出纳会计的整理与归档课件

1、工 作 情 境 出 纳 会 计 资 料 的 整 理 与 归 档 任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料任 务 移 交 会 计 资 料 业 务 返回第1页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料一 、 会 计 档 案 整 理 方 法（ 一 ） 会 计 档 案 的 整 理. 会 计 凭 证 的 整 理（ ） 会 计 凭 证 的 整 理 程 序 。会 计 凭 证 登 记 完 毕 后 ， 应 将 记 账 凭 证 连 同 所 附 的 原 始 凭 证 或 者 原 始 凭 证 汇 总 表 ， 按 照编 号 顺 序 折 叠 整 齐 ， 准 备 装 订 。 会 计 凭 证 在 装 订 之 前

2、， 必 须 进 行 适 当 的 整 理 ， 以 便 于 装 订 。凭 证 按 月 、 按 记 账 分 类 和 编 号 顺 序 进 行 整 理 。 折 叠 整 齐 ， 加 具 凭 证 封 面 ， 装 订 成 卷 （ 每 卷厚 度 不 超 过 . 厘 米 ） 。下一页返回第2页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料会 计 实 务 中 收 到 的 原 始 凭 证 纸 张 往 往 大 小 不 一 ， 因 此 ， 需 要 按 照 记 账 凭 证 的 大 小 进 行折 叠 或 粘 贴 。 通 常 ， 对 面 积 大 于 记 账 凭 证 的 原 始 凭 证 采 用 折 叠 的 方 法 ， 按

3、 照 记 账 凭 证 的 面 积尺 寸 ， 将 原 始 凭 证 先 自 右 向 左 ， 再 自 下 向 上 两 次 折 叠 。 折 叠 时 应 注 意 将 凭 证 的 左 上 角 或 左 侧面 空 出 ， 以 便 于 装 订 后 的 展 开 查 阅 。 对 于 纸 张 面 积 过 小 的 原 始 凭 证 ， 则 采 用 粘 贴 的 方 法 ， 即按 一 定 次 序 和 类 别 将 原 始 凭 证 粘 贴 在 “ 单 据 粘 贴 单 ” 上 。 粘 贴 时 要 注 意 ， 应 尽 量 将 同 类 同金 额 的 单 据 粘 在 一 起 ， 粘 贴 完 成 后 ， 应 在 粘 贴 单 上 注 明 原

4、 始 凭 证 的 张 数 和 合 计 金 额 。 对 于 纸张 面 积 基 本 相 同 的 记 账 凭 证 的 原 始 凭 证 ， 则 可 以 用 回 形 针 或 大 头 针 别 在 记 账 凭 证 后 面 ， 待 装订 凭 证 时 ， 抽 去 回 形 针 或 大 头 针 ， 或 在 填 制 凭 证 时 直 接 将 原 始 凭 证 粘 在 记 账 凭 证 后 面 。上一页下一页返回第3页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料对 于 数 量 过 多 的 原 始 凭 证 ， 如 领 料 单 、 发 放 表 等 ， 可 以 单 独 装 订 保 管 ， 但 应 在 封 面 上注 明 原

5、 始 凭 证 的 张 数 、 金 额 ， 所 属 记 账 凭 证 的 日 期 、 编 号 、 种 类 。 封 面 应 一 式 两 份 ， 一 份 作为 原 始 凭 证 装 订 成 册 的 封 面 ， 封 面 上 注 明 “ 附 件 ” 字 样 ； 另 一 份 附 在 记 账 凭 证 的 后 面 ， 同时 在 记 账 凭 证 上 注 明 “ 附 件 另 订 ” ， 以 备 查 考 。（ ） 会 计 凭 证 的 装 订 。整 理 记 账 凭 证 ， 摘 掉 凭 证 上 的 大 头 针 等 ， 并 将 记 账 凭 证 按 编 号 顺 序 码 放 。将 记 账 凭 证 汇 总 表 、 银 行 存 款

