采购管理及其付款循环

1、 HYPERLINK 內部控制制度皑採購及付款循懊環胺文件管制等級：耙坝袄極機密办邦機密 矮敖普通目 錄哀 拌 耙 皑 柏 拜 拜 扮 坝 袄 佰 安頁次埃壹、蔼流程圖稗安摆般暗1跋貳、挨作業程序叭霸阿般摆8拌CP-201請摆購作業拜胺邦肮背8班CP-202供般應商管理作業昂奥绊9败CP-20扳3把採購作業矮败叭10傲CP-20笆4哎進口作業敖佰隘1拜2氨CP-20懊5挨驗收作業翱胺拌1哀3斑CP-206付澳款作業爱靶昂1傲5扮CP-207進吧貨退把回哀及折讓作業背扮班1傲7暗CP-208特阿採管制作業绊矮敖碍19拜叁、跋表單吧拔斑罢白澳21CP-100採購及付款循環主流程圖CP-101請購作

2、業流程圖簽准是否預算作業庶務用品原物料固定資產採購作業退回需求單位請購單請購單固定資產循環CP-102採購作業流程圖CP-103進口作業流程圖CP-104驗收作業流程圖CP-105付款作業流程圖CP-106進貨退回及折讓作業流程圖CP-106進貨退回及折讓作業流程圖一、作業程序：CP-201請購作業拌1.拜一般蔼原物料邦及商品办請購笆：熬資材敖部吧或啊需求單位依客戶澳訂單、庫存狀況岸、交貨進度或佰研發等政策性需靶求填寫請購單奥奥，扳經權責主管審核爸後，作為採購原跋物料或商品之依熬據。氨2.奥緊急請阿購時疤，扳請購單位靶應艾先行澳口頭報請權責主拜管核准奥，吧並請採購單位先矮行詢、比、議價袄後，耙

3、由矮請購單位填捌寫澳請購單佰，扮並加註安”霸急件叭”拌字樣，經權責主矮管核准後，按採伴購程序優先辦理半。奥緊急請購完成後唉，仍應補齊未完暗成之書面文件資伴料或流程。碍3.哎庶務用品請購斑：般由需求單位填寫爱請購單巴，版經權責主管簽核岸後，送請採購單笆位氨進行採購作業。笆4.固定資產之靶請購，阿依皑CF捌固定資產循環拜之規定辦理。颁5.各單位提出翱請購把需求時，必須考扳慮採購之前置時矮間，以免無法及岸時採購影響正常碍作業白。板6.案國外請購應考慮扒國外供應商提供蔼貨品之敖前置蔼時間，扳以伴免延誤生產班作業艾及交貨办期限。 笆7.各項請購作摆業應依核決權限碍表之規定進行。二、控制重點：哎1暗.氨各

4、項請購資料是伴否確實審查。爸2.半各項請購是否經佰權責主管胺核准安。肮3.罢資材隘部翱或胺需求單位是否依佰訂單袄、矮庫存唉狀況八或研發進度開立奥請購單。哎5.緊急佰請办購原因之說明是芭否合理，其次數翱是否頻繁暗。三、作業依據：霸 1.核捌決權限表四、使用表單：1.請購單一、作業程序：CP-202供應商管理作業捌1.啊擬癌新增之供應商癌應翱由採購人員填寫拜版廠商資料卡唉，並通知評鑑俺小組拜訪廠商，爱由評鑑小組建立班供應商懊評鑑表碍，經遴選合格班者才能成為合格背供應商。班2.爱原有之供應商須昂定期案進行佰評鑑，採購單位八應填具岸供應商評鑑表奥，並由評鑑小叭組依規定執行評白鑑作業拌；評鑑鞍方式熬、绊

5、內容與時間應依邦資材核決權限補拜充細則之規定辦翱理翱。二、控制重點：绊1.暗採購單位皑是否岸對新增供應商，版建立供應商基本办資料，並依規定哀進行評鑑作業。唉2.伴是否按定期鞍檢巴視供應商交貨品斑質與交貨日期。把評鑑不佳之廠商傲是否爸有後續處爱理措施。三、作業依據：唉 1.資邦材核決權限補充拔細則四、使用表單：1.廠商資料卡扮2.班供應商胺評鑑吧表一、作業程序：CP-203採購作業翱1.半一般原物料及商芭品採購作業：哎(1)阿採購單位為穩定案購料品質並確保氨貨源，應澳依拔供應商管理程昂序對供應商進白行評拌鑑。班(2)案 癌採凹購單位應將供應摆商分為四級：A爸級為耙BOM內阿所有安的材半料供應商拌

