办公自动化系统设计方案

1、衣南省广播电视厅办公大楼办公自动化系统设计方案云南省广播电视厅办公自动化系统项目设计方案综述本方案在应用软件设计上注重逐步实施的策略，先由日常办公 业务功能为主，不断增加各种信息的发布、整理基础上，增强包括 辅助决策的建设，在数据库系统软件选型方面，在满足现有应用的 基础上，注重以后对数据仓库方案的支持和避免重复投资，选择了 SQL SERVER本方案选用Lotus Notes作为内部网群件平台。本方案最大的篇幅集中在应用系统的开发方案上，主要的技术 路线是以分阶段扩展系统的思路展开设计，一期工程主要完成云南 省广播电视厅办公业务处理自动化以及信息服务和后勤管理的部分 内容；实现有限度的办公信

2、息和业务数据共享。系统结构设计云南省广播电视厅的办公自动化系统以Browser/Server作为整个系统的基本模式，Browser/Server结构是现代计算机系统中主流 高效率的体系结构，也是一个低成本的体系结构，更重要的是它还 是一个开放的体系结构。在本系统结构设计中，应着重体现Browser/Server的服务模式，Browser/Server是目前Internet/lntranet所提供的基本服务模式，同时也是在本系统结构设计中所采用的模式。由于在系统中采用了 Intranet技术，因此整个系统对于网络用 户来说是一个统一的整体，用户无需了解和安装各种网络应用软件 子系统，就可以通过超

3、链接查询网络上的所有资源（包括各种文本、数据库、多媒体数据等）1.1.2 群件平台选型群件平台是作为云南省广播电视厅办公自动化的平台，本方案选择Lotus Notes为群件平台。Lotus Notes是Lotus公司推出的软件 开发产品，该产品采用先进的技术，不仅能够对传统文档数据进行 管理，而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。Lotus Notes是群件平台的软件系统，能够通过网络将位于各个的机构联合 起来，组成一个紧密合作协调工作的环境。Lotus Notes作为先进的通信处理软件和群件产品，全面实现了对非结构化信息的管理和共 享。Lotus Notes作为工作流平台和文档管

4、理服务器具有如下优点：1、Lotus Notes是一个文档数据库管理系统，文档数据库的最基 本元素就是文档，而 Notes文档可以同时包含结构化的和非结 构化的信息。所以，Lotus Notes能够存储和管理类似文档这 样的非结构化数据。群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息，Lotus Notes的复制机制可使所有成员的信息 保持同期更新，可以采用双向复制、客户端复制、选择复制和后端复制等.Domino 提供 Domino Connect 应用程序，通过 HTTR ODB和 SQL，可以直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的企业数据。 Domino

5、 Connect包括Lotus Notes Pump, 提供与 Sybase、Informix、Oracle以及与ODB兼容的数据库之间进行 大宗数据交换和同步的数据分布式服务。2、Lotus提供的Component是一种Active X 控件，可以将这些控件与Notes文档集成在一起使用，创建电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。通过Notes客户机与办公室组件（如Microsoft Office 、IE ）的集成，可使用户在使用Notes文档安全性和传递特性时，可以同时使用熟悉的字处理软件工作。3、Lotus Notes平台包含一个集成的开发环境，为不同层次的用 户提供了丰富的开发工具

6、，以实现企业的战略级解决方案，具体通过：Notes设计、Notes开发工具、DBM集成、API接口实 现；Notes支持广泛的网络协议：TCP/IP，HTTP, NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA Banyan VINES; Lotus Notes是独立于平台的群件平台，几乎支持业界 所有主流的操作系统和网络协议；Lotus Notes的主要特点：文档数据库系统LotusNotes是一个分布式的多媒体文档数据库管理系统。Notes数据库的基本元素就是文档，它可以同时包含结构化和非结构化信 息，可以用于高效地存储、传播、分配和管理

7、如表格（也许是从某 个关系数据库或电子表软件中得到的）、文本、 WW的页面、图形、 OLE对象，或者象扫描的图象以及传真件、声频或视频信号这样的 多媒体信息。这使得Notes可以成为企业信息管理的基本平台，成为企业的信息存取中心。LotusNotes内置的全文搜索引擎，可以允许用户按自己设置的查询条件对文档进行索引和查找。Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。为记录不同用户对同一 Notes文档所作的不同修改，Notes提供了版本管理功能。自动的版本记录可以在同一表单中实现，每一个 编辑或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。这样，一个用 户对文档的修改不至于被另

8、一用户的修改所覆盖。Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。Lotus Notes也是一个基于超文本的系统，所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的指针，后者可以位于任何一个 Notes数据库中，甚至还可以位于 WWW。用户操作时只需按一下鼠标就可以直 接存取所链接的信息。邮件和通信机制作为工作流应用系统的关键成分和工作组日程规划和进度安排 的平台，Notes邮件处理和通信机制具有重要的作用，它既可以用 于个人之间的通讯，也可以用于支持工作组成员的协同工作。LotusNotes给初学者提供了一个非常简单易学的邮件系统，它也可使熟练用户快速地调用邮件管理工具来处理和组织大量的邮 件。

9、Notes由M牛系统包含了有力的邮件编辑能力，支持创建格式文 档，可以用字型、色彩和众多的格式属性修饰邮件。LotusNotes还可以提供给用户以直观和高效的协同工作手段和工作流支持。例如，创建了供评议的文档后，可以向所有的评阅者 发一个邮件使之包含一个指向评议文档的文档指针。评阅者收到邮 件后，只需在文档指针上击鼠标就可调出该文档。这样，每个人看 到的都是同样的文档，并且是最新版本。而且，假设24小时以后，某些文档未被处理，Notes将可以自动向主管或上一级领导发邮件告 知此事。复制群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界 限共享信息。工作组成员常常分布在不同的岗位，有时甚至跨

