竣工文件归档要求及注意事项

1、上海分公司工程技术部2017年8月竣工文件归档整理要求及注意事项 一、文件归档管理 二、归档范围及程序要求 三、项目文件整理 四、项目文件归档要求 五、存在问题和注意事项一、文件归档管理文件归档管理 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录1 文件 档案国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式文件归档管理 2 档案与文件的联系档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 档案和资料都是知识的载

2、体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件，在一定条件下两者可以相互转化。文件归档管理 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程3 归档归档的文件有三个条件： 办理完毕的文件； 具有查考利用价值的文件； 要经过系统整理的文件。文件归档管理 将全部零散文件根据一定的要求，本着便于保管和检索利用的原则，通过分类组合，固定文件排序，使之系统化。3 归档意义收、管、用这一管理过程，实际上是对档案内容（知识）的获取、积累、储存、保护、控制、开发二、归档范围及程序要求归档范围及程序要求 科研类专门档案科技档案文书档案 基建类 设备类管理性文件人事档案会计档案实物档案党群工作行政管理

3、经营管理生产技术分公司 产品类照片档案归档范围及程序要求 竣工验收后三个月内，周期长的可分阶段、单项归档分类科学，组卷合理。文字卷装订，图纸卷不装订，案卷的组合度，即厚度原则上不超过3CM，图纸折叠成A4幅面，标题栏应露在外面产品档案（即工程档案）归档程序交接清单一式两份，编写归档说明，项目负责人在归档说明中签字确认，交分公司审核、档案室确认后，向党政办公室归档归档要求归档时间归档范围及程序要求单项合同额3000万元以上，以及地下工程、桥涵、储罐等特殊工程 中标通知、合同(补充、变更、索赔）、竣工文件（施工文件、竣工图）和竣工验收文件纸质和电子文件（电子目录、扫描件）详见工程档案交接清单产品类

4、即工程档案归档范围归档范围及程序要求 证书、奖牌、奖杯、奖章等实物等形式的文件材料在工作结束后即时归档原件归档及时，文件不污损且尽量不折叠实物档案归档程序归档单位填写实物档案交接清单一式两份，双方履行交接手续归档要求归档时间归档范围归档范围及程序要求 各单位在职能活动中主办的重大活动、来宾来访、重大事件、 重点工程、重点科研项目、重要会议形成的有保存价值的照片 在活动结束后一个月内向档案部门归档。不便及时归档 的，可随其他载体形态的档案同时归档（如工程照片）应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，以确保其原始性和真实性，归档照片同时应附文字说明；格式JPEG；与其它材料在信息内容上保持

5、关联照片档案归档程序归档单位应填写照片交接清单一式两份，双方履行交接手续归档要求归档时间归档范围 照片的文字说明是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。 总说明是指一组照片的说明，对一组照片编写了总说明，组内单张照片的分说明可以从简。 文字说明内容要求具备六个要素，即:事由、时间、地点、人物、背景和摄影者示例说明 照片档案文字说明归档范围及程序要求归档范围及程序要求确定归档范围的原则以文件材料是否有保存价值为基础。价值大小由保管期限体现。保管期限分永久、定期，定期一般分为30年、10年。详见确定归档范围的原则归档范围及程序要求价值的判断要本着对企业、社会（国家）、历史负责的态度辨别文件

6、材料对现实和今后工作是否有依据、参考作用；对历史研究是否有价值。有用性归档范围及程序要求国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 中华人民共和国行业标准 DAT28中核华兴建设项目档案管理办法档案工作管理程序华兴办发20157号 涉及工程文件归档范围的依据 项目文件归档交接清单归档说明归档交接手续项目部自我检查分公司审核示例说明 档案质量情况: 归档文件是否完整（每个阶段文件齐全）、准确（内容准确，签章手续完备）; 是否符合质量要求（案卷质量、载体和字迹符合保管要求）； 如归档文件不完整、无原件，说明原因，并注明原件保管单位。 项目文件整理依据文件 项目文件归档归档说明内容 文件总卷数：建设

