管理办法(bnf)（5）1.1 总 则 （5）1.2 管理(gunl)部门及其职责 （6）1.3 文件材料的收集(shuj)与归档 （6）1.4 档案的保管 （7）1.5档案的分类（8）1.6 法律责任 （9）1.7 附则 （9）2、档案管理实施细则 （10）2.1 文书档案管理实施细则 （10）2.2 工程档案管理实施细则（13）2.3会计档案管理实施细则（16） 2.4声像档案管理实施细则（17）2.5实物档案管理实施细则(19)2.6档案移交实施细则（20） 2.7档案借(查)阅实施细则 (21) 2.8档案库房管理实细则(

3、22)3、日常档案管理工作重点规范(23) 3.1证照的日常管理(23) 3.2证照的年检、变更工作(24)4、附件(fjin)（25） 4.1档案分类、保管期限、密级、归档(gudng)范围一览表（25） 4.2年度文书(wnsh)档案汇总目录（封面）.（31） 4.3年度文书档案归档统计汇总表（32） 4.4案卷目录 （33） 4.5 卷内目录 (34) 4.6 卷内备考表（35） 4.7 档案移交清单 （36） 4.8档案借（查）阅申请表 （37） 4.9档案管理组织架构图 （38）4.10 档案移交流程图 (39）4.11 档案借（查）阅流程图 （39）档案管理办法(bnf)第一章 总

4、 则第一条 目 的为了加强和规范集团本部及各公司的档案管理工作，有效地保护利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作。根据中华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范等有关法律、法规，结合(jih)本司实际，特制定本办法。第二条 定 义公司(n s)档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。包括房地产开发、物业管理、建筑设计等各项业务活动中形成的档案。 第三条 适用范围本办法适用于集团本部及其所属各公司。各区域公司、地区公司须根据本办法的精神，结合所在地档案行政管

5、理部门的档案规定及本司实际情况，进一步制定和完善各自的档案管理制度，保证档案管理制度的层次性、规范性和统一性。第四条 公司各部门在工作活动中形成的文书档案（含党群工作、行政管理、经营管理）、基本建设档案、声像档案、实物档案，法务类档案、审计档案、房产物业类(物业管理、楼盘销售、租赁等)类目的档案由公司档案管理部门统一管理；人事档案、会计档案分别由行政人事部、财务部独立管理，以维护档案的完整和安全。 第五条 档案工作是公司各项管理工作的基础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。第二章 档案管理部门(bmn)及其职责 管理(g

6、unl)部门1、集团档案管理实行统一领导(ln do)，分级管理的原则。2、由集团行政人事经理，行政人事部负责集团本部各部门和各下属公司培训、业务指导等各项工作。各公司行政人事部负责各自公司的日常档案管理工作。（参见附件九）第二条 管理职责1、集团、各公司专(兼职)档案管理人员应严格执行集团档案管理办法和各项管理制度，履行各自管理职责。 2、公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责公司文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。第三章 文件材料的收集与归档第一条 文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和

7、有关档案工作人员的岗位职责。公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。 集团本部、各公司、各部门，在日常(rchng)工作中产生指导性文件材料必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。 第三条 应以公司形成(xngchng)的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。第四条 归档(gudng)时间1、文书档案：公司各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。各公司的档案于每年3月31日之前向其所在行

8、政人事部办理移交。各地区公司的工程竣工档案，由各项目的专（兼职）档案管理人员进行收集整理、立卷工作。应与项目建设进度同步进行，按规定期限向所在地城建档案馆和公司档案室办理档案移交工作。声像档案、审计档案、法务档案、实物档案、楼盘销售、房产租赁等，在每项活动完成后三个月内归档。4、 涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。第四章 档案的保管 第一条 集团、各公司应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不

9、得擅自进入档案库房,以保证维护档案的完整性和安全性。第二条 档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。 对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置(pizh)密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。 档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘(fn chn)、防虫等“八防”工作。 定期对库房档案进行清理、核对(h du)工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。第五章 档案的分类与整理第一条 归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管