10、越了 省、市和国家。为了支持本地成员方便、快捷和经济地访问数据， 每一个工作地点通常都需要配置本地服务器。群件平台利用复制技术将位于远程（例如北京）服务器上的数 据库“拷贝”到本地（例如上海）服务器上。无需上海的用户连接 到位于北京的服务器上，复制技术即可使他们保持信息的同期更新。 在功能和效率方面，Notes的复制技术是无可比拟的，其特征表现在以下几个方面：双向复制、高效、客户端复制、选择复制和后端复 制。安全机制许多企业正在构建自己的包容企业各个部门乃至供应商和客户的群件应用系统。尽管个人、部门和整个企业都已认识到信息的宝 贵价值和专有性，但商业上的竞争环境迫使机构必须打破原有的界 限，在

11、企业内和企业之间共享更多的信息，只有这样，才能缩短处 理问题的时间，并且在协同工作的环境中孕育出更多的革新和创造 性。这样，系统的安全性就显得尤为重要。在这方面，Lotus Notes提供了坚固的安全措施以保护关键的商业数据。Notes通过提供四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名来保障系统的 安全性。验证:验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。在Notes中，验证过程是双向进行的：服务器要检验用户的身份， 用户也要检验服务器的身份。无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前，系统都需要进行验证。存取控制：存取控制表（ACL）规定了什么人可以以什么方式 （例如，创建、读、写

12、、删除等）访问什么样的资源。ACL控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和 文档的字段。字段级加密：有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户对这些字段的访问。加密采用了编码技术使得非授权用户无法理解该文档相应字段的意 义。电子签名：用户希望他们收到的邮件确为邮件上的作者所发 出，电子签名可以确保这一点。这是一种用户对用户的授 权机制。这种机制还保证了邮件在传输过程中未被篡改。对Internet 的支持Notes同时也是一个完备的Internet应用平台。Notes目前采用SMTP/MT附加软件来提供与其它基于Internet的电子邮件系统互换信息。这样就可以用Not

13、es邮件系统直接接收或发送Internet由M牛。 利用 Lotus 提供的 InterNotes Web Navigator , Notes 用户能够对 Internet上存在的大量信息进行有效的访问。作为群件产品，Notes和InterNotes WebNavigator自然而然地从群件的角度开发Wei浏览器，把原本是属于单个产品的功能转换成群件的整体功能的一部分， 比如提交和传送（通信），研讨数据库和资料数据库的共享（协作）,以及客户代理与应用开发（协调）。就象其它的Notes应用一样，InterNotes Web Navigator也充分支持无连接使用。利用InterNotes Web

14、Publisher，用户可以很方便地将 Notes数 据库中的数据发表到Internet上。特别是随着Notes Domino的推出， Notes即可直接作为一个 Wei服务器，从而使得Notes与Internet能够 更好地相结合。跨平台的支持在当今形形色色系统环境并存的情况下，Lotus Notes 的显著特征在于它对多平台的支持。所有的Notes Client ，无论其运行在什么环境下，均能访问所有的 Notes服务器，与它们交换信息、发送 或接受邮件、并使服务器完成其所有的功能。这样，一个Notes应用程序不需任何修改即可在各种平台上同时运行。Notes几乎支持业界所有主流的操作系统和

15、网络协议。可以运行Notes Client 的操作系统包括： Windows，Windows95，Windows NT， OSZ2, Macintosh , UNIX;可以运行 Notes Server 的操作系统有： Windows 95, Windows NT, OS2, Novell NetWare, UNIX;上述 UNIX 包括：IBM AIX, Sun Solaris , HP UX Notes支持广泛的网络协议： TCP/ IP , HTTP Banyan VINES, IPX/SPX AppleTalk , NetBIOS/ NetBEUI , X.25 , SNA。1.1.3

16、 办公工作流程实现功能办公工作流程系统完成如下的功能：电子邮件及日程安排事务处理办公工作流程，女口：文件会签、会议管理、发送通知、办公室通知和签报。人事管理信息查询（包括专用信息和公共信息）个人电子秘书该系统的功能模块如下智能化办公系统决策分析子系统地理信息查询业务趋势预测业务进度分析重点指标分析办公服务子系统报表管理电子邮件系统办公工作流程系统提供了简单易学的收发电子邮件的环境。用户间可相互传送任何类型和任意长度的信息（如文本、二进制、图 形、图像及声音文件）。可对邮件电子签名，加密发送，并带有内置 的地址名录，可发送到一个或几个用户，也可以全网广播发送。由于电子邮件系统是使用最为频繁的系统

17、功能，因此所有有关办公 流程部分的数据传送都在电子邮件系统体现出来。例如，会议通知 即可在会议管理中查询到，同时又可以在电子邮件系统中查询到。 电子邮件系统采用简便图形方式，邮件的收发不仅仅是局限在 Intranet上，可以对联入国际Internet的任何用户收发邮件。 该子系统可极大地方便局域网内工作人员之间的通讯，它具有如下 的一些特点：可传送文字、图片、声音等各种信息。 图形化的界面简单、直观、易于操作。采用了客户机服务器结构，确保了安全性。广告牌功能使得信息共享更加方便。可与其它基于 SMTP/MIM啲电子邮件系统交换信息。签报各部门传送到主管部门或领导等待审批的签报、请示、呈报、文件

