Excel好会计必学35招秘技

1、瓣Excel好会熬计必学35招秘翱技熬也许你已经在E耙xcel中完成敖过上百张财务报扮表，也许你已利扮用Excel函埃数实现过上千次吧的复杂运算，也皑许你认为Exc办el也不过如此绊，甚至了无新意把。但我们平日里靶无数次重复的得八心应手的使用方百法只不过是Ex唉cel全部技巧瓣的百分之一。本安专题从Exce盎l2002中的隘一些鲜为人知的搬技巧入手，领略案一下关于Exc爱el的别样风情败。斑一、建立分蔼类下拉列表填充叭项罢我们常常要鞍将企业的名称输柏入到表格中，为氨了保持名称的一盎致性，利用挨“八数据有效性捌”败功能建了一个分肮类下拉列表填充哎项。矮1.在Sh巴eet2中，将捌企业名称按类别扒

2、(如版“拔工业企业叭”鞍、佰“傲商业企业矮”吧、叭“笆个体企业芭”哀等)分别输入不傲同列中，建立一拔个企业名称数据八库。搬2.选中A扒列(澳“绊工业企业奥”败名称所在列)，岸在袄“岸名称扒”爱栏内，输入跋“爱工业企业拌”胺字符后，按翱“柏回车斑”斑键进行确认。罢仿照上面的拌操作，将B、C暗癌列分别命名为昂“熬商业企业邦”背、板“癌个体企业扮”颁 3.切换敖到Sheet1蔼中，选中需要输绊入疤“爱企业类别靶”坝的列(如C列)敖，执行暗“矮数据巴敖有效性柏”拜命令，打开傲“瓣数据有效性吧”爸对话框。在伴“班设置办”阿标签中，单击百“班允许伴”埃右侧的下拉按钮爸，选中罢“背序列奥”靶选项，在下面的唉

3、“澳来源芭”啊方框中，输入板“阿工业企业昂”瓣，案“爱商业企业矮”鞍，般“板个体企业袄”巴序列(各元素之坝间用英文逗号隔颁开)，确定退出巴。芭再选中需要哀输入企业名称的班列(如D列)，按再打开熬“熬数据有效性隘”爱对话框，选中矮“哎序列扒”八选项后，在绊“隘来源巴”俺方框中输入公式案：=INDIR隘ECT(C1)罢，确定退出。翱4.选中C摆列任意单元格(矮如C4)，单击皑右侧下拉按钮，霸选择相应的靶“般企业类别熬”颁填入单元格中。唉然后选中该单元阿格对应的D列单坝元格(如D4)碍，单击下拉按钮捌，即可从相应类吧别的企业名称列哀表中选择需要的拜企业名称填入该按单元格中。佰提示：在以伴后打印报表时

4、，安如果不需要打印岸“隘企业类别皑”背列，可以选中该叭列，右击鼠标，板选碍“斑隐藏安”熬选项，将该列隐岸藏起来即可。拔二、建立皑“癌常用文档霸”扮新菜单安在菜单栏上蔼新建一个爸“拌常用文档碍”伴菜单，将常用的哀工作簿文档添加搬到其中，方便随爸时调用。版1.在工具哎栏空白处右击鼠芭标，选鞍“巴自定义挨”疤选项，打开背“疤自定义半”办对话框。在坝“半命令般”败标签中，选中芭“唉类别扒”啊下的安“把新菜单芭”俺项，再将柏“八命令板”霸下面的俺“哀新菜单吧”八拖到菜单栏。敖按扒“霸更改所选内容奥”隘按钮，在弹出菜氨单的哎“拔命名埃”皑框中输入一个名拔称(如芭“胺常用文档败”捌)。奥2.再在扮“岸类别摆

5、”熬下面任选一项(扒如埃“摆插入芭”矮选项)，在右边拔“爱命令按”盎下面任选一项(案如靶“白超链接哀”绊选项)，将它拖靶到新菜单(常用岸文档)中，并仿捌照上面的操作对佰它进行命名(如哎“傲工资表澳”阿等)，建立第一盎个工作簿文档列爸表名称。吧重复上面的拌操作，多添加几吧个文档列表名称拜。拔3.选中唉“哀常用文档叭”哎菜单中某个菜单颁项(如斑“爸工资表哀”八等)，右击鼠标肮，在弹出的快捷半菜单中，选拌“凹分配超链接唉按打开瓣”板选项，打开败“绊分配超链接盎”啊对话框。通过按靶“板查找范围啊”岸右侧的下拉按钮佰，定位到相应的扳工作簿(如霸“啊工资.xls爱”俺等)文件夹，并熬选中该工作簿文鞍档。俺

6、重复上面的爱操作，将菜单项唉和与它对应的工安作簿文档超链接叭起来。岸4.以后需扳要打开巴“矮常用文档案”翱菜单中的某个工敖作簿文档时，只版要展开爱“百常用文档隘”袄菜单，单击其中败的相应选项即可吧。霸提示：尽管艾我们将俺“百超链接办”昂选项拖到了佰“柏常用文档柏”白菜单中，但并不败影响般“奥插入八”稗菜单中吧“安超链接版”埃菜单项和邦“瓣常用坝”伴工具栏上的懊“胺插入超链接碍”扳按钮的功能。扒三、让不同案类型数据用不同百颜色显示八在工资表中矮，如果想让大于板等于2000元澳的工资总额以疤“八红色半”凹显示，大于等于翱1500元的工氨资总额以绊“吧蓝色百”八显示，低于10案00元的工资总笆额以艾

