第一章文书档案实务概述PPT课件

1、行管专业文 书 档 案 学1标题添加点击此处输入相关文本内容点击此处输入相关文本内容前言点击此处输入相关文本内容标题添加点击此处输入相关文本内容2第一章总 论3教学规划教学目的 1、激发学生学习兴趣，使学生在思想上重视这门课程的学习; 2、使学生了解什么是文书、档案；什么是文书工作、档案管理以及该项工作的意义； 3、让学生掌握文书工作和档案管理的原则与要求； 4、让学生了解学习本门课程的方法。教学重点 1、什么是文书与档案；什么是文书工作与档案管理 2、本门课程的意义教学难点 1、档案的属性 2、文档工作认识（兴趣激发）教学方法 讲授、讨论教学手段 4课时 4课前小调查 1、你怎样看待文书工作

2、与档案管理课程？ 2、什么是文书？有何价值？ 3、什么是档案？有何价值？ 请结合现实生活谈谈你的认识。 5视点一 贵州乡村文明进程研究乡规民约6 1988年1月，全世界诺贝尔奖金的获得者们在巴黎召开了一次会议，结束时发表宣言说：“如果人类要在21世纪生存下去，必须回头二千五百年，去吸取孔子的智慧。”视点二7小资料论语八佾 子曰：夏礼，吾能言之，杞不足征也；殷礼吾能言之，宋不足征也。文献不足故也。足，则吾能征之矣。征：成。使之成，使之实现，使之展现。杞：夏的后人。 大约公元前532年-前 522年间，1930岁的孔子为研究历史上夏朝与商朝的文化礼仪典章制度，其足迹遍及鲁、卫、杞、宋等诸候国，到今

3、河南杞县的杞国，经考 察，孔子就发现当时杞国现存的所有文化礼乐典藉已经不能保持夏朝的原始风貌；再到河南商丘的宋国，孔子发现宋国的文化典藏，也无法证明他们是商朝的后裔了。8文献文献:在中国古代,文献是指以书籍和文书为主体的一切历史性的文字材料。 文书、档案;文书工作、档案管理尚书:先秦时期历代君王的言论或活动的记录。9关键词文书管理与实践 当下 文书工作社会生活档案 借鉴与参考 历史 档案工作（文献）历史原貌10现状与趋势行政助理招聘.doc11本章教学内容总论：一、文书与档案二、文书工作与档案管理三、文书工作与档案管理的组织机构与人员12世博会的启示阅读引例，回答问题： 1、在上海世博会的申办

4、过程中，文书与档案分别起到哪些作用？ 2、该案例带给你的启示？13一、文书与档案什么是文书？什么是档案？14（一）文书 “生产往前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的盟芽，国家进行管理工作需要比较有条理的文书” 斯大林马克思主义与语言学问题 151、文书的概念 个人、组织、国家在社会实践活动中，从一定的实用目的出发，形成的具有相对规范格式和应用性（用以处理各种事务、沟通各种关系等）的文字材料，统称为文书。 1）私人文书：个人、家庭、家族根据自身的需要为处理各种私人关系或事务而形成的具有相对规范格式的文字材料。如私人书信、日 记、契约、家谱等。卓文君:怨郎诗(复司马相如十三字信) 2）公务

5、文书：党政机关、社会团体、企事业单位在处理公务活动中形成的具有相对规范格式的文字材料。（公文）16卓文君:怨郎诗(复司马相如十三字信) 一别之后 二地悬念 只说是三四月 又谁知五六年 七弦琴无心弹 八行书无可传 九连环从中折断 十里长亭望眼欲穿 百思想 千系念 万般无奈把郎怨 万言千语说不尽 百无聊赖十依栏 重九登高看孤雁 八月中秋月不圆 七月半烧香秉烛问苍天 六月伏天人人摇扇我心寒 五月石榴如火偏遇阵阵冷雨浇花端 四月枇杷未黄我欲对镜心意乱 急匆匆三月桃花随水转 飘零零二月风筝线几断 郎呀郎巴不得下一世你为女来我做男 17关于长海县食品安全委员会办公室工作启动经费的请示 长食安办发20061

6、号县人民政府： 根据国务院和省、市、县人民政府关于进一步加强食品安全工作的有关文件要求。为确保县食品安全委员会及其办公室工作的顺利开展，特申请工作启动经费，主要用于购置必要的办公设备，人员开支、监督检查、召开会议、普法宣传与培训、督查督办举报和领导交办的案件等费用。共需经费20.41万元。 当否，请批示 附：1.长海县食安委办公室工作启动经费明细 2. 长海县食品安全监督员工作职责 二六年三月二十九日18文书产生的条件1）文书不是从来就有的，人类最早依靠“结绳”、“刻契”来记录事务。 语言功能尚不发达，无完整的记录符号；社会相对处于无序状态，没有明确的分工和组织 2）随着人类社会的发展，制约交