18、、合同，经各级主管部门转发审批，以发文的形式通知相关部门， 并将审批结果通知呈报人。拟稿：单击“创建新签报文挡”按钮即可起草一份签报文件， 编辑过程中只对拟稿人可视提交：拟稿人认为文件不需要再近一步修改，可通过按“提 交”按钮来发送给审批人，系统自动给审批人发送邮件，通知他 有签报文挡要处理审批：审批人可以通过邮箱打开该签报文挡，也可以通过进入签报库后打开该签报文挡。打开该文挡之后，通过按下“审批” 按钮，审批人可输入审批意见。审批人可为一个或多个。审批结 束系统自动通知拟稿人。归档：审批结束，系统提示归档，可送档案室或本部门归档。实际工作流程见下图:签报、报告管理信息流程签报、报告管理信息流

19、程拟稿部门撰写、起草提交、报告查询各相关部门办理、审核签报报告库统计信息归档统计文件会签文件会签系统提供办公活动中的文件审批会签功能，即各部门联 合签署一份文件。申请部门只需按“创建新会签文件”按钮，填入所需会签的文件内容，然后选择会签部门，如部门B、部门C等，即起草完一份会签。按“提交”按钮即可完成会签文件的发送工作，文件会自动发送到所需审批的部门。另外，拟稿人可以改变审批。审批部门立即会接收到一个电子邮件，通过双点图标便可直接进入待审批的文件。这时该用户只需按同意或不同意按钮并输 入其意见与建议就可完成工作。当然，也可对所需审批的文件做 修改，这时系统会自动对原始文件进行备份以供将来核查。

20、审批结束可归档，如需发文可通过“创建发文文挡”按钮来 发文；如需增加阅读人员，可通过“增加可阅读该文挡的人员” 来实现。实际工作流程见下图:文件会签信息流程发文本模块主要用于银行内部往来文件管理。拟稿：由各部门创建一个发文文档，按照提示的格式输入相 应的内容，如不提交拟稿人仍可修改。申请文号：文件拟定后，按“申请文号”按钮从办公室申请 文号。系统提示选择分配文号人员， 然后自动以发送给相关人员 如需领导审批的，贝y暂不分配文号而报领导批示，领导批阅后再 分配文号。发文：文号申请到之后，按下“发文”按钮，系统自动通知所有人日程安排子系统实际工作流程见下图:发文管理流程各部门外单位登记直接分发内部

21、公文办公室公文库本系统公文1 内部公文 分发 .文件库各营业网点大厦内部单位公开文件日程安排日程安排管理的数据来源主要是两个方面。一个方面是人工手工输入。另一个方面是从其它的管理系统自动获得，如会议安排发出 后，相关人员的日程安排系统中会自动生成有关该会议的日程安排。日程安排表JrCftS -日历-Lotps Vts文件 编笹直看辺电键 燥作 窗口帮助鱼J4$戒物咸字必|盈BI壬衬二|忙门J八毎制$拐二|包新建项目|卷|回到令天| _|显示两天| |二|显示一周 門显示两周|匡|显示整月|o收件箱 /革稿 勻发件梢 齟所有文档 (d|W| 直诗办事直 対会议日桂 a慶紙篓 文晔夹和视图Q归橙%

22、讨论銭索Q代理 k应段计1997年3月回1997年3月nom囚09:45御会员大会星期四1311 礬二_全天-幽会见公司悸0星期五1411:30尉订购飞机禀AH12翱三-全天-回朋竝日49六 15SM3B 16第11周还卿41啣q亠1Chirol SCAS* Q*会议管理会议管理系统提供一套自动化的会议通知安排及存档等管理功 能，该系统包含会议申请、会议安排、会议通知、会议查询等模块。该系统是基于多媒体应用进行开发的，可通过触摸屏进行查询， 并能够记录重要领导讲话的录音供与会者查询。组织者通过创建一个会议文档输入主持人、参加人、开会时间、 地点、会议主题等提出一个会议申请，报请主管部门和人员批

23、准。然后按一个按钮系统就会给每一个相关人员发送一个电子邮件， 通知本次会议情况，其中注明是否紧急。收到会议通知的人员应 发送回执给组织者，同意参加会议的人员名单自动转入会议安排 模块。会议安排模块对外地与会人员安排房间并登记返程时间，并提供查询功能。会议纪要与查询模块会根据会议的情况，通过组织者将会议纪要发布，供与会者查询，或打印发给与会者。会议结束后，整理 成会议文档进行归档处理。会议纪要信息流程会议纪要信息流程领导讲话文字整理、核对处理录音录象多媒体语首识别领导讲话文件领导讲话文件音、像音、像领导批示库意见与建议收集有建设性的意见和建议，供领导决策使用。可就工作、休闲、娱乐等主题进行讨论对

24、感兴趣的主题可通过“答复“的按钮输入自己的意见意见与建议管理信息流程通知与布告通知及布告系统是由行政或业务部门发给所有内部人员、会员 或某几个部门或某类人员的信息公告。通过“创建通知与布告”按钮来创建一份布告，填写相应的内 编辑完成后，单击“通知”按钮即通知所有用户通知与布告管理信息流程拟稿部门撰写、起草提交各相关部门人事管理人事管理系统可记录职员的姓名、部门职务等方面的基本信息，还可记录职员的考勤、薪金状况以及发送各种通知。具体分为以下 内容：职员人事状况表、职员考勤记录、薪金一览表、人事事务 管理（发送各类通知）。人事管理信息由主管人事的人员进行登记与修改维护。人事信息除了常有的信息外，还