7、“斑棕色氨”傲显示，其它以按“班黑色罢”扒显示，我们可以百这样设置。拌1.打开伴“哎工资表傲”熬工作簿，选中安“凹工资总额爱”板所在列，执行哀“八格式敖拔条件格式坝”氨命令，打开摆“岸条件格式八”把对话框。单击第暗二个方框右侧的瓣下拉按钮，选中败“稗大于或等于案”败选项，在后面的阿方框中输入数值败“懊2000靶”鞍。单击袄“爱格式八”办按钮，打开坝“阿单元格格式案”邦对话框，将般“佰字体爱”疤的爸“安颜色背”稗设置为氨“拔红色氨”吧。柏2.按肮“蔼添加伴”把按钮，并仿照上瓣面的操作设置好澳其它条件(大于柏等于1500，阿字体设置为隘“扳蓝色拜”拌；小于1000盎，字体设置为摆“柏棕色拌”跋)。

8、坝3.设置完隘成后，按下熬“啊确定班”巴按钮。笆看看工资表皑吧，工资总额的懊数据是不是按你盎的要求以不同颜昂色显示出来了。颁四、制作颁“俺专业符号凹”霸工具栏般在编辑专业盎表格时，常常需袄要输入一些特殊班的专业符号，为懊了方便输入，我搬们可以制作一个半属于自己的班“伴专业符号凹”盎工具栏。袄1.执行颁“把工具蔼半宏佰佰录制新宏坝”跋命令，打开奥“罢录制新宏版”袄对话框，输入宏爸名斑般如邦“鞍fuhao1熬”佰并将宏保存在败“叭个人宏工作簿鞍”巴中，然后岸“唉确定跋”芭开始录制。选中爸“八录制宏案”爸工具栏上的捌“啊相对引用傲”唉按钮，然后将需摆要的特殊符号输安入到某个单元格拌中，再单击癌“叭录

9、制宏百”哎工具栏上的癌“奥停止疤”半按钮，完成宏的坝录制。挨仿照上面的翱操作，一一录制罢好其它特殊符号颁的输入吧“拜宏盎”瓣。半2.打开碍“矮自定义颁”百对话框，在埃“半工具栏版”啊标签中，单击靶“把新建摆”岸按钮，弹出扮“俺新建工具栏百”佰对话框，输入名败称办“巴专业符号拌”板，确定后，即在岸工作区中出现一板个工具条。坝切换到败“佰命令昂”罢标签中，选中跋“摆类别扮”俺下面的背“背宏白”埃，将吧“班命令靶”八下面的坝“傲自定义按钮爱”蔼项拖到爸“把专业符号傲”搬栏上(有多少个癌特殊符号就拖多凹少个按钮)。巴3.选中其伴中一个蔼“摆自定义按钮鞍”罢，仿照第2个秘坝技的第1点对它伴们进行命名。凹

10、4.右击某伴个命名后的按钮熬，在随后弹出的氨快捷菜单中，选啊“哀指定宏皑”颁选项，打开百“癌指定宏埃”矮对话框，选中相凹应的宏(如fu矮hao1等)，芭确定退出。暗重复此步操扮作，将按钮与相颁应的宏链接起来摆。捌5.关闭班“懊自定义败”八对话框，以后可氨以像使用普通工挨具栏一样，使用颁“罢专业符号叭”懊工具栏，向单元败格中快速输入专安业符号了。板五、用霸“疤视面管理器巴”半保存多个打印页版面疤有的工作表佰，经常需要打印按其中不同的区域拔，用摆“阿视面管理器斑”氨吧。扮1.打开需邦要打印的工作表胺，用鼠标在不需爸要打印的行(或坝列)标上拖拉，埃选中它们再右击班鼠标，在随后出柏现的快捷菜单中板，选

11、般“凹隐藏半”案选项，将不需要背打印的行(或列暗)隐藏起来。艾2.执行爱“把视图办皑视面管理器搬”按命令，打开氨“稗视面管理器肮”瓣对话框，单击按“板添加埃”氨按钮，弹出捌“白添加视面背”哀对话框，输入一斑个名称(如凹“奥上报表盎”笆)后，单击胺“霸确定癌”爱按钮。伴3.将隐藏耙的行(或列)显般示出来，并重复扮上述操作，安“跋添加绊”伴好其它的打印视八面。伴4.以后需昂要打印某种表格疤时，打开胺“瓣视面管理器爸”鞍，选中需要打印绊的表格名称，单佰击翱“碍显示稗”叭按钮，工作表即袄刻按事先设定好碍的界面显示出来凹，简单设置、排颁版一下，按下工叭具栏上的坝“般打印氨”氨按钮，一切就O绊K了。胺六、

12、让数据按需碍排序胺如果你要将半员工按其所在的袄部门进行排序，敖这些部门名称既拔的有关信息不是捌按拼音顺序，也袄不是按笔画顺序癌，怎么办?可采版用自定义序列来搬排序。啊1.执行皑“安格式熬矮选项搬”爸命令，打开办“败选项耙”扳对话框，进入疤“挨自定义序列胺”坝标签中，在敖“盎输入序列伴”氨下面的方框中输阿入部门排序的序把列(如俺“八机关,车队,一熬车间,二车间,敖三车间爸”氨等)，单击班“佰添加办”败和拔“半确定皑”摆按钮退出。懊2.选中碍“邦部门八”袄列中任意一个单蔼元格，执行斑“鞍数据蔼败排序翱”挨命令，打开懊“坝排序跋”哎对话框，单击澳“敖选项澳”斑按钮，弹出板“盎排序选项澳”伴对话框，按

13、其中扒的下拉按钮，选柏中刚才自定义的吧序列，按两次搬“盎确定隘”癌按钮返回，所有暗数据就按要求进版行了排序。佰七、把数据安彻底隐藏起来疤工作表部分啊单元格中的内容摆不想让浏览者查癌阅，只好将它隐拜藏起来了。扒1.选中需板要隐藏内容的单笆元格(区域)，埃执行挨“百格式暗白单元格哎”霸命令，打开拌“胺单元格格式半”半对话框，在肮“袄数字阿”矮标签的哎“敖分类板”扳下面选中巴“澳自定义坝”昂选项，然后在右爸边澳“俺类型碍”版下面的方框中输胺入翱“耙；巴”拔(三个英文状态蔼下的分号)。败2.再切换扮到拌“霸保护邦”笆标签下，选中其罢中的板“半隐藏扮”坝选项，按肮“般确定敖”败按钮退出。柏3.执行瓣“靶

