《办公室文档管理》第一章

1、办公室文档管理王娅 QQ:2680250102 一、课程设置的目的了解文书、文书工作、档案、档案工作的理论、方法、技术，具备在现代办公环境中撰制、处理公文、立卷归档、档案价值鉴定、电子文件及数字化档案管理及文档信息的有效保存及利用等实际技能，从而胜任各类组织机构的办公室文档工作，并积极有效的利用文档信息资源服务组织结构的长远发展。前 言 二、教材及参考书介绍1、档案管理学邓绍兴,陈智为等.中国人民大学出版社，19962、文书学（第二版） 王建. 中国人民大学出版社20113、现代档案管理基础薛四新. 机械工业出版社 20074、应用写作曾国权，吴建萍等.巴蜀书社，2003 三、课程基本架构介绍

2、 四、教学内容及基本要求第一章 概论第一节 文书学概述一、文书学研究对象1、 文书学一门以文书和文书工作作为研究对象的学科。 2、 文书的形成A、文字的形成是文书产生的必要条件B、社会组织的形成是文书产生的充分条件文字的出现使文书的产生称为可能，而社会组织的出现（包括阶级、国家）则使这种可能称为现实。 3、 文书的定义 人们在社会活动中为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。 4、 文书的发展A、文书的制成材料。B、文书的用途和格式。二、文书的特点和作用1、 文书的基本特点 A、记录性 B、传递性2、 文书的作用文书的作用指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能。A、传

3、播信息 B、凭证依据 C、管理作用三、文书学的形成与发展 随着文书及文书工作的演化和发展而逐步形成的。其发展历程大致可分为三个阶段。 1、 酝酿阶段 ：主要体现在以下三个方面A、汇集文书的资料 ，尚书；B、研究文书的撰制，论语宪问；C、制订文书工作规则，翰林学士旧规。 2、 形成阶段以较为系统的文书工作知识成果出现为标志A、大量的文书工作著述出现B、专门教育 C、改革实践 3、 发展阶段A、设立专门的文书学研究机构B、出版大量的文书学学术专著第二节 公文概述一、公文的概念公文，即公务文书，它是国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时形成和使用的具有法定效力和规范的一种文书。1、 公文概念的内涵

4、1.1 在社会实践活动中形成，形成主体是各种合法存在的机关或社会组织。1.2 公文是基于人类主观意图而形成的，其形成必然出于特定的管理目的，服从一定的需要，而不是随意的记录。1.3 公文是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。 2、 相关概念2.1 文书与文件 A、清以前无“文件”的概念，现将历史上形成的文件统称为文书。B、目前，国际上“文件”是一通用概念，因此，把当代文书称为文件。C、文书被赋予引申涵义。 2.2 文书与公文A、文书公文。B、公文与私人文书。C、公文是文书的主流。D、我国的文书学即公务文书学，或简称公文学。2.3 文件、文书、公文三者之间的关系A、联系：本质上是没有区别

5、，三者之间也是存在一定联系的。属性上一种信息材料；文体上都是应用文；形成作者上都是社会组织或个人；形成领域都是各种社会活动或实践；形成目的都是为了信息的传递、处理事务。 B、三者有明显的区别外延不同：文件文书公文产生时间不同：公文较之文书要晚些。使用习惯和范围不同：党的系统常称“文件”； 行政 机关多以“公文”相称；学术界和外交届多用“文书”。二、公文的特点1、 由法定作者制发所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织（包括国家机关、企事业单位和人民团体）及其领导人。2、具有法定权威性所谓法定权威性，是指公文在法定的时间与空间范围内，能够对受文者的行为产生一定程度的

6、强制性影响。3、具有现行效用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。 4、具有规范的体式指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。 5、具有特定的处理程序按照国家的有关规定，收文和发文都有一定的处理程序，各环节皆有顺序性和规范性，不得自行其是。 6、具有特定的受众指公文具有特定的阅读者，不同的公文其阅读范围是有所区别的，主要是因其制作者和制作目的以及涉及内容而有所不同。 7、具有特殊的处置方式指公文在办理完毕后，应根据其特征、相互联系、保存价值等信息分类整理并立卷和归档，对不归档的公文也不允许随意堆放或私自处理。公文的销毁需经进行价值鉴定和主管领导批准，对涉密

7、公文的销毁，需进行登记并由专任进行监销。三、公文的功能和作用1、 公文的基本功能指公文在公务活动中发挥的实际效力，具体表现为两个方面。1.1 公务管理的工具 1.2 社会沟通的手段 2、 公文的具体作用由于公文内容的不同，运动的领域和形式不同，其作用的效果就会有不同的表现。2.1 策令作用（明法传令）制发公文的组织机构或个人，通过公文把党和国家的方针、政策，把自己的决策意图和要求，以策令形态的实体形式传递给其他社会社会组织及其他人员，达到统一思想、统一行动的目的。2.2 规范约束作用相当一部分公文，是全国和地方性的各种法律、法规和规章，具有规范人们行为的作用。2.3 宣传教育作用各级社会组织经

8、常制发一些旨在对干部、职工或广大群众进行思想教育的公文。2.4 联系和知照作用公文除了在上下级之间进行协调和沟通之外，还可以在平级和不相隶属的组织之间交流信息、通报情况、商洽事务、取得配合。每份公文都具有一定的知照作用。如公告、通知等。2.5 参考凭证作用社会组织处理公务的各种信息，通过公文得以固定并存贮，它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动性质、状态和过程，保留了公文在运转过程中的各种原始痕迹，具有重要的参考凭证功能。公文的上述具体作用不是孤立的，而是相互依存、彼此联系的。通常情况下，一篇公文会同时具有几个作用。三、公文的类别1、公文的分类 根据不同的分类标准，着眼于文书工作的现状