25、可以放入每个人的照片及一段讲话录音，还可以将人员的照片、简历及各种证书扫描录入。系统可通过按名称、按部门、按职务、职称、年龄、按学历排序等 各种排序方式以方便人事部门的查询。职员人事状况表该数据库功能概要根据企业员工履历表、个人履历表、职员花名册及人事资料合并而成考勤管理该数据库功能概要考勤系统可以帮助管理部门管理各部门人员的出勤情况。IC卡自该系统可以自动记录每名员工的上下班时间，并可以根据员工 的姓名、部门、职工号、日期等条件进行查询。该系统通过 动进行考勤登记，通过计算机的处理，可以按月把出勤情况通过网 络自动报送给管理部门进行考核。薪金一览表该数据库功能概要：记录职员的薪金概况。人事事

26、务管理该数据库功能概要根据工资调整通知单、试用通知书构成 该库主要处理有关向职员发出通知方面的内容。各通知包括:工资调整通知单、试用通知书。主管部门人员有权填写通知 单，选择接受人后即可直接将通知发送给相关人员（部门、本人等）通知在主管部门存档以便日后的查询。注：有关职员的申请部分和其他形式的通知书（包括离职申 请书、职员请假书、职员出差单、聘用通知书、职员调动 通知书），因涉及到部门及主管领导的审批，所以在公共的工作流 程部分作统一处理。专用信息办公工作流程系统每天从将数据取到信息数据库中，可以按日期， 下属单位查询历史数据，并生成图表，供相关部门决策分析。证券行情可查询证券即时行情及历史行

27、情数据。下属单位信息存放下属单位数据，由企业负责建立并维护，下属单位信息除了常 规的如下属单位名称、地址等之外，还可以将下属单位的一些图像 信息等证照扫描后以图像存储在数据库中。相关部门可以按下属单位名称、地址、信用等级等进行查阅。 意见与建议收集来自各部门职员和下属单位单位的意见和建议，广开言路，促 进发展。国家政策法规存放本单位法规文件及国家相关的法规文件。法规文件由单位法规 部负责建立并管理。单位的内部员工及下属单位可按法规名称、主题词和类别等进行查阅，并可进行全文检索以定位法规条款。信息反馈由下属单位直接录入或企业在听取了下属单位的意见后录入，相关 部门可以按下属单位名称，意见类别，时

28、间分别查阅，并可加上对 反方意见的处理结果提交给下属单位。公共信息由相关部门从各种渠道收集信息录入，也可以从Internet上将相关信息直接取到该数据库中。下属单位及相关部门可以按主题词，时间分类进行查询，也可以进 行全文检索以直接定位查找的信息。1.2 开发工具以 Lotus Notes、Visual Basic 、Visual C+ 作为主要的开发平台和工具。结合HTM语言、Java语言。1 . 3功能模块简介1. 3. 1个人办公功能个人办公是办公人员处理个人事务的系统，是用户开始日常办公的工作平台。基本功能包括：电子邮件（包括收件、发件、邮件提醒等） 通讯录日程安排记事本信息制作工具集

29、成插件1. 3. 2公共办公功能公共办公支持用户进行公共事务的处理，包括参加各 种讨论、发表公告、投稿、到各部门查找信息、填写各种 办理单等等。为了便于所有的用户参与，公共办公中的功 能采用WWW览器实现。公共办公页面也可以设计成具有 企事业单位个性风格的主页。组织机构组织机构模块利用树状结构描述用户的组织模型。每 个部门都可以建立自己的主页（介绍部门情况），在本系 统内发布自己的部门信息（提供部门资料）、建立自己的 WWW息查询站点、连接到部门特有的业务系统、建立部 门信息咨询窗口等等，包括各种与部门相关的应用。例如： 财务部可以在自己的站点上提供财务报表、提供财务咨询 服务、允许用户填写借

30、款单等等。用户可以利用本系统建立起一个网上虚拟组织，它与 真实的用户组织机构一样。每个部门都可以在自己的站点 上提供部门特殊的信息和服务。当其他用户需要查询某个 部门的信息或要求某种服务时，他只需要沿着这个虚拟系 统找到相应的部门，就可以查找相应的资料、或进行咨询、 或进行业务操作（如填写借款单）。由于本系统把管理权限交给了具体的部门，因此每个 部门都可以在自己的权利范围内发布各种信息、而且用户 可以通过超链接把具体的业务系统挂接到WW上。在系统 运行的过程中，用户还可以随时连接上新开发的功能模 块。因此，系统具有良好的生长性、可扩充性、易用性。组织机构中还包含人员信息，人员信息可以由管理员

31、维护，也可以由用户个人维护。人员信息管理除提供人员 基本信息，如工作部门、职位、办 公电话、邮件地址等的 维护外，还提供个人Internet 口令维护和短信息个性化服务设定等功能，同时，组织机构的人员信息还可以和服务 器的注册用户同步。(2)电子论坛电子论坛用于大家通过计算机网络，对某一议题自由 地发表见解、进行提问和解答、收集某一方面的意见等。 由于我国用户计算机的应用水平还不是很高，一般在单位 内部很少能用起来，只有在计算机非常普及的情况下，用 户才习惯于在网上讨论问题。但电子论坛可以用来在单位 内部收集各种意见，如意见箱、民意调查等，或用来做问 题咨询、疑难解答等。结合组织机构，每个部门

