文件与档案管理bs资料

1、文件(wnjin)归档与档案管理主讲人：韩春红共四十三页一、什么(shn me)是文件？主 要 内 容二、文件(wnjin)归档工作三、档案及档案工作共四十三页一、什么(shn me)是文件？狭义上的文件，包括各机关向外发出和收进的公文(gngwn)及机关内部使用的文件。从广义上讲，文件包容了文书和公文的全部内容，且不仅以文字记录方式在纸张上，还包括以录音、录像等光电技术方式记录在非纸载体上的其他文件，如“声像文件”、“光盘文件”、“机读文件”等共四十三页共四十三页 文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式(xngsh)的信息记录。 文书：是人们在社会实践活动中

2、为了凭证、记载、公布和传递的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图(yt)的一种书面记录。它包括私人文书、公务文书。 公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务，行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。共四十三页文件文 书公文(gngwn)(公务文书)档 案文件、文书(wnsh)、公文、档案关系共四十三页文件转化(zhunhu)为档案的条件1、必须(bx)是办理完毕的文件。2、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。3、必须是按照一定的规律集中保存起来的文件。共四十三页二、文件(wnjin)归档工作依据档案法企业档案管理规定及相关法规，结合本单位实际，制定出本企业

3、文件(wnjin)归档制度。 文件归档制度中应明确文件材料的归档范围、归档时间、归档质量要求以及归档控制措施。共四十三页企业各文件形成部门应按照规定由兼职档案人员(rnyun)将文件整理后向档案室进行移交。并填写档案交接登记表。归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。归档的文件应为原件。一般一式一份。非纸质文件应与其文字说明一并归档。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。1、文件归档(gudng)要求共四十三页2、文件归档(gudng)时间经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中的文件一般(ybn)应在

4、办理完毕后的第二年一季度归档。科研、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。电子文件、磁带、照片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权文件；更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件等，应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。共四十三页 归档文件的整理原

5、则：遵循文件(wnjin)的形成规律，保持文件(wnjin)之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3、归档文件整理(zhngl)共四十三页文书(wnsh)档案-归档文件整理规则 科技档案-科学技术档案案卷构成的一般要求会计档案-会计档案管理办法人事档案-企业职工档案管理办法特殊载体档案-电子文件归档与管理规范 磁性载体档案管理与保护规范 照片档案管理规范 各类归档文件的整理(zhngl)方法共四十三页文件归档(gudng)整理的程序装盒收集(shuj)鉴定分类装订排列编号编目共四十三页(一) 收 集 意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象(duxing)是文件材料，应归

6、档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。 归档(gudng)：共四十三页档案法规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须(bx)按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。归档(gudng)：企业档案管理规定第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。共四十三页收集工作注意(zh y)的几个问题 1、注意文件收集的要齐全(qqun)完整，这是收集工作的基本原则 3、注意对帐外文件的收集 2、注意对重点部门的收集归档：共四十三页根据企业档案

7、工作规范及相关业务标准制定出本企业文件材料的归档范围、分类方案(fng n)、保管期限表归档(gudng)：(二) 鉴 定共四十三页 DA 中华人民共和国档案(dng n)行业标准 DA/T 422009 企业档案工作(gngzu)规范 Specifications on business archives work 2009- - 发布 2009- - 实施 国家档案局 发布归档：共四十三页序 号类目基 本 范 围保 管期 限1经营管理经营决策、生产经营计划 、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售、合同管理、信用管理、知识产权管理永久30年10年2生产管理生产调度、质量管理、能源

8、管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作永久30年10年3行政管理行政事物、安全保卫、审计稽查、劳动人事与人力资源管理、教育培训、外事工作永久30年10年4党群管理党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察、工会工作、共青团工作、民间团体工作永久30年10年5产品管理计划决策阶段、设计阶段、试制阶段、生产阶段、评优阶段、认证阶段永久30年10年6科研开发研究准备阶段、研究试验与开发阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报阶段、推广应用阶段永久30年10年7项目建设综合、项目准备阶段、项目建设阶段、项目竣工验收项目运行维护与更新改造永久30年10年8设备仪器综合、单台套

9、设备仪器、永久30年10年9会计业务会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类永久、25、15、5、310职工管理在岗职工、退休职工、离岗职工、死亡职工永久共四十三页(三)装 订1.准确界定“件”的范围 “件”是归档文件的整理(zhngl)单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件,原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。 2.确定装订顺序 装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为(zuwi)一件时,复文在前,来文在后。收发文签一般附在文件

