计算机应用基础第4章课件

1、第4章 Excel 2010操作Excel 2010是Office 2010组件中的电子表格软件，集电子表格、图表、数据库管理于一体，支持文本和图形编辑，具有功能丰富、用户界面良好等特点。利用Excel 2010提供的函数计算功能，用户可以进行数据计算、排序、分类汇总等操作。Microsoft Office Excel是微软公司推出的一款专门用于处理数据的办公软件，它在企业日常办公中，尤其是财务会计方面的工作中，起着十分重要的作用，是企业办公中不可或缺的工具。而其2010版本目前已经得到普及，熟练掌握Excel 2010的操作对于提高处理数据的效率有着十分重要的作用。4.1 Excel 201

2、0的基础知识1.工作簿工作簿是Excel处理和存储工作表数据的文件，在一个工作簿内可以包含若干工作表和图表工作表。当新建立一个工作簿时，Excel系统默认有3个工作表，用户最多可以扩充到255个工作表，系统约定这些工作表分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来命名，一般情况下用户要根据工作表中的内容来命名工作表，如工资表、学生档案表、成绩表等。启动Excel 2010后，系统会自动建立名为“工作簿1.xlsx”的工作簿文件，用户存储文件时，可以自定义文件名。工作簿的扩展名为.xlsx。工作簿是存放数据的文件。用户所建立的工作表等信息将存放在工作簿中。4.1.1Excel 2010的基本

3、概念和常用术语2.工作表工作表是存储和处理数据的二维表格。工作表由行和列组成，用户在工作表中完成数据的录入、处理、存储和分析，在工作表中也可以存放图表。每一个工作表由16 384列、1 048 576行构成，列号用字母编号从AZ，接下来是AA、ABAZ，再从BA、BBBZ，再从AAA、AABAAZ，最后一列是XFD；行编号用数字11 048 576表示。当用户打开一个工作簿时，只能对其中一个工作表进行编辑处理，这个工作表被称为当前工作表，单击工作表标签（如Sheet1、Sheet2）可切换当前工作表。4.1.1Excel 2010的基本概念和常用术语3.单元格每张工作表由多个长方形的存储单元构

4、成，这些长方形的存储单元称为单元格，单元格是最小的存储单位，用户输入的任何数据都将保存在这些单元格中。输入的数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或者一个图形等。单元格是最基本的数据处理单元，不能再分。4.单元格命名每个单元格都有其固定的地址。例如，A3代表A列的第3行的单元格。同样，一个地址也唯一地表示一个单元格。例如，B5指的是B列与第5行交叉位置上的单元格。Excel 2010中的每一张工作表由1 048 576164.1.1Excel 2010的基本概念和常用术语384个单元格构成。由于一个工作簿可能会有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，有时要在单元格地址前面增加工作表名称。例

5、如，Sheet2!A6，就说明了该单元格是Sheet2工作表中的A6单元格。活动单元格是指当前正在使用的单元格，在其外有一个黑色的方框，这时输入的数据、公式或函数值都会保存在该单元格中。4.1.1Excel 2010的基本概念和常用术语1. Excel 2010的启动在Windows 7平台下，可用以下几种方法启动Excel 2010： （1）执行“开始”“所有程序”Microsoft officeMicrosoft Excel 2010命令。（2）通过已经建立的工作簿文档启动Excel，方法是：通过Windows资源管理器或“计算机”窗口找到需要的Excel文档，再双击该文档图标。这是用户经

6、常使用的方法。（3） 使用“新建Office文档”功能。右击资源管理器空白处，在弹出的快捷菜单中选择“新建”“Microsoft Excel工作表”选项，新建4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口一个名为“新建 Microsoft Excel工作表.xlsx”的Excel 文档，再双击打开。2.Excel 2010的退出当完成工作表的处理后要退出Excel时，按照关闭窗口的方法退出即可。另外，也可以按如下方法退出Excel 2010。（1）按Alt+F4快捷键。（2）单击标题栏左端的控制菜单图标，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”选项。（3）执行“文件”“退出”命令。4.1.2Exce

7、l 2010的启动、退出及主窗口3.Excel 2010的工作窗口启动Excel 2010后，打开图41所示的Excel 2010主窗口。Excel 2010的主窗口由标题栏、功能选项卡、功能区、滚动条、数据/公式编辑栏、工作表名标签和状态栏等组成。（1）标题栏。标题栏用于显示当前工作簿的名称。图41打开一个名为zhlx.xlsx的工作簿，可以看到zhlx.xlsx出现在标题栏中。新建工作簿的默认名称为“工作簿1.xlsx”，标题栏最左侧部分是快速访问工具栏，系统默认包含“保存”“撤销”和“恢复”3个常用按钮，用户可自定义其功能和位置（功能区下方）。4.1.2Excel 2010的启动、退出及

8、主窗口（2）功能选项卡。功能选项卡用于切换功能区，主要包含“文件”“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“视图”“审阅”等。在“文件”下拉菜单中选择“选项”选项，弹出“Excel选项”对话框，在左侧窗格中选择“自定义功能区”选项，在右侧窗格中可以完成功能区选项卡的添加和隐藏。同样，在该对话框的左侧窗格中选择“快速访问工具栏”选项，可以添加和删除快速访问栏的按钮。4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口（3）功能区。功能选项卡下方区域为功能区，与功能选项卡相对应。功能区是一些常用操作命令的集合，这些命令根据完成任务的不同又分为若干面板组（功能组）。启动Excel 2010默认为“