32、还可以建立自己部门的电子 论坛，用于在部门内部进行讨论。.：1世.口託 T. 15/IfliM Attdi Xf e 珂卽.(ElMBIJITH1叶血8回枝门运釆 遨翼几diy发取目期=吳恵厅电话性能的殳凰戦芹：壮衰/L 如审岌衰吕阳I卿-4-1玄I面耳对就:曲枝木也加天于本讨论区的讳？a说朗卄攵:ftm I；发衰人r 1他 莹灘日期】M-/!-】町UH是一神标洁茁建懊信言岌最人 发購日期I旳-：!-1山 创趙井忻摸里滾黃人L 11发衰旦囲9上叩切5 也话林i寸陀咖并于取讨谊区前伸细倪明电子公告牌公告牌是一个应用得比较广泛的功能，用于在单位内 部发布各种通知、通告等。通过设置系统的权限，可 以

33、对 特定的客户群发布各种社会、经济、金融信息等。如果结 合组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的公告牌 系统，用于在部门内部发布公告。例如：新 闻视点、广而 告之、公告栏等。信息米编信息采编用于采辑各种信息。它在各政府机关、企事 业单位都有很大的作用。在信息采集系统中，各分支机构、 横向平级单位、下级单位或其他作者，把要发表的信息通 过网络（Lan、Wan）传送到信息采集数据库中，管理员对 信息采集数据库中收集到的信息进行汇编整理，并对信息 的发表和采纳情况进行登记，最后可以形成刊物在网上发电子刊物电子刊物系统用于各种电子刊物的编辑、出版、发行。 它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。

34、在电子刊 物系统中，信息的来源可以是信息采编系统、也可以是用 户输入的各种信息、或者是从其他电子新闻中收集来的信息，最后形成一期刊物，在网络上公开发行结合组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的 电子刊物，用 于发表本部门的刊物。例如：项目管理部可 以建立质量跟踪周报、财务部可以建立财务月报、市场部 可以建立市场快讯等等。信息上报在实际工作中，下级单位要经常向上级单位或领导报 送资料，为此我们专门提供了一个信息上报模块，通过此 模块可以实现信息在上下级部门或平级部门之间的流动， 帮助领导简单快速地找到所需要的信息。资源管理提供企事业内部各种共享资源（如会议室、汽车、房 间等）的预定、审批、使

35、用和统计。避免共享资源的冲突， 合理安排资源的使用。（8）会议管理无论在政府机关还是企事业单位，会议都是日常办公 的一个重要组成部分。会议管理模块可以帮助用户起草会 议计划、安排会议、发放会议通知以及在会后整理会议记 录等等，极大地方便了用户办公。工作流系统在日常工作中，工作流是无处不在的。如收发文、会 议纪要、设备申报、月度工作计划等。我们对工作流的定 义是，工作流是对企业（或政府）的功能和运行规则，通 过与组织机构/岗位角色的对应关系，用图形化的方式， 来描述企业（或政府）的运行过程，并对过程的运行提供 办理、监督、控制和跟踪的手段，规范企业（或政府）的 业务过程，提高办事效率。工作流系统

36、的目标不仅仅是处 理过程，也不仅仅是使事物从一个地方流到另一个地方， 而是着眼于管理和引导作业环境如何运作的规则与过程。 通过采用计算机化的工作流程解决方案可以帮助人们把 作业环境规范化，减少失误与重复劳动，缩短办理周期， 提供过程优化的依据，从而达到提高效率和科学管理的目 的。我们提供的是一个通用的、面向组织与角色的、符合 国际工作流管理委员会（WFMC标准的工作流系统，借助 系统提供的可视化流程定义工具，用户可以根据实际情况 定制本单位的工作流程。它不仅支持常见的标准公文如收 发文的办理，还支持其他各种较规范的流程，如财务借款、 报销、出库审批等流程。所有的办理过程均可以通过WWW Bro

37、wser 进行。文件管理文件管理实现各种公文的分类、归档、存储、编辑、 查询、打印。其中各类公文需具有相应的统一格式和保密 级别；对于原有的纸质公文，则可通过手工录入和0C敲 术相结合，将其转入公文管理系统进行分类归档，以供查 询；相应公文的查询和打印只有具有相应权限的人员才可 执行。地理信息查询系统地理信息查询系统给用户提供了 一种非常方便直观的 信息查询手段。通过WW浏览器，用户可以按照各种图形 的直观指示，方便地查询到自己所需要的各种信息。例如： 可以按照各部门在企业的布局图查询各部门的信息，也可 以按照地图查询各分支机构和办事处的信息等。地理信息查询系统分为两个重要的组成部分：采用 V

38、isual C+开发的地理信息制作工具、采 用Java开发的地 理信息浏览小程序。通过地理信息制作工具，用户可以利 用各种图形生成地理信息查询文件，然后把这些文件放到 HTTP服务器中，即可以通过WWW览器进行查询。公共信息查询公共信息查询系统包括各种公共信息（时刻表、法律 法规等）、经济信息（经济要闻、财经报道、金融信息、 股市行情、经济法规等）、新闻信息（重要政治新闻、国 际动态、新华社消息、环球信息等），这些数据库基本都 是比较简单的文本数据库（或者可以当成文本数据库来处 理），对计算能力的要求不高，可以用Lotus Notes来管理， 利用批处理方式进行录入，而且Lotus Notes