10、理职能，并结合档案的内容和形成特点。第二条 档案的分类分别为党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、会计档案类、房产物业类、人事档案类、声像类、实物类、法务类、审计类等。第三条 根据国家档案管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30年、10年；基本建设类、声像类、法务类、审计类、实物类、楼盘销售类、房产租赁类分为永久、长期、短期，其中永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为3年、5年、10年、15年、25年。 第四条 各公司行政人事部在接收各部门移交(yjio)的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。 第五条 接

11、收的移交(yjio)档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。 各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否(sh fu)有遗漏或损害，及时放回原处。相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续，（详见附表八档案借（查）阅申请单）。对超过保管期限的档案，由集团行政人事经理、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。集团行政人事部每年定期对各公司档案进行年度审核、检查工作。所属公司对文件有留存的权力，员工在未经所属公司书面同意的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。第六章 法律责任 对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重

12、，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：1、将公司档案占为已有的行为；2、在岗位(gng wi)调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；3、遗失、损毁或擅自销毁(xiohu)公司文件材料及档案的行为；4、擅自出卖、倒卖(do mi)公司档案的行为；第七章 附 则 第一条 本管理办法由集团行政人事部负责解释。第二条 本管理办法自发布之日起实施。档案管理实施细则第一章 文书(wnsh)档案管理实施细则一、目的(md)为了规范集团本部、各公司的文书档案管理(gunl)工作,结合集团的各项管理规定,特制定本细则。二、实施范围集团本部及其所属各公司。三、文书档案的定义文书档案是

13、指公司在日常管理事务活动中所产生的书面文件。包括公司党群工作、行政管理、经营管理、会计文件、审计文件、法务文件、房产物业、其他（合同、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告）等。四、文书档案的管理职能1、集团行政人事部负责建立、完善文书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作，定期检查集团本部各部门及各下属公司档案管理情况，发现问题及时提出整改意见。2、各公司行政人事部作为档案管理部门，全面负责项目的文书档案工作，包括日常文档的收集、归档、借（查）阅工作，并将年度归档情况汇编成册。3、集团本部、下属公司的各部门应设定专（兼职）档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和归档工作。

14、4、各部门的档案管理人员须报集团行政人事部备案，岗位变动或离职的，部门必须做好人员交接工作，并将变更人员名单上报。五、文书档案的归档范围（参见附件一）1、党群工作类2、行政(xngzhng)管理类3、经营(jngyng)管理类4、房产(fngchn)物业类5、财务类6、其他六、文书档案的收集、整理和立卷1、各部门专(兼职)档案管理人员根据本部门业务情况，进行日常收集。2、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目”，按年度存放于文件夹内，做好平时“预立卷”工作。3、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。4、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的

15、文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。七、文书档案的编制和装订1、填写卷内目录的要求：（参见附件五）（1）卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，卷内目录中各项内容填写必须符合一定要求。（2）序号：文件排列的顺序号。（3）文件编号：发文单位的发文号或图纸的原编图号。（4）责任者：填写文件材料的直接形成单位和个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（5）文件名称：应完整填写文件材料上的标题。（6）发文日期：文件材料形成时间（落款时间），并用XX-XX-XX表示。（7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写

16、起止页号。（8）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代）2、填写卷内备考表的要求：（参见附件六）（1）本卷情况(qngkung)说明：要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如：文字材料XX页、照片(zhopin)XX张、附图XX张，说明组卷和使用情况，如卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等，签上立卷人、检查人名字及立卷日期（如案卷中存在复印件替代原件归档(gudng)的，应在卷内目录中注明原件的存放点）。（2）立卷人：负责立卷的专/兼职档案人员的签名。（3）检查人：集团（各公司）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名。（4）完成立卷日期：该案卷通过合格

17、检查的日期。（5）卷内备考表放在文件后。3、编码的要求（1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。 （2）空白页不编号。 4、案卷归档号的编写（1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。（2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写、年度号、归档类别的汉语拼音缩写和案卷号组成。5、案卷封面及档案盒的填写（1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。（2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于查找。6、案卷的装订（1）每本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。（2）案卷采用“三洞一线