9、开始”选项卡及其功能面板。“文件”选项卡与其他功能区有所不同，主要包括工作簿文档和打印等相关命令。（4）编辑栏。数据编辑栏用来输入或编辑单元格的数据或公式，它由3部分组成：单元格地址或区域名称框、执行按钮、编辑区域。当输入公式时，会出现“取消”按钮，表示取消编辑；“输入”按钮表示确定输入；“插入函数”按钮表示将输入函数。编辑区通常显示活动单元格中使用的4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口常数或公式供用户编辑，编辑完公式或函数后按Enter键确定结束。（5）滚动条。滚动条是沿着窗口右边和底边的长条。使用滚动条可以来回移动长工作表中的内容。滚动条在滚动框中的位置指示当前显示于窗口中的

10、工作表或标题的一部分。要快速地滚动到工作表或标题的另一部分，拖动滚动条即可。（6）工作表区域。工作表区域是用户进行数据处理和分析的地方，包括如下几个标记：列标。用于显示列数的字母，单击列标可选取整列。行号。用于显示行顺序号的数字，单击行号可以选择整行。4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口工作表标签。用于显示工作表名称，单击工作表标签可以切换到该工作表，右击可弹出对工作表的操作命令，如“重命名”“删除”“插入”“复制和移动”工作表等。（7）状态栏。状态栏即窗口底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。选定区域时，状态栏提示选取单元格平均值、有内容的单元格数目、数值单元格总和。右端有

11、3个视图按钮，即“普通”“页面布局”“分页预览”；最右端是显示比例调整滚动条，用来改变当前工作表的显示比例。（8）鼠标指针形状。在Excel 2010中将鼠标指针移动到活动单元格边框或选定区域边框，拖动鼠标可移动单元格区域、图表、图表元素；4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口移动鼠标到单元格右下角，鼠标指针变为Word稿中插入图标形状，可向上下、左右拖动，完成数据自动填充和公式复制填充。4.1.2Excel 2010的启动、退出及主窗口启动Excel 2010时系统会自动打开一个空白工作簿。也可以像新建Word文档一样通过“文件”选项卡中的“新建”选项建立新的工作簿，不仅可以建立

12、空白工作簿，而且可以根据工作簿模板来建立新工作簿。一个新的工作簿默认包含3张工作表，创建工作表的过程实际上就是在工作表中输入原始数据、运用公式和函数计算的过程。4.2 工作表的数据输入数据的输入方法和质量直接影响到工作的效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、使用“自动填充”功能输入有规律的数据、导入外部数据。1.直接输入数据单击欲输入数据的单元格，从键盘直接输入数据，按Enter键、Tab键或上下左右方向键移动到下一个单元格。若要在单元格中换行，则按Alt+Enter快捷键输入一个换行符。输入的数据可以是文本型、数值型、时间和日期型，默认情况下文本型的数据左对齐

13、，数值、日期和时间型右对齐。4.2.1 原始数据的输入（1）文本型数据的输入。文本是指键盘上可以直接输入的符号。对于数字形式的文本型数据，如编号、学号、电话号码等，应该在数字前添加英文单引号。例如，输入电话号码的区号0431，应该输入“0431”。当输入的文本长度超出单元格宽度时，若右边单元格无内容，则扩展到右边列显示，否则截断显示。（2）数值型数据的输入。数值型数据除了由数字09组成的字符串外，还包括+、-、*、/、E、e、$、%及小数点（.）和千位分隔符（，）等特殊字符。对于分数的输入，为了与系统日期进行区别，应先输入0和空格，例如，要输入2/5，应该输入“0 2/5”，如果直接输入，则系

14、统自动按4.2.1 原始数据的输入日期处理。Excel数值的输入与显示并不是相同的，计算时以输入的数值为准。当输入的数字太长（超过单元格的列宽或超过15位），Excel自动以科学计数法表示。如果单元格的列宽较小，不足以显示全部数字，屏幕上会出现“#”符号，此时加大单元格列宽即可。（3）日期与时间的输入。Excel内置了一些日期、时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel自动识别它们。Excel常见的日期和时间格式是“mmddyy”和“hh：mm：（AMPM）”，其中AMPM与分钟之间应该有空格，如7：30 AM，否则将被当成字符处理。输入当天的日期和时间可分别用快捷键“Ctrl+；”

15、和“Ctrl+Shift+；”。4.2.1 原始数据的输入3种数据类型输入的示例如图4-2所示。2.快速输入数据在工作表的某一列输入一些相同的数据时，可以使用Excel 2010提供的记忆式输入法和选择列表输入法。（1）记忆式输入法是指当输入的内容与同一列已经输入的内容相匹配4.2.1 原始数据的输入时，系统将自动填写其他字符。例如，在F8单元格输入“研”的时候，和F列的“研究生”相匹配，系统自动显示了后面的“究生”二字，如图4-3所示，按Enter键，表示接受提供的字符，若不想采用提示的字符继续输入即可。4.2.1 原始数据的输入（2）在输入数据时按“Alt+”快捷键会出现一个下拉列表，里面