6、余 额 调 节 表 放 在 最 前 面 ， 并 放 上 封 面 、 封 底 。 会 计 凭 证封 面 如 表 所 示 。上一页下一页返回第4页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料在 码 放 整 齐 的 记 账 凭 证 左 上 角 放 一 张 厘 米 大 小 的 包 角 纸 。 包 角 纸 要 厚 一 点 ， 其左 边 和 上 边 与 记 账 凭 证 取 齐 。过 包 角 纸 上 沿 距 左 边 厘 米 处 和 左 沿 距 上 边 厘 米 处 包 角 纸 上 画 一 条 直 线 ， 并 用 两 点将 此 直 线 等 分 ， 再 分 别 在 等 分 直 线 的 两 点 处 将 包

7、 角 纸 和 记 账 凭 证 打 上 两 个 装 订 。用 绳 沿 虚 线 方 向 穿 绕 扎 紧 （ 结 扎 在 背 面 ） 。从 正 面 折 叠 包 角 纸 粘 贴 ， 并 将 划 斜 线 部 分 剪 掉 。将 包 角 纸 向 后 折 叠 粘 贴 。将 装 订 线 印 章 盖 于 骑 缝 处 ， 并 注 明 年 、 月 、 日 和 册 数 的 编 号 。上一页下一页返回第5页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料二 、 会 计 档 案 的 装 盒（ ） 凭 证 。 用 凭 证 盒 装 ， 每 盒 装 一 卷 。 凭 证 盒 背 脊 设 置 有 全 宗 号 、 目 录 号 、

8、 年 度 、 月份 、 案 卷 号 、 保 管 期 限 等 项 目 ， 均 采 用 阿 拉 伯 数 字 填 写 。（ ） 会 计 账 簿 整 理 。 按 照 账 簿 种 类 整 理 立 卷 。 具 体 方 法 是 ：订 本 账 在 原 装 订 本 正 面 贴 上 “ 会 计 账 簿 封 面 ” ， 如 图 所 示 ；活 页 或 卡 片 账 页 ， 先 去 掉 空 白 页 ， 并 依 次 编 定 页 号 ， 再 装 订 并 贴 上“ 会 计 账 簿 封面 ” 。上一页下一页返回第6页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料账 页 较 少 ， 可 先 将 保 管 期 限 相 同 的

9、几 种 账 簿 依 次 排 列 ， 并 统 编 页 号 ， 再 用 卷 内 目 录 写明 每 种 账 的 名 称 、 页 号 ， 最 后 装 订 并 贴 上 “ 会 计 账 簿 封 面 ” 。封 面 项 目 及 填 写 要 求 ：封 面 设 置 单 位 名 称 、 题 名 、 保 管 期 限 、 年 度 、 案 卷 号 。 单 位 名 称 填 写 全 称 或 规 范 简 称 ，如 ： 北 京 市 教 委 ；题 名 按 组 卷 不 同 ， 分 别 填 写 ： 现 金 出 纳 账 、 银 行 存 款 账 、 总 账 、 明 细 账 、 日 记 账 ； 保 管期 限 填 写 年 ；年 度 和 案 卷

10、 号 均 填 写 阿 拉 伯 数 字 。上一页下一页返回第7页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料（ ） 财 务 报 告 的 整 理 。 对 财 务 报 告 的 整 理 ， 应 分 不 同 保 管 期 限 ， 分 别 立 卷 。 其 步 骤 为 ：按 文 书 立 卷 的 方 法 填 写 卷 内 目 录 ， 写 明 每 种 财 务 报 告 的 名 称 、 页 号 ， 并 按 要 求 填 写 备考 表 。装 订 。 装 订 的 顺 序 为 ： 卷 内 目 录 卷 内 文 件 备 考 表 。加 制 财 务 报 告 封 面 ， 如 图 所 示 。 封 面 设 置 单 位 名 称 、