14、工具岸办保护鞍八保护工作表癌”俺命令，打开熬“皑保护工作表白”把对话框，设置好岸密码后，摆“八确定板”爸返回。敖经过这样的吧设置以后，上述翱单元格中的内容扳不再显示出来，安就是使用Exc背el的透明功能癌也不能让其现形盎。板 提示：在跋“斑保护叭”隘标签下，请不要挨清除吧“斑锁定艾”背前面复选框中的瓣“”拜号，这样可以防胺止别人删除你隐哀藏起来的数据。芭八、让中、岸英文输入法智能唉化地出现巴在编辑表格办时，有的单元格挨中要输入英文，伴有的单元格中要翱输入中文，反复拌切换输入法实在败不方便，何不设凹置一下，让输入八法智能化地调整唉呢?扮选中需要输爱入中文的单元格把区域，执行碍“般数据败拜有效性百

15、”挨命令，打开捌“癌数据有效性矮”皑对话框，切换到皑“拌输入法模式白”败标签下，按办“按模式澳”昂右侧的下拉按钮傲，选中八“拌打开安”艾选项后，挨“芭确定败”斑退出。爸以后当选中拔需要输入中文的凹单元格区域中任矮意一个单元格时跋，中文输入法(败输入法列表中的啊第1个中文输入拔法)自动打开，埃当选中其它单元版格时，中文输入般法自动关闭。搬九、让啊“半自动更正罢”盎输入统一的文本扳你是不是经案常为输入某些固背定的文本，如唉电脑报而烦恼靶呢?那就往下看拔吧。敖1.执行案“哎工具肮案自动更正白”埃命令，打开佰“皑自动更正般”拌对话框。吧2.在挨“般替换扮”百下面的方框中输暗入扒“鞍pcw绊”阿(也可以

16、是其他靶字符，爱“疤pcw巴”岸用小写)，在瓣“败替换为稗”翱下面的方框中输矮入懊“巴电脑报佰”办，再单击昂“半添加佰”熬和氨“拔确定扒”吧按钮。暗3.以后如敖果需要输入上述绊文本时，只要输傲入凹“哀pcw盎”爸字符蔼颁此时可以不考虑氨“靶pcw懊”芭的大小写艾邦，然后确认一下翱就成了。埃十、在Ex敖cel中自定义瓣函数奥Excel安函数虽然丰富，捌但并不能满足我扮们的所有需要。阿我们可以自定义靶一个函数，来完捌成一些特定的运伴算。下面，我们隘就来自定义一个败计算梯形面积的叭函数：吧1.执行斑“耙工具瓣暗宏叭奥Visual 柏Basic编辑哎器昂”昂菜单命令(或按昂“俺Alt+F11碍”挨快捷

17、键)，打开挨Visual 白Basic编辑蔼窗口。般2.在窗口邦中，执行俺“斑插入耙阿模块啊”捌菜单命令，插入绊一个新的模块澳拌模块1。袄3.在右边安的按“拌代码窗口翱”肮中输入以下代码跋：挨Funct把ion V(a半,b,h)V 蔼= h*(a+搬b)/2End敖 Functi案on盎4.关闭窗斑口，自定义函数邦完成。绊以后可以像疤使用内置函数一霸样使用自定义函白数。芭提示：用上拜面方法自定义的巴函数通常只能在熬相应的工作簿中安使用。爸十一、表头坝下面衬张图片扒为工作表添盎加的背景，是衬啊在整个工作表下敖面的，能不能只奥衬在表头下面呢埃?板1.执行懊“拔格式皑胺工作表安埃背景懊”凹命令，打

18、开吧“稗工作表背景柏”懊对话框，选中需盎要作为背景的图笆片后，按下挨“按插入笆”昂按钮，将图片衬佰于整个工作表下摆面。暗2.在按住百Ctrl键的同跋时，用鼠标在不稗需要衬图片的单矮元格(区域)中搬拖拉，同时选中半这些单元格(区敖域)。叭3.按班“敖格式耙”拌工具栏上的懊“暗填充颜色矮”搬右侧的下拉按钮霸，在随后出现的鞍“癌调色板暗”斑中，选中爸“斑白色坝”阿。经过这样的设把置以后，留下的懊单元格下面衬上搬了图片，而上述捌选中的单元格(俺区域)下面就没肮有衬图片了(其蔼实，是图片被靶“癌白色澳”瓣遮盖了)。唉提示搬澳衬在单元格下面捌的图片是不支持袄打印的。矮十二、用连俺字符伴“爸&按”叭来合并文

19、本翱如果我们想罢将多列的内容合板并到一列中，不埃需要利用函数，暗一个小小的连字拔符安“傲&办”罢就能将它搞定(捌此处假定将B、佰C、D列合并到班一列中)。叭1.在D列柏后面插入两个空爸列(E、F列)隘，然后在D1单斑元格中输入公式澳：=B1&C1唉&D1。盎2.再次选癌中D1单元格，奥用胺“拔填充柄氨”爱将上述公式复制绊到D列下面的单奥元格中，B、C邦、D列的内容即奥被合并到E列对半应的单元格中。氨3.选中E斑列，执行白“哎复制拜”翱操作，然后选中鞍F列，执行佰“氨编辑啊唉选择性粘贴柏”把命令，打开败“唉选择性粘贴班”笆对话框，选中其捌中的八“斑数值袄”扒选项，按下扒“靶确定罢”唉按钮，E列的

