文书处理与时效管制作业研讨课件

1、文書處理與時效管制作業研討8/7/20221文書處理與時效管制作業研討壹、公文製作要領 貳、公文時效管制作業參、實例參考8/7/20222第一篇：公文製作要領 8/7/20223壹、公文製作要領函稿的製作格式來文簽擬參考範例 簽、便箋、報告、簽稿會核單及會議提案範例 機密文書等級變更及註銷程序 公文用字用語 數字使用原則 8/7/202248/7/20225稿之說明事項 文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創稿 送達方式：電子交換、電子公佈欄、人工交換、郵寄 檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 附件：應註明內容名稱、數量等有關字樣（例：如說明二，不宜） 密等及解密條件或解密期限：

2、密（95年12月31日解密） 校對、監印、發文 8/7/20226稿之說明事項會辦單位核章位置原則公文處理過程相關人員應核章及加註8碼 正副本為機關之個人函（簽）稿2頁以上應加蓋騎縫章，右下角加註頁碼 簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿 8/7/20227稿之處理及注意事項 文末之首長簽署，敘稿時，無須列註 上行文署機關首長職銜、姓名及蓋職章平行文及下行文蓋職銜簽字章須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿擬辦 定有辦理或復文期限者，應在主旨內敘明 8/7/20228來文簽擬參考範例 8/7/20229來文之處理及注意事項 來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不

3、足時，另用便箋擬辦。 會辦蓋章版面不足時，得調整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。 電子收文章應蓋於文末核章 。來文性質時若屬於週知性質，得於決行後影印分送（或以電子傳送）相關單位參考。8/7/202210來文之處理及注意事項最速件公文可參酌來文性質修改速別。公文若屬存查案件應於擬辦文末填註文存查或文擬陳閱後存查等字眼。公文結案（發文及文存案件）後應於五日內送文書人員點收歸檔。 不予編號，應另登錄送文簿文件：（一）各種定期及例行表報。（二）通報及知會之文件。（三）機關首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。 8/7/202211三、簽、便箋、報告、

4、簽稿會核單及會 議提案範例 （一）簽蓋章範例 8/7/202212簽之撰擬要領 簽之一般原則 （1）機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 （2）對機關首長之簽，文末得用敬陳長字樣。 8/7/202213簽之撰擬要領 擬辦方式 1、先簽後稿： 訂定、修正、廢止法規案件。 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 8/7/202214簽之撰擬要領2.簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。須限時辦發不及先行請示之案件

5、。3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 8/7/202215簽之款式 主旨：扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 說明：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 擬辦：為簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。 8/7/202216便箋範例（簡單案情簽辦） 8/7/202217便箋蓋章範例（致送通知） 8/7/202218報告格式範例 8/7/202219簽稿會核單格式範例 8/7/202220會議提案格式報告案報告事項 提案單位：秘書室案由： 乙案，報請 公鑒。 說明： 擬辦： 裁示：8/7/

6、202221會議提案格式討論案討論事項 提案單位：秘書室案由： 乙案，提請 討論。 說明： 擬辦： 決議：8/7/202222機密文書等級變更及註銷程序 1.機密文書機密等級變更（或註銷）建議單 2.機密文書機密等級變更（或註銷）通知單3.機密文書機密等級變換（或註銷）處理意見表4.機密文書機密等級變換（或註銷）紀錄單 8/7/202223機密文書等級變更及註銷程序8/7/202224機密文書等級變更及註銷程序8/7/202225機密文書等級變更及註銷程序變更機密等級或註銷時機步驟1：業務承辦人填寫表單（簽、稿）步驟2：後續處理事項A.密件期限屆滿或解密條件成就時無 調案單、紀錄單 B.本機關