16、的选项是对本列上面内容的分组，即所有出现过的内容。例如，单击C8单元格，按“Alt+”快捷键出现的下拉列表中有两项：男、女。单击G8单元格，按“Alt+”快捷键会出现3项，即副教授、讲师、教授，如图4-4所示。为了保持某些名称的一致性和提高输入效率，可以利用“数据有效性”功能，在数据输入前创建一个分类下拉列表填充项来达到此目的。例如，要在H列创建一个包含经济、法学、计算机、数学4个选项的下拉列表，步骤如下：4.2.1 原始数据的输入（1）单击H列列标，选中H列。（2）切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“数据有效性”命令，如图4-5所示。（

17、3）在弹出的“数据有效性”对话框中切换至“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，在“来源”文本框中输入“经济，法学，计算机，数学”，如图4-6所示，单击“确定”按钮完成设置。4.2.1 原始数据的输入4.2.1 原始数据的输入设置完成后，单击H8单元格，其右侧会出现下拉按钮，单击它会出现下拉列表，如图4-7 所示，选择需要的内容即可完成输入。如果输入列表以外的内容，会弹出对话框提示“输入值非法”，如图4-8所示。4.2.1 原始数据的输入3.使用“自动填充”功能输入有规律的数据有规律的数据指等差、等比、系统预定义序列和用户自定义序列。当

18、某列或者某行是有规律的数据时，可以使用Excel 2010提供的“自动填充”功能。“自动填充”功能根据初始值来决定以后的自动填充项，用鼠标指针指向初始值所在单元格右下角的小黑方块（称为填充句柄），如图4-9所示，此时鼠标指针变为黑十字形，然后向右（行）或向下（列）拖动即可完成填充。4.2.1 原始数据的输入（1）填充相同数据。单击数据所在的单元格，沿水平或垂直方向拖动填充柄，便会产生相同的数据。（2）填充序列数据。要填充日期行序列，只需输入一个初始值，然后拖动填充柄接口；如果是数值型数据，则必须输入两个单元格的数据，然后同时选中这两个单元格，系统默认为等差关系，拖动填充柄，在经过的单元格内会生

19、成等差序列的数据；如果需要填充等比数列，可以单击“开始”选项卡“编辑”功能组中的“填充”按钮，在打开的“序列”对话框中选择类型为“等比序列”，并设置步长值和终止值来实现，如图410所示。4.2.1 原始数据的输入（3）填充用户自定义的序列。在实际工作中，经常要输入商品名称、课程名称、城市名称等，可以将这些有序数据定义为用户自定义序列，以节省录入的工作量，提高工作效率。依次选择“文件”“选项”“高级”“常规”（注意是高级选项里面的“常规”）“编辑自定义列表”命令，可以打开“自定义序列”对话框，如图4-11所示。在“输入序列”文本框中直接输入数据，每输入一项按一下Enter键，输入完毕后单击“添加

20、”按钮，即可完成自定义序列。另外，自定义序列可以直接从工作表中导入，单击“导入”按钮左边的“折叠对话框”按钮，用鼠标在工作表中选择序列数据，然后单击“导入”按钮即可。4.2.1 原始数据的输入4.导入外部数据Excel 2010可以导入其他数据库，如Access、FoxPro、SQL Server等产生的文件，还可以导入文本文件。导入外部数据的操作可以在“数据”选项卡的“获取外部数据”功能组完成，如图4-12所示。4.2.1 原始数据的输入如果工作表中只是输入文本、数值、日期和时间，那么文字处理软件完全可以取代它。Excel的主要功能不只是显示、存储数据，更重要的是其对数据的计算能力，它可以对

21、工作表中的某一区域的数据进行求和、求平均值、计数等基本运算，还可以进行更为复杂的运算，从而避免手工输入的烦琐，保证计算结果的准确性；数据修改后,公式和函数的计算结果会随之自动更新，这是字处理软件所无法比拟的。1.使用公式计算数据Excel使用公式可以对单个或多个数据表中的数据项进行复杂的运算，涉及常量和运算符的概念。4.2.2 使用公式和函数计算数据常量是不用计算的值，如日期、数字等，表达式或由表达式计算得到的结果不是常量。运算符用于指定要对公式中的元素执行的运算类型，分为算术运算符、关系运算符、文本运算符和引用运算符4种类型，见表4-1。4.2.2 使用公式和函数计算数据4类运算符的优先级从

22、高到低依次为引用运算符、算术运算符、文本运算符、关系运算符，其优先级别从高到低见表4-2。当多个运算符同时出现在公式中时，先执行优先级别高的，优先级别相同时，从左至右依次运算。4.2.2 使用公式和函数计算数据公式是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值型数据进行分析和计算的等式，如“=A2+B2”，它与普通数据之间的区别在于公式以“=”开头，后面是计算内容。公式包括常量、单元格地址、运算符和函数等。公式可以在单元格或编辑栏内直接输入，在输入公式时，为了使计算结果始终能准确地反映单元格当前的数据，要输入单元格的引用地址，而不是数据本身。2.使用函数计算数据1）函数组成结构函数一般包含等号、函数