39、支持WWW操 作，可以非常方便地提供WW查询功能。信息查询的基本模块： 电子书库 年鉴会议记录 人事管理 名片管理 政策法规 国土资源 企业名录 时刻表 邮政编码 地方志部件管理部件管理模块是Universal Office系统的一个核心模块，主要提供对Universal Office 系统所有模块进行管理 及发布的功能。通过部件管理，用户可以完全根据自己的需要和实际 情况对系统主页面进行定制，设计出具有本行业特色的界 面，可定制部分包括页面标题、LOGO、页面背景、系统菜 单、分类菜单、权限设置等等。部件管理模块可以根据所 设置的权限，按照用户的不同身份动态地组织Web页面。 同一个模块可以

40、生成不同的应用，如电子论坛可以建立问 题讨论、疑难解答、电脑园地、电子论坛等等；公告牌可 以建立新闻发布、每日快讯、公告牌等等。短信息收发系统该系统主要为在外出差的用户提供方便，当用户外出 时，由于客观条件的限制无法及时连到内部网上办公，如 果此时有重要的公文需要办理或内部网上发布了重要的 信息，往往由于不能及时得到信息而延误工作。通过Universal Office5.0中提供的短信息收发系统，用户可以方便地设定自己所需要的短信息服务内容，如邮 件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外 出时，一旦有上述信息到达，即可在手机上收到该信息的 提示以及内容摘要。技术特点全面支持WWW操作

41、Universal Office 5.0中的所有模块 都支持 WW操 作,用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客 户机的趋势。整个系统界面友好、美观，使用方便，大大 降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于政府机关 和大型企业单位的信息系统建设。另外，由于把用户所有的应用都统一到了 WWW面上， 使得系统非常易于安装和维护，当软件需要升级的时候， 管理员只需要在服务器上进行升级，无须在客户端安装额 外的软件，极大地减少了系统维护的工作量。部件化的管理思想Universal Office 5.0充分体现了部件化的设计思想，支持模块的热插拔，同一个模块可以生成多种不同的应 用，如电子

42、论坛可以建立问题讨论、疑难解答、电脑园地、 电子论坛等等；电子公告牌可以建立新闻视点、广而告之、 最新消息、公告栏等等。采用文档型+关系数据库的信息管理模式在Universal Office中，既可以存储大量结构化数据，方便信息分析与决策,又可以使用企业信息的多媒体特点 和实现自动工作流的功能。两种数据库的共同优点可以覆 盖企业多媒体信息系统的绝大部分功能点。系统具有良好的跨平台特性由于 采用了 Lotus Notes 、Java等编程技术，系统可以 在很多流行的平台上运行，特别适合于异构型的网络。设计中考虑了多种网络安全技术通过采用防火墙、加密、设置口令、设置权限等手段， 充分保证了系统中数

43、据的安全性，阻止各种非法的入侵和 故意的破坏。既可以保证企业内部正常的工作流程，防止 外界非法入侵，又为企业内部网的使用者提供了访问外部 信息的手段。可以方便地挂接各种业务子系统在大多数情况下，用户都会有自己的业务系统，因此 需要提供一种能够方便地接入各种业务系统的手段。在 Universal Office 中，用 户就可以方便地接入自己 的业务 子系统和扩充系统功能，例如各种人事管理、财务管理、 后勤管理、装备管理等等。而且由于接口开放，用户可以在现有系统的基础上自己增加新功能功能特点用户可以自定义主页在Universal Office5.0中，用户完全可以根据本单位的需要和实际情况设计出具

44、有本单位风格和特色的主 页，可定制的内容包括页面标题、LOG O页面背景、系统 菜单、分类菜单、权限设置以及各子模块的导航器等等。提供短信息服务短信息服务可以满足用户移动办公的需要，当用户外 出时，系统可以按照用户以前设定好的服务内容为用户发 送各种消息和提示，如邮件信息、日程安排等。可视化、全功能的工作流系统Universal Office5.0工作流系统具有以下几个突出的特点：符合WFM（标准在工作流系统的设计和开发过程中，我们仔细参照了 工作流管理委员会制定的工作流标准，系统中采用的概念以及提供的各种接口均符合工作流标准简单易用的图形化过程定义工具和组织机构定义工具我们提供的图形化过程定

45、义工具和组织机构定义工具 可以使用户在简单的拖拽中轻松地完成流程定义和组织 机构定义。在过程定义中用户还可以使用已经定义好的模板快速生成过程，另外系统还设有合法检查功能，帮助用 户定义规范的流程；组织机构定义中以树状结构来描述组 织机构，并有规则排列的功能，使用户定义的组织机构中的层次关系目了然口昌*凸凸旳冷CT整G rTkfJ -义二文件Q 蹄iS(T)绘图(&)Winucrnsoft 粗tR皓购舀-*s. 2管理委員会文件H界机如叽年冏題爰一伞妙及面广.荷占J 彭响很深时杀锐+1工衽.由于公司附培环廩嵐杂涉 乱函台服务囂），逊土泌翌黄k型号亠亠 于2皿0年问題的箫决更为夏叢.抑M年阿趣存在

46、于馬鬲和时间少弋期相去的索軌 中，具样知下：=宀I* 电件：一-7*泵婉軼件,包崩採柞聚魏*数底涉罟.3*第三亦我供的敦伸和升輦工具：包握具，島同做件爭对于段科 我们已使用越J对所省的计算机徙柠测儘，振告附帛*对于第三污霍儡 制枕件，南与ft怦肯发人筋就挥*加區系见眉备和魏端煌矣，系纯一旦出现童外悄为用户提供手写笔批注和键盘批注两种方式，实现审批过 程中的痕迹保留。Universal Office可集成的软件模块集成指标分析系统集成综合查询系统集成 Universal FM/GIS集成超级电子档案（SEAS）集成 Microsoft Net Meeting其他可集成的软件包括：文档管理：SEA