11、题 名 、 保 管 期 限 、 年 度 、案 卷 号 、 件 数 、 页 数 等 项 目 。单 位 名 称 填 写 全 称 或 规 范 简 称 ；题 名 填 写 财 务 决 算 或 会 计 月 、 季 报 表 ；保 管 期 限 填 写 永 久 或 年 ；年 度 、 案 卷 号 、 件 数 、 页 数 均 用 阿 拉 伯 数 字 填 写 。上一页下一页返回第8页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料（ ） 会 计 其 他 类 的 整 理 ： 类 似 财 务 报 告 的 整 理 （ 略 ） 。（ ） 账 簿 、 财 务 报 告 、 其 他 类 。 用 会 计 档 案 盒 （ 见 附

12、 件 ） 装 ， 每 盒 装 一 卷 。 档 案 盒 正面 第 一 栏 空 白 处 填 写 单 位 名 称 。 正 面 、 背 脊 均 设 置 全 宗 号 、 目 录 号 、 类 别 、 年 度 、 案 卷 号 、保 管 期 限 。全 宗 号 、 目 录 号 采 用 阿 拉 伯 数 字 填 写 ； “ 类 别 ” 栏 分 别 填 写 “ 账 簿 ”“ 财 务 报 告 ” “ 其 他 类 ” ， 背 脊 处 的 书 写 位 置 较 窄 ， 可写 小 点 ， 要 与 “ 类 别 ” 二 字 一 样 横 写 ， 不 能 竖 排 ；年 度 、 案 卷 号 、 保 管 期 限 与 各 自 封 面 填 在

13、 会 计 档 案 盒 正 面 。 填 写 实 例 如 图 、图 所 示 。上一页下一页返回第9页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料三 、 会 计 档 案 的 编 号 、 编 目一 个 单 位 的 会 计 档 案 分 三 个 部 分 排 列 ， 编 三 个 通 号 。 永 久 的 财 务 报 告 、 会 计 凭 证 从 单 位成 立 起 多 年 编 通 号 。 保 管 期 限 年 的 会 计 账 簿 、 保 管 期 限 年 的 报 表 ， 原 则 上 从 年起 合 并 排 列 ， 并 从 “ ” 开 始 多 年 编 通 号 ； 档 案 一 直 没 有 整 理 的 ， 可 从

14、单 位 成 立 年 度 起 依 该办 法 进 行 编 号 。 每 一 部 分 编 制 一 本 案 卷 目 录 ， 给 定 一 个 目 录 号 。 一 本 目 录 内 的 案 卷 号 最 多 不超 过 三 位 数 ， 凡 超 过 三 位 数 ， 重 新 从 “ ” 开 始 编 。 对 排 列 就 绪 的 每 一 部 分 档 案 ， 依 次 编 定案 卷 号 。 永 久 保 管 的 案 卷 编 制 一 式 三 份 案 卷 目 录 ， 定 期 保 管 的 案 卷 编 制 一 式 两 份 案 卷 目 录 ，如 表 所 示 。上一页下一页返回第10页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料

15、四 、 会 计 档 案 的 保 管装 订 成 册 的 会 计 凭 证 要 按 年 份 月 顺 序 排 列 ， 并 指 定 专 人 保 管 ， 但 出 纳 不 得 兼 管 会 计 档案 。 年 度 终 了 后 ， 可 暂 由 财 会 部 门 保 管 一 年 ， 期 满 后 编 造 清 册 移 交 本 单 位 的 档 案 部 门 保 管 。查 阅 会 计 凭 证 应 办 理 查 阅 手 续 ， 经 本 单 位 有 关 领 导 批 准 。 调 阅 时 ， 应 填 写 “ 会 计 档 案 调 阅表 ” ， 详 细 填 写 调 阅 会 计 凭 证 的 名 称 ， 调 阅 日 期 、 调 阅 人 姓 名

16、、 调 阅 理 由 、 调 阅 批 准 人 。 原始 凭 证 不 得 外 借 ， 其 他 单 位 如 因 特 殊 原 因 需 要 使 用 原 始 凭 证 时 ， 经 本 单 位 会 计 机 构 负 责 人 、会 计 主 管 人 员 批 准 ， 可 以 复 制 ， 避 免 抽 出 原 凭 证 。 向 外 单 位 提 供 的 原 始 凭 证 复 制 件 ， 应 当 专设 登 记 簿 登 记 ， 说 明 所 复 制 的 会 计 凭 证 名 称 、 张 数 ， 并 由 提 供 人 员 和 收 取 人 员 共 同 签 名 或 者盖 章 。上一页下一页返回第11页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会