6、；B級為案非BOM內輔助稗生產用料供應商白；C級斑為固定資產類、阿維修類、工程類叭供應商；D級為胺大賣場、藥店、癌五金行等跋。阿(3)跋採購單位接獲核百准之請購單挨後，依捌（2）案之分類選擇適合办之供應商，如需昂詢鞍、隘比岸、拔議價，爱應將結扳果記錄於凹採捌購單，呈權責哎主管核准後，向版供應商碍發出班訂背單碍。把(4)蔼對肮於靶獨家扮製造、代理安或背因癌品質皑要求颁必須指定某廠霸商唉時，採購單位應扮注意訂購時點，碍並嚴加啊控管巴交期，以免延誤靶生產。哎(5)板供應商收到懊採百購單後，採購案單位應等供應商搬簽挨回罢採昂購單或蔼以傳真、E-m办ail等方式確凹認收到訂單後，昂方能办確定完成訂購。唉

7、(6)邦若訂單有更改或柏取消時，應於採傲購作業處理期限爱內提前通知。百並艾須詳述更改按或取消袄原因，矮經安權責主管核准後拔始得辦理。坝(伴7斑)扮請購邦作業哎之撤銷或變更，鞍由請購單位拜填寫請購變更背單奥通知採購單位，挨並將其撤銷或變俺更之原因、事項奥記半錄於拜請唉購蔼變更盎單按，經權責主管核捌准後唉始得按辦理變更事宜。袄如皑採板購單已發出，爱則由採購單位與霸廠商摆進行案溝通绊協岸調捌。袄(8)採購單位般應每月覆核所有挨請購單是否均被绊執行。拔2.吧庶務用品採購唉：靶(1)笆庶務用品八因單價低、種類绊繁雜，且多為固颁定之奥配合廠商。仍扳須疤不定期進行詢、拜比、議價，霸並癌將結果填寫靶於搬採購單

8、啊上伴，經權責主唉管邦核准隘後绊始得背進行採購暗作業哎。按(碍2扮)隘若訂單有更改或疤取消時，應於挨採購半作業處理期限內袄提前通知。奥並皑須詳述更改靶或取消捌原因，肮經绊權責主管核准後鞍始得辦理。碍(哎3胺)白請購作業之撤銷阿或變更，同一般俺原物料及商品採哀購作業。CP-203採購作業二、控制重點：傲1.安採購單位奥是否依已核准之版岸採爸購單進行採購案。阿2.唉澳採挨購單绊是否請供應商簽癌回，以確定完成疤訂購。熬3.供應商記錄柏是否有隨時更新罢。靶4.是否適當執扒行詢、比、議價邦。板5.芭報價差異過大時疤是否疤徵詢請購單位之版意見。半6.相關單據把是凹否連續編號，並跋經權責主管確實袄簽核。氨7

9、.採購單位是爸否依百採氨購單之交貨進耙度控爸制追蹤，如埃有到期未交，八是否按及時向廠商催交颁。跋8.半採購單位是否每翱月覆核請購單之邦執行狀況。三、使用表單：1.請購單2.採購單3.請購變更單八4奥.安採哀購懊變更艾單 一、作業程序：CP-204進口作業阿1啊.搬採購單位下採購矮訂败單予供胺應商，芭船務人員安排貨斑物進口百相關事宜坝：蔼(1)碍採購瓣條件為FOB應唉辦理投保事宜耙。懊(2)肮貨物裝船後，供绊應商靶會扒通知採購人員起把岸日期及預岸計肮到達日霸期扒，挨由採購單位通知凹船務人員安排進挨口拌相關班事宜。2.報關作業：澳(1)艾船務人員備妥以案下報關哀文件瓣進行熬報關肮作業：袄A.扒In

10、voice伴败Packing哀 ListB.提單3.提貨作業：芭(1)伴報關行應告知貨拔運公司提貨時間霸及預估到廠時間柏。叭(2)爱船務艾人員斑應般隨時掌握吧進度傲，背並將到貨之相關挨訊息通知熬採購板人員埃及倉管單位笆，盎據以辦理點收貨芭物相關稗事宜。二、控制重點：案1.扳採購單位敖是否邦跟催颁供應商交貨日颁期，並艾通知船務人員暗安排辦理進口柏相關事宜拔。柏2.柏船務單位霸是否及時半辦理皑報關疤作業奥。绊3.船務單位是叭否隨時跟催物料扳進度，並及時通埃知相關部門。三、使用表單：埃1.疤INVOICE叭P岸ACKING 拌LIST2.提單CP-205驗收作業一、作業程序：CP-205驗收作業瓣(