18、”方式进行装订。八、年度文书档案汇总目录的编制（参见附件二、三、四、五）1、各公司行政人事部在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对总体归档情况进行(jnxng)统计、汇总成册，以便日后查询。2、汇总(huzng)目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。3、封面：主要注明(zh mn)年度及公司名称（集团提供电子版）。4、统计汇总表：按部门提交案卷和档案盒数进行分类统计。5、案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。九、文书档案的保管1、文书档案由集团行政人事部、各公司行政人事部编目、上架后统一保管。2、档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密

19、性。第二章 工程档案管理实施细则一、目的 为了加强集团所属项目工程档案的管理，维护档案的完整性和安全性，确保项目顺利通过工程档案验收，特制定本细则。 二、实施范围 集团所属各项目公司三、建设工程档案的定义建设工程档案是指在工程建设活动中自立项、设计、施工、竣工直至交付使用全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。建设工程档案的管理职能各项目行政人事部协助、督导工程部做好工程档案管理工作。各项目行政人事部定期组织工程部、开发公司其他部门召开工程档案会议，对各施工单位的资料收集状况进行沟通，及时(jsh)发现问题及时解决。各项目在总、分包单位进场后，

20、由项目行政人事部会同工程部，召集所有施工单位召开(zhoki)工程资料交底会议，将业主方在资料上的要求进行明确。4、项目行政人事部协同工程部做好竣工档案的收集、整理、预立卷工作，并在项目竣工时，及时完成编制(binzh)及报验工作。五、建设工程项目档案整理程序（一）建设项目所形成的全部项目文件，在归档时必须按工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷可采用如下方法：立项文件及竣工文件应按同一事项先批复后请示，先正文后附件，先文件材料后附图的顺序组卷。设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷。施工

21、文件应按项目、单位工程、专业等组卷，其中有共性的文件材料可按项目或单位工程集中组卷。监理文件应按阶段、单位工程、专业等组卷。竣工图应按单位工程组卷，单位工程内应按专业组卷。一个建设项目（工程）内所有的文件和图纸应按工程前期准备、设计、施工、竣工四个阶段排列程序组卷。注：民防部分独立组卷，排列在施工阶段，作为分部工程组卷。 备案验收单独组卷，排列在竣工阶段。1、各项目竣工档案归档范围原则参照国家标准建设工程文件归档整理规范，以各项目所在地城建档案馆颁布规定为准。2、工程竣工档案应编制三套，分别为：竣工档案报验（城建档案馆）、业主方和物业方各一套。3、各项目工程部应按各施工阶段，选择(xunz)拍

22、摄具有代表性的照片或DV，形成完整的声像档案。六、工程竣工档案的立卷(l jun)要求1、文件(wnjin)材料的编制（1）工程文件的用纸规格为A4幅面（297mm210mm），小于此规格的文件应进行托裱。（2）托裱纸必须是白纸，单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，多张托裱时文件内容严禁相互覆盖。（3）工程文件组卷厚度不宜超过20mm,整卷为A4幅面的纸张应少于200张。（4）文件立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，空白页不标号，托裱时，页号标在文件上。（5）案卷内不应有重复文件。（6）不同载体的文件一般应分别组卷。 2、竣工图的编制（1）竣工图须与实物相

23、符，所有变更内容都必须修改、注记到位，做到图形清晰，字迹工整，竣工图必须用新的蓝图，修改、注记用黑色碳素墨水。（2）在设计变更的依据性文件中，应当包含被修改的图号等内容。（3）设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计变更的依据性文件，应注记其原始编号或日期。（4）“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围，不能压盖图形文字的地方，技术负责人、总监必须在审核后签字。（5）竣工图不装订，采用散装法，按A4幅面规格折叠，图面朝里，图标外露，页号标在右下角。（6）竣工图按单体工程排列，单体工程中按专业组卷。七、工程档案的管理1、项目行政人