10、正本之后 , 定稿之前。归档：3.装订方式和要求。装订前要去掉金属物,装订要结实美观 , 无掉页压字现象。一般要在左侧线装 ,左侧装订时一般应对齐左、下侧 , 如左侧装订线内有图文,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。 共四十三页归档(gudng)：(四)、分 类 按年度、机构(问题(wnt)、保管期限进行分类三级分类法：“年度-机构(问题)-保管期限”“保管期限一年度一机构 (问题)”二级分类法： “年度-期限”、“期限-年度“ 共四十三页(五)、排列(pili) 归档(gudng)：1、归档文件应在分类方案的最低一级 类目内排列3、同一事由内或不同事由间的归档文件,应

11、“结合时间或重要程度等排列”。 2、排列时同一事由的相关文件应集中排列。共四十三页例：年度-问题-保管(bogun)期限2009年经营(jngyng)类行政类党群类永 久30年10年永 久30年10年永 久30年10年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.共四十三页 (六)、编 号 归档(gudng)：编号：是指归档文件在全宗内的位置标识，以归档(gudng)章的形式在文件上注明。归档章应加盖在公文首页上端的空白位置。 共四十三页归 档 章全宗号年度室编件号机构(问题)保管期限馆编件号归档(gudng)：业务(yw)类办公室

12、20096永久共四十三页归档(gudng)：(七)、编 目 指编制归档文件目录(ml)。归档文件应按分类方案和室编件号顺序，逐件填写目录(ml)。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 共四十三页归档文件目录(ml)件号责任者文号题名日期页数备注文件(wnjin)的发文字号 文件的发文机关或署名者文件的形成时间注释文件需说明的情况 文件标题每一件归档文件的总页数 填写室编件号从1起依次标注归档：共四十三页 (八)、装 盒 归档(gudng)：装盒是归档文件(wnjin)整理的最后一个环节,包括文件(wnjin)装盒和填写备考表、盒脊、封面项目。 不同类别、不同保管

13、期限的文件不应装入同一盒。共四十三页备 考 表整理(zhngl)人 ： 检查人： 年 月 日盒内文件情况(qngkung)说明归档：共四十三页档案盒盒脊全 宗 号年 度2009保管期限永久机构(问题)办公室起止件号1234盒 号3归档(gudng)：共四十三页档案盒封面 国储粮四平储备库归档(gudng)：共四十三页最早对“档案”一词的说明，见于康熙四十六年（1707年）的杨宾柳边记略记载：“边外文字，多书于木，往来传递(chund)者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。 三、档案(dng n)及档案(dng

14、n)工作共四十三页“结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞是我国发现的最古老的以文字记录的档案。历史上不同载体(zit)的档案：甲骨档案(刻在龟甲、兽骨)、金文档案(青铜器)、石刻档案、简读档案、缣帛档案、纸质档案等历史上最著名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库、清代的内阁大库等。共四十三页什么(shn me)是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事(jnsh)、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 共四十三页原始(y

15、unsh)的历史记录，是档案的主要特点和本质属性。档案(dng n)的本质属性共四十三页二是参考作用，档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材(sci)，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据。档案(dng n)的作用一是凭证作用，档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。共四十三页按照档案的内容分类一般包括：文书档案、科技(kj)档案、专门档案 档案(dng n)的种类按照档案的载体类型分为：甲骨档案、金文档案、石刻档案、简读档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等共四十三页文书档案是机关、团体、企业事业单位(sh y dn w

16、i)及其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的档案材料。科技档案是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用(shyng)的图纸、图表、文字、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。共四十三页统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关(yugun)规章制度。负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。监督、指导、检查企业所属单位的档案工作。依照规定向国家档案馆或有关单位移交档案。档案(dng n

17、)部门的主要职责共四十三页 从广义上讲是指整个(zhngg)档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作和档案外事交往工作等。 档 案 工 作从狭义(xiy)上讲是指档案业务工作：主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用“六个环节”。共四十三页 档案收集工作(gngzu)：是档案的接收和征集的总称。 档案整理工作：包括(boku)对档案实体本身的整理(分类、排列、编号、编目) 。 档案鉴定工作：是鉴别档案价值大小，确定档案保管期限，决定档案保存与销毁的工作环节。 档案保管工作：是保护档案安全、延长档案寿命的工作环节。 档案统计工作：是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况。 档案利用工作：是以馆室藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务。包括提供检索查阅和档案编研。档 案 工 作共四十三页谢 谢 大 家祝同志们工作(gngzu)学习愉快共四十三页内容摘要文件归档与档案管理。文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或