11、一)一般佰原物料與商品之肮驗收：伴(1)靶採購單位依拜昂採半購單之矮交拌貨肮時間稗跟催办供應商交貨按時程。靶(2)拜倉管奥單位罢於到貨時笆依據爸採購昂單拜核對矮廠商搬送貨單败上挨之办品搬名及澳數量佰，柏並填寫進貨單邦 扒。柏(3)搬倉管人員隘於到貨按後，連同霸進貨凹單跋轉至奥品保俺部進行八檢驗搬。鞍(4)品保癌部應癌依檢驗規範辦理邦進料岸檢驗作業，填寫唉進料檢驗摆單哎八，再交由氨倉管單位，依據邦品保啊部判定拌允收奥之半數量辦理入庫熬。吧(5)多角貿易捌之商品驗收參照熬銷售及收款循坝環CS-205澳交貨作業。按(二)翱一般稗庶爱務用品之驗收巴：板1.由柏倉管單位扮進行澳驗收八，罢檢驗奥不合盎格時

12、應鞍將物品退回，澳並請廠商重新送挨交俺所拜訂購拔物品，斑直袄至驗收完成蔼。疤 隘2凹.倉管單位班應靶核對鞍採碍購單捌及廠昂商暗送貨單、發票是岸否相符佰。二、控制重點：笆1.供應商是否坝於預定日期交貨拜，有無延誤供貨搬之情況。拌2罢.瓣挨進料檢肮驗單艾內容與暗採艾購單皑及懊發票內容是否相拜符。埃3肮.颁耙進料檢驗阿單般是否連續編號並邦經相關埃單位颁人員簽核。坝4.各項檢驗程俺序，是否背於癌期限內完成。坝5颁.版品保办部邦是否跋依檢驗規範辦理按進料檢驗。碍6.屬國外採購案之材料，若數量拔不符或有損壞等罢情事，採購人員昂是否安及時懊通知國外供應商百查明原因。澳責任歸屬為佰供應商時，是否敖要求供應商補

13、足癌損壞或不足之數拌量，或由扮財白務部懊辦理扣款。三、使用表單：1.採購單2.進貨單3.進料檢驗單CP-206付款作業一、作業程序：盎(一)國內採購绊付款耙：背1.敖採購單位於貨品奥驗收後，半應哎彙巴整有關之罢採扮購單、發票靶跋、傲版進料檢霸驗摆單哀艾、進貨單爱等單據，捌並阿填具應付憑單唉碍轉送凹財爱務部罢核對無誤後編製拌傳票，經權責主芭管核鞍准拜後傲始得由靶出芭納辦理付款办作業巴。耙2.癌財笆務部啊應板核對採購單位之疤爸應付憑單爸按、八進貨阿單矮癌、坝採按購單、發票哎皑、八進料檢驗稗單般上之品名、數量拌、單價拌是否相符，矮並扒覆核哀所有绊單據是否經權責爸主管案簽疤核。败3.搬貨款之支付，除半

14、定額零用金或經罢權責主管核准得哀以現金支出叭者凹外，一律以匯款稗或支票方式支付把，其付款日或票凹期搬依約定之俺交易條件办辦理袄。埃4.办應唉付票據癌之矮開立耙應版書明抬頭、劃線败及禁止背書轉讓搬，由供應商前來傲公司領取或以回搬郵掛號方式郵寄办給供應商，並要瓣求對方於收傲到扳票叭據哎後將支票收訖回耙執聯蓋章傳真或挨寄回。佰5.摆空白支票應由財八務部指派專人保版管，並由主管不吧定期進行抽查岸或盤點把6.案財務部應每月核捌對總帳與明細帳澳是否相符。白7白.吧金額人民幣貳仟搬元以下之零星採伴購耙，考量請款作業瓣之方便，可以零奥用金方式支付靶，其相關作業應敖依零用金作業程挨序之規定進行。矮(二)國外採購

15、澳付款柏：氨1.背船務办人員接獲盎採氨購單、挨Pro稗forma盎 Invoic耙e半（或輸入許可證熬）败後，盎應哀通知採購單位碍填寫按應付憑八單，伴以柏進行貨款某個百阿分比結滙請款，袄並安附上相關單據呈碍請權責主管核摆准靶後，轉送啊財務部扳。昂2.败財務部扒接獲請款資料審般核無誤芭後，應即爸編製傳票，版並爸呈請罢權責埃主管安核准哀後，昂始得由摆出納矮人員百開百立败票哎據拔或至銀行盎進行暗電匯巴、胺開狀等業務。癌3.啊出納爱人員稗依程序完成開岸立斑票斑據或開狀作業後敖，癌應唉將相關單據歸檔败備查拔4.銀行通知贖癌單時，唉船務碍人員办應板持銀行寄來瓣之伴到單通知，進行翱貨款某個百分比办之叭贖單作

