会计档案管理方法

1、PAGE PAGE 11傲会计档案整理方叭法讲义扳一、会计档案概埃念俺会计档案是指会靶计凭证、会计帐绊簿和财务报告等安会计核算专业材办料，是记录和反懊映单位经济业务暗的重要史料和证叭据。（财政部和暗国家档案局财会阿字1998霸32号会计档哀案管理办法第胺五条）坝二、会计档案的碍内容与归档范围半1、会计凭证类案：原始凭证，记哀帐凭证，汇总凭八证，其他会计凭八证；澳2、会计帐簿类版：总帐，明细帐埃，日记帐，固定霸资产卡片，辅助奥帐簿，其他会计皑帐簿；俺3、财务报告类把：败月、季、澳年度财务报告，叭包括会计报表、哎附表、附注及文碍字说明，其他财哀务报告。八4板、其他类：银行靶存款余额调节表颁，银行对

2、帐单，奥其他应当保存的绊会计核算专业资拔料，会计档案移爸交清册，会计档懊案保管清册，会般计档案销毁清册爱。蔼奥注：实行会计电败算化的单位，氨打印出的纸质会俺计档案、案有关的电子数据案和相应软件资颁料也应归档。三、归档时间氨当年形成的会计拜材料，芭由财务会计部门熬的专（兼）职人皑员在次年第一季奥度内按立卷要求搬分类整理装订，艾在财务会计部门耙保管一年后，由懊会计部门编制移板交清册，向本单佰位综合档案室移哀交统一保管。四、保管期限稗会计档案保管期碍限分为永久、定阿期两类。定期保叭管期限分为稗3扳年、俺5吧年、盎10叭年、颁15癌年、斑25背年背5邦类。阿各类会计档案的败保管期限参照下颁表所列保管期

3、限瓣执行按序号背档案名称敖保管期限佰备注哀一 八会计凭证类澳1翱原始凭证澳15年翱2哀记账凭证懊15年阿3阿汇总凭证氨15年板二扳会计账簿类拌4稗总账罢15年霸包括日记账佰5扮明细账拜15年盎6啊日记账挨15年暗现金和银行存款芭日记账25年懊7哎固定资产卡片坝固定资产报废清斑理后保管5年稗8扒辅助账簿拜15年耙三办财务报告类般包括各级主管部俺门汇总财务报告癌9捌月、季度财务报敖告芭3年拜包括文字分析矮10绊年度财务报告敖永久白包括文字分析拔四癌其他类袄11啊会计移交清册昂15年案12癌会计档案保管清吧册跋永久傲13叭会计档案销毁清唉册邦永久矮14啊银行余额调节表昂5年胺15班银行对账单按5年笆

4、五、会计档案分坝类扒通常情况下一个昂全宗中会计八档案为一级类目拜（9或kj），八不同单位的会计班部门有不同的分傲类方法，一般常案用的有叭以下两种：摆（一）年度昂案形式（名称）翱白保管期限分类法叭。即把一个单位芭形成的会计档案拔首先按年度分开佰，再把一个年度柏的会计档案按财吧务报告、账簿、爱凭证、其他材料霸四种形式分为四霸大类，在四大类蔼内按永久、矮25罢年、挨15叭年、拔10稗年、伴5扮年的顺序排列。皑这种分类方法简懊便易行，分类与肮保管统一，便于案查找和利用，适板用于单位预算会昂计、企业会计，皑是应用广泛的一艾种分类方法。碍（二）形式（名扮称）蔼傲年度爸佰保管期限分类法暗。即把全部会计背档案

5、分成财务报办告、账簿、凭证颁、其他材料四大癌类，在四大类内板按年度排列，每败一年度内按保管叭期限长短依次排芭列。这种分类方板法实现了同一形碍式会计档案的集隘中排列，爸方便查找利用，白适用于形成会计败档案数量不多的隘基层小型单位斑。懊六、会计档案整绊理叭1、会计凭证类吧：凭证一般按月百整理，按凭证号坝顺序排列，凭证般封面要写清楚凭拜证起止号和总张爸数。隘装订时要摘除凭斑证内的金属物（绊如钉书钉、大头半针等），加上会背计凭证封面和封敖底，在左上角败“翱两孔一线邦”鞍或左侧拔“班三孔一线挨”把线绳装订，再封班粘装订线，并在袄封粘处骑缝加盖佰装订人印章，以凹示负责。澳2、会计财簿类摆：可以维护原来败的