20、内般容(不是公式)唉即被复制到F列版中。伴4.将B、般C、D、E列删胺除，完成合并工霸作。拌提示：完成叭第1、2步的操版作，合并效果已艾经实现，但此时皑如果删除B、C安、D列，公式会鞍出现错误。故须拔进行第3步操作矮，将公式转换为熬不变的安“昂值斑”笆。皑十三、快速爱打印学生成绩条岸常有朋友问白“伴如何打印成绩条靶”肮这样的问题，有芭不少人采取录制板宏或VBA的方艾法来实现，这对矮于初学者来说有癌一定难度。出于敖此种考虑，我在拔这里给出一种用办函数实现的简便芭方法。笆此处假定学佰生成绩保存在S阿heet1工作背表的A1至G6疤4单元格区域中柏，其中第1行为叭标题，第2行为败学科名称。笆1.切换

21、到哎Sheet2工败作表中，选中A澳1单元格，输入坝公式：=IF(袄MOD(ROW搬()，3)=0扒，百白，IF(0MO败D白笆ROW()，3碍(=1，she暗et1！A$2叭，INDEX(挨sheet1！坝$A：$G，I背NT(RO搬W()+4)/扒3)+1)，C拔OLUMN()按)。扳2.再次选吧中A1单元格，矮用案“板填充柄啊”百将上述公式复制瓣到B1至G1单敖元格中；然后，碍再同时选中A1拌至G1单元格区半域，用隘“霸填充柄凹”半将上述公式复制叭到A2至G18罢5单元格中。翱至此，成绩澳条基本成型，下哎面简单修饰一下绊。吧3.调整好把行高和列宽后，柏同时选中A1至邦G2单元格区域搬(第

22、1位学生的盎成绩条区域)，熬按按“肮格式昂”袄工具栏案“挨边框肮”搬右侧的下拉按钮挨，在随后出现的隘边框列表中，选拜中胺“熬所有框线跋”佰选项，为选中的氨区域添加边框(斑如果不需要边框哎，可以不进行此笆步及下面的操作背)。唉4.同时选稗中A1至G3单肮元格区域，点击氨“绊常用颁”胺工具栏上的奥“叭格式刷胺”唉按钮，然后按住啊鼠标左键，自A斑4拖拉至G18耙6单元格区域，矮为所有的成绩条岸添加边框。哀按邦“哎打印绊”八按钮，即可将成爱绩条打印出来。坝十四、Ex奥cel帮你选函氨数俺在用函数处昂理数据时，常常安不知道使用什么跋函数比较合适。皑Excel的哀“柏搜索函数罢”阿功能可以帮你缩氨小范围，

23、挑选出佰合适的函数。啊执行敖“鞍插入袄疤函数背”邦命令，打开翱“拜插入函数鞍”摆对话框，在扳“岸搜索函数板”岸下面的方框中输碍入要求(如鞍“伴计数隘”八)，然后单击巴“摆转到澳”霸按钮，系统即刻暗将与跋“瓣计数癌”凹有关的函数挑选疤出来，并显示在啊“耙选择函数班”笆下面的列表框中绊。再结合查看相爱关的帮助文件，绊即可快速确定所罢需要的函数。氨十五、同时芭查看不同工作表爱中多个单元格内笆的数据搬有时，我们捌编辑某个工作表肮(Sheet1艾)时，需要查看白其它工作表中(埃Sheet2、敖Sheet3坝挨)某个单元格的傲内容，可以利用奥Excel的胺“坝监视窗口案”版功能来实现。瓣执行俺“般视图胺敖

24、工具栏袄疤监视窗口爸”奥命令，打开般“跋监视窗口坝”颁，单击其中的肮“百添加监视百”敖按钮，展开埃“摆添加监视点哀”芭对话框，用鼠标颁选中需要查看的挨单元格后，再单半击蔼“绊添加斑”搬按钮。重复前述扮操作，添加其它邦“暗监视点皑”拌。吧以后，无论盎在哪个工作表中皑，只要打开翱“巴监视窗口鞍”暗，即可查看所有拌被监视点单元格芭内的数据和相关翱信息。熬十六、为单盎元格快速画边框爱在Exce跋l 2002以奥前的版本中，为盎单元格区域添加背边框的操作比较坝麻烦，Exce巴l 2002对跋此功能进行了全疤新的拓展。皑单击板“捌格式按”矮工具栏上笆“氨边框盎”碍右侧的下拉按钮碍，在随后弹出的拜下拉列表中

25、，选扳“耙绘图边框唉”瓣选项，或者执行搬“皑视图般把工具栏翱暗边框安”疤命令，展开傲“吧边框岸”办工具栏。隘单击工具栏奥最左侧的下拉按拜钮，选中一种边坝框样式，然后在奥需要添加边框的半单元格区域中拖敖拉，即可为相应败的单元格区域快背速画上边框。爸提示：扮按如果画错了边框耙，没关系，选中岸工具栏上的蔼“爸擦除边框半”暗按钮，然后在错艾误的边框上拖拉奥一下，就可以清办除掉错误的边框暗。岸爱如果需要画出不安同颜色的边框，搬可以先按工具栏瓣右侧的吧“耙线条颜色巴”俺按钮，在随后弹罢出的调色板中选百中需要的颜色后百，再画边框即可蔼。凹霸这一功能还可以颁在单元格中画上翱对角的斜线。霸十七、控制碍特定单元格

26、输入爱文本的长度半你能想象当哎你在该输入四位拔数的单元格中却按填入了一个两位拌数，或者在该输阿入文字的单元格芭中你却输入了数搬字的时候，Ex叭cel就能自动氨判断、即时分析班并弹出警告，那吧该多好啊!要实伴现这一功能，对懊Excel来说懊，也并不难。扳例如我们将霸光标定位到一个吧登记斑“啊年份岸”挨的单元格中，为柏了输入的统一和板计算的方便，我蔼们希望胺“唉年份皑”安都用一个四位数皑来表示。所以，跋我们可以单击阿“霸数据熬”翱菜单的坝“爸有效性笆”版选项。在板“敖设置翱”凹卡片昂“白有效性条件癌”般的巴“巴允许百”稗下拉菜单中选择笆“芭文本长度爸”盎。然后在奥“敖数据跋”疤下拉菜单中选择啊“肮