24、事部应对前期立项文件和竣工备案文件进行保管，并严格执行借阅制度。2、各项目的施工资料(zlio)收集应与施工进度基本保持一致。3、各施工单位应设立专人负责工程(gngchng)资料的收集和管理工作，并由项目备案。4、项目实行总承包(chngbo)的，由各分包单位收集、整理后移交总包，由总包汇总、整理，并进行预立卷。5、施工、监理单位在工期各节点将预先立卷的工程资料，分批移交项目工程部验收、汇总，直至项目竣工汇总后交项目行政部保管。6、对已组卷、归档的竣工档案，原则上不予外借，如有特殊情况，必须有项目总监确认。第三章 会计档案管理实施细则 一、目的 为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合

25、公司管理规定，特制订本细则。 二、实施范围集团及所属各公司 三、会计档案(dng n)的定义 会计档案(dng n)主要是指公司财务凭证、账簿（册）、报表等的会计核算材料。四、会计(kui j)档案的管理1、各公司财务部在年终对当年形成的会计档案，负责整理立卷并装订成册，由财务部自行保存。2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。其中定期分为3年、5年、10年、15年、25年。3、各公司财务部所形成的会计档案，由本部门指派专人负责日常会计档案的装订、保管工作。4、各公司财务部对接收保管的会计档案，应有目录清单，并保持原卷册的封装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。 5、会计档案的借阅，

26、必须由部门经理和财务副总经理签字确认，原件不得带出。 6、会计档案不得对外借阅。第四章 声像档案管理实施细则 一、目的 为了(wi le)更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。二、实施(shsh)范围集团(jtun)及所属各公司三、声像档案的定义声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体，真实记录公司发展历史的档案。四、归档部门集团行政人事部或各公司行政人事部声像档案归档范围公司召开的重要会议及活动形成的录像、录音、照片、光盘。公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。反映公司进行重要业务活动形成的录像

27、、录音、照片、光盘。工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘，反映工程概貌及施工进展的照片、录像。声像档案归档时间和要求具有保存价值的声像档案由各责任部门及时向集团（各公司）行政部移交、保管。归档的声像档案必须填写移交目录，概况说明、形成日期、责任部门等。声像档案的保管和利用对归档的声像档案必须定期检查，可利用防磁设备保存。借用声像档案必须经过审批，未经许可，任何人不得复制。八、建设工程项目档案声像档案的编制整理程序（一）建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、貌和工程施工主要过程及建成后的建构筑物的照片、录像档案。（二）声像档案归档(gudng)要求：

28、一般项目报照片；总投资额在人民币5000万1亿项目报送照片档案；重大工程项目及总投资1亿以上项目，除报送照片外，还需报送专业级录像带。（三）声像档案的整理：归档照片（含底片）要求图像清晰，文字说明准确。录像片必须经过专业级剪辑、配音、制作合成的专业级录像带，其内容反映建设项目整个(zhngg)过程。1）照片档案由照片、底片(从外单位收集的可不收底片)和文字说明三部分组成。文字说明要简单、明了，一般不超过200个字，其内容包括：（建设前原址、原貌、重要纪念物、动拆迁情况、各施工阶段代表性照片、特别是隐蔽工程、质量事故等）每张照片都要有摘要文字说明照片内容（照片至少60张，尺寸5寸），数码照片要同

29、时报送光盘(un pn)，像素大于400万。光盘内文件序号、文件名与纸质数码照片相同。事由：照片所反映的事件、事物的情由时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄时间(用阿拉伯数字表示)地点：被拍摄物所在的具体地点人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景拍摄者：照片的拍摄单位和拍摄人2)工程录像档案：总投资在人民币一亿元以上的和重点工程建设项目必须报送以剪辑、合成后的专业级录像带，录像内容能基本反映建设工程项目全过程，要求图像清楚、声音清晰（录像长度不少于10分钟，录像带必须用BETACAM带，摄像机水平扫描线不低于500线，画面稳定，经过编辑、整

30、理、配有解说词、文字说明）（按批复）。带盒上应标有简要说明、内容，包括工程名称、录制人、审核人及批准人，同时必须是原版、原件。第五章 实物档案管理实施细则 一、目的(md) 实物档案是企业(qy)发展成果的体现，为了加强管理，特制定本细则。二、归档(gudng)部门集团行政人事部/营销管理部、各公司行政人事部三、归档范围1、在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗等。2、各类荣誉证书。3、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。四、归档时间和要求1、由各责任部门及时向集团（各公司）行政/营销部门移交、保管。2、归档的实物档案必须填写目录，注明获奖日期、概况说明、责任部门等。第六章

