2014-2015年度办公室工作计划

1、2013-2014 学年信息学院作计划会工作为信息学院会信息交流的中枢、信息共享的，是研会的综合办事机构，主要负责学院会的日常内务，包括通知反馈、文件归档、财务管理、值班协调以及其他日常工作。在学院和老师的亲切指导下，本年度将坚持“遵循倡导时代先进文化，全心全意为全院师生服务”的， 倡导结构化管理模式，继续发挥会的信息交流和协调管理的作用，增强团队凝聚力，创建温馨和谐的研会大家庭氛围。为本届研会“、发扬”的理念，在继承九届研会优良传统的同时，积极发扬部门的特殊性，为十届研会的发展做出自己的贡献。现制定2014-2015 学年工作计划如下：一、建设机制1.1 部门定位是协调研会内各间的事务、沟通

2、、老师和同学、保障研会整体工作正常运转的重要枢纽。因此，一个高效的规范的，对于保障整个研会工作的顺利开展，都有积极的推进作用。1.2组成组成安排制度在之前多届研会中已经基本成形，分配制度也很合理，所以今年安排基本按照去年的组成上，然后根据今年研会工作安排进行微调，初步计划如下：a) 财务组（负责：2 人）经办学院会财务收支，并为各个部门的活动提供财务报销。b) 联络组（负责：5 人）负责与学院会其它部门以及各个班级、联系与沟通联络工作。c)组（负责：5 人）负责文件备案与管理工作，在举办活动后收集和整理相关的有保存价值的活动材料。d)值班组（王负责：2 人）安排协助教学工作，紧急事件立即进行协

3、调处理，及时收集值班反馈信息，灵活调度值班到岗。1.3管理a)干事考核制度根据信息科学与技术学院第十届会的工作计划，建立干事考核制度，干事每个月末填写工作业绩考评表，对于当月表现突出的干事，在部门例会上给予适当的肯定，充分调动干事的工作积极性。b)小组分工制为了保证事务有条不紊的进行，在实行小组分工制，各小组由各自的带领负责不同的事务，同时每组另设一名小组长，协助小组。1.4 工作制度1.4.1 财务管理制度学院会全部由管理，每次活动的支出和报销都必须登记入账，做到账实相符，帐证相符。负责财务报销的必须有高度的责任感，工作过程中要细心。每次大型活动结束或小型活动账务累积超过五百销一次。具体报销

4、流程和规范分别参见附件一、二。注意事项：1）平时积累：的士票、车票、超市小票及各种正规。2）分类整理：按经费报销的类别（科研经费、活动经费）分开报销。3）及时：每次的支出和报销都清楚，文件养成以时间开头命名的。4）规范管理：最初即向各部长讲明经费规范，确保每次活动经费的申请、使用、报销及备案的顺利进行（报销流程及规范见附件二）。1.4.2 联络工作制度制作各种，印制名片及建立其他通讯库，发布校院的各项通知并及时反馈各项任务执行情况，对具体的、临时的工作进行协调，保证通知工作的到位。1）建通讯：全院整理、学生主要工作人整理，再按需建立、飞信群、邮箱分组等各方便通知事情的，并及时更新。同时，与网络

5、部合作，根据的需要，推行办公自动化(通知事情和需要收集电子材料的时候，直接上传到的地方便汇总)，在提高办公效率，节约资源。2）通知重时效：紧急事件尽量通知（可到林老师处打），短、飞信有回复也可，每个班大概确定两个联系人，可以是班长和团支书，方便在找不到班长的时候可以顺利的把事情通知下去。3）反馈要及时：每一次发出接收方都要进行双方的信息反馈。既要保证收到被通知人的反馈，又要向通知发出人反馈。4）当信息枢纽：不仅要传达老师的任务、安排研会的活动，同学学习、工作中遇到也要及时向有关工作部门、老师反映。1.4.3管理制度每次研会组织的活动结束后，收集有保存价值的活动资料。1、形成规范。列出每个活动需