17、 计 资 料会 计 档 案 保 管 期 限 一 览 表 ， 如 表 所 示 。五 、 会 计 档 案 的 鉴 定对 保 管 期 满 的 会 计 档 案 ， 档 案 部 门 应 及 时 会 同 财 会 部 门 ， 根 据 会 计 档 案 保 管 期 限 的 规 定和 会 计 档 案 的 实 际 价 值 ， 对 保 管 期 满 的 会 计 档 案 的 保 管 期 限 进 行 重 新 认 定 。 鉴 定 会 计 档 案 采取 直 接 鉴 定 法 ， 即 逐 卷 （ 册 ） 、 逐 件 、 逐 页 鉴 定 。 对 保 管 期 满 应 予 销 毁 的 会 计 档 案 ， 由 档 案部 门 和 财 会 部

18、 门 进 行 终 审 鉴 定 ， 提 出 鉴 定 销 毁 意 见 ， 双 方 都 认 为 确 无 保 存 价 值 的 ， 才 能 作 出销 毁 结 论 ， 认 定 意 见 不 一 致 时 ， 应 当 暂 缓 销 毁 。上一页下一页返回第12页，共37页。任 务 整 理 并 保 管 会 计 资 料对 其 中 尚 未 了 结 的 债 权 债 务 ， 以 及 对 历 史 遗 留 问 题 有 重 要 参 考 价 值 的 原 始 凭 证 ， 如 工 资花 名 册 ， 干 部 、 职 工 离 （ 退 ） 休 、 退 职 方 面 的 有 关 凭 据 ， 涉 及 土 地 征 用 、 房 屋 维 修 、 固 定

19、资 产 等 财 产 买 卖 单 据 ， 涉 外 事 务 和 对 私 改 造 的 凭 证 ， 罚 没 赃 款 、 赃 物 ， 产 权 赔 偿 和 重 大 经 济案 的 原 始 凭 证 ， 均 应 抽 出 ， 另 行 立 卷 ， 由 档 案 部 门 保 管 到 确 无 继 续 保 存 必 要 时 ， 再 予 以销 毁 。单 位 因 撤 销 、 解 散 、 破 产 或 者 其 他 原 因 而 终 止 的 ， 在 终 止 和 办 理 注 销 登 记 手 续 之 前 形 成的 会 计 档 案 的 管 理 ： 属 国 有 制 单 位 的 ， 由 终 止 单 位 按 规 范 整 理 后 交 同 级 档 案

20、馆 管 理 ； 其 他 单位 ， 交 业 务 主 管 部 门 或 财 产 所 有 者 代 管 ； 无 业 务 主 管 部 门 或 业 务 主 管 部 门 、 财 产 所 有 者 不 便代 管 的 ， 交 有 关 档 案 馆 代 管 。上一页返回第13页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务. 移 交 前 的 准 备 工 作为 了 使 出 纳 工 作 移 交 清 楚 ， 防 止 遗 漏 ， 保 证 出 纳 交 接 工 作 顺 利 进 行 ， 出 纳 人 员 在 办 理 交接 手 续 前 ， 必 须 做 好 准 备 工 作 ：（ ） 登 记 出 纳 账 簿 。 已 经 受 理 的 经

21、济 业 务 尚 未 登 记 完 毕 的 现 金 、 银 行 存 款 日 记 账 要 登记 完 毕 ， 并 在 最 后 一 笔 余 额 后 加 盖 名 章 。（ ） 结 账 和 对 账 。 现 金 日 记 账 、 银 行 存 款 日 记 账 与 总 账 核 对 相 符 ， 现 金 账 面 余 额 与 实际 库 存 现 金 核 对 一 致 ， 银 行 存 款 账 面 余 额 与 银 行 对 账 单 核 对 无 误 。 如 有 不 符 ， 要 找 出 原 因 ，弄 清 问 题 ， 加 以 解 决 ， 务 求 在 移 交 前 做 到 相 符 。下一页返回第14页，共37页。任 务 移 交 会 计 资