27、等于袄”霸，且敖“班长度八”蔼为癌“白4氨”疤。同时，我们再懊来到埃“按出错警告爸”把卡片中，将芭“哎输入无效数据时芭显示的出错警告罢”案设为翱“扒停止板”芭，并在翱“疤标题稗”捌和哀“颁错误信息安”绊栏中分别填入拌“蔼输入文本非法!挨”啊和班“熬请输入四位数年艾份。拜”艾字样。哀很显然，当皑如果有人在该单隘元格中输入的不坝是一个四位数时蔼，Excel就暗会弹出示的警告背对话框，告诉你般出错原因，并直版到你输入了正确敖“哀样式敖”癌的数值后方可继案续录入。神奇吧耙?其实，在Ex搬cel的邦“巴数据有效性叭”芭判断中，还有许扒多特殊类型的数爸据格式可选，比半如懊“阿文本类型绊”埃啊，百“拌序列大

28、小阿”矮啊，懊“埃时间远近暗”阿啊，如你有兴趣扒，何不自作主张般，自己设计一种阿检测标准，让你暗的Excel展矮示出与众不同的霸光彩呢。耙十八、成组唉填充多张表格的办固定单元格艾我们知道每百次打开Exce颁l，软件总是默阿认打开多张工作埃表。由此就可看白出Excel除坝了拥有强大的单隘张表格的处理能凹力，更适合在多绊张相互关联的表巴格中协调工作。凹要协调关联，当邦然首先就需要同肮步输入。因此，啊在很多情况下，邦都会需要同时在绊多张表格的相同癌单元格中输入同艾样的内容。按那么如何对扮表格进行成组编绊辑呢?首先我们熬单击第一个工作岸表的标签名袄“搬Sheet1敖”按，然后按住Sh碍ift键，单击把

29、最后一张表格的奥标签名耙“班Sheet3叭”拌(如果我们想关斑联的表格不在一佰起，可以按住C翱trl键进行点班选)。此时，我胺们看到Exce霸l的标题栏上的颁名称出现了版“傲工作组板”袄字样，我们就可笆以进行对工作组靶的编辑工作了。般在需要一次输入暗多张表格内容的翱单元格中随便写颁点什么，我们发拜现，摆“唉工作组矮”稗中所有表格的同敖一位置都显示出罢相应内容了。爸但是，仅仅八同步输入是远远唉不够的。比如，霸我们需要将多张斑表格中相同位置敖的数据统一改变挨格式该怎么办呢傲?首先，我们得绊改变第一张表格拌的数据格式，再埃单击靶“背编辑百”俺菜单的靶“癌填充拜”懊选项，然后在其艾子菜单中选择瓣“拔至

30、同组工作表俺”邦。这时，Exc耙el会弹出胺“凹填充成组工作表懊”氨的对话框，在这碍里我们选择艾“胺格式拜”稗一项，点搬“熬确定摆”哀后，同组中所有靶表格该位置的数澳据格式都改变了俺。颁十九、改变阿文本的大小写邦在Exce扳l中，为表格处阿理和数据运算提皑供最强大支持的昂不是公式，也不昂是数据库，而是佰函数。不要以为袄Excel中的坝函数只是针对数蔼字，其实只要是芭写进表格中的内瓣容，Excel埃都有对它编辑的背特殊函数。例如捌改变文本的大小矮写。霸在Exce奥l 2002中百，至少提供了三巴种有关文本大小唉写转换的函数。把它们分别是：氨“伴=UPPER(颁源数据格)扳”巴，将文本全部转版换为

31、大写；八“百=LOWER(班源数据格)奥”懊，将文本全部转挨换成小写；扒“罢=PROPER坝(源数据格)捌”疤，将文本转换成俺“斑适当俺”版的大小写，如让白每个单词的首字俺母为大写等。例拔如，我们在一张袄表格的A1单元瓣格中输入小写的罢“办excel盎”办，然后在目标单哀元格中输入坝“爱=UPPER(坝A1)办”板，回车后得到的按结果将会是肮“巴EXCEL癌”案。同样，如果我案们在A3单元格胺中输入拌“扮mr.weiw柏ei拌”邦，然后我们在目扒标单元格中输入背“翱=PROPER班(A3)鞍”俺，那么我们得到按的结果就将是爱“斑Mr.Weiw皑ei矮”矮了。肮二十、提取字符笆串中的特定字符拜除

32、了直接输败入外，从已存在盎的单元格内容中肮提取特定字符输哎入，绝对是一种奥省时又省事的方跋法，特别是对一罢些样式雷同的信肮息更是如此，比案如员工名单、籍邦贯等信息。凹如果我们想拔快速从A4单元佰格中提取称谓的靶话，最好使用笆“癌=RIGHT(阿源数据格，提取胺的字符数)挨”敖函数，它表示半“捌从A4单元格最瓣右侧的字符开始白提取2个字符哀”唉输入到此位置。俺当然，如果你想巴提取姓名的话，扒则要使用胺“氨=LEFT(源败数据格，提取的蔼字符数)佰”吧函数了。还有一敖种情况，我们不癌从左右两端开始扳，而是直接从数蔼据中间提取几个吧字符。比如我们俺要想从A5单元爱格中提取暗“扒武汉肮”摆两个字时，就

33、只巴须在目标单元格熬中输入斑“奥=MID(A5耙,4,2)艾”罢就可以了。意思氨是：在A5单元蔼格中提取第4个艾字符后的两个字胺符，也就是第4俺和第5两个字。扮二十一、把碍基数词转换成序癌数词败将英文的基埃数词转换成序数癌词是一个比较复翱杂的问题。因为埃它没有一个十分俺固定的模式：大班多数的数字在变颁成序数词都是使巴用的般“熬th蔼”阿后缀，但大凡是肮以背“爸1拌”敖、疤“阿2安”拔、百“背3啊”罢结尾的数字却分绊别是以白“般st捌”般、霸“坝nd叭”奥和柏“澳rd奥”懊结尾的。而且，胺“扳11拌”把、岸“八12肮”背、昂“挨13把”啊这3个数字又不傲一样，它们却仍背然是以罢“傲th隘”摆结尾

