高效时间管理-培训课件讲师版本

1、高效时间管理齿轮集团人力资源课程目标1、了解时间管理知识2、认识时间管理的重要性3、掌握简单时间管理工具及技巧并运用时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 & 未来方案6时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 & 未来方案6什么是时间？什么是时间管理？为什么要做时间管理？人的一天有24小时，你是怎么度过的？时间的四项独特性1供

2、给毫无弹性时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 2无法蓄积时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不管愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 3无法取代任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的根本资源。因此，时间是无法取代的。 4无法失而复得时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，那么会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘假设挥霍了时间，任何人都无力挽回。 1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪

3、感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你在办公室用餐吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？下面用最简单的方法测试你是否能掌握时间，你只需答复“Yes Or “ No.10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或

4、失败之中而没有着眼于未来？ 1216 “yes 救命！你在时间管理上需改进812“yes 48 “yes04“yes留神！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保存你的方法 总结你的时间掌控“时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间，它是指面对时间而进行的“管理者的自我管理时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 & 未来方案6时间管理三步骤Goal b

5、y year 每年设定目标Live by day 过好每一天Plan by week 制定周方案习惯七 不断更新马拉松的故事时间管理三步骤：Goal by yearSMART原那么Realistic 可执行的、可实现的Measurable 可衡量、以数据为根底Specific 具体的Agreed-upon 上下共同确认Tie to the business 与公司整体目标保持一致时间管理三步骤：Goal by year时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 &

6、 未来方案6时间管理三步骤：Plan by week技术部王经理明天的工作方案1、起草C公司的工程方案书2H2、商讨移动公司技术故障案的处理意见1H3、与华金公司讨论工程核心技术1H4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告1H5、天际公司安装拖延的问题1H6、季度研发成绩报告2H7、讨论月底的促销会策略1H8、阅读内部刊物2H9、打 给10位朋友约定下月旅游事宜10、归档文件11、明天的周例会安排1H你永远没有时间做所有事，但你一定有时间做最重要的事！时间管理三步骤：Plan by week重要的事：是指最有目的性、价值很大和长远影响的事。重要性相当重要重要不很重要不重要绝对做应该做最好

7、做可不做时间管理三步骤：Plan by week紧急的事：只有短期结果的事情。紧迫性相当紧急紧急不很紧急不紧急马上做规定做方案做慢慢做时间管理三步骤：Plan by week2重要性高紧急性低1重要性高紧急性高4重要性低紧急性低3重要性低紧急性高紧急重要时间管理三步骤：Plan by week2准备事项预防措施价值整合方案关系建立1危机急迫的问题有期限压力的方案会议4繁琐的工作垃圾信件某些 浪费时间之事有趣的活动3不速之客某些 某些信件与报告不必要的会议你喜欢做的事情紧急重要时间管理三步骤：Plan by week时间取舍技巧很重要，很紧急-立刻亲自处理很重要，不紧急-方案性处理不重要，很紧急

8、-授权委任不重要，不紧急-当做没看见时间管理三步骤：Plan by week普通人士的时间安排成功人士的时间安排2重要性高紧急性低1重要性高紧急性高4重要性低紧急性低3重要性低紧急性高紧急重要时间管理三步骤：Plan by week25-30%15%50-60%2-3%2重要性高紧急性低1重要性高紧急性高4重要性低紧急性低3重要性低紧急性高紧急重要20-25%65-80%15%小于1%时间管理三步骤：Plan by week2重要性高紧急性低1重要性高紧急性高4重要性低紧急性低3重要性低紧急性高紧急重要重要位置首要任务次要任务真需要？偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局

9、 2143紧急重要 时间管理三步骤：Plan by week 2143紧急重要 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与方案 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂时间管理三步骤：Plan by week 偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 2143紧急重要 时间管理三步骤：Plan by week 2143紧急重要偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机时间管理三步骤：Plan by week技术部王经理明天的工作方案1、起草C公司的工程方案书2H2、商讨移动公司技术故障案的处理意见1H3、与华金公司讨