16、業或融資跋作業，半並班填寫印班鑑使用熬申請笆單岸呈請權責主管澳核准笆，交由熬財務部败編製傳票蔼後疤，把始得霸由出把納把人員熬辦理開傲立隘票绊據或拔至銀行還款懊、澳改貸。邦5.吧各項報關費用（矮關稅、運費、裝爸卸艾費等），由版船務芭人員哎檢附各項資料，叭並拌填寫癌零用金申請安單辦理請款。CP-206付款作業二、控制重點：邦1.叭採購單位是否霸於辦妥驗收肮作業坝後，坝即叭備搬齊暗各項傲單據靶申請付款。爸2.請款時，各澳項單據阿是否安檢具齊全，並經芭權責主管核准。拜3.疤是否奥除碍定額零用金或經隘權責主管核准得啊以現金支出扒者芭外，一律以匯款柏或支票方式支付败。罢4.瓣出納人員是否追拌蹤支票收訖回執

17、捌聯之收回。吧5.斑財绊務部邦是否定期覆核應芭付帳款明細之沖岸銷。班6.懊國外採購吧之澳付款，挨是否罢適時提出申請。三、作業依據：摆 1.伴零用金作業程序四、使用表單：胺1.懊零用金申請蔼單2.採購單3.進料檢驗單4.進貨單6.應付憑單绊7翱.印鞍鑑使用阿申請埃單一、作業程序：CP-207進貨退回及折讓作業作業暗1.氨品保挨部半進行按進料檢驗百發現有阿品質半不合格俺時按，應扒於笆進料檢驗俺單背翱載明，摆且填寫允收數量爱與不合格數量，摆再交予倉管單位岸點收數量，般並開立暗品質奥異常邦處理埃單罢會簽相關單位。柏2.採購單位盎被告知百原物料拜經扳檢驗不合格時，按應熬填寫退貨單背，办並斑及時案通知供應

18、商岸請其運回。摆不合格品數量請扮供應商儘速補貨懊或即時辦理扒扣癌款案相關奥事宜。扳3.碍交拜貨邦發生短缺摆時百，由採購單位以爸傳真或爱E-mail唉，斑通知埃供應办商跋儘快扒補瓣足；超交部份應奥拒收並退回。稗4凹.廠商發票如已靶開立，須辦理退八貨或金額折讓時半，隘採購單位應白請財板務部按填寫八營業人銷貨退回佰、瓣進貨退出百或霸折讓證明單扳或Deb摆i按t Note爱，經權責主管核八准後始得辦理。绊5唉.拔廠商靶逾期未交貨應儘疤速連絡催搬交霸，採購時訂有合芭約者，則碍依採購百合約規定瓣辦昂理。稗6奥.般對於廠商疤不履行安合約之採購案件稗，板採購單位應會同把財務部捌核算廠商不履行靶合約對公司造成案

19、之損失，傲向廠商求償，氨並追究相關人員安責任。扮7扳.採購人員應將背供應廠商履行合坝約情形，載入供蔼應商基本資料檔隘，並做成備忘記摆錄，背俾作熬為下次採購之參伴考。二、控制重點：敖1.蔼所皑交貨品如因檢驗阿不合格退回更換哀者，其交貨日期稗是否阿以替換補送到達搬日期為準。 罢2.阿各項違約是否依巴約定（合約）之爸規定處理。癌3.啊預定交貨日期前捌，採購人員是否背與供應商哎區確認凹能否如期扮交貨胺。昂4办.翱經決定退回之板原物料或貨品巴，採購人員是否澳通知摆財務部爸辦理扣款摆或板進行換貨熬。笆5白.跋所交貨品如因檢捌驗不合格退吧回更換者，是否熬於約定之期限內俺補足。CP-207進貨退回及折讓作業作

20、業三、使用表單：1.進料檢驗單颁2爱.鞍品質癌異常爸處理颁單3.退貨單翱4皑.皑進貨退出暗貨拜折讓證明單一、作業程序：CP-208特採管制作業1.特採申請：按(笆1巴)由使用單位凹或檢驗單位癌提出申請，並填胺寫办品質笆異常摆處理邦單碍蔼載明建議蔼特採理由。把(芭2敖)申請特採須填败入下列資料：申傲請日期、品名、拜編號、料胺號/斑規格、數量、瑕俺疵摆狀況、申請理由绊等。啊(3)特採申請昂時機：芭A.進料被伴品保部版判退，但生產單柏位急需材料或在隘停線中。暗B.製程中發生捌重大品質異常，捌但產品可轉賣時凹。胺C.成品被判退隘，跋但案顧客急需產品或笆顧客所能接受亦背或可轉賣，且不霸足以危害公司信按譽碍時扳。把D.顧客抱怨退懊貨，產品可轉賣安或可重颁工碍時。绊(4)特採之限邦制