34、的。因此，疤实现起来似乎很搬复杂。其实，只捌要我们理清思路笆，找准函数，只耙须编写一个公式败，就可轻松转换隘了。不信，请看蔼：拌“懊=A2&IF(阿OR(valu耙e(RIGHT挨(A2,2)胺=11,12伴,13),拜疤th爸耙,IF(OR(拜value(R澳IGHT(A2疤)=1,2扳,3,CH矮OOSE(RI扒GHT(A2)昂,跋罢st办巴,唉吧nd哎佰,佰凹rd氨扳),叭笆th熬摆)哀”矮。该公式尽管一蔼长串，不过含义班却很明确：敖鞍如果数字是以罢“敖11疤”摆、伴“按12芭”案、爱“爸13凹”矮结尾的，则加上胺“巴th般”背后缀；巴艾如果第1原则无懊效，则检查最后袄一个数字，以扒“跋

35、1矮”皑结尾使用傲“疤st啊”拌、以般“背2搬”扳结尾使用芭“版nd安”斑、以疤“耙3霸”扒结尾使用艾“安rd半”盎；瓣伴如果第1、2原哀则都无效，那么翱就用耙“瓣th矮”半。因此，基数词坝和序数词的转换扳实现得如此轻松哀和快捷。凹二十二、用埃特殊符号补齐位伴数背和财务打过案交道的人都知道搬，在账面填充时白有一种约定俗成扮的把“耙安全填写法摆”版，那就是将金额背中的空位补齐，拌或者在款项数据啊的前面加上胺“吧$捌”蔼之类的符号。其柏实，在Exce稗l中也有类似的笆输入方法，那就哀是佰“班REPT白”挨函数。它的基本巴格式是疤“案=REPT(昂“敖特殊符号凹”拜，填充位数)八”拔。哀比如，我们傲

36、要在中A2单元昂格里的数字结尾吧处用埃“吧#癌”办号填充至16位埃，就只须将公式袄改为跋“半=(A2&RE按PT(颁靶#扳罢,16-LEN芭(A2)胺”澳即可；如果我们摆要将A3单元格罢中的数字从左侧办用氨“稗#肮”傲号填充至16位艾，就要改为矮“背=REPT(昂隘#矮败,16-LEN氨(A3)&矮A3捌”板；另外，如果我隘们想用敖“巴#佰”罢号将A4中的数俺值从两侧填充，版则需要改为扳“熬=REPT(摆芭#白稗,8-LEN(爱A4)/2)&挨A4&REPT板(艾案#八班)8-LEN(翱A4)/2)安”板；如果你还嫌不罢够专业，要在A白5单元格数字的柏顶头加上耙“芭$稗”耙符号的话，那就拔改为

37、：唉“吧=(TEXT(懊A5,坝盎$#,#0.昂00板办(&REPT(叭啊#碍笆,16-LEN胺(TEXT(A搬5,扳柏$#,#0.办00霸拌)熬”稗，一定能满足你鞍的要求。佰二十三、创翱建文本直方图霸除了重复输氨入之外，摆“唉REPT癌”啊函数另一项衍生啊应用就是可以直岸接在工作表中创爸建由纯文本组成挨的直方图。它的唉原理也很简单，肮就是利用特殊符肮号的智能重复，疤按照指定单元格稗中的计算结果表般现出长短不一的颁比较效果。扮比如我们首摆先制作一张年度扮收支平衡表，然爸后将肮“肮E列懊”背作为直方图中半“埃预算内蔼”拌月份的显示区，拌将隘“八G列胺”胺则作为直方图中版“把超预算奥”百的显示区。

38、然后盎根据表中已有结拔果疤“版D列暗”岸的数值，用拌“挨Wingdin隘gs办”瓣字体的靶“隘N叭”敖字符表现出来。笆具体步骤如下：癌在E3单元癌格中写入公式翱“矮=IF(D3熬0,REPT(昂癌n坝袄,ROUND(爸D3*100,奥0),摆斑)斑”斑，也拖动填充柄傲至G14。我们岸看到，一个没有熬动用Excel搬图表功能的纯文伴本直方图已展现按眼前，方便直观疤，简单明了。岸二十四、计靶算单元格中的总翱字数白有时候，我氨们可能对某个单芭元格中字符的数暗量感兴趣，需要袄计算单元格中的芭总字数。要解决俺这个问题，除了安利用到拔“哀SUBSTIT靶UTE般”扳函数的虚拟计算半外，还要动用氨“矮TRI

39、M扮”癌函数来删除空格巴。比如现在A1岸单元格中输入有巴“拌how man罢y words肮?背”氨字样，那么我们斑就可以用如下的跋表达式来帮忙：靶把“版=IF(LEN版(A1)=0,办0,LEN(T背RIM(A1)扮)-LEN(S办UBSTITU败TE(TRIM爸(A1),芭绊,盎奥,拔爱)+1)瓣”败该式的含义碍是先用疤“爸SUBSTIT邦UTE癌”坝函数创建一个新氨字符串，并且利澳用颁“摆TRIM班”昂函数删除其中字凹符间的空格，然挨后计算此字符串埃和原字符串的数肮位差，从而得出吧“岸空格巴”鞍的数量，最后将班空格数+1，就稗得出单元格中字爱符的数量了。唉二十五、关岸于欧元的转换瓣这是E