7、流的条件逐步被打破，语言产生，文字诞生，文书成为交流的物质承担者。 3）文书产生的条件 请同学归纳 * 文字的形成是文书产生的必要条件 原始社会末期出现 * 社会组织的形成是文书产生的充分条件 由此也可见文书的重要性，因为有组织的地方，有管理的地方就得有文书。192、公文 公文是党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。 组织实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。203、文书、公文、文件 文书：是一个集合概念，包括私人文书与公务文书。 还可指职业或职务名称。 公文：所有 在公务活动中形成的文

8、字材料都可以叫公文。 文件：范围较窄，主要指上级机关下发的具有重要执行作用的文件种类。 214、文书的特点 公文的特点 1)记录性 法定的作者 2)传递性 法定的权威和效力 3)现实效用性 特定的程式 225、文书的作用 1）管理的工具:领导指导作用、行为规范作用 2）公务联系和知照的作用（沟通或联络的作用） 3）凭证作用 4）传递信息与宣传教育作用 23档：横木框档（康熙字典） 。案：几属（说文解字） 。由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。英文 archive ：n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数 archives ：公文保管处、档案处、公文。 （二）档案241、档案

9、的概念 档案是机关、企事业单位和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考利用的文字、图表、照片、声音以及其他以各种方式和载体出现的信息材料。 在现实生活中具有重要凭证及参考作用，并对维护人类社会的历史真实面貌具重要意义的人类社会的原始记录。 252、档案的属性1）原始记录性2）信息传承性记录历史、人类社会生活原貌记录历史、人类社会生活发展变化的轨迹传承知识文化3）价值效益性 查考和凭证的效益(某电视剧中会议记录的价值) 借鉴和参考的效益26 3、档案的形式 载体：甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等表达方式：文字、图像、声音记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等文件名

10、称：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈，现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等类型：文书档案、科技档案、专门档案。27甲骨档案 “甲骨文”是指龟甲和兽骨上的文字。甲骨档案，商代较多。图为河南安阳殷墟出土的甲骨档案 。282930 “金石”是指金属和石头。金文档案主要在商周；春秋战国时期，特别是春秋以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上。金石档案3132简牍档案 简椟档案是指以竹片和木片(椟)为载体的档案。33缣帛档案缣帛为丝织品，秦汉以后渐多。将文字写在缣帛上，这是正式的文书籍之一 34唐律残片纸质档案35周恩来手迹36甲秀楼是今天贵阳的城标，在南明河上，明朝时，南明河中

11、有一块巨石，有官吏命在上面建起了“浮玉桥”，将巨石与路面连接起来，并在巨石上修了“翠微圆”。到清代时，有人又在巨石上建造了甲秀楼，结果第二年，贵阳附近青岩就出了一名状元赵以炯，据说，这位状元常去甲秀楼。从清代康熙年间开始到科举制度被取消，贵州共出过三位状元一位探花。抗战后期的大十字，中国士兵与美国大兵一起值勤。当时因贵州成为大后方，各地大量的人涌入贵阳，使小城人口迅速增加到了40多万，1941年，贵阳正式设市。城市建设也有了发展。 老照片3740年代的贵州大学 60年代的人民广场38十九世纪末的南京街街区今日的中华北路。那时贵阳不过是省府所在的小镇。3980年代的大西门40昔日时尚 耳坠、长指

12、甲、斜襟白褂、束脚裤子，三寸金莲，清朝末年的时尚老太。 折扇、鸟笼、对襟短褂、平底布鞋，这是20世纪30年代的时尚。41 半袖旗袍、齐耳短发，30年代城市少妇时尚服饰。 40年代新潮男子4280年代青年喜爱的喇叭裤 七十年代末，高跟皮凉鞋，肩挎皮包，身着连衣裙的时尚青年 60年代的红色时尚43 4、档案的类别 文书档案：组织或个人在社会活动中为处理公务或私人事务而形成的纸质材料。 科技档案：是记述和反映基本建设及生产技术和自然科学研究等活动的、具有保存价值并按一定的归档制度作为真实历史记录集中保管起来的技术性文书材料。幻灯片 46 专门档案：各单位在进行某种专门业务工作中形成的档案。如会计档案

13、、诉讼档案、教学档案、人口档案等。 44 20世纪30年代，一般工程只有设计图、施工图，却没有反映施工实际和修改情况的竣工图。钱塘江大桥建成后不久，抗日战争爆发，为避免人员解散后造成无法弥补的损失，茅以升特别要求立即补制桥梁竣工图。在茅老的直接领导下，形成大桥竣工图200余幅，并全部用描图布制作，以便长期保存。 某研究所研制“854系列”机阐，处理试验共35次，支出24万元科研经费，最后反映这一科研成果的只是一份包含71项试验报告的科研档案。小资料45 5、档案的作用1）档案的基本作用：凭证作用、参考作用2）档案的主要作用： 机关工作的查考凭据 生产建设的参考依据小资料 政治斗争的必要工具 科