23、名和参数3个部分，结构如下：4.2.2 使用公式和函数计算数据函数名（参数1，参数2，）其中，函数名是函数的名称，每个函数由函数名唯一标识；参数是函数的输入值，用来计算所需数据，可以是常量、单元格引用、数组、逻辑值或者其他函数，如“=SUM(A4:F9)”表示对A4:F9单元格区域内的所有数据求和。函数按照参数的数量和使用区分为无参数型和有参数型，有参数型函数要求参数必须出现在括号内，否则会产生错误信息。2）常用函数举例Excel 2010中包括上百个具体函数，每个函数的应用各不相同。下面4.2.2 使用公式和函数计算数据对几种常用的函数进行讲解。（1）SUM函数。SUM函数用于计算单个或多个

24、参数的总和，通过引用进行求和，其中空白单元格、文本或错误值将被忽略。函数语法格式如下：SUM（number1,number2,）（2）AVERAGE函数。AVERAGE函数可以对所有参数计算平均值，参数应该是数字或包含数字的单元格引用。其语法格式如下：AVERAGE（number1,number2,）（3）MAX和MIN函数。MAX和MIN函数将返回一组值中的最大值和4.2.2 使用公式和函数计算数据最小值。可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式，如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将产生错误，如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字被计算，其中的空白单元格、逻辑

25、值或文本将被忽略，如果参数不包含数字，函数MAX将返回0。其语法格式分别如下：MAX（number1,number2,）MIN（number1,number2,）3）函数的输入在Excel 2010中，函数可以手动输入，也可以使用函数向导或工具栏4.2.2 使用公式和函数计算数据按钮输入。（1）手动输入。输入函数最直接的方法就是选中要输入函数的单元格，在单元格或者其编辑栏中输入“=”，然后输入函数表达式，最后按Enter键确定。（2）选择要输入函数的单元格，单击编辑栏左侧的“插入函数”按钮或在“公式”选项卡的“函数库”组中单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，从中选择需要的函数，单击“

26、确定”按钮，打开“函数参数”对话框，设置需要的函数参数，单击“确定”按钮即可完成函数的输入。4.2.2 使用公式和函数计算数据（3）使用工具栏按钮输入。选择需要输入函数的单元格，在“公式”选项卡的“函数库”组中单击“自动求和”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择相应函数，按Enter键即可。4）函数的使用示例（1）SUM()函数的使用。以计算员工上半年总工资为例员工工资表（SUM()函数的使用）.xlsx，讲解SUM()函数的使用方法。执行“求和”命令。选择H3单元格，在“公式”选项卡中单击“函数库”组中的“自动求和”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“求和”命令，如图4-13所示。4.

27、2.2 使用公式和函数计算数据4.2.2 使用公式和函数计算数据确认求和区域。需要框选求和的区域，如果区域正确，按Enter键确认即可，如图4-14 所示。对计算结果进行填充。将鼠标指针移至计算结果单元格的右下角，当鼠标指针变成“”形状时，按住左键不放进行拖动填充，结果如图4-15所示。4.2.2 使用公式和函数计算数据（2）AVERAGE()函数的使用。以求工作表中每个员工的平均工资为例员工工资表（AVERAGE()函数的使用）.xlsx，讲解AVERAGE()函数的使用方法。执行“平均值”命令。选择存放结果的单元格，切换到“公式”选项卡，在“函数库”组中单击“自动求和”按钮右侧的下三角按钮

28、，在弹出的下拉菜单中选择“平均值”命令，如图4-16所示。确认计算平均工资区域。经过上一步操作，显示需要计算平均工资的区域，如果区域正确，按Enter键确认即可，如图4-17所示。4.2.2 使用公式和函数计算数据对计算结果进行填充。将鼠标指针移至计算结果单元格的右下角，当鼠标指针变成“”形状时，按住左键不放进行拖动填充，结果如图4-18所示。4.2.2 使用公式和函数计算数据3.公式和函数中单元格的引用地址使用公式和函数计算数据只要计算出第一个数据，其他数据都可以利用公式自动填充功能完成。公式的自动填充操作实际上是公式的复制，为什么一个公式复制到不同的单元格会有不同的结果呢？原因是相对引用地

29、址在起作用。公式和函数中包含的单元格引用地址主要有3种：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。其表示方式不同，处理方式也不同。相对引用地址由列标和行号表示，如A2、B2：C4等，是Excel默认的引用方式，它的特点是，当公式在复制或填充到新位置时，公式不变，4.2.2 使用公式和函数计算数据单元格地址随着位置的不同而变化。 例如，“教师工资表”中的I2复制到I3时，列标没有变，行号加1，所以公式由“=F2+G2-H2”变成了“=F3+G3-H3”。相对引用地址用来快速实现大量数据的同类运算。绝对引用地址是在列标和行号前都加上美元符号“$”，如$B$5，它的特点是公式复制或填入新位置时，单元

30、格地址保持不变。 例如，如果在“教师工资表”的I2中输入的公式是“=$F$2+$G$2-$H$2”，再将公式复制到其他单元格的时候，公式不会改变，仍然是“=$F$2+$G$2-$H$2”。混合引用地址指在一个单元格地址中既有相对引用又有绝对引用。例如，$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。4.2.2 使用公式和函数计算数据在数据输入的过程中或数据输入完成以后，需要对工作表进行编辑修改，最后完成工作表格式化的工作，使工作表更加美观、实用。4.3工作表的编辑与格式化工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除，以及工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等。工作表的编