47、S2000-AMS 5.0, WEBAQS 5.0基于GIS的设施、设备管理：Universal FM/GIS连续媒体服务：OpenVideo视频会议服务：Netmeeting搜索服务：MS Site Server代 理服务：MS Proxy Server防火墙：Net Eye语音和手写输入服务：IBM Via Voice 、汉王/慧笔密件传输服务：SecureExpressSEAS2000综合文档管理系统SEAS2000 （Super Electronic Archive System 。-超级电子文档系统）是由沈阳东大阿尔派软件股份有限公司（以下简称为东大 阿尔派）研制开发的。它是专门用于

48、对文书、图片、各种图书资料 和信息等进行计算机管理的综合系统，集扫描录入、净化、图像处 理、浏览编辑、打印输出及文档管理等于一体，为用户建立起电子 化的知识库，可以放置在大容量的存储设备上（如硬盘，光盘，磁 盘阵列等），用户可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资 料，可以随意移动、放大、缩小显示电子化的图纸和文档，可对所 存资料进行编辑修改，并可对各种资料进行无失真输出。SEAS2000集数据库、GUI、图象处理、网络于一体，具有非常友好的人机交互 界面。系统解决了生产过程中的设计、信息处理与管理及知识的网 络共享等问题。SEAS200综合文档管理中心是一个专业性的文档管理与工程设 计多用

49、户综合系统，它以光盘或其它海量存储器为存储介质，完整 地提供了文档管理和设计的全部流程，可以实现对各类信息资源的 自动输入、检索、浏览及输出。系统充分考虑了国内文档管理的特 点，功能完善，采用图形多窗口界面，使用方便灵活，全部菜单和 提示均为汉字显示，符合中国国情。SEAS2000综合文档管理中心具有极强的网络功能，支持网络上的查询、检索、浏览、修改输出和信息邮递等，可以大幅度地提高工作效率，实现了文档管理、资料查询、工程设计的网络化和一体化。多服务器管理 用户可以使用同一个客户端访问不同的SEAS200（文档管理服务器。对于使用者来说，甚至可以不必知道所访问的服务器是 UNIX，还是 Win

50、dows NT,是OpenBAS数据库，还是 MSSQLServer 数据库,创建档案库和文件库 在系统管理模块中，用户可以根据需要自己定 义档案库结构，确定案卷和文件的属性，卷内目录的格式等。用户 可以定义属性的最大最小值，缺省值，枚举值等等。一方面可以为 信息录入提供最大的方便，另一方面也可以保证输入的数据符合要 求。用户也可以建立自己常用的分类模板，按照国家标准和本单位的规定定义自己的分类码。然后，用户可以利用建好的字典模板和分 类模板，在用户指定的介质上建立新的档案库和文件库。并且可以 修改已经存在的档案库或文件库的结构和分类。同一个档案库和文件库可以存放于不同的介质上，不同的介质可

51、以位于不同的服务器上。介质管理功能提供了对文档进行分布式管 理的可能。客户端文档查询与管理通过SEAS2000 AMS 5.0客户端，各种文件（包括工程图纸、 WORD电子表格、声音文件，录像等）可以在服务器上统一存储和管理。用户包括远程用户可以浏览、拷贝、修改 和检索服务器上文档。档案库内的档案按照案卷形式组织，每个案卷内可以包含多个文件，而每个文件则直接对应一个或多个档案原件（即计算机文件）。档案库的档案提供组卷，拆卷管理。文件库内的文件按照文件形式组织，可以满足普通办公文件管理的需要信息著录方式灵活多样。可以用表格方式著录，也可用卡片方式 著录。可以灵活复制需要的字段，提供最大的方便。也

52、可以实现数 据的导入，导出，可以把通过 dBase, Access等软件录入的数据直接 转换为SEAS2OO0勺数据记录。内嵌功能强大的文件浏览器，可以浏览包括DXF DW等矢量格式，TIFF , JPG, GIF等光栅格式，XLS, DO（等文档格式的浏览。最多可 以浏览多达200多种文件格式。可以任意放大，缩小，旋转。并且可 以在原图上做多种形式的标注。并且可以浏览缩图，使用户快速寻 找到自己需要的文件。检索与统计 检索方式灵活多样。用户可以通过分类树直接找到自己 所需要的档案和文件，这样也可以方便地浏览相关的文档。另外， 用户也可以通过检索界面定义任意的条件组合关系和条件优先级。 提供复

53、杂的逻辑表达方式。客户端提供个人收藏夹功能， 可以放入检索到的常用案卷或者文件。 以后使用时，无须检索即可快速打开自己需要的资料。统计方式灵活，可以统计库内所有文件，也可以只统计符合某个特 定条件的部分文件。除了完成一般的统计任务外，还可以进行分组 统计，按照文件类型统计，图纸幅面统计等专项统计任务。用户可 以定制统计结果输出形式。能够满足文档管理的日常需要。报表输出 提供方便的报表打印输出方式， 可以直接按需要的格式打 印，也可以输出到其他软件（如 Excel ）处理。可以打印文档清单， 也可以打印检索和统计结果。人员管理 人员管理的组织形式为“部门”一“岗位”一“人员”，用户管理功能允许用