31、档案移交管理实施细则一、严格执行档案集中管理的原则，在本公司工作(gngzu)活动中形成的、具有保存利用价值的文件材料都应移交归档。二、任何部门(bmn)或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写档案移交清单，一式二份，交接双方各执一份。（参见附件七）三、各公司各部门应每年做好文书档案归档移交工作。（移交流程参见(cnjin)附件十）1、各部门应在每年3月31日之前将文书档案移交行政人事部。2、各公司行政人事部并于每年4月15日之前将文书档案统计汇总表移交集团行政人事部备案。四、任何员工或档案管理人员若因岗位变动或离职，必须做好文件（档案）移交工作。第七章 档案借（查）阅管理实施细则

32、 为维护档案(dng n)的完整与安全性，更好地为公司各项工作服务，特制订本细则。 一、公司所有员工都有保护档案、借阅(ji yu)档案的权利和义务。 二、各类档案的借（查）阅，必须填写档案借（查）阅申请单（参见附件八），经过相关审批流程(lichng)后方可借阅，以确保档案的安全性。三、会计类档案一般只能在财务部查阅，如有需要只能复印，不得外借。四、工程类档案原则上不予外借（除工程档案底图需要晒图外）。五、珍贵的实物档案、重要胶片、底片等档案一律不得外借。 六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的

33、整洁、完整。 七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会集团（各公司）行政人事部进行处置。八、集团（各公司）行政人事部对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。十、各公司行政人事部应配合集团行政人事部做好长期外借证照统一归还、入库工作。第八章 档案库房(kfng)管理实施细则 一、集团(jtun)行政人事部、各公司行政人事部必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得(bu de)随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火

34、、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。五、根据档案库房情况需要，可配备去湿机、换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14-24，相对湿度40%-60%之间的规定要求。六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由行政部专人负责保管，不得丢失。日常(rch

35、ng)档案管理工作重点规范第一章 证照(zhn zho)的日常管理证照(zhn zho)原则由集团行政人事部进行统一管理，但考虑到项目日常使用，各公司的证照原件系由各公司行政人事部管理保存。各公司需提供最新版本的各项证照的正副本复印件及扫描件到集团行政人事部处备案，一旦取得最新证照，需第一时间通知及备案至集团行政人事部。借出的各类证照必须在办理后及时归还集团(各公司)行政人事部入库保管。 项目各部门如需借阅证照，应提前先向项目行政人事部提出申请。 对于外借暂不能归还的证照，应由项目行政人事部指派专人保管。地产集团本部、各公司行政人事部应做好证照日常借阅的审核工作。第二章 证照(zhn zho)

36、的年检、变更工作一、各公司行政人事部应在每年的36月完成各类证照的联合(linh)年检工作（具体以各地工商行政部门规定为准），并在每年的912月完成组织机构代码证的验证工作。二、各公司在办理完年检工作后，须及时(jsh)将信息告知集团行政人事部，以确保证照的有效性。三、各公司行政人事部应做好到期证照换证的审核工作，并及时通知相关部门予以办理，因延误未能及时办理，将承担相应的责任。附件(fjin)一集团(jtun)档案归档范围类 别归档范围密 级保管期限责任部门归档时限党群工作类党务文件机密长期、永久行政人事部、其他部门及时归档行政管理类董事会文件机密永久行政人事部、其他部门及时归档行政类文件机

37、密长期行政人事部及时归档公共管理类秘密长期行政人事部、营销管理部年度归档法律事务类文件机密永久法务部及时归档人事文件机密永久行政人事部独立管理及时归档后勤文件秘密短期行政人事部年度归档档案管理机密永久行政人事部年度归档经营管理类资产管理类文件机密长期营销管理、行政人事部年度归档计划管理类文件机密长期营销管理、行政人事部年度归档行政合同机密长期、永久行政人事部、相关部门及时归档产品销售类资料机密长期营销管理部年度归档财务管理、审计秘密长期审计法务部、相关部门年度归档会计档案会计凭证、会计账簿、会计报表、其他机密15年财务部独立管理年度归档实物档案、声像档案照片、录音、录像、奖杯、奖章、锦旗等机密