7、项目各专业项目文件案卷数之和 备注：需要说明的其他事项，如项目名称和项目经理 变更情况、项目获奖情况等 项目文件归档归档说明内容三、项目文件整理 鉴定分类组卷排序编目装订竣工文件整理内容脊背文件齐全，内容真实保管期限，密级 文件分类组卷1. 案卷和文件排序2. 项目文件编目3 装订和脊背填写4. 是指将一组互有联系的、价值和密级基本相同的、数量适度的文件组织成一个保管单位 形成案卷 分类组卷1 项目文件组成前期文件竣工文件施工文件综合文件施工技术施工测量质量保证施工试验施工记录质量验收竣工图监理文件竣工验收 分类组卷1中标通知、合同、变更组卷要求按照文件形成规律，分别组卷案卷符合一定的质量要求

8、便于保管和利用有一定联系;排列有序;编目清楚，突出主题;案卷的组合度，即厚度，原则不超过3cm;图纸折叠整齐(A4) 分类组卷1 分类组卷1 分类组卷方法： 在一个建设项目内,依次按单位工程（单体工程）,分专业或阶段（分部），结合文件性质（同类）和文件厚度组卷 群体项目的公用文件，可单独组卷，也可组卷到首个单体工程的相应案卷之中，并在目录或备考表中注明1号楼施工文件土建综合文件施工技术施工测量质量保证建筑原材装饰原材施工试验施工记录隐蔽验收安全和功能检验其它记录质量验收地基基础主体分部装饰分部屋面分部给排水电气钢结构竣工图2号楼施工文件土建给排水电气钢结构建设项目 分类组卷1 竣工图综合总平面

9、等专业建筑结构装饰给排水消防电气智能通风空调燃气室外专业 分类组卷1建设项目档案管理办法华兴发2014122号 附件2：建设项目档案分类表 综合文件施工技术施工测量质量保证施工试验施工记录质量验收竣工验收竣工图案卷和文件排序2中标通知合同书案卷排序 卷内文件的排序： 按文件类别，结合时间或重要程度排列。 设计变更、质量保证文件等有汇总表的文件可按汇总表的顺序排列。 竣工图分专业，按图号排列。（每张图纸都应有记录）案卷和文件排序2 编目是以案卷为对象,通过一定的形式,固定整理成果，揭示案卷内文件的内容与成分的工作。 编目清楚，突出主题，便于查找 目录 项目文件编目3 项目文件编目3 编目工作的一

10、般程序： 页号卷内目录备考表案卷封面案卷目录装订脊背 项目文件编目3 （1）编写文件页号 以卷为单位编写页号，案卷内项目文件以有效内容的页面为一页。每卷应从001号起编写页号，各卷之间不连续编页号 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 项目文件编目3页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。 项目文件编目3 (2)编制卷内目录 项目文件编目3卷内文件排列顺序号序号文件编号责任者文件题名日期页号备注档号文件形成时间（如20080101）文件标题全称文件署名者（直接编制单位）文件发文字号或图号每份文件的起始页号文件需说明的情

11、况类别号-目录号-项目代号-案卷号 项目文件编目3（3）编制备考表 档号互见号说明立卷人和立卷日期检查人和检查日期件数备考表页数说明问题缺损情况 更改情况 补充插入 移出情况销毁情况 项目文件编目3（4）编制案卷封面 案卷题名负责组卷部门或单位案卷标题（概括卷内文件内容）卷内文件形成的最早和最晚日期划定的保管期限(永久、30、10）填写最高密级(绝密、机密、秘密)立卷单位起止日期保管期限密级类别号-目录号-项目代号-案卷号档号 项目文件编目3 简明、准确地揭示卷内文件的主要内容 由项目名称、专业或阶段名称、文件内 容组成 字数一般不超过60个 项目文件编目3案卷题名简明、准确、通顺，便于检索用

12、最少的语言，概括地表达卷内文件的主要内容 案卷内文件最早和最晚的日期 年、月、日 用8位阿拉伯数字表示 如20080120-20090522 项目文件编目3起止日期 填写最高密级(绝密、机密、秘密) 如没有密级，不需要填写，可空 项目文件编目3密级案卷封面的编制应兼顾实用和美观 整体排版应协调，孤字不成行，词组不断行，题名文字居中排列。 页面两边留白应左大右小，便于装订。 项目文件编目3 （5）编制案卷目录 项目文件编目3（5）编制案卷目录 档号案卷标题（概括卷内文件内容）类别号-目录号-项目代号-案卷号案卷内全部文件的页数之和划定的保管期限(永久、30、10)其它需说明事项案卷题名总页数保管