10、论工程核心技术1H4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告1H5、天际公司安装拖延的问题1H6、季度研发成绩报告2H7、讨论月底的促销会策略1H8、阅读内部刊物2H9、打 给10位朋友约定下月旅游事宜10、归档文件11、明天的周例会安排1H押后处理有时间再处理马上处理马上处理押后处理有时间再处理减少时间及有时间再处理不处理交给部属处理授权部属处理马上处理 时间管理三步骤：Plan by week时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 & 未来方案6建立优

11、先顺序与目标去掉不必要不适宜的工作安排每日时间表黄金时间妥善运用预留时间突发处理寻找资源合理分派分心的事情降至最低每天步骤工作日记时间管理三步骤：Live by day时间预定的活动上午7:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:30时间管理三步骤：Live by day时间管理三步骤：Live by day文件处理原那么每次只处理一份文件，一份文件只处理一次一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件时间管理三步骤：Live by day背包原那么将同类的事情尽可能成批量处理 时间管理三步骤：Live by day

12、善用碎片时间时间管理三步骤：Live by day随身带本纸质书，如果嫌重不方便的话，可以带着平板或Kindle，哪怕是 ，下载你感兴趣的书、公开课等。你也可以准备个Mp3，或者用 APP软件，听听有声书或者英语播送、财经播送等等。随身带笔记本和笔，有空的时候，记些想法，列一些待办事项清单。准备个 清单，都是要打 的人。比方公司客户、家人、朋友，空闲时打个 交流下感情。利用几分钟的时间，做个扩展运动，锻炼下身体。做个昨天或上周的总结。平时订阅一些博客、微信公共号，这个时间可以集中阅读一下。给家人或朋友准备个礼物清单，在空闲时用 上网挑些有特色的创意礼物，买完放到办公室里。等有需要的时候立刻就可

13、以用。给远在老家的父母打个 ，哪怕简单的问下他们在干嘛。或者给老婆或老公发条消息，让他/她知道你再想他/她。时间管理三步骤：Live by day番茄时间1. 确定你想要做什么例如：翻译一篇外文。2. 设定一个25分钟的定时器。3. 工作，直到定时器时间到：这就是一个“番茄钟。4. 休息5分钟，继续下一个番茄钟5. 每4个番茄钟做一次长时间的休息。时间管理的根本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5内容总结 & 未来方案6办公室的打搅无可防止， 、来访、邮件等等，甚至有不少人对打搅

14、提出了抱怨，同时也有无奈。 对待打搅的方法有很多，有全面出击来对付，也有消极地对应付，更有甚者是视而不见。全面出击的人终会变得疲劳不堪，消极应付和视而不见的人终究会错失良机或是贻误大事 那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢？我们的策略是将被打搅的时间缩短，将其负面影响减至最少 。时光大盗打搅 或没有预约重要性次序无所调整没有目标、次序和方案叫人同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力时光大盗对策：分清工作优先主次如果事情不重要，说“不从小的请求开始练习说 “不询问一下“是否有别人可以做这件事？ “时间盗贼 1 难于说“不管理干扰时光大

15、盗对策：将聊天和重要的讨论分开打 前，方案好你要说的事情简洁明确地进行 交谈, 学会终止谈话过滤来电改进和完善 系统与设备 “时间盗贼 2 打搅管理干扰请不要无聊！时光大盗对策：限定可以接待来访者的时间通知别人你何时有空建立“过滤程序要让你不想见的来访者觉得不受欢送控制被打搅的情形，但要彬彬有理 “时间盗贼 3 经常被来访者打断管理干扰先做事，再做人！时光大盗对策：只把需要的放在桌子上将必备的东西放在容易拿到的地方建立 一个实用的文档系统发现适合你的方法 “时间盗贼 4 杂乱的办公环境管理干扰相由心生！时光大盗对策：把大的工程分解成小工程制定工作优先次序和方案，并先做重要的事，不要只做熟悉的事务性工作。现在就做确定并遵守时间期限，制定工作进度检查表。 “时间盗贼 5 拖延管理干扰我们在等什么？时光大盗对策：审视每次开会的必要性事先制订会议方案、明确议题、会议目标、发言时间等确定会议主持，严格按照会议议题进行防止会议期间任何的内在或外来的打搅根据会议内容，选择适宜的地点和时间“时间盗贼 6 无效会议管理干扰时光大盗时间管理的根本概念1