38、永久营销管理部、行政人事部活动完成后三个月内归档房产物业类物业管理文件机密长期物业部年度归档注：工程基建档案(dng n)归档范围不包括在内,工程档案归档参照国家规范和所在地城建档案馆要求。属类序号档案分类归档范围保管 期限1-党群工作类1.1党务工作1公司党委工作计划、总结永久2公司党委会议决议、会议记录或纪要永久3组织建设（包括机构建设、印鉴管理、发展党员等）；党员和党员干部管理（包括党内干部任免）、党费管理、党内评优评先等相关的文件材料永久4党委的一般工作通知；上级单位普法需要执行的党群工作的规定、通知、重要会议短期5党委各种重要的调查报告、情况反映、党务工作大事迹永久6党委工作的请示、

39、批复报告、通报长期7党委工作的各项规章制度、规定短期8纪委工作计划、工作总结、会议纪要、群众来信来访材料及调查处理结果、向上级的请示、报告、汇报及批复长期9对违纪案件、违纪党员的调查、处理决定、请示、批复材料；举报材料永久10公司纪委建立、改选、成员任免的批复、请示长期11公司纪监、廉政建设工作形成文件长期12扶贫、救灾、赞助希望工程等事迹材料短期13党员专题活动短期2-行政管理类2.1 董事会工作1公司董事会、总裁办公会综合性行政办公会议的材料（决议、专题报告、提案、会议记录、会议纪要、通知、委托书等永久2公司领导班子的构成及变更永久3上级领导机关对董事会工作要求、考核、规定、通知、通报及本

40、公司贯彻执行文件永久2.2 行政工作1公司行政工作总结、计划、大事记、目标责任制永久2公司行政工作年度总经理工作会议、专题会议记录、纪要永久3公司成立、改制、增资、减资等形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示、决议、协议、委托书、资金使用证明、验资报告永久4公司成立、改制、增资、减资、变更、等级、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件永久5公司制订各类规章制度、管理办法（包含各部门、各类制度）长期6印鉴管理的规定长期7向公司的请示、报告、批复短期8与有关单位签订的行政合同、协议书等长期2.3 公共管理工作1公司贵重礼品、物品发放长期2公司对外宣传报道工作的请示、方案、批示等长

41、期3公司重大活动、重要事项活动、签约仪式议程、议案、出席名单、领导讲话、主持稿、新闻统发稿、照片、录像带等短期4优秀工程的申报和验评资料，年度评定的各级优秀工程证书的决定永久5在国家、本系统获得的奖励证书等材料2.4 法律事务工作1市、区法院对本公司案件诉讼的判决、传票、起诉状、委托书、公证书永久2上级领导机关法律事务工作要求、规定、通知、通报短期3知识产权全部版权、商标、专利、服务标志、商号、域名、专有技术和品牌认证材料（包括对前述内容的申请)永久4有关法律事务类的文件材料短期2.5 人事工作1员工花名册、劳资统计报表永久2公司领导人员的任免、聘用的批复、请示永久3公司推荐干部的批复、请示、

42、方案、签报永久4公司员工录用、招聘、转正、调薪、离职等员工的通知、请示、批复永久5公司干部考核、评定文件长期6公司员工培训、考察批文、申报表长期7公司对下属基层干部任免、聘用的批复、请示长期8人事、工资、职称、员工考勤、福利待遇、奖金、绩效考核等工作规定、方案办法、通知、请示、批复文件（机密文件另存档）长期9员工因公出国的报告、批复长期10本单位劳动模范，先进工作者及事迹材料及表彰决定短期11有关人事管理的统计长期2.6 后勤工作1公司固定资产汇总表、验收单长期2公司申购、更新置换、报废车辆、办公用品批示、请示、验收单、随机文件短期3公司后勤管理、节假日通知短期4公司保卫、消防工作、工伤事故处

