文书档案讲稿

1、乐至县教育(jioy)系统档案管理乐至县教育局 罗洪军共七十六页此次(c c)培训重要性 中共乐至县委办公室乐至县人民政府办公室关于加强新农村建设档案工作的实施(shsh)意见（乐委办发201240号）根据共七十六页 资档发【2014】6号关于进一步加强(jiqing)中小学校档案工作的意见 资档发【2014】7号 关于印发资阳市中小学档案管理办法和资阳市中小学档案归档范围及保管期限表的通知(tngzh)要求，培训档案管理工作。根据共七十六页 乐档发【2014】4号 关于进一步加强中小学校档案(dng n)工作的实施意见时间：2014年03月14日 (星期五)通过(tnggu)电子方式已发到全

2、县各中小学邮箱 乐档发20145号资阳市档案局资阳市教育局关于印发资阳市中小学档案管理办法和资阳市中小学档案归档范围及保管期限表的通知 共七十六页 乐至县二一四年教育工作目标任务(rn wu)考核表中档案工作分值已由1分提升到 分。2共七十六页学校档案(dng n)主要有：文书(wnsh)档案、基建档案、财务档案、 根据：关于抓紧做好创建省级新农村建设档案示范镇验收准备工作的通知（乐新村档办20135号）教师个人档案等。共七十六页档案管理工作的内容 一.档案收集(shuj) 二.档案分类 三.档案排列 四.档案编号 五.档案装订 六.档案编目 七.档案装盒 八.装橱 共七十六页文书(wnsh)

3、档案 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为(zuwi)与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。 共七十六页 （一）档案收集工作的内容 1、档案室的收集（归档(gudng)、平时收集） 2、档案室

4、的收集范围 （1）.本单位各种门类和载体的档案 （2）.与本单位业务工作有关的资料 （3）.代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案 一、档案(dng n)收集共七十六页 归档(gudng)范围，是指在一个单位产生的所有文件中需要归档(gudng)的部分。国家档案局1987年形成的机关文件材料归档(gudng)和不归档(gudng)的范围中指出：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 确定归档范围时，应以本单位工作活动为主，突出本单位基本职能活动和中心工作。外单 位 文 件，不 论 是 上 级 同 级，还 是下 级 ，应以是否与本单位有直接关系，本单位是否需要办理，即是

5、否参与活动为文件归档的出发点，切不可搞“有文必档”。不管文件的来源和价值，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时，也不能将有价值的、属于归档范围内的文件遗漏了。共七十六页（二）档案(dng n)收集工作的意义 档案收集(shuj)工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好收集工作有着十分重要的意义 。 1、收集工作是档案工作的起点 2、收集工作是衡量档案馆(室)工作质量的重要标尺 共七十六页注意事项1、收集到有残缺档案(dng n)，请用A4纸修裱好。2、收集到有大于A4纸档案，请折叠成A4 纸大小。共七十六页共七十六页二、分类(fn li)分类 归档文件可以采用年度机构(问题)保管(bog

6、un)期限或保管(bogun)期限年度机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。共七十六页1.按年度分类 将文件按其形成年度分类。2.按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。3.按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况(qngkung)予以取舍) 共七十六页 归档文件(wnjin)应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件(wnjin)、统计报表等成套性文件(wnjin)可集中排列。三、排列(pili)共七十六页加盖归档(gudng)章 归档章位置：归档章应加盖在每份归档文件右上方的空白位置。 如没有空白处或不便(

7、bbin)盖章时，首页前附加空白纸盖章。共七十六页共七十六页31516（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档(gudng)章样 （单位：mm） 归档(gudng)章样 （单位：mm） 共七十六页四、编号(bin ho) 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项 。共七十六页例如(lr)某某学校（全宗(qun zn)号）2012（年度）（室编件号）（机构或问题）教学管理（保管期限）永久（馆编件号）共七十六页五、装订(zhungdng) 把

8、会生锈的金属除去(ch q)缝纫机左侧轧边、“三孔一线”；不锈钢订书钉装订演示共七十六页六、编目(bin m)目录项目，一式两份，目录封面(fngmin)，一式一份。共七十六页目录(ml)项目 1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名(t mng) 5、日期 6、页数 7、备注共七十六页电子表格此归档文件目录(ml)一式两份共七十六页1.界定(ji dn)件的范围 （1）正本与定稿为一件; （2）正文与附件为一件; （3）原件与复制件为一件; （4）转发文与被转发文为一件; （5）来文与复文可为一件； （6）文件签批单与正文为一件； （7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件； （8）一

9、个(y )事由紧密联系的相关文件可为一件； （9）汉文本与少数民族文本为一件； （10）中文本与外文本为一件。共七十六页 2责任者：一般填写发文机关 3题名：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“ ”号。（如） 4日期：填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写20080416）。 5页数：填写每一件归档文件的实际(shj)有效页数。 6备注：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等。如果备注栏内容太多，可用*表示，然后在备考表中注明相关内容）。 共七十六页文书(