6、账册分类。总拌账、明细账太薄按的账册相近的科巴目可以合并，太板厚的账册可以分伴开装订。现金日胺记账、银行日记办账是订本式的一芭般不要拆开订，颁维护原状就行。哎订本式账簿中的败空白帐页要保留懊，保持其原来面昂目，对有字的帐按页依次编写页号稗。活页式或卡片埃式账簿应去掉帐拌夹，抽出空白页把，应保留已设置拌会计科目但无业把务发生的帐页，霸对已记帐的帐页懊依次编写页号。爸3、财务报告类隘：年度财务报告翱（包括年度会计隘报表、附表、附案注及文字说明）扮要单独组卷，永埃久保管。月度、百季度统计报表一靶年一卷。财务报氨表太少的，年报捌、月、季报合一柏组卷的，保管期昂限从长为永久。般4、其他类：会摆计档案保管

7、清册疤抄写好时作为查搬找目录和移交目安录放在外面用，昂待保管期限满后摆与会计档案销毁氨清册吧一起装订成册归爸档，永久保存。癌会计移交清册由邦会计装订在当年敖的会计档案内，哀可以和报表一起拔装订。颁报表和账册的整袄理要与其他档案把一样编写页号，霸编页号，只编有巴文字的页面，正疤面编在右上角，鞍背面编在左上角案。芭抄写卷内目录，版装订，写封面，拌填写卷内备考表八。凭证不需要编暗写页号，也不用半抄写卷内目录。排列编号拜会计档案唉的排列编号方法爸很多，常用的有败：挨一是年度流水编办号法，一年的会隘计档案按财务报邦告、会计账簿、挨会计凭证和其他翱类的顺序排列，暗其中会计凭证按翱形成时间顺序排跋列、会计账

8、簿案俺卷按保管期限长安短结合账簿科目哀顺序排列、财务斑报告和其他类按暗保管期限长短排氨列，一年的全部斑会计档案编一个盎大流水号（案卷把号）。癌二是形式流水编哎号法，按会计凭芭证、会计账簿、傲财务报告和其他搬四种形式分开排版列，各编一个流胺水号（案卷号）安，每年延续上一案年度的案卷号分扒别编制四个案卷坝流水号。拔三、皑“盎年、限、类癌”摆的排列编号方法把。这一方法就是版以每一年度的会癌计档案为一单元阿。将每个案卷按盎不同保管期限，颁从永久到三年依袄次排列，然后将拌同一保管期限的哎案卷分类排列，袄最后以第一卷芭“跋永久埃”百卷为1号，接下拌去是2号，按顺氨序编制目录号，坝这些号码也作为把案卷号。这

9、种方隘法适用于一般的胺企业、单位。用搬这种排列编号方柏法，不仅简便易安行，便于案卷按罢期移交档案部门扳，而且较好地保佰持了会计档案的背历史和内容的联佰系，避免因到期挨案卷被销毁而出袄现排列号的中断半或挨“艾无头霸”邦的现象。（较实敖用）凹四、永久卷大流巴水与定期卷班“傲年、限、类艾”凹相结合的排列编艾号方法。这一方凹法就是将当年的八“跋永久巴”耙卷 中按时岸间先过去、后现澳在顺序排列，用扮大流水方法编号奥，即首卷为般“俺1号笆”唉，以后各卷按顺跋序编下去。其余背定期卷，仍以每坝一年度为一单元罢，按上述拌“挨年、限、类氨”艾方式排列编号。白企业会计档案用唉9或KJ作为一哎级类号，归档号吧依次写类

10、号、年般度、案卷号，如隘9皑哀2002-1,瓣 KJ2002矮-1,一年一个罢流水号。捌如采用形式流水傲编号法的，归档扳号应为901-1,把 KJ板0般1-1。D = 20、30、40单 位 统 一 ：mm比 例 ：1：2图A3(d) 会计档案盒脊格式板封面填写：第一背行写立档单位全俺称；第二行写案巴卷标题，一般写败作者、年度、报八表癌、账册名称，如凹“奥厂一九九八年度氨现金日记账跋”扒 卷内目录八顺序号澳责任者俺文号瓣题爸版名巴日期胺页号暗备注懊啊氨埃爸稗白备考表盎说明：罢斑肮立 卷 人：凹立卷时间：碍疤年埃罢月绊扒日蔼检 查 人：扳检查时间：摆盎年扒矮月捌俺日案卷目录俺案卷号盎类别唉题 摆俺名拜起止时间啊保管期限按卷内张数罢备注跋氨挨搬鞍澳爸扒七、会计档案销拌毁霸按会计档案管哀理办法第十条颁执行。邦销毁审批表模式叭：败经鉴定后，清出坝无保存价值的报扒表靶 败卷（册），帐簿搬 熬卷（册），凭证盎 袄卷（册）应予以盎销毁，请审批。氨 瓣 笆 捌 案 板鉴定领导小组负矮责人（签名）哀 搬 办 哀 坝年邦 佰月伴 凹日绊 败 败 唉 坝 败主管负责人（签扳名）拌 把