6、要整理的资料，形式规范。放在一个大家都可以的地方（附件 4：研会活动材料汇总规范）。对于每种需要整理的文档，制作模板，避免出现不规范的文档。由文秘组专人。2、每个部门设立专人与建立专线联络。减少各部长工作量，每次活动结束之后一周至两周由文秘组直接与该同系，获取各种资料。3、经费允许的话，移动硬盘管理研会材料。每一个月文秘组各成员将材料汇总一次，方便要用材料时候直接取材料。对于材料中的，可以挑选部分经典镜头保存即可，不必要保存全部，方便整理。4、建立各界委员的。每到毕业季的时候要收集已委员的，要做到多样，尽量一年进行更新一次。1.4.4 值班工作制度1.每学年后，统计部员的空闲时间，安排部员值班

7、，制作值班表，交给院教学。有特殊情况不能按时值班者，须提前 12小时向请假，由调班。 加强与教秘的联系，适时增加人手，合理分配，尽量保证每个人都值班。可以选择单双周形式排班。2.值班于上午 8：45；下午 14：45 按时到学院行政楼 306 学院行政办公室值班。经询问教学确定当日空闲，可提前完成值班任务。3.值班必须认真负责，处理当日事务，及时传达老师及研会的各项任务，临走时整理电脑桌上物品并填写值班日志。4.研会后，为加强新研会委员与学院老师交流沟通，制作研会委员值班表（一般在七月和九月），具体细则同上。5.若辅导员事务繁忙，及时安排相关去值班。值班需配合工作。6.在平时工作中应注意与辅导

8、员及教学沟通，了解值班情况。制定值班表的时候必须考虑机动的安排。1.4.5 其他工作事项1.研会例会做好考勤制度、会议等；2.做好表格制作、整理、更新。1.5文化建设1.团队培训为干事的综合办事能力，在第一次会议中，除根据成员的意愿进行的安排（尽量使每个小组中覆盖各个系的同学），还将的整体情况加以介绍，对各组工作内容、工作要求、组活动资料整理规范、财务报销流程和规范、值班组反馈机制等工作要点和注意事项进行培训。2.活动为部员之间的熟悉度，增强团队之间的凝聚力，便于各项事务的顺利开展，拟计划在开展一学期一到两次的集体活动。3.与其他部门共建在自己部门交流联系之外，还应加强与其他部门的联系，所以本

9、学年办公室应该与其他部门共建，多加交流，一起活动。加强的成员与研会其他部门的成员的交流，增加成员对研会的归属感和研会的认知程度。二、研会团队建设2.1 构建团结研会作为研会的重要组成部门，在研会中扮演着重要的“管家”角色，负责通知、联络、沟通、协调研会，是研会的中枢部门。因此在加强建设的同时，要积极发挥在研会中的桥梁作用，在团的带领下，积极辅助活动的开展，与其他部门相互扶持，使研会成为一个具有凝聚力的团队。2.2 构建和谐研会是研会的后勤保障机构，因此构建和谐研会，义不容辞，也有责任尽一份自己的义务。为了构建和谐的研会大家庭，拟定以下计划：1.研会成员生日祝福。建立研会成员资料库，在成员生日当

10、天以研会名义发送生日电子贺卡，同时在经费允许的情况下由部门负责发送纸质版生日贺卡。2.学院、老师生日祝福。为了便于研会事务的顺利开展，在重要的节日以学院研会名义向学院和老师以及全体研会成员发送节日祝福。3.与外联部合作向赞助发送节日祝福。建立外联赞助资料库，在重要节日向赞助发送祝福，与他们保持友好的联系，树立信息学院研会的良好形象。4.与宣传中心合作制作研会纪念相册。由负责收集研会成员，宣传中心负责集结成册，并由各部门部长负责撰写成员评价，加深研会成员之间的交流。5.与团合作积极促进部门联谊。希望由团牵头，有意向的部门之间可以进行部门联谊，可以加深研会之间的交流。三、部门期望希望通过一年的努力

11、，使信息学院研会不仅作为研会组织的“管家”得到大家的肯定，更加能成为研会的坚强后盾，协助其它部门使会成为一个高效有序、融洽友爱的先进团队。附件一：年度工作计划表时间项目安排具体内容2014 年 6 月收集往届委员的联系方式并进行更新在研会和毕业生毕业收集和更新往届委员的2014 年 7 月研会群建设及委员讯录制作根据新委员们的，建立十届研会通讯录，便于研会2014 年 7 月-9 月会工作手册结合工作制度和计划，制作会工作手册2014 年 9 月迎新对每个迎新地点进行 安排，并设立临时 点，为新生解决生活和学习等方面的困惑。2014 年 10 月撰写新一届研会简介，安排面试，招纳优秀部员并确定