10、wnsh)档案归档文件目录写填式样归档文件目录期限(qxin)-年度-盒号乐招委201333号件号责任者文 号题 名日 期页数备注 乐招委201333号 关于做好2013年全国成人高考工作的通知1乐至县大学中专招生委员会关于做好2013年全国成人高考工作的通知2013101052乐至县教育工会通知转发四川省女职工大病互助保险工作的通知 201403048通知共七十六页共七十六页共七十六页文书档案(dng n)归档文件目录封面式样归档文件目录 全宗名称：平泉县档案史志局 全 宗 号：0088 年 度：2008 保管期限：永久 机构(jgu)问题：人事共七十六页共七十六页七、装盒1.归档文件目录

11、2.档案 3.备考(biko)表4.脊背项目共七十六页无酸纸档案(dng n)简介 无酸纸档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具！通常无酸纸裱糊制作的档案盒，由于无酸纸不含酸性另采用国际上先进的AKD中性施胶工艺(gngy)、无酸腐蚀，使档案可以长期保存、不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特点，对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏，使用方便，现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒和牛皮纸档案盒。共七十六页共七十六页文书(wnsh)档案盒共七十六页共七十六页乐至县城东小学(xioxu)以学校(xuxio)公章全称为准乐至县石佛镇太来初级中学共七十六页盖印档案

12、盒封面(fngmin)盒脊式样*县统计局 50 2008 永久(yngji)1 28 1 人事共七十六页备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括(boku)盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。共七十六页共七十六页八、装橱 按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理(zhngl)好的文书档案按次序进行装橱和上架。 不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。 二级分类上架装橱的方式如下：共七十六页1、文书档案上架装橱方式

13、(fngsh)一（期限年度法） 永久(yngji) 2007-2013年 30年 2007-2013年 10年 2007-2013年 共七十六页2、文书(wnsh)档案上架装橱方式二（年度期限法） 2007年 永久(yngji)+30年+10年 2008年 永久+30年+10年 2009年 永久+30年+10年 共七十六页200720082008永久(yngji)永久(yngji)永久5110818081160行政工作党群工作行政工作2007永久50党群工作共七十六页 档案柜：属办公家具系列。即用来保存档案资料的柜子；是比较传统的保存档案的装具，通常是指带盖的箱子和有门的柜子。一般(ybn)以

14、木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。档案柜金属制档案柜优点(yudin)：防火、防潮、防鼠、 防尘、轻巧。共七十六页共七十六页科技(kj)档案 科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存(bocn)的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。共七十六页科技(kj)档案的种类 1.工业生产技术档案 2.农业生产技术档案3.基本建设档案(dng n) 4.设备档案(dng n)5.科学研究档案 6

15、.医疗卫生档案7.天文档案 8.气象档案9.地质档案 10.测绘档案11.地震档案 12.水文档案13.环境保护档案共七十六页共七十六页项目档案案卷(njun)封面和脊背填写档 号：档案的编号案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容立卷单位：案卷的形成单位起止日期：卷内文件的起止日期保管(bogun)期限：对照保管(bogun)期限表，从案卷保管(bogun)单位的角度确定 是永久、长期、短期密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密依据保密规定填写。没有密级的可不填写，不能写“普通”、“无密”等字样 共七十六页2012乐至县*学校新建学生宿舍（竣工(jngng)资料）乐至县*学校（以公章(gngz

16、hng)上名称填写）2012年1月12日6月8日永久2012-12012-2共七十六页保管期限档号案卷题名（案卷(njun)脊背式样） 项目内容用碳素墨水直接(zhji)写在脊背上。填盒号填写：短期、长期、永久如：乐至县某某学校新建学生食堂（综合类）填写：如2012共七十六页2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久2011-22011-320122013乐至县*学校新建学生宿舍（综合类）乐至县*学校新建学生宿舍（监理类）乐至县*学校新建学生宿舍（施工类）乐至县*学校新建学生食堂乐至县*学校扩建教学楼共七十六页2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久201

17、1-22011-320122013乐至县*学校新建学生宿舍乐至县*学校新建学生宿舍乐至县*学校新建学生宿舍乐至县*学校新建学生食堂乐至县*学校扩建教学楼共七十六页照片(zhopin)档案共七十六页共七十六页 1.文字说明基本内容包括(boku)事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用8位阿拉伯数字表示。文字说明的编写(binxi)共七十六页 所谓光盘档案是指利用激光进行图像、声音信息写入和读出的具有

18、参考、凭证(pngzhng)、艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体。光盘档案(dng n)的概念共七十六页光盘(un pn)档案共七十六页光盘(un pn)档案说明样式（每张光盘(un pn)详细说明）全宗号目录号分类号卷 号盘 号光盘名称刻录人刻 录日 期共七十六页共七十六页共七十六页共七十六页共七十六页教师(jiosh)个人档案 教师个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明(zhngmng)时，都需要使用档案。 共七十六页共七十六页共七十六页共七十六页共七十六页根据县档案局领导(ln do)提示：教师个人档案也可用科技档案盒装共七十六页第五章法律责任第二十四条下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政(xngzhng)管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政(xn