公司传真文件收发管理办法_第1页
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文档简介

1、公司传真文件收发管理办法目的为加强公司传真文件管理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本办法.适用范围本办法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,设计院及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营管理有关的传真文件以及其它往来传真文件.职责总经理办公室负责传真文件的收发统一管理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.传真收发管理工作要求 TOC o 1-5 h z 总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发管理程序执行.文秘专员外出,由总

2、经理办公室主任指定人员按照规定程序代为管理.传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,避免延误工作.公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本管理办法,如因个人原因违反程序规定,对公司生产经营造成负面影响的,将根据情况的严重性追究当事人的责任.管理程序传真收件的管理程序 TOC o 1-5 h z 办公室文员接收传真后,分类登记.对于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直接复印存档,并将原件直接交收件人.对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加传真文件传阅笺报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回传真文件传阅笺与传真文件复印件一并留存.传真发件的管理程序因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.传真文件的存档与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和传真文件传阅笺移交项目档案管理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文件,按档案管理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.传真文

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