12、分工。2014 年 12 月厦门国际赛报名组织安排组织学院同学参加比赛的报名工作每个月生日聚会过后第一次大家聚齐的日子作为办公室的生日，每个月都要有一个 ，并且在生日当天围绕 一起放松一次（十一届研会 生日为 10 月 12 日）。每个月日常办公报销每个月 28 日左右会收集老师的日常办公支出的进行报销。全年财务老师处关心时常去财务老师询问是否需要帮忙去校财务带单，给财务老师提供便利全年浓情生日，温馨祝福为研会成员发送生日及节日祝福全年汤老师处值班合理安排值班，帮助汤老师教学工作顺利开展全年日常工作确保工及整个研会的工作有条不紊的进行附件二：研会活动经费规范一经费申请流程1必须在活动开始前，由

13、项目填写厦门大学信息科学与技术学院研究生活动经费申请表（关于填表的注意事项在申请表中有说明）。需要注意的是：一定要在活动开始前将申请表交给老师审核，黄老师在“分管老师审核”上签字，李书记在“分管意见”上签字，这样才算经费被批准了。经费申请表打印两份，李书字后一份留在李书记处。2. 经费申请好之后，把院活动经费申请表交给，填写申请表的部长要负起责任，好每项经费的支出，对每项经费支出，都要收集整理好。活动结束后及时把需要报销的交给。二经费说明活动经费可用于以下开支：1)与学生活动相关的办公费（笔墨、纸张、颜料、电池等）2)印刷费（复印、海报、电脑刻字、喷绘、奖状、请柬等）3)演出费（场地费、胶卷及

14、彩扩、磁带或 VCD 片、矿泉水和少量点心费、演出服装费、演出用化妆品、工作费等）4)比赛费用（场地费、矿泉水和少量食品费、比赛服装费、活动评选名次的奖金奖品费、工作费、竞赛评委或裁判员的劳务费等）5)交通费（车船票、租车船费、市内交通费等）6)少量报刊杂志及资料费7)重病学生慰问发生的支出等。8)活动经费支出内容不能只笼统填办公用品、礼品、日用品（绝对不要出现）等，用于下列开支：无正式，大笔餐费（超过每人次 10 元）。三规范为保证活动能顺利报销，需注意以下事项：1)各部长请重视财务工作，活动支出应开具并保管相关，活动结束后凭等额及到报销活动实际经费，否则不予报销。2)若一些项目无法开具正式

15、，可去公寓超市买东西，然后把小票开成收据，抬头写厦大信息科学与技术学院，内容可参照以上经费项目写（尽量项目写“水”），数额不超过 100 为宜，超过 100 的可分多次开。3)工作餐费每人次 10 元上限，凭餐费报销，背面注明用餐人数及原因。4)报销要有明细品名，不要笼统开办公用品。里的项目中，买的东西填写时不要出现“等”字，如笔记本等均。一栏不好写的话换行写。若为第二联的，内容需为垫着复写纸写过的才有效。5)除比赛奖委裁判劳务费等可以用领款签名领取（附获奖及金额、评委会或裁判员及劳务费金额）外，其余报销必须以正式为据。6)内容不要有涂改（实在要涂改的地方，需加盖商家），数量、金额等不合格，自

16、行负责。7)经费使用时尽量控制在自己做的内，可酌情超过一点，若有余钱，退还。四友情提醒1. 在活动开始前尽早做财务，以防在活动开始前无法完成经费工作。2. 在活动的过程中，可以酌情考虑一些不可预知，以防在活动结束之后超出。3. 在活动过程中以及平时多注意收集以及公寓超市、本部鹭银海超市小票、车票等，防止需要报销的时候陷入状态。4. 各部活动前需要宣传部做海报的，请提前联系宣传部部长，做海报大概的钱，一并写到经费内，没写的不予报海报的。5. 在下学期开学的时候研会可以预支 2000 元，到时候额度多的活动可预支经费。个别部门若活动支出不多，可以先自己垫些钱，活动结束后把、申请表交给报销。请注意，

