企业费用管理用户手册

1、企业费用管理系统用户手册第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 22 页企业费用管理系统用户手册编写： 日期： 审核：日期：批准：日期：受控状态：是 发布版次： 编号： 变更记录日期版本变更说明作者2009-08-111.2初始版本李江签字确认系统模块对应章节对应部门负责人签字目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc2377768631引言 PAGEREF _Toc237776863 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768641.1编写目的 PAGEREF _Toc237776864 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768651

2、.2背景 PAGEREF _Toc237776865 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768661.3范围 PAGEREF _Toc237776866 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768671.4定义 PAGEREF _Toc237776867 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768681.5参考资料 PAGEREF _Toc237776868 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768692用途 PAGEREF _Toc237776869 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768702.1功能 PAGEREF _T

3、oc237776870 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768712.1.1安全管理功能 PAGEREF _Toc237776871 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768722.1.2预算管理功能 PAGEREF _Toc237776872 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768732.1.3报销管理功能 PAGEREF _Toc237776873 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768742.1.4系统维护功能 PAGEREF _Toc237776874 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768752.1.5审批

4、管理功能 PAGEREF _Toc237776875 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768762.1.6报表统计功能 PAGEREF _Toc237776876 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768772.2性能 PAGEREF _Toc237776877 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768782.2.1精度 PAGEREF _Toc237776878 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768792.2.2时间特性 PAGEREF _Toc237776879 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768802.2.

5、3灵活性 PAGEREF _Toc237776880 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768812.3安全保密 PAGEREF _Toc237776881 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768823运行环境 PAGEREF _Toc237776882 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768833.1软件环境 PAGEREF _Toc237776883 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768843.2硬件环境 PAGEREF _Toc237776884 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768854使用过程 PAGE

6、REF _Toc237776885 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768864.1操作过程介绍 PAGEREF _Toc237776886 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768874.1.1登陆 PAGEREF _Toc237776887 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768884.1.2安全管理 PAGEREF _Toc237776888 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768894.1.3预算管理 PAGEREF _Toc237776889 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768904.1.4报销管理 P

7、AGEREF _Toc237776890 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768914.1.5系统维护 PAGEREF _Toc237776891 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768924.1.6审批管理 PAGEREF _Toc237776892 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768934.1.7报表统计 PAGEREF _Toc237776893 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768944.2输入 PAGEREF _Toc237776894 h 4 HYPERLINK l _Toc2377768954.3输出 PAGE

8、REF _Toc237776895 h 4引言编写目的本用户手册目的在于详细明确的介绍企业费用管理系统的各项功能，帮助用户了解并能方便的使用此软件。本用户手册的预期读者为：适用于购买该软件的人，也适用于使用该软件的各用户如企业的各个员工，更一般地，使用于所有想了解该软件的人。背景此软件系统的名称：企业费用管理系统；此软件系统任务提出者：中软卓越重庆培训中心；此软件系统任务开发者：九天；此软件系统任务用户：企业的所有员工。范围本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程。系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作。系统包括为了开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设

9、置。系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。定义【费用】本文中，费用指企业生产经营活动中产生的各项费用。例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。【预算】用数字编制未来某一个时期的计划，也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预计。企业的各项支出只能在预算范围内审批，有利于控制企业的费用支出。在本系统中，预算仅指在支出预算。【报销】指个人因处理公司的事务或受公司指派执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。【审批】指预算和报销中

10、的审核、批准操作。审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关管理人员审批后执行。审批一般遵循归口分级管理原则。 【归口管理】即按照管理职能安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责制，调动各部门、各单位管理好相关费用的积 极性。比如，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理， 财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理，进一步说，管理费用的报销事项要由行政主管领导批准、销售费用的报销事项要由销售主管领导批准。【分级管理】各管理部门应当根据各项费用的具体情况，将费用控制责任层 层分解，层层落实，让归口管理部门的所属单位和个人都对相关费用控制和管理负 有责任，从

11、而加强对费用的控制。比如，销售部经理 负责确认销售费用的发生情况属实，销售总监负责确认销售费用的发生是必要的，财务经理负责确认每一笔报销是在预算范围内的支出。【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。所有预算由财务部统一初审。所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。参考资料1.企业费用管理系统用户需求说明书 中软国际卓越培训中心 2009-6-182.项目计划书3.用途功能本软件系统主要帮助公司进行费用管理并且方便员工进行各项查询工作，具有很大的灵活性。具体功能如下：公司所有员工都能使用的功能：安全管理功能 登陆 公司的所有员工通过自己的用户名和密码在这里登陆。 修改密码

12、每个员工可以通过初始密码登陆后修改自己的密码，以确保自己的信息安全。 退出点击“退出”可以在这里安全退出，若要重新登陆，可以点击“这里”，进行重新登陆。预算管理功能预算清算功能此功能允许员工对申请的预算进行查询，以方便员工了解申请的预算是否通过预算录入功能公司的所有员工都可以通过此功能将计划申请的费用项目录入电脑。此功能允许员工增减预算单元，修改预算单元的名称。新录入的预算单元是“未经审批”的。员工能够在预算单元下增减费用项目、修改费用项目的属性。费用项目的属性有：详细费用、名称、金额，用途，凭证粘贴单号，审批流程。报销管理功能此项功能帮助每个员工管理自己的报销记录，员工通过此模块申请报销报销