13、期限备注案卷的流水顺序号序号 项目文件编目3装订文字材料采用整卷装订形式图纸不装订案卷内超出卷盒幅面的文件应叠装（A4）破损的项目文件应修复 装订和脊背编制4案卷脊背印制在卷盒侧面的标签包括档号、保管期限、案卷题名（关键词） 装订和脊背编制4正式脊背由档案室编写，项目部临时填写案卷流水号、案卷题名，用铅笔填写收集齐全 分类合理立卷科学 归档及时保管安全 使用方便 四、项目文件归档要求完整：根据项目档案的归档范围, 将项目应该归档的文件材料 全部移交归档，各种文件资料原件齐全准确：文件内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程， 做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。系统：分类科学、组卷

14、合理，反映其形成规律，保持文件之间 的有机联系。有效：能有效发挥凭证和参考作用，并能长期保管和开发利用实体文件归档要求1. 归档的文件应为原件 或具有凭证作用的复制件归档文件的载体和书写材料有利于档案的长久保存红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔、热敏纸、易腐蚀的金属物在复印件上加盖原文件单位公章，并注明原件所在位置文件须图像清晰，字迹清楚，审查签章手续完备非纸质文件与其文字说明材料一并归档(如照片、光盘)外文材料若有中译文的，须一并归档，无译文的要译 出标题和目录后归档。在项目建设过程中，重要活动、关键环节应形成声 像材料，并按有关规范要求整理和归档文件材料归档时应填写移交清单，履行清点

15、、签字 交接手续归档文件整理编目3.案卷目录、卷内目录、封面、备考表的著录应符合国家标准科技档案案卷构成一般要求GBT11822-2008） 组卷要求：第一，方便保管和利用；第二，案卷必须符合一定的质量要求。 组卷合理，同类文件尽量合并组卷； 案卷的组合度，即厚度原则上不超过3CM； 案卷和卷内目录排列有序； 文件和目录版面布置应左大右小，便于装订 图纸折叠成A4幅面，标题栏露在外面卷内目录的各著录项（序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注）数据录入应完整准确，应按文件内容照实填写卷内不同文件应分别形成记录，不应将整卷不同标题、不同内容文件作为一条记录来著录 一张图纸一条记录文字卷装订，图

16、纸不装订 项目文件扫描4.扫描件应图像清晰、完整、不影响图像的利用效果扫描件方向，应符合正常的阅读习惯扫描件与卷内目录、纸质文件关系清晰、准确 文字资料扫描分辨率应大于等于200dpi开工报告、竣工报告、中标通知、合同、竣工验收文件彩色扫描 文件存储采用PDF格式，图纸存储采用JPG格式；扫描件扩展名应是小写“pdf”、“jpg”；扩展名不应用“Pdf”或“PDF”、“JPG”，影响系统数据加载时扫描件和记录的关联。扫描后的电子文件名（路径）应具有唯一性，与其对应的案卷内纸质文件内容应相符；文件夹(案卷)与扫描件（卷内文件）命名用三位阿拉伯数字表示；按件命名项目名称/案卷号（三位）/文件名称(

17、三位) 五、存在问题和注意事项信息化数据加载方面1. 目录（卷内目录、案卷目录）用excel编制 表格内不应有合并单元格。 excel表中不得有隐藏行或列情况。 标题或文号、图号等著录项不应含链接 单元格内不应有图形符号 在excel表中录入内容时，不要用回车键空格 卷内目录中的页号格式：1、5、7、30或15-25，照实 录入，不需要虚位 日期：以8位阿拉伯数字表示，如20080101扫描件扩展名应是小写“pdf”、“jpg”；扩展名不应写成“Pdf”或“PDF”、“JPG”，影响系统数据加载时扫描件和记录的关联扫描后的电子文件名（路径）应具有唯一性：卷内目录的一条记录只对应一个扫描件，不应