14、学研究的可靠资料贵州“水书” 宣传教育的生动素材46小资料1939年，侵华日军为将掠夺的我国华北资源运往本土，在天津建立了溏沽港。日本投降撤离时，没有留下一份建港资料。1951年，我国政务院派出专家组重建溏沽新港时，被迫从头开始。某企业1974年试制成功一种新产品“21C电磁阐”，性能强度超过英国的同类产品。1979年国家要求该厂生产这种产品时，却由于该厂没有积累一套完整、准确的科技档案材料而无法组织生产，只得重新试制。47 贵州“水书” “水书”是古代水族先民用类似甲 骨文和金文的一种古老文字符号,记载 水族古代天文、地理、民俗、宗教、伦理等的古老文化典籍。专家、学者认为,“水书”相当于汉民

15、族的易经,内容博大精深,是水族人民的百科全书,是中华民族文化宝库的重要组成部分。2002年3月,“水书”纳入首批“中国档案文献遗产名录”。 长期以来,专家、学者研究认为,水族先民应当来自北方后南迁,但一直难以考证。近日,中外专家、学者在荔波县馆藏“水书”中发现有“梅花鹿”的记载(梅花鹿,北方有而南方无),从而印证了水族先民北下南迁之说。48（三）文书与档案的联系与区别 文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者既有联系，又有区别。 491、文书与档案的联系1）所记录和反映人们社会实践活动的功用相同 具有相同的记录载体。2）内容和格式完全一致：文书是分散的档案；档案是集中保存的文书。3）两者互为因

16、果：文书是档案的前身，档案是文书的归结。502、文书与档案的区别1）两者的性质和形式不同：现行效用与历史信息；针对性、指导性、现行效用性与凭据性、见证性、借鉴性；零散的与组合的。2）两者的目的和作用不同：处理现实工作事务的工具作用与历史的价值作用。3）两者存在和发挥效用的时间不同：现行效用与历史查考。51本节训练 通过信息收集了解贵州文献的三大发现（安顺屯堡地契、清水江林契以及贵州水书），就此谈谈你对文书与档案的认识。52二、文书工作与档案管理 53（一）文书工作 文书工作的概念 1、狭义的文书工作： 指机关内文书工作人员所承担的文件的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。 2、广义的文书

17、工作：是指围绕着文书产生的一切工作。包括文书的形成（撰写、制发）、处理（收文处理、发文处理）和管理的程序。 54文书工作的特点 1、有序性 2、操作性 3、确定性 （显示了文书工作各个环节的独特内容、作用以及文书工作各个环节之间的相互联系。） 如：发文办理 拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发文登记55文书工作的任务 高质量地形成公文； 科学地组织和准确地处理公文； 有序而安全地运转公文；完整妥善地保管公文。 56文书工作的内容 公文形成、公文处理、公文管理公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送 发文公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）等 发文公文的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、

18、注办 收文会议、汇报的记录与整理 记录与整理公文的平时归卷、提供借阅与保管 平时整理与保管公文的系统整理与归档 系统整理与归档为领导人准备有关资料 资料准备（信息收集与整理）文书的机要保密 保密 57文书工作的基本原则 实事求是：反映客观实际精简：反对官僚主义、形式主义、文牍主义高效：注重实用，高效地做好文书工作 58文书工作的要求1、准确 质量与效率的要求2、及时 准确的管理要求3、安全 内容安全、载体安全4、保密 59（二）档案管理 档案管理的含义 档案管理也称档案工作。是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家服务的工作。 1、广义的档案工作：指档案事业所包括的档案馆工作，档案室工作，档

19、案事业管理工作，档案教育，档案科学研究，档案的宣传、出版等工作。 2、狭义的档案工作上说，：是指档案本身的业务工作，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索等。 我们所研究的档案管理，就是指狭义的档案业务管理。60档案管理的特点 就工作内容而言：1、管理性：是对历史文献的科学管理工作；2、服务性：通过提供档案文献资料来为各项工作服务；3、从属性：档案服务具有被动性4、（政治性）机要性就工作自身而言1、平凡之中见深刻2、枯燥之中显神奇3、普遍之中有特殊 61档案管理的任务 1、建立国家或组织档案工作制度；2、大力开发档案信息资源；3、逐步实现档案管理现代化 62档案管理的内容 档案的收集档案的整理档案的鉴定档案的保管档案的