40、xc哎el 2002把中的新工具。如耙果你在安装Ex瓣cel 200坝2时选择的是默稗认方式，那么很按可能不能在佰“疤工具挨”安菜单中找到它。半不过，我们可以凹先选择癌“瓣工具肮”蔼菜单中的哎“扮加载宏敖”叭，然后在弹出窗袄口中勾选爸“哀欧元工具斑”颁选项，敖“凹确定把”哀后Excel 柏2002就会自扮行安装了。阿完成后我们叭再次打开板“拔工具瓣”版菜单，单击癌“安欧元转换扮”拌，一个独立的专按门用于欧元和欧吧盟成员国货币转颁换的窗口就出现拔了。与Exce凹l的其他函数窗唉口一样，我们可芭以通过鼠标设置板货币转换的安“拔源区域皑”版和八“罢目标区域罢”蔼，然后再选择转伴换前后的不同币坝种即可

41、。所示的俺就是按“疤100欧元伴”氨分别转换成欧盟岸成员国其他货币百的比价一览表。挨当然，为了使欧爱元的显示更显专坝业，我们还可以阿点击Excel捌工具栏上的背“柏欧元傲”安按钮，这样所有班转换后的货币数翱值都是欧元的样叭式了。百二十六、给拔表格做个超级搜绊索引擎艾我们知道，柏Excel表格癌和Word中的隘表格最大的不同艾就是Excel暗是将填入表格中奥的所有内容(包靶括静态文本)都八纳入了数据库的白范畴之内。我们艾可以利用百“翱函数查询啊”傲，对目标数据进翱行精确定位，就熬像网页中的搜索翱引擎一样。敖比如在所示安的表格中，从A癌1到F7的单元班格中输入了多名捌同学的各科成绩巴。而在A8到A

42、瓣13的单元格中爸我们则建立了一皑个扒“叭函数查询背”矮区域。我们的设颁想是，当我们在挨“班输入学生姓名皑”隘右边的单元格，挨也就是C8格中笆输入任何一个同啊学的名字后，其凹下方的单元格中坝就会自动显示出罢该学生的各科成白绩。具体实现的傲方法如下：柏将光标定位爸到C9单元格中背，然后单击摆“矮插入阿”瓣之案“肮函数拌”白选项。在如图1袄8弹出的窗口中肮，选择瓣“班VLOOKUP八”挨函数，点啊“挨确定昂”扒。在随即弹出的背“把函数参数胺”阿窗口中我们设置盎“肮Lookup_蔼value板”岸(指需要在数据艾表首列中搜索的白值)为拔“拜C8隘”岸(即搜索我们在靶C8单元格中填挨入的人名)；案“哎

43、Table_a佰rray芭”癌(指数据搜索的拔范围)为邦“按A2埃白B6袄”奥(即在所有学生般的翱“邦语文奥”巴成绩中搜索)；扮“半Col_vin跋dex_num稗”奥(指要搜索的数哀值在表格中的序罢列号)为败“奥2捌”爸(即数值在第2坝列)；凹“耙Range_l鞍ookup绊”版(指是否需要精翱确匹配)为埃“佰FALSE挨”扮(表明不是。如疤果是，就为版“斑TURE拜”袄)。设定完毕按斑“把确定白”耙。氨此时回到表半格，单击C9单摆元格，我们看到般“啊fx叭”肮区域中显示的命鞍令行为半“背=VLOOKU碍P(C8，A2把疤B6，2，FA八LSE)邦”捌。复制该命令行拜，在C10、C佰11、C

44、12、芭C13单元格中白分别输入：案“半=VLOOKU案P(C8，A2胺鞍C6，3，FA胺LSE)鞍”拔；办“俺=VLOOKU背P(C8，A2隘芭D6，4，FA按LSE)芭”哎；啊“案=VLOOKU阿P(C8，A2奥邦E6，5，FA癌LSE)办”白；俺“柏=VLOOKU翱P(C8，A2岸巴F6，6，FA拔LSE)俺”案(其参数意义同颁C9中一样，不斑再赘述)。瓣接下来，我唉们就来检验八“笆VLOOKUP胺”办函数的功效。试胺着在搬“阿C8袄”办单元格中输入某叭个学生名，比如皑“唉赵耀邦”把，回车之下我们背会发现，其下方肮每一科目的单元爸格中就自动显示盎出该生的入学成澳绩了。阿二十七、E颁xce

45、l工作表柏大纲的建立矮和Word班的大纲视图一样翱，Excel这摆个功能主要用于颁处理特别大的工柏作表时，难以将肮关键条目显示在霸同一屏上的问题扒。如果在一张表败格上名目繁多，胺但数据类型却又板有一定的可比性鞍，那么我们完全肮可以先用鼠标选百择数据区域，然疤后点击埃“熬数据伴”靶菜单的氨“癌分类汇总芭”芭选项。并在弹出背菜单的颁“拜选定汇总项懊”斑区域选择你要汇敖总数据的类别。般最后，如图19摆所示，现在的表敖格不是就小了许疤多吗?当然，如敖果你还想查看明胺细的话，单击表白格左侧的暗“拜+案”背按钮即可。瓣二十八、插邦入胺“埃图示袄”佰尽管有14搬大类50多种阿“拜图表靶”翱样式给Exce斑l

46、撑着腰，但对白于纷繁复杂的数柏据关系，常规的百图表表示方法仍埃显得枯燥和缺乏哎想象力。因此在扮最新版本Exc般el 2002八中加入了哎“哀图示按”按的功能。虽然在叭“捌插入盎”伴菜单的般“佰图示吧”搬窗口中只有区区班6种样式，但对吧于说明数据之间疤的结构却起到了板“翱四两拨千斤皑”袄的效果。比如要坝显示数据的层次拔关系可以选择班“绊组织结构图霸”唉；而要表达资金岸的流通过程则可背以选择哎“矮循环图矮”版；当然，要说明哀各种数据的交*澳重叠性可以选择叭“凹维恩图挨”巴。你看，如图2艾0所示的维恩图俺多么漂亮。而且翱你还可以右击该熬图示，调出翱“搬图示佰”按工具栏。随心所芭欲地设置唉“爸图示样式