13、申请功能员工通过此项功能申请报销：一次报销只能对应于一个预算单元。若报销申请页面上费用项目是空的，可以选择或更换预算单元，若已经增添了费用项目，则不能再更换预算单元。可以从对应的预算单元下，选择任意的费用项目添加到报销表中。同一代码的费用项目可以反复出现在报销表中。报销申请应当具有下列属性：报销人、费用发生的日期、备注信息、合计金额。每一项费用应当有对应的金额、用途说明、凭证粘贴单号。填写报销申请时，还应当选择适宜审批本次报销的流程。报销记录查询员工通过此项功能对自己的报销记录进行查询，并查看自己申请的报销是否被批准仅以管理员身份登陆的员工才能使用的功能：系统维护功能角色维护功能 以管理员身份

14、登陆的员工可以通过此功能添加修改删除角色，系统只登记和费用管理有关的业务角色。人员维护功能系统管理员可以通过增加删除修改按钮对公司的各职员进行相应的操作。组织结构维护功能本系统只登记一级部门，一级部门下直接登记全部下属职员。管理员可以设立一个部门“总经办”，在其中登记管理公司领导。系统管理员可以通过增加删除修改按钮对公司下属的各个部门进行相应的操作。每个部门都有负责人。部门负责人从员工名册中选择，可以随时更换。部门下属员工从职员名册中选择。一个职员只能属于一个部门。费用项目维护功能系统管理员可以通过点击增加删除修改按钮对各个费用项目进行相应的操作。费用项目登记的属性包括：费用项目编号、费用名称

15、。审批流程维护功能系统管理员可以通过此项功能增加、删除流程。能查询申请报销的项目的执行状态。关于流程描述文件，使用专门的桌面应用工具进行设计。企业费用管理有关的流程和一个预算申请或者报销申请对应，在流程流转过程中，能够查询到这个预算申请或者报销申请的详细资料，包括：【申请人】提交申请、发起这项费用审批流程的人。【费用项目表】实际审批时可含1个或多个费用项目，每一个费用项目含费用项目编号、金额、凭证粘贴单号、用途说明。【费用总额】根据费用项目的金额自动汇总的结果。【资金用途】使用资金的工程项目的代号或者业务活动的名称。【备注信息】启动流程时输入的说明信息。审批管理功能公司领导可以通过查看我的任务

16、表对各项预算以及报销申请进行审批。报表统计功能管理员能够通过选择一个时间段来查看该时间段的预算单元以及报销单元的统计汇总表。性能精度本系统的各项输入包括用户名，密码，角色名，角色号，部门名，部门号等均不允许出现%￥&*等特殊符号时间特性该系统能够提供页面所执行的精确时间，各页面打开后即可查看其加载时间，一般为10100ms。第一次连接网站可能耗时较长，若浏览器支持cache，则连接几次之后访问速度会很快。灵活性本系统灵活性较高，在较低的配置上就能运行。安全保密本系统运用于企业的内部员工，需用户名以及密码登陆，有较高的安全性，为了保护用户的信息安全，用户应在第一次登陆的时候对自己的出示密码进行修

17、改。运行环境软件环境分类名称版本语种操作系统Windows XPSP3中文操作系统的附加功能数据库平台Oracle10G数据库平台补丁应用平台Tomcat6.0应用平台补丁邮件系统无客户端软件Internet ExplorerFireFox8.03.0硬件环境服务器最低配置推荐配置应用和数据库服务器CPU 1.5 GHzCPU 2.8 GHz内存 2 GB内存 4 GB磁盘 160 GB磁盘 320 GB网卡 100 MBPS网卡 1000 MBPS使用过程操作过程介绍登陆打开浏览器访问服务器可以看到如下界面：公司员工通过自己的用户名和密码可以登陆，正确登陆后可以得到如下界面：安全管理 重新登

18、陆 公司的所有员工都可以根据自己改变后的用户名和密码在这里重新登陆。 修改密码 每个员工可以通过初始密码登陆后修改自己的密码，以确保自己的信息安全。 退出点击“退出”可以在这里安全退出，若要重新登陆，可以点击“这里”，进行重新登陆。预算管理预算清算点击预算单元清算，则可以查看预算的各项信息。预算录入若要申请预算，点击“新增预算”按钮，按提示输入需申请的费用的各项信息，再点击“提交”即可若要删除该预算申请，点击“删除”即可报销管理报销记录查询点击“我的报销记录”可以查看自己的报销记录，并查看自己申请的报销是否被批准。报销申请点击“新增报销申请”，根据提示填写各个项目，然后点击“提交”即可。仅以管

19、理员身份登陆的员工才能使用的功能：系统维护角色维护 以管理员身份登陆的员工可以通过此功能添加修改删除角色，系统只登记和费用管理有关的业务角色。若公司有新增角色，管理员通过点击“添加角色”按钮，输入新增角色的角色ID，角色名称，点击“提交”即可；再查看角色，可以看到新增了角色“kkk”若要修改角色信息，直接点击需修改的角色，对角色的名称进行修改，角色号不能修改，再点击“更新”即可； 若要删除角色，选中需删除的角色，点击删除按钮即可；人员维护系统管理员可以通过增加删除修改按钮对公司的各职员进行相应的操作。若公司有新增员工，管理员通过点击“添加用户”按钮，输入员工的信息，包括员工的用户名，密码，真实姓名，并选择员工的角色以及所在部门，点击“保存”即可若要修改员工信息，直接点击需修改信息的员工，对员工的用户名称，真是姓名，角色名称以及所在部门进行修改，员工的编号不能修改，然后点击“保存”即可；若要删除员工，选中需删除的员工，点击删除按钮即可；组织结构维护功能系统管理员可以通过增加删除修改按钮对公司下属的各个部门进行相应的操作。若公司有新增部门，管理员通过点击“添加部门”按钮，输入新增部门的部门号，部门名，点击“保存”即可；