31、辑遵守“先选定，后执行”的原则。1.工作表中数据的编辑向工作表输入数据的过程中，经常需要对数据进行清除、移动和复制等操作。Excel中有清除和删除两个概念，它们的区别在于：清除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保留在原位置；删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从工作表中删除。在移动或复制数据时，可以替换目标单元格的数据，也可以保留目标4.3.1 工作表的编辑单元格的数据。要替换目标单元格的数据，可通过单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”或“复制”按钮，再单击“粘贴”按钮即可实现，也可以利用快捷键或快捷菜单进行操作。要保留目标单元格的数据，在单击“剪切”或“复制”按钮后，单击“开

32、始”选项卡“单元格”组中的“插入”下拉按钮，弹出下拉菜单，如图4-19所示，选择“插入复制的单元格”命令，打开“插入粘贴”对话框，如图4-20所示，设置活动单元格右移或下移，再单击“确定”按钮即可。4.3.1 工作表的编辑在Excel中，单元格通常包含很多信息，如内容、格式、公式及批注等。复制数据时可以复制单元格的全部信息，也可以只复制部分信息，还可以在复制数据的同时进行算术运算、行列转置等，这些都可以通过“选择性粘贴”功能来实现。先选定要复制的数据，“复制”按钮，再单击目标单元格，单击“开始”选项卡“粘贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，弹出下拉菜单，如图4-21所示。选择性粘贴可以通过下拉菜单中

33、的“粘贴”“粘贴数值”“其他粘贴选项”列表中的按钮进行操作，也可以通过选择“选择性粘贴”命令打开“选择性粘贴”对话框来进行操作，如图4-22所示。4.3.1 工作表的编辑4.3.1 工作表的编辑2.单元格、行、列的插入和删除数据在输入时难免会出现遗漏，有时是漏掉一个数据，有时可能漏掉一行或一列，这时可以通过插入操作进行修改。单元格、行、列的插入操作可以通过“开始”选项卡“单元格”组中的“插入”下拉按钮来实现，删除操作则可以通过单击“删除”按钮来实现。3.工作表的插入、移动、复制、删除、重命名如果一个工作簿中包含多个工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能对工作表进行管理。常用的方法是：在

34、工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单（如图4-23所示）中选择相应的命令。4.3.1 工作表的编辑4.3.1 工作表的编辑Excel允许工作表在同一个或多个工作簿中进行移动或复制操作，如果在同一个工作簿中进行操作，只要单击该工作表标签，将它直接拖动至目标位置可实现移动，在拖动的同时按住Ctrl键实现复制；如果是在不同工作簿之间操作，首先要打开这些工作簿，然后单击要移动或复制的工作表，在快捷菜单中选择“移动或复制”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿，从“下列选定工作表之前”列表框中选择插入位置，再单击“确定”按钮即可。复制操作还需要选中对话框的“建立副本”

35、复选框，如图4-24所示。4.3.1 工作表的编辑格式化工作表主要包括格式化数据、调整工作表的列宽和行高、设置对齐方式、添加边框和底纹、使用条件格式及自动套用格式等。1.格式化数据在Excel中为了美化数据，经常会对数据进行字符格式化，如设置数据的字体、字形、字号，为数据加下划线、上标、下标，改变字体颜色等。可以通过“开始”选项卡的“字体”组进行设置，或者选择快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中完成，如图4-25所示。4.3.2 工作表的格式化4.3.2 工作表的格式化Excel 2010还提供了大量的数据格式，并将它们分成常规、数值、货币、会计

36、专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊、自定义等类型。其中，常规是系统的默认格式。要设置这些格式可以在“开始”选项卡的“数字”组中完成，还可以在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中完成，如图4-26所示。2.调整工作表的行高和列宽设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的方法。调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成，将鼠标指针指向要调整的列宽（或行高）的列（行）号之间的分隔线上，鼠标指针会变成一个带4.3.2 工作表的格式化双向箭头的十字形，拖动分隔线至需要的位置即可。如果要精确调整列宽和行高，可以通过“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”下拉菜单中的相应命令

37、来实现，如图4-27所示，单击“行高”或“列宽”命令会弹出“行高”或“列宽”对话框，在相应的文本框中输入需要的高度或宽度值，再单击“确定”按钮即可，如图4-28所示。4.3.2 工作表的格式化3.设置对齐方式输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元格中会以不同的默认方式对齐。例如，文本默认左对齐，数值、日期和时间为右对齐。如果对默认的对齐方式不满意，可以自行设置对齐方式。如果只需简单地把数据设置成左对齐、居中对齐、右对齐，可以直接单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的字符格式化按钮。如果有更高的要求，可以打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中进行相应

38、的设置，如图4-29所示。4.3.2 工作表的格式化除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进行显示控制，有效解决文本的显示问题，如自动换行，缩小字头填充，将选定的区域合并为一个单元格，改变文字方向和旋转文字角度等。4.3.2 工作表的格式化4.添加边框和底纹工作表的边框和底纹不仅可以美化工作表，还可以使工作表更加清晰明了。要给某一单元格或区域增加边框，首先要选中相应的区域，单击“开始”选项卡“字体”组中的“边框”下拉按钮，打开“边框”下拉列表，如图4-30所示，从中选择需要的选项即可。如果需要更细致的设置，可以打开“设置单元格格式”对话框，在“边框”选项卡中进行设置，如图4-31所示。4.3