7、核定之機密文書（主動清查）調案單、意見表、通知單 紀錄單 C.本機關核定之機密文書（他機關來文建議變更機密等級）調案單、意見表、通知單 紀錄單D.他機關核定之機密文書（來函變更機密等級或註銷） 調案單、意見表 紀錄單E.他機關核定之機密文書（本機關主動清查建議變更機密等級或註銷） 調案單、意見表、建議單 紀錄單8/7/202226五、公文用字用語鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局貴局、貴處、貴公司臺端、先生、女士 依、依據 諒蒙鈞察、諒達、計達 請鑒核、請鑒查、請核備 檢陳、檢送、檢附8/7/202227六、數字使用原則 阿拉伯數字：0、1、2、3、9；中文數字：、一、二、三、九；國字數字：壹

8、、貳、叁、玖、拾；羅馬數字：I、II、III、X、L、。8/7/202228阿拉伯數字書寫原則 代號(碼) ：例如機關代碼379000000A國民身分證統一編號 編號：例如附件1、表2、圖3-1 發文字號 序號：例如會議期別、名次、次數、季別日期、時間：95年1月24日下午2時5分 電話、傳真 8/7/202229阿拉伯數字書寫原則郵遞區號門牌號碼 計量統計：234,567,000；萬、億、兆 統計數據：詳講義法規條項款目、編章節款目 法規內容之引敘或摘述 8/7/202230中文數字書寫原則 描述性用語 ：一分子、一支部隊、一律成語：一日千里、一目十行、十全十美 專有名詞 ：三國演義、恩史瓦

9、第三世 慣用語 ：第一科、第二組、第三課、 星期一、週一、正月初五、十分之一、 三讀8/7/202231 休息是為走更遠的路 Take a Break8/7/202232第二篇：公文時效管制作業 8/7/202233 公文時效管制作業 壹、公文時效管制的意義 貳、公文之分類 參、公文時效管制時限基準 肆、公文時效管制基本作法 伍、公文時效計算基準 陸、公文展期規範柒、公文處理的獎勵懲處規定8/7/202234壹、公文時效管制的意義 何謂公文處理：係指公文自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 。何謂公文時效管制：掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一

10、件公文皆能在限辦時限之內完成。消極的作用：防止公文拖延積壓 。積極的目的：提高行政效率 。8/7/202235貳、公文之分類 一、人民申請案件 二、人民陳情案件 三、行政救濟案件 四、一般公文 (一)專案 (二)限期案件 (三)其他非屬前述之案件 8/7/202236參、公文時效管制時限基準 一般公文：、最速件：1日（收文之次日起算）。、速件：3日。、普通件：6日。、限期案件：各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。 5、專案案件：包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需30日以上辦結者。8/7/202237參、公

11、文時效管制時限基準 限期案件：受文機關所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以普通件處理時限管制。 來文訂有不同處理時限，以最後時限為預定結案日期 。變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲同意，且以書面確認(填具公務電話紀錄)。 8/7/202238參、公文時效管制時限基準 專案案件：每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限，惟一次申請之處理期限不得超過6個月。 因案件數量眾多，且符合前述專案案件之規定者，可以通案方式一次簽請機關首長核准，不必個別逐一提出申請，惟應定期檢討辦理。限期案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件均不得申請專案案件 。8/7/202239參、公文時效管制時限

12、基準 人民申請案件：以1小時至2個月（最長）為其處理期間 。除經本府核定外，依本府人民申請案件處理時限表規定時限處理。舉例： 8/7/202240參、公文時效管制時限基準人民陳情案件：除法令另有規定或經本府核定外，以不超過15日為限。 因內容複雜、數量眾多，需一定處理程序及時限之通案者，得由承辦單位簽經機關首長核定，惟不得超過30日，並須知會本府研考會，且應定期檢討辦理。 8/7/202241參、公文時效管制時限基準 行政救濟案件：受理人民向本府提起訴願之案件（認訴願為無理由者，應於20日內附具答辯書 ）。原行政處分機關須重為行政處分者 （指定期間或若未指定者，原處分機關應於接到訴願決定書或判