22、料 业 务（ ） 整 理 移 交 资 料 。 整 理 应 移 交 的 各 类 资 料 ， 对 未 了 事 项 要 写 出 书 面 说 明 。 移 交 人 对该 收 回 的 款 项 要 尽 快 催 收 ， 该 支 付 的 款 项 要 及 时 支 出 ； 清 理 与 核 对 各 种 借 款 ， 清 查 与 整 理 各类 现 金 、 票 据 、 有 价 证 券 、 收 据 及 借 据 ， 归 档 文 件 资 料 等 。 对 于 该 收 回 未 收 回 的 ， 或 该 支 出未 支 出 的 款 项 ， 或 者 其 他 未 了 事 项 应 做 出 书 面 说 明 。（ ） 填 写 出 纳 账 簿 启 用

23、 表 。 在 现 金 、 银 行 存 款 等 出 纳 账 簿 启 用 表 上 填 上 移 交 日 期 ， 并签 名 盖 章 。（ ） 编 制 移 交 清 册 。 根 据 清 理 情 况 ， 编 制 “ 移 交 清 册 ” ， 并 注 明 移 交 的 账 簿 、 凭 证 、 现金 、 支 票 簿 、 文 件 资 料 、 印 鉴 和 其 他 物 品 的 具 体 名 称 和 数 量 。 移 交 清 册 一 式 三 份 ： 存 档 一份 、 交 接 双 方 各 一 份 。 移 交 清 册 由 交 接 表 和 交 接 说 明 书 两 部 分 组 成 。上一页下一页返回第15页，共37页。任 务 移 交

24、会 计 资 料 业 务库 存 现 金 移 交 表 ， 如 表 所 示 。 北 京 市 中 环 电 器 公 司 于 年 月 日 ，出 纳 人 员 刘 浩 与 会 计 人 员 张 莉 办 理 交 接 ， 会 计 主 管 孙 立 进 行 监 督 。 盘 点 库 存 现 金 中 张 元 ， 张 元 ， 张 元 ， 张 元 ， 张 元 ， 枚 元 ， 枚 角 ， 枚 角 ， 枚 角 。出 纳 人 员 刘 浩 根 据 库 存 现 金 实 有 数 ， 按 币 种 （ 分 人 民 币 和 各 种 外 币 ） 、 币 别 分 别 填 入 库存 现 金 移 交 表 ， 交 会 计 人 员 张 莉 审 核 ， 会

25、计 主 管 孙 立 进 行 监 督 。上一页下一页返回第16页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务银 行 存 款 移 交 表 ， 如 表 所 示 。 交 接 中 公 司 在 中 国 工 商 银 行 北 京 长 安 里 支 行 开立 基 本 存 款 账 户 ， 账 号 是 活 期 存 款 。 银 行 存 款 余 额 为 ， ， 元 ，银 行 对 账 单 金 额 为 ， ， 元 ， 两 者 一 致 。 出 纳 人 员 刘 浩 根 据 账 面 数 、 实 有 数 、 币 种 、期 限 、 开 户 银 行 等 分 别 填 写 银 行 存 款 移 交 表 ， 交 会 计 人 员 张 莉 审

26、 核 ， 会 计 主 管 孙 立 进 行监 督 。有 价 证 券 、 贵 重 物 品 移 交 表 ， 如 表 所 示 。 交 接 中 发 现 该 单 位 有 年 的 面 值为 一 元 的 股 股 票 ， ， 张 ， 和 年 月 日 购 买 的 面 值 为 ， 元 的 债 券， 张 ， 到 期 日 为 年 月 日 。上一页下一页返回第17页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务出 纳 人 员 刘 浩 根 据 有 价 证 券 、 贵 重 物 品 的 购 入 日 期 、 数 量 、 面 值 和 到 期 日 期 分 别 填 入 有价 证 券 、 贵 重 物 品 移 交 表 ， 交 会 计