18、将同一份文件拆分扫描，重复命名没有实质内容的页面扫描，增加了数据库数据冗余 示例：无内容页面扫描和编制目录案卷目录和卷内目录各行和列数据不能为空 示例检验批质量验收记录不扫描归档的原件缺失，复印件不规范 建设项目开竣工报告、单位工程质量竣工验收记录（竣工验收文件）、中标通知、合同必须归档纸质原件归档文件的签署不全（内容、签章、日期应填写完整）有些竣工图没盖竣工图章文件齐全、准确、系统方面（收集整理）2.数据填写不准确，过于随意 案卷目录中案卷题名与案卷封面中的案卷题名不一致 项目内同一案卷只有一个案卷题名，封面和案卷目录一致案卷题名拟写不规范、不简洁、过于冗长罗列等 藏珑苑1栋砼浇灌令、砼、拆

19、模、观感及尺寸偏差、砌体检验批、垂直度、标高、全高测量、砼养护、坍落度、保护层、温度日累计、楼板厚度记录表藏珑苑1栋土建工程混凝土施工和试验、分项质量验收及测量记录 国信世家B地块16#楼电气分部、子分部、分项、检验批、隐蔽工程验收记录、防雷等电布置图、线路（设备）绝缘电阻防雷接地或接零导通状态及插座测试记录国信世家B地块16#楼电气分部质量验收、隐蔽工程验收、施工和测试记录国信世家B地块16#楼电气分部质量验收、施工记录或 阀门强度及严密性试验记录、系统清洗、排（雨）水管道灌水试验记录、排水管道通球试验记录、排水管道通水能力试验记录、排（雨）水管道灌水试验记录、排水管道通球试验记录、绝缘电阻

20、测试记录、接地电阻测试记录正荣金融财富中心A地块一期A#、B#、C#、D#、E#、A-1#房项目电气工程竣工文件 溧水和园住宅小区C1C4栋及地下室工程C1栋土建工程沉降观测报告、室内空气检测报告、土建工程安全和功能检验资料、单位工程资料竣工验收记录、基础工程验收记录及检验批，主体分部、分项、检验批质量验收记录溧水和园住宅小区C1C4栋及地下室项目C1栋土建工程安全和功能检验、单位工程质量竣工验收、基础和主体分部验收记录 聚泽园住宅小区（NO2005G95地块）一标段01栋结施-20结施-37聚泽园住宅小区（NO2005G95地块）一标段01栋结构竣工图（结施-20结施-37） 恐龙园南侧1号

21、地块1.1-1.4期工程25#27#楼结施-B1-02-结施-B1-06；结施-B1a-01-结施-B1a-06；结施-B2-01-结施-B2-06；结施-B2a-01-结施-B2a-02恐龙园南侧1号地块1.1-1.4期工程25#27#楼结构竣工图（B1、B2、B2a户型）卷内目录的文号（图号）、题名（图纸名称）、日期等没有按纸质文件内容照实填写示例1：“02栋三层、4-17层结构平面”“ 02栋三层结构平面图、01栋4-17层结构平面图”示例2： “施组” “施工组织设计”示例3： “ 津资统表零、一、二、三、四” “单位工程质量竣工验收、质量控制资料核查、安全和检验、观感质量检查记录示例

22、4：文号或图号有就填写，没有就空检验批质量验收记录可不单独编制条目报验单可不反映在卷内目录中文件上随意标密 当文件的形成单位没有在文件上标定密级时,档案资料人员不得擅自在案卷封面等位置填写“保密”“秘密”等字样 日期填写形式多样：2017/1/10、2017.1.10等 应以8位阿拉伯数字表示，如20170110 卷内目录中的页码格式：1、5、7、30或15-25，照实 录入，不需要虚位 没有实质内容的页面，不应编写页码和条目归档的成套竣工文件，文字卷装订，图纸卷不装订（装订前将中标通知书、合同、开竣工报告、单位工程竣工验收证明原件单独取出归档，卷内放复印件）照片档案不能按时按要求归档 归档的照片应附文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，简明概括、准确反映该张照片或一组照片案卷实体（卷盒）应按目录的流水号顺序排列，不可随意组合排列同一项目文件分类规则应统一，有序合理，便于检索利用档案盒