39、.2 工作表的格式化4.3.2 工作表的格式化5.使用条件格式使用Excel中的条件格式功能可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。利用条件格式功能可以根据用户的要求快速地对特定单元格进行必要的标识，以达到突出显示的目的。例如，图4-32中的教师工资表，从中快速找出所有与“讲师”相关的数据。4.3.2 工作表的格式化首先全选所有数据，然后在“开始”选项卡中单击“条件格式”下拉按钮，在其下拉列表中选择“突出显示单元格规则”“等于”命令，如图4-33所示。4.3.2 工作表的格式化在单击“确定”按钮后可以看到，数据表中

40、为“讲师”的单元格已经被设置为“浅红填充色深红色文本”格式。这样就可以快速查看所需信息了，如图4-35所示。在Excel 2010中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户可以对数据一目了然。首先，全选所有数据，然后在“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据条”命令，在打开的选项中单击任意颜色。当选择颜色时，即使不单击，也可以即时看到数据变化。通过条件格式就可以清楚地看到哪位教师的工资高，哪位教师的4.3.2 工作表的格式化工资低，如图4-36 所示。6.自动套用格式如果对工作表没有特殊的格式要求，又不想为

41、工作表的修饰花太多时间，可以使用Excel 2010提供的多种漂亮的专业表格自动套用格式。所谓4.3.2 工作表的格式化自动套用格式是一组已经定义好的格式组合，包括数字、字体、对齐方式、边框、颜色、行高和列宽等各种格式。选中要应用格式的区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“套用表格格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的格式即可，如图4-37所示。7.冻结窗格和拆分窗格1）冻结窗格对于比较复杂的大型表格，常常需要在滚动浏览表格时固定显示表头标题行（或标题列），使用“冻结窗格”命令可以方便地实现这种效果。4.3.2 工作表的格式化单击“视图”选项卡“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮，弹出如

42、图4-38所示的下拉列表，其中有“冻结拆分窗格”“冻结首行”和“冻结首列”3个选项。4.3.2 工作表的格式化冻结单元格的方法是：选中某单元格，如C4，单击“视图”选项卡“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“冻结拆分窗格”命令。此时，通过单元格C4左上角的两条直线把窗格分成了4个区域，如图4-39所示，其中的1，2，3区域已经被冻结。4.3.2 工作表的格式化拖动垂直滚动条，第12行不会随着滚动条的滚动而改变位置。同样，拖动水平滚动条，A列和B列也不会改变位置。单击“视图”选项卡“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“冻结首行”或“冻结首列”命令，将会

43、冻结首行或首列。2）拆分窗格拆分窗格是指把工作表分为多个窗口显示，拖动上面的窗口时下面的窗口不动，拖动下面的窗口时上面的窗口不动。拆分窗格的方法是：选择某单元格，单击“视图”选项卡“窗口”组中的“拆分”按钮即可。例如，选中E7单元格，单击“拆分”按钮，窗格就被拆分成了如图4-40 所示的4个窗格。4.3.2 工作表的格式化数据清单（也称为一个表）是具有相同结构方式存储数据的集合。例如，通讯录、公司的客户名录、学生成绩单等。利用数据库技术可以方便地管理这些数据，Excel 2010提供了一套功能强大的命令集，使得管理数据库工作表（数据库清单）变得非常直观容易。可以完成对数据清单的排序、筛选、分类

44、汇总，与其他数据库系统进行数据交换等。在Excel中，习惯上将一个工作表称为一个数据库，一个工作簿中含有多个数据库。4.4数据库管理和数据分析1.数据清单的概念数据库包含的3种数据模型为建立在关系基础上的关系模型、建立在图论基础上的层次数据模型和网状数据模型。Excel 2010中的数据库是关系模型的数据库。（1）关系。一个关系就是一张二维表格，每个关系有一个关系名，如工资表（编号、部门、姓名、基本工资、实发工资等）。（2）元组。在一个二维表中，水平方向的行称为元组，每一行是一个元组，又称为记录。（3）属性。二维表中的每一列称为一个属性，每一列都有一个名称4.4.1 数据清单及其创建并且数据类

45、型相同，如“编号”“姓名”等。（4）关键字。其值能够唯一标识出一个元组的属性或属性集合，也就是能够区分其他元组的某一属性，关键字能将各元组区分开来，以保证没有重复的记录。2.二维表（关系模型）的约束条件（1）表中的属性不能同名。（2）表中同一列的数据类型必须相同。（3）表中的行与行、列与列相互交换排列不会改变信息内容，次序任意。4.4.1 数据清单及其创建（4）表中任意两行不能完全相同。（5）表中每一列代表一个基本数据项，不能再分。3.数据清单中的术语（1）（数据库）数据清单。当遵循二维表的约束条件，并在一个工作表内只存放一个二维表时，这个工作表就是数据库工作表，也是一个数据清单。（2）字段。