27、人 员 张 莉 审 核 ， 会 计 主 管 孙 立 进 行 监 督 。核 算 资 料 移 交 表 ， 如 表 所 示 。 核 算 资 料 包 括 出 纳 账 簿 、 收 据 、 借 据 、 银 行 结算 凭 证 、 凭 据 领 用 使 用 登 记 簿 ， 以 及 其 他 文 件 资 料 。物 品 移 交 表 ， 如 表 所 示 。 物 品 主 要 包 括 会 计 物 品 、 公 用 会 计 工 具 等 。 北 京 市中 环 电 器 交 接 中 ， 有 年 月 购 买 的 一 个 保 险 柜 一 个 ， 型 号 为 ， 文 件 柜 两 个 ， 年 月 日 购 买 的 点 钞 机 一 台 ； 年

28、月 日 购 买 的 惠 普 打 印 机 一 台 ， 年 月 购 买 的 蓝 盾 密 码 箱 一 个 ， 年 月 购 买 的 银 行 预 留 印 鉴 ： 公 司 财 务 转 讫 印 章 、 现金 收 讫 印 章 、 现 金 付 讫 印 章 、 法 人 代 表 私 章 各 枚 。上一页下一页返回第18页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务出 纳 人 员 工 作 交 接 书 ， 如 表 所 示 。 出 纳 人 员 工 作 交 接 书 是 把 移 交 表 中 无 法 列入 或 尚 未 列 入 的 内 容 做 具 体 说 明 的 文 件 。 该 交 接 书 包 括 ： 交 接 日 期 、

29、交 接 双 方 及 监 接 人 员 的职 务 和 姓 名 、 移 交 清 册 页 数 、 需 要 说 明 的 问 题 和 意 见 。. 正 式 交 出 出 纳 工 作（ ） 交 出 出 纳 账 簿 。 出 纳 账 簿 和 其 他 会 计 资 料 必 须 完 整 无 缺 ， 不 得 遗 漏 。 账 簿 交 接 时 ，接 交 人 应 核 对 出 纳 日 记 账 与 总 账 、 出 纳 日 记 账 与 库 存 现 金 和 银 行 对 账 单 的 余 额 是 否 相 符 ， 核对 无 误 后 ， 接 交 人 应 在 结 账 数 下 签 名 盖 章 ； 如 有 不 符 ， 应 由 移 交 人 查 明 原

30、 因 ， 在 移 交 清 册 中注 明 ， 并 负 责 处 理 。上一页下一页返回第19页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务（ ） 交 接 银 行 存 款 和 有 关 票 据 、 票 证 ， 更 换 印 鉴 章 。 交 接 银 行 存 款 和 有 关 票 据 、 票 证 ，更 换 印 鉴 章 时 ， 交 接 人 应 核 对 银 行 存 款 日 记 账 与 银 行 对 账 单 是 否 一 致 ， 如 有 问 题 交 接 双 方 应做 如 下 处 理 ：交 接 双 方 到 开 户 银 行 当 场 复 核 ；核 对 无 误 后 ， 移 交 票 据 、 票 证 ， 同 时 更 换 留 在 银 行 的 私 人 印 章 。（ ） 移 交 有 价 证 券 、 贵 重 物 品 。 有 价 证 券 要 根 据 出 纳 账 和 备 查 簿 余 额 进 行 点 收 ； 其 他贵 重 物 品 按 照 移 交 数 字 ， 由 移 交 人 交 与 接 交 人 点 收 ， 验 证 无 误 后 ， 接 交 人 表 示 接 受 ， 并 在 贵重 物 品 登 记 簿 上 签 章 。上一页下一页返回第20页，共37页。任 务 移 交 会 计 资 料 业 务（ ） 移 交 保 险 柜 密 码 ， 重 要 台 、 室 钥 匙 。