54、户按照部门组织人员，并且每个人员属于固定 的岗位。可以按照部门关系树的形式对人员进行管理。使用人员的 列表可以打印输出。人员的岗位变动可以通过拖拽的方式方便地实 现。安全管理 SEAS200具有完善的安全管理机制。用户在使用客户端 时，必须输入自己的口令，以确定身份。服务器上的各种文档都有 权限控制，不同的用户具有不同的权限，以防止非法侵入。借阅管理SEAS2OO0寸文档库中的每一张图纸都要进行跟踪管理。记录图纸的借阅历史；统计图纸的使用频率；明确图纸损坏、遗失时 的责任。以确保文档资料的安全，同时也可以方便地实现对文档利 用情况的监控和统计。借阅图纸时，建立图纸借阅记录。用户可以 浏览文档借

55、阅记录，可以对借阅记录进行检索和统计。销毁和鉴定 用户可以通过文档销毁管理，预先对需要销毁的文档进行鉴定，对过期的文档可以进行自动鉴定。销毁的文档都被跟踪记 录。备份与恢复 服务器端提供数据库和大字段的备份与恢复工具。用户可以通过图形化界面，方便地完成备份与恢复工作。此外该工具提 供增量备份功能，允许用户备份上次备份以来，或者一月内，或者 一周内发生变化的文档。这样既保证了系统安全性，也大大减轻的 工作量和备份时间。数据传输安全性设计方案对系统中的重要数据可以采取加密存储和传输技术，对云南省 广播电视厅及与各部门，在公共网络上传输的重要数据进行加密。 本系统中使用的数据安全技术均为自主实现的技

56、术，并采用国际上 通用的加密算法。这样作的好处为：基本加密算法为国际上通用的，经过了长期的实际应用考验的算法，算法的有效性能够保证；所有 安全技术环节均由自主开发的软件实现，不依赖于国外的商用软件，因而不受美国等国家对安全技术的出口限制，比如在美国生产的浏 览器软件中，RSA和RC算法的加密密钥长度分别被限制在512位和40位，而在我们的系统中将分别使用1024位和128位的密钥。数据的安全性主要考虑以下两个方面：数据的保密性：主要采取的手段：数据加密。数据有效性和完整性：有效性：信息来源能够证实完整性：信息传输过程中没有被破坏和篡改。主要采取的手段：数字签名。技术方案系统中安全技术的实现符合

57、工业标准PKCS PKCS( Public-KeyCryptography Standards )是由RSA实验室制定的基于公开密钥算法 的加密技术标准，包括 RSA算法、Diffie-Hellman密钥交换算法、基于口令密钥的加密、数字签名、加密信息文法等内容。系统中的加密算法指标用于密钥交换和数字签名的 RSA公开密钥算法使用1024位密钥， 用于数据加密的RC4算法使用128位密钥，其中对称密钥在每次加密 过程中都使用临时随机生成的密钥，密钥不需保存。技术背景：RSA法和RC4算法是是目前普遍采用的加密算法，已经经过了长期的在实际应用中和研究中的考验，特别是在电子商务 应用中，RSA已经

58、成为安全机制的最重要的算法，主要应用于密钥交换和数字签名，RC4乍为高效率的数据加密算法是目前绝大多数系统中的首选算法。两种算法都是密钥长度可变的算法，且破译难度与 密钥长度成指数增长的关系。目前在美国的金融机构以及近来兴起 的WWW的电子商务应用中，普遍采用的密钥长度分别为512位和40位。考虑到计算机系统的运算能力的逐年提高，相应的破译代价也 会下降，为确保信息系统在足够长的时间内的安全性，我们在系统 中分别使用了 1024位和128位的密钥长度，相对于512位和40位密钥， 在安全性方面有了相当大的提高。设计原则和技术特点设计原则（1 ）成熟性与发展性采用成熟的、先进的计算机和通信技术进

59、行网络设计，既要保证当 前系统运行的高可靠性，又要能适应未来技术的发展的需要。（2 ）实用性与经济性在OA系统设计中，不仅要考虑到目前各种业务的实际需求，更应充 分考虑将来业务种类增长的需求，从实用性出发，解决实际问题。方案的制定和产品的选型在保证其先进与成熟的基础上，力求降低 成本。（3 ）标准化与开放性采用符合国际、国家标准的软件，遵循有关技术规范体制，使系统具有灵活的互联能力。（4 ）可靠性与安全性 选用高可靠的产品与技术，在系统出现异常时，具有应变能力和容 错能力，确保系统安全可靠。对某些信息资源的使用要进行一定的 权限划分，并对0A系统的运行情况进行实时监控。（5 ）信息共享对信息资

60、源可考虑有条件、分层次共享，使信息既得到充分、有效 的利用，又符合公司内部信息的保密要求。（6 ）灵活性与扩充性选用符合国际发展潮流的国际标准的软件，使系统具有良好的可移 植性、可扩展性，保证在将来发展中迅速采用最新出现的技术，降 低系统成本。附录：公司介绍一、国家软件工程中心及东大阿尔派公司介绍1.1中国软件行业的最高水平-国家软件工程中心 东北大学软件中心成立于 1989年，是东北大学集科学研究、教学及 技术转移为一体的研究机构，是计算机软件国家工程研究中心、国 家唯一的“火炬计划”火炬软件产业基地、国家教委批准的计算机 应用重点的实验室、辽宁省软件工程研究中心和沈阳市的软件中试 基地。几