46、在数据库中，一个最基本的数据项称为字段，即二维表中的每一列数据项称为一个字段，而每一个字段都有一个名称，称为“字段名”。每一个字段有多个值，如所有名称为“姓名”字段的值。字段描述4.4.1 数据清单及其创建的是表中某一实体的属性。（3）记录。数据库工作表中的一行数据称为一条记录，它由若干字段组成，它描述的是一个实体。（4）数据清单结构。所有字段的集合就是数据清单结构，包括字段名、类型、宽度、有效性等。4.创建数据清单数据清单的创建与前面介绍的创建工作表、输入数据完全相同，尤其是在数据的自动填充、公式的复制等方面非常灵活。在数据清单的建立过程中，应遵循一个工作表只存放一个数据清单；不能有相同字段

47、名；每列4.4.1 数据清单及其创建数据类型一致；在一个数据清单中应至少有一个关键字，如“编号”“学号”等，用于区分记录的原则。在数据库中，最好不要有合并的单元格。4.4.1 数据清单及其创建排序是指对数据清单按某字段名重新组织记录的排列顺序，用来排序的字段称为关键字。排序方式分为升序（递增）和降序（递减），排序方向有按行排序和按列排序，此外，还可以自定义排序。其中，数值按照大小排序，时间按照先后排序，英文按照字母顺序排序，汉字按照拼音或者笔画排序。数据排序有两种：简单排序和复杂排序。1.简单排序简单排序指按照1个关键字（单一字段）进行升序或降序排列。可以通过单击“数据”选项卡“排序和筛选”组

48、中的“升序排列”或“降序排列”4.4.2 数据排序按钮快速实现。2.复杂排序Excel允许指定多个关键字作为组合关键字参加排序，关键字按照顺序分别称为主要关键字、次要关键字和第三关键字等。当主要关键字相同时，次要关键字才起作用；当主要关键字和次要关键字都相同时，第三关键字才起作用，以此类推。复杂排序指按照多个关键字进行的排序。单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“排序”按钮，可以打开“排序”对话框。复杂排序可以通过“排序”对话框实现。4.4.2 数据排序筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便地让用户查看数据。Excel提供了自动筛选、高级筛选两种筛选数据列表的

49、命令。自动筛选适用于简单的筛选条件，高级筛选适用于复杂的筛选条件。1.自动筛选想要使用Excel的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后切换至“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，所有的列标题右侧都出现了一个下拉按钮，单击数据列表中的任何一列标题行的下拉按钮，从中选择希望显示的特定行的信息，Excel会自动筛选4.4.3 数据筛选出包含这个特定行信息的全部数据，如图4-41所示。在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel 2010还可以按照颜色进行筛选；如果要使数据恢复显示，再次单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮即可。4.4.3 数据筛选使用自动筛选可以

50、实现单个字段筛选，还可以实现多个字段筛选的“逻辑与”关系（同时满足多个条件），其操作简便。2.高级筛选当筛选的条件较为复杂，或者出现多字段间的“逻辑或”关系时，使用“高级筛选”功能更为方便。使用“高级筛选”功能可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定3个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是比自动筛选优越的地方。在进行高级筛选时，不会出现自动筛选中的下拉按钮，而是需要在设置条件区域输入条件。高级筛选的条件区域应该建立在数据清单以外，至少有两行，第一行用来4.4.3 数据筛选放置列标题，下面的行则放置筛选条件。需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样。在

51、条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。4.4.3 数据筛选1.分类汇总的概念分类汇总是根据某一字段的值进行分类，然后按分类字段统计。（1）分类。分类就是让字段值相同的记录排列在一起，其实质为排序操作。（2）汇总。汇总指对指定的字段进行统计，数值型字段可以进行求和、均值、最大值、最小值等汇总，对于文本型或日期型数据，只能进行计数、最大值、最小值统计。2.分类汇总的过程（1）按分类的字段进行排序。4.4.4 分类汇总（2）切换到“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，在该对话框中分别设定分类字段、汇总方

52、式及选定汇总项等对数据进行汇总，最后单击“确定”按钮。插入分类汇总后，在每个分类项下方自动插入汇总行，同时在数据清单工作表底部插入一个总计行。3.分类汇总的类型分类汇总有两种类型：简单汇总和嵌套汇总。（1）简单分类汇总。简单分类汇总是指对数据清单的一个或多个字段仅做一种方式的汇总。4.4.4 分类汇总（2）嵌套分类汇总。嵌套分类汇总是在原来分类汇总的基础上再增加汇总统计，有两种形式：一种是分类字段仍然是原来的分类字段，增加汇总方式；另一种是增加新的分类字段。第二种情况对分类字段排序，需要用“自定义排序”以实现多关键字排序。4.4.4 分类汇总1.数据透视表分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个

53、或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，就需要使用数据透视表。数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。使用数据透视表可以从大量看似无关的数据中寻找相关性，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策使用。4.4.5 数据透视表与数据透视图2.数据透视图对于汇总、分析、浏览和呈现汇总数据，数据透视表非常有用。数据透视图则有助于形象地呈现数据透视表中的汇总数据，以便用户轻松查看、比较。数据透