43、理等文件短期2.7档案管理1档案工作的规章制度短期2档案移交清单、借阅清单、档案鉴定销毁请示及报告永久3档案电子目录汇总表短期3-经营管理类3.1 资产管理/计划管理/合同管理 1公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业等董事会决议、议案等长期2公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示长期3下属公司成立、改制、变更、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件长期4公司编制年度预算及上级批复、请示长期5有关计划统计工作的请示、报告、批复、通知、通报等长期6上级下达公司有关各项经营计划工作规定、通知短期7公司签订的年度合同

44、（行政类）永久8其他有关文件材料短期3.2 产品销售工作1前期市场分析和客户定位报告、产品建议书长期或短期2公司营销工作总结、计划、营销分析报告长期或短期3公司营销过程中市场调查、策划报告长期或短期4公司制定营销工作规定、通知长期或短期3.3 财务管理工作1公司各种统计报表、分析文件永久2公司财务工作年度分析报告、项目财务报告、成本控制、资金管理工作汇报长期3公司有关资金运作请示签报、资金流量表长期4公司有关财务管理工作规定、通知长期5银行同意提供信用额度信函、协议、银行开户记录长期6税务申报税及完税凭证，年度企业所得税申报表长期7公司有关贷款、担保、借款请示签报、领导批示短期8关于财务工作计

45、划和总结短期9有关财务管理及资金管理的规章制度、请示、报告、批复、通告短期3.4 审计管理工作1公司年度、专项、内部各类审计、审核报告永久2公司下属企业领导离职审计报告永久3公司制定各类审计管理规定、通知、请示长期4联合审计短期5公司审计调查文件长期6上级有关审计管理规定、通知短期4-会计档案类4.1账簿1会计总账、明细账、辅助账15年2现金和银行存款日记账、外币日记账15年3固定资产卡片15年4.2凭证1现金收、付、转款凭证15年2涉及外事的会计凭证永久4.3报表1年度财务报表（决算）永久2月、季度报表3年4.4其他1会计移交清册15年2会计档案保管、销毁清册永久3银行余额调节表、银行对账单

46、永久4纳税申报表10年5-实物档案、声像档案5.1 实物档案1证书（营业执照正副本、税务登记证、组织机构代码证、荣誉证书、资质证书、质信证书、其他证书等）长期2奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他（书籍、纪念品）等长期5.2 声像档案1公司各种重要会议、业务活动的照片、录音带、录像带、光盘永久2上级领导亲临视察工作的照片、录音带、录像带、光盘永久3国内外来宾考察本单位的录音带、录像带、光盘永久4基建工程开工、竣工典礼的照片、录音带、录像带、光盘永久5重要合同、协议签字仪式、开业典礼的照片、录音带、录像带、光盘短期6本单位获国家、省、市级荣誉称号（证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗）的照片、录音带、录像带、光

47、盘短期6-房产物业类6.1 物业管理1物业接管通知书、回单、合同短期2客户入伙通知书、收取资料签收单短期3房屋使用、管理、维修公约短期4客房维修签报单、报修单、结算单、短期5物业交接验收文件短期6物业修缮保养文件短期7物业投诉、上访及处理文件短期8客户运营过程中协调文件短期9接管物业的工程管理文件、设备运行文件长期6.2 房产出售一、房屋出售法律文件长期1房屋预售意向书请示签报、领导批示长期2房屋预售意向书、预售合同长期3房屋出售合同请示签报、领导批示长期4房屋出售合同、公证书长期5房屋出售合同变更协议长期6客户退售或提前中止协议长期7客户贷款合同长期二、其它文件长期或短期1客户整幢楼(或整个住宅小区)出售汇编长期或短期2客户营业执照或身份证长期或短期3客户代理委托书长期或短期4客户谈判记录长期或短期5客户来往信函长期或短期6客户拜访记录长期或短期7客户付款记录长期或短期6.3 房产出租/停车位出租一、租赁法律文件长期或短期1房屋租赁意向书请示签报、领导批示长期或短期2房屋租赁意向书长期或短期3房屋租赁合同请示签报、领导批示长期或短期4房屋租赁