9、与未来，从不同的侧面、不同的角度入手，可将公文划分为不同的类别。1.1 从物质载体的角度分类A、纸质文件 B、感光介质文件C、磁介质文件 D、电子文件 1.2 从公文内容性质的角度分类A、规范类文书 ：如条例、规定、办法、章程等。B、领导指导类文书：如命令、决定、批复等。C、报请类文书：如报告、请示、议案等。D、知照类文书：如通知、公函、介绍信、简报等。E、 契约类文书：如合同、协议书 等。F、 会议文书：如会议纪要等。 1.3 从公文涉密程度的角度分类A、绝密 B、机密C、秘密 D、内部E、限国内公开 F、对外公开凡涉密文件可统称为密件，非涉密文书可称为平件。密件和平件的发送范围不同，密件有

10、专门的传递渠道和严格的保管制度。1.4 从行文方向的角度分类不同方向的行文反映不同 的工作关系，也需要选择不同的文种，使用相应的语言，其价值和作用亦不同。 A、上行文 B、下行文 C、平行文1.5 从机关授受公文的角度分类A、发文 B、收文发文和收文有各自不同的处理程序，保存价值也不同，一般来说各机关主要保存本机关制发的公文。1.6 公文办理时限的角度分类A、特急件 B、急件 C、平件凡有办理时限要求的文书，应将紧急程度的标记标识于文面和封套之上，无比按照规定迅即传递，如期办理。1. 7 从公文稿本的角度分类A、草稿 B、定稿 C、正本D、副本 E、 不同文字的稿本2、文种及其用途从不同角度将

11、文书划分为不同的类别，而每一类文书按照性质、用途等又可细分为若干种，每一种文书都有自己特定的作用和使用范围。为方便识别和使用每一种文书，需要赋予每一种文书以固定的名称，这就是“文种”2.1 文种的选用规则A、根据发文目的选择文种B、根据行文关系选择文种C、根据发文机关的权限选择文种D、根据国家有关规定选择文种2.2 通用文种及用途A、规范类：条例、规定、办法B、领导指导类：命令、决定、指示、批复C、报请类：议案、报告、请示D、知照类：公告、通告、通知、通报、公函E、会议类：会议纪要第三节 档案学概述一、档案的定义及档案现象1、档案的定义档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、

12、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中华人民共和国档案法“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 档案工作基本术语“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”档案学概论2、档案的基本含义2.1 是直接形成的，是原始的历史记录；2.2 是各种组织结构和个人在社会活动中形成的；2.3 是保存备查的历史记录；2.4 形式是多种多样的。 3、档案与相关事物的关系3.1 档案与信息“档案信息”与“信息”是种概念与属概念的关系：档案信息

13、是信息的一种存在形式。 3.2 档案与文献二者内涵不同，外延有大面积交叉重合。 3.3 档案与文书二者有实存形态上的直接转换关系。但不能因此而混为一谈。3.4 档案与图书关系密切，管理想通，但有及明显的区别。A、本质不同 B、社会功能不同C、内容上有交叉，但也区别明显 3.5 档案与资料关系最密切。档案常被作为资料看待并使用，但资料却不能被完全作为档案保存和使用。3.6 档案与文物内涵上十分接近，但区别仍然存在。内容信息的清晰性和确定与否是二者之间的根本区别。 4、档案的种类档案分类涉及三个层面： 第一，对档案的认识性分类（概念分类），即对档案的种类认识；第二，档案实体的管理性分类（实体分类）

14、；第三，档案内容信息的管理性分类（信息分类或检索分类）。 4.1 公务档案与私人档案；4.2 历史档案与现行档案；4.3 文书档案、科技档案与专门档案；4.4 中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案。二、档案的源流1、档案的起源1.1 档案起源诸说A、文字是产生档案的必要条件；B、文字和国家的出现是其产生不可缺少的条件；C、以原始记事方法形成的记录就是档案。 1.2 中国档案起源A、中国原始文字记录的产生时间可能距今已有5000多年。也可以认为这是中国古代档案大致的起源时期。（仓颉造字）B、商代甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。 1.3 外国档案的起源A

15、、古代埃及，公元前3000多年前就出现文字。B、两河流域，约公元前4000年就出现了关于供奉祀神费用的农场的文件，这也是发现的两河流域距今最古的文献。2.1 纸质使用之前的中国古代档案 A、甲骨档案（卜辞） B、金石档案石鼓文旧拓片毛公鼎铭文 C、简牍档案居延汉简云梦睡虎地秦简D、缣帛档案马王堆帛书2.2 纸质档案、音像档案和电子档案A、纸质档案：我国第一篇专门制造的植物纤维纸出现在东汉时代，距今已有1900多年。B、音像档案：是机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音和影像的档案。C、 电子文件/电子档案三、档案的价值和作用1、 档案的价值及形态档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用

16、性。档案价值形态是指档案价值的具体表现形式。从不同的角度剖析和划分，档案机制具有不同的表现形式。1.1 凭证价值和情报价值1.2 现实价值和长远价值1.3 对于形成者的价值和对于社会的价值2、档案的作用2.1 行政作用 2.2 业务作用2.3 文化作用 2.4 法律作用2.5 教育作用 四、实现档案价值的规律和条件1、 档案价值的扩展律1.1 价值主体扩展而导致的档案价值扩展1.2 作用性质的变化而导致价值扩展2、 档案价值的时效性2.1 档案与利用者需求之间关系的时效性2.2 档案价值形态的时效性 3、实现档案价值的条件3.1 社会环境3.2 社会档案意识3.3 档案管理水平 一、公文公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 二、档案 档案是组织或个人在以往的社会实