54、视表和数据透视图都能有助于根据企业中的关键数据做出决策。数据透视图的创建、使用、修改方法与数据透视表类似，不同的是在创建数据透视图的同时，会自动创建数据透视表，如图4-42所示。4.4.5 数据透视表与数据透视图在Excel 2010中可根据工作表中的某些数据绘制出直观的图形表，其特点是：当工作表中的数据发生变化时，图表会自动更新。如果对绘制的图表进行格式化，就能得到一张专业的数据分析比较图。4.5 图表的建立和编辑图表是Excel中最常用的对象之一，它是工作表中数据的图形化、形象化，是根据工作表中的数值创建的图，当表中数据变化时，图表会根据数据的变化自动更新。图表按其存在方式分为嵌入式图表和

55、图表工作表两种类型，两种类型之间可以相互转换，建立的方法和过程完全一样，只是展现的位置不同。嵌入式图表是在数据工作表中，与数据一同存在；图表工作表则是系统自动创建的专用于存放图表的一个工作表。1.图表的组成元素下面以用表4-3中的数据绘制图表来介绍图表的元素和图表的建立过程。4.5.1 创建图表。4.5.1 创建图表图4-43是用表4-3中的“数学系”5个人的“岗津贴”“职津贴”“绩效”为数据创建的图表，以此图表为例介绍图表的各元素。4.5.1 创建图表（1）图表区。整个图表及其所包含的元素。（2）绘图区。数据标志、网格线所占用的区域。（3）图表标题。用户对图表的描述，一般在图表区的上方中间。

56、（4）数据标志。根据图表类型，数据标志表示数值、数据系列名称、数据所占百分比等。（5）分类轴。参与比较的项目，一般为文本型，可以是一列数据或是字段名。（6）图例。用于标示图表中的数据是什么。2.建立图表的一般过程4.5.1 创建图表Excel 2010提供了建立图表的向导，根据向导可完成图表的建立，然后再对图表进行格式化。（1）切换到“插入”选项卡，在“图表”组中列出了所有常用的图表类型，单击图表类型，在弹出的下拉列表中可以选择具体的图表类型，也可以单击“图表”组右下角的组按钮，在弹出的对话框中选择图表类型。（2）选取某一类型的图表后，会激活“图表工具”上下文选项卡，内含“设计”“布局”“格式

57、”3个选项卡，同时在Excel工作表中插入一个嵌入型的绘图区。假如在数据区插入图表时，图表并非是用户需要的图表，如果在数据区域外插入图表，则可得到一个空白图表（经验表明，先选取4.5.1 创建图表数据区域，再插入图表是制作图表的良好习惯）。（3）切换到“设计”选项卡，在“数据”组中单击“选择数据”按钮，弹出“选择数据源”对话框，如图4-44所示。在该对话框中设置“图表数据区域”“图例项（系列）”和“水平（分类）轴标签”。4.5.1 创建图表（4）设置完三项数据后，单击“确定”按钮，完成图表的基础设置工作。（5）美化图表。3.建立图表详解下面以建立图4-43所示的图表为例，说明建立图表的过程和注

58、意事项（1）确定此图“分类轴”是“数学系”5个人的“姓名”，绘图数据为这5个人的“岗津贴”“职津贴”和“绩效”数据。字段名“岗津贴”“职津贴”“绩效”称为系列名称，图形类型为簇状柱形图。（2）选中工作表的任意位置，切换到“插入”选项卡，在“图表”组4.5.1 创建图表中单击右下角的组按钮，弹出“插入图表”对话框，如图445所示，在左侧窗格中选择所需的类型，在右侧窗格中选择相应的选项，单击“确定”按钮。因为没有先选取数据区和分类轴，因此，产生的图表是空白图表或是不符合要求的图表。（3）为了不影响选取“数据源”，可以先将图表拖动到工作表的空白区域（拖动图表边框）。右击图表区域，在弹出的快捷菜单中选

59、择“选择数据”选项，或单击“数据”组中的“选择数据”按钮，弹出“选择数据源”对话框。4.5.1 创建图表单击“图表数据区域”右侧区域的引用按钮，选取数据区域。单击“水平（分类）轴标签”下面的“编辑”按钮，弹出“轴标签”对话框，单击其中的区域引用按钮，选择“数学系”5个人的姓名作为分类轴。在“图例项（系列）”中选择“系列1”选项，然后单击“编辑”按钮，弹出“编辑数据系列”对话框，在“系列名称”处单击区域引用按钮，选取工作表中的“岗津贴”字段名，单击“确定”按钮返回“选择数据源”对话框。用同样的方法选择“职津贴”为“系列2”的名称，“绩效”为“系列3”的名称，如图4-46和图4-47所示。4.5.

60、1 创建图表4.5.1 创建图表单击图4-47中的“确定”按钮，即可创建图表，如图4-48所示。添加“图表标题”和“分类轴标题”。切换到“布局”选项卡，在“标签”组的“图表标题”下拉列表中选择“图表上方”选项，然后将“图表标题”改为“数学系职工工资比较图”。用同样的方法添加坐标轴名称。在“设计”选项卡中，Excel提供了11种“布局”样式，包括图表标题、坐标轴标题和图例等。选取某一标题，可以直接修改其中的内容和格式。（4）图表制作过程说明。绘制图表过程中，最为关键的是选取数据区域和分类轴标签，普遍认为，先在工作表中选取这两项绘图数据区域，4.5.1 创建图表然后插入图表、选取图表类型，即可完成