17、预支之后也需在活动结束之后上交相应额度的，用于冲账。6有不清楚的支出项目、等相关问题时，尽量提前询问下（王晓然：），以免花的钱不好报销，自己垫钱。附件三：研会经费报销流程一申请经费流程1.在活动开展之前,活动进入研会主页中心，点击“:8002/class.aspx?cla=24活动经费申请表”填写并发送到表格上指定邮箱：或者发给负责人的邮箱2. 打印两份，由老师、书记签字后，一份留在华书记处，一份交到处，额度多的可预先领取经费。二经费报销流程:1. 活动结束后，核查活动填写的项目经费备案表及收据,填写学生活动经费报销备案表、经费报销单、经费开支表,粘贴好。2.持学生活动经费报销备案表交给书字并

18、存档；报销单据找书字后放至财务处苏老师处交予院长签字。3.等苏老师通知后到财务室领取报销金。三各种表、单据填写规范1.报销单填写1）经费：（由本人填，下同）主管：院长经办人：填表人报销人：填表人学院分管老师：学院分管：2）厦大经费报销单：信息科学与技术学院，经费项目：活动经费院开支表：名称：信息学院，经费名称：活动经费；3）数字用大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾金额最开始位前面用零补齐；4）粘贴单写上合计的总额；5）报销单据的填写用黑色签字笔,支出摘要按项目填写而非按内容填写,大小与金额相符,金额不得涂改；6)的粘贴尽量按照版面的大小从下到上排好。2.一些报销单注意事项1）需要单独

19、做一张单据；2）每张单据总额最好在以 1000 以下；3）一次活动最好为一张单据；4）厦大报销单与单据粘贴单粘在一起，即报销单摆放顺序为（自上而下）：院开支表-校报销单-单据粘帖单；5）一般都是报销研会的经费：遇到不知道的情况，先空着问清楚了再填；6）对票数额较大的（总金额10 元），要另外填写领款收据单，粘贴在单据粘帖单上。票不用粘贴上去，只需弄成一叠交给苏老师即可。四规范说明能用于报销的主要有以下几种:1.交通费:票、的士票(注意不能是连号：相差 20 位以上) 、船票、长途汽车或者火车票(注意必须往返齐全)；2.正式(指的要素齐全,必须是有国家有关部分批准的合法票据,即经营性的税务部分,

20、非经营性的省级财政部门收据,社会团体的门收据等)；3.后勤的收据。五注意事项1.注意平时的收集2.正式需有明细品名,不能笼统开办公用品3.大额要有经办人、验收人签名4.学生活动经费购置设备 200 元以上 800 元以下的,要到资产处填写低值设备表,800 元以上的办理固定资产入帐手续,购置服装应填写材料进库单5.工作餐费按每人次 10 元为标准且限于工作餐,凭报销,需要注明用餐人数及原因6.报销需准备工行卡用于转帐7.尽量早上去财务室，周三财务不报账8.报销工作中有很多细节的东西,尤其是的审核部分,在工作中要多注意，如一定要有章并要与开支项目相对应，车票按顺序粘贴以避免连号等9.活动开始前向

21、活动收经费申请表，活动结束后及时找活动要和备案表10.院财务室：2580016苏老师：2580015附件四：研会活动材料汇总规范一、概述活动材料的化指对每个活动从策划、举办到后期总结等一系列相关信息的。作为一种资料的形式存在，在进行学期工作总结、年度工作总结的时候将会大大工作的效率。同时，化的材料也为干训班年度总结 DV 的制作提供原材料，作为下一届研会的参考资料，具有非常重要的意义。团委在年度结尾的时候也会需要由研会提供的具有代表性的活动材料，已经形成的资料将为这个工作提供很大的便利，也使得提供的活动材料有的可以参与评比。所要收集的材料包括策划书、活动经费备案、活动、活动海报、活动现场及活动总结。二、策划书此环节需保存所有最终版的策划书及项目立项书。要求：1.针对各个不同商家的策划书最终版（作为参考）2.不包含赞助商信息的策划书最终版（此策划在有赞助和没有赞助下都应该有）3.项目立项书，活动正式开始的立项书三、活动经费备案此环节需保存经费、经费申请表、经费使用明细及相关