13、決書後30日內辦結 ）。各機關收受行政訴訟起訴狀，應確實於行政法院規定之時限內，向行政法院提出答辯狀 （未指定者20日內辦結 ）。不服本府各主管機關（原處分機關）所為行政處分而提起訴願之案件，其處理時限依訴願法規定辦理。 8/7/202242其他時效管制基準注意事項來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文、承辦單位之主管或指定之授權人員逕於文件首頁上核定後，調整來文處理速別。 除限期案件、專案、人民申請案件、行政救濟案件或其他法令另有規定外，均不含假日。 行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件(六日)辦理 8/7/202243肆、公文時效管

14、制基本作法 管制要求：隨到隨辦，隨辦隨歸 ；時效管制以每一成員之自我管理為主 。管制作法：1.全程管制 （收文至發文）2.全面管制 （相關業務之單位或機關）3.全案管制 （附號處理及併案歸檔原則）8/7/202244伍、公文時效計算基準 一般公文 ：1.答復案件：自收文之次日起至發文之日止。2.彙辦案件：自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止。3.併辦案件：自首件收文之次日起至發文之日止。4.創稿案件：自交辦、首次簽辦或辦稿之日起算。8/7/202245伍、公文時效計算基準限期案件：依下列方式，自收文之次日起計算發文使用日數 1.未逾來文所定時限，而實際處理日數超過6日者，以6日計算處理時

15、效，未超過6日者，以實際處理日數計算處理時效。2.逾越來文所訂時限者，依實際處理日數計算處理時效。 8/7/202246伍、公文時效計算基準 專案案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟案件：以依限辦結與逾限辦結為計算基準。人民申請案件如因通知補正，從其通知發生之日起至補件、終止之日止，期間得予扣除。 人民陳情案件因須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋者，從其函轉之日起至函復、釋復之日止，期間得予扣除。 8/7/202247伍、公文時效計算基準其他注意事項：公文處理各階段中，因時間註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定。 存查案件以文書最後核決時間為結案時間。 一般公文：自送會本機

16、關以外機關者，從送會之日起至退會收到之日止，期間得予扣除；彙辦案件，其等待彙整期間得予扣除。8/7/202248伍、公文時效計算基準扣除日數之之時效管制作業：一般公文送會外機關。一般公文彙辦案件等待彙辦期間。人民申請案件之補正或不可歸責事由。人民陳情案件須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋。8/7/202249陸、公文展期規範公文展期應於公文時限屆滿後次一日，立即依規定辦理展期。第1次展期日數由基層主管核准，但不得超過原預定結案日期1倍。（例：最速件） 第2次以後展期日數，依案件實際需要提出申請，由各機關主任秘書以上人員核准。歷次展期累積超過30日以上時，應由機關首長核准，並會知研考單位列入

17、管制。 8/7/202250陸、公文展期規範一般公文彙辦案件及機關間會辦案件，於等待彙整期間及會辦期間，得不辦理展期。 限期案件及機關間會辦案件如未與來文機關聯繫，或未獲同意變更原處理時限者，應辦理展期手續，並以逾期案件統計。 專案之展期，應由機關首長核准，並會知研考單位列入管制，其辦理程序準用專案申請之規定。 8/7/202251陸、公文展期規範人民陳情案件如未能在30日內辦結時，應將辦理情形及延期理由先行告知陳情人。人民申請案件如未能於應處理期間辦結者，得於原處理期間之限度內延長之，但以一次為限。並應於原處理期間屆滿前，將延長之事由通知申請人。8/7/202252陸、公文展期規範相關人員應辦理之展期作業(一) 登記桌（或學校文書）人員之稽催作業 1.預定結案日前一日之事先查詢(催辦) 2.預定結案日後一日之展期申請單 3.逾期未辦展期催辦單(二)研考人員之展期管制作業 對經催辦仍未辦理展期之案件，建立管制考核機制(三)承辦人員之展期辦理作業 針對無法於預定結案日辦結之案件，應於時限屆滿前或屆滿後次一日在登記員查詢時，辦理展期8/7/202253柒、公文處理的獎勵懲處規定 專案簽報獎勵：登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流