47、库拜”般甚至还可以多添碍加几个圆环。叭二十九、熟白悉Excel的败“矮从文本到语音背”叭这是Exc班el 2002挨中的一个抢眼的败新功能。它就是版让Office傲软件不仅能写、扳能算，还要能看稗、能说。尽管目笆前已经有许多软摆件都致力于文本氨的机器朗读，但案微软的Offi矮ce不论从语音拔的柔和度和语气坝的抑扬顿挫都是白其它同类软件不般可比拟的。矮按照Off癌ice的默认安捌装，你可能还不碍能在Excel罢的菜单中找到它安，在我们确认安白装了啊“霸从文本到语音八”袄的选项后，就可哀以在Excel扒的瓣“拜工具岸”扮菜单中看到鞍“巴语音阿”碍项目了。如图2绊1所示，打开一吧个表格，随便选摆择其

48、中的内容，伴然后单击昂“鞍从文本到语音般”氨工具栏上的跋“疤朗读单元格扒”敖按钮，此时一个扒带有磁性的声音跋就开始一字一句癌地朗读了。值得扳一提的是，当碰绊到标点符号时，伴Excel的朗奥读会自动停顿一啊会儿，然后再接扳着朗读，这一点般和其他软件完全艾不同，笔者认为敖这样的处理更加挨自然。巴还有一点需要说哀明的是，如果你摆想调整Exce板l 2002中背语音朗读的速度罢，可以在版“坝控制面板坝”蔼中双击隘“靶语音鞍”八图标，然后在案“颁文字到语音凹”傲卡片上调整即可挨.啊三十、Exce皑l中岸“背摄影霸”盎功能的妙用拜这个功能比伴较另类，似乎和哀计算、统计、排半序等等敖“柏正统盎”稗功能格格不

49、入，拌因为它的作用竟拜然是绊“肮抓屏盎”拔!而且还不是像摆“跋PrintSc盎reen氨”把按钮那样蔼“扳一把乱抓傲”暗，而是允许让你败通过鼠标进行选霸择，邦“碍指哪抓哪氨”瓣。伴要找到这个艾功能还不太容易唉，我们点击Ex袄cel懊“办工具柏”拌菜单的把“俺自定义奥”岸选项。在拌“爸命令拌”芭卡片的白“跋类别埃”白中点班“啊工具拔”芭，再在命令栏中安找到败“伴摄影扳”敖按钮，并将它拖碍到工具栏的任意啊位置。如果我们皑想要对表格中的跋某一部分疤“柏照相昂”斑，只须先选择它佰们(图23)，爸然后按下翱“靶摄影稗”柏按钮，这时该选笆定区域就被傲“安拍扒”绊了下来。然后将捌鼠标移动到需要哀显示敖“坝照

50、片盎”爸的地方(当然，百也可以是另一张耙表格)，再次按芭下板“艾摄影癌”盎按钮，这样刚才肮被白“昂拍摄拜”扳的扒“翱照片霸”翱就立即粘贴过来疤了。当然，和挨“俺照片熬”敖一同出现的还有笆“耙图片挨”昂工具栏。很显然熬，Excel是颁将它作为一幅图按片来对待了，我矮们可随意将它进挨行旋转、缩放处捌理。霸不过，请各埃位一定要注意：傲这可不是一般的昂照片!你可以试哎着改动原来被我哀们凹“伴拍摄绊”柏下来的表格数据半看看半背刷新一下佰“哎照片霸”摆，结果鞍“耙照片按”皑中的数据竟然也爱被同步更新了!八三十一、在拜多张表格间实现罢公用数据的链接肮和引用拌也许我们会胺奇怪，为什么每捌次打开Exce胺l，软

51、件总是打爱开了一个由3张耙空白表格组成的暗文件组呢?如果佰你是专业的会计扒师、统计师或者绊谙熟于此的表格稗高手，就一定会靶明白，由于计算坝项目的名目繁多哀、数据信息的头懊绪复杂，单*一翱张表格往往解决扳不了所有的问题昂，多表格数据链办接、多文件数据蔼互动才是以一当澳十的制胜法宝。翱比如我们首佰先制作挨“扒Sheet1跋”碍为稗“按一班学生成绩表挨”芭，把“胺Sheet2拜”伴为癌“败二班学生成绩表笆”佰，然后来到芭“扳Sheet3癌”鞍，想进行搬“蔼一班鞍”柏和坝“捌二班办”凹各科成绩的比较盎以及叭“耙年级平均分扒”鞍的计算。此时我埃们就可以将光标捌定位到目标位置袄，选择好相关函艾数。然后在E

52、x跋cel弹出的函巴数对话框中，利癌用数据列表右侧巴的昂“”昂按钮点击一下其把他表格中想引用吧的单元格就行了巴。你看，如图2爱4所示，这时函奥数窗口中就会出皑现笆“胺班学生成绩表!罢颁单元格跋”稗的字样了。此后吧，不管我们在源扮单元格中进行怎佰样的修改，在佰“凹Sheet3敖”靶的目标位置都会稗适时进行重新计半算。白三十二、芭“佰驯服隘”稗Excel 2埃002的剪贴板熬窗口板Excel办 2002极大背地改进了旧版本奥中比较薄弱的剪案贴板功能，最大稗可以支持容纳2疤4个项目(而E白xcel 20斑00只能容纳1摆2个)。而且，搬这个剪贴板可以哀在任何Offi哀ce应用程序之百间来回拷贝，所蔼以对于经常需要扒拷贝和粘贴的用柏户来说，确实更百加方便。但每次肮当你连续使用两版次扮“盎复制百”胺或伴“摆剪切板”傲命令时，剪贴板蔼就会弹出来，和佰你争夺有限的文啊档显示空间，让敖人讨厌。好在，叭“氨驯服奥”搬剪贴板的方法非伴常简单。爸笔者建议，扒如果你不希望剪耙贴板总是出其不伴意地蹦出来，只扒须点击剪贴板菜芭单底部的败“胺选项叭”懊，清除哀“颁自