毕业论文（设计）14

1、PAGE 34/34三亚学院毕业论文（设计）论文（设计）题目： 论秘书协调能力提高的途径 学 院： 人文与传播学院 专 业（方 向）： 汉语言文学（公关与文秘） 年 级、班 级： 1201 班 学 生 学 号： 1210412021 学 生 姓 名： 崔 忠 权 指 导 老 师： 彭 景 莲 2016年 月 日论文独创性声明本人所呈交的毕业论文（设计）是我个人在指导教师指导下进行的研究工作及取得的成果。除特别加以标注的地方外，论文中不包含其他人的研究成果。本论文如有剽窃他人研究成果及相关资料若有不实之处，由本人承担一切相关责任。本人的毕业论文（设计）中所有研究成果的知识产权属三亚学院所有。本人

2、保证：发表或使用与本论文相关的成果时署名单位仍然为三亚学院，无论何时何地，未经学院许可，决不转移或扩散与之相关的任何技术或成果。学院有权保留本人所提交论文的原件或复印件，允许论文被查阅或借阅；学院可以公布本论文的全部或部分内容，可以采用影印、缩印或其他手段复制保存本论文。加密学位论文解密之前后，以上声明同样适用。论文作者签名： 年 月 日目 录TOC o 1-2 h u HYPERLINK l _Toc16187 目 录 PAGEREF _Toc16187 I HYPERLINK l _Toc20254 摘 要 PAGEREF _Toc20254 2 HYPERLINK l _Toc28525

3、 绪论 PAGEREF _Toc28525 4 HYPERLINK l _Toc14346 一、秘书协调能力的概述 PAGEREF _Toc14346 5 HYPERLINK l _Toc21831 （一）秘书协调能力的概念 PAGEREF _Toc21831 5（二）秘书协调的范围 HYPERLINK l _Toc32068 PAGEREF _Toc32068 5 HYPERLINK l _Toc32068 （三）秘书协调的内容 PAGEREF _Toc32068 5 HYPERLINK l _Toc32068 （四）秘书协调的程序6 HYPERLINK l _Toc32068 （五）秘书协

4、调能力的作用7 HYPERLINK l _Toc5988 （六）秘书提高管理能力的意义 PAGEREF _Toc5988 8 HYPERLINK l _Toc7980 二、秘书协调能力的特点和遵循的原则 PAGEREF _Toc7980 9 HYPERLINK l _Toc8207 （一）领导与员工之间的沟通功能 PAGEREF _Toc8207 9 HYPERLINK l _Toc17572 （二）各职能部门之间协调配合功能 PAGEREF _Toc17572 9 HYPERLINK l _Toc20827 （三）为公司对外开放协调功能 PAGEREF _Toc20827 10 HYPERL

5、INK l _Toc11077 （四）秘书协调工作遵循的原则 PAGEREF _Toc11077 10 HYPERLINK l _Toc3845 三、影响秘书协调的障碍因素 PAGEREF _Toc3845 12 HYPERLINK l _Toc31291 （一）信息接受方面 PAGEREF _Toc31291 12 HYPERLINK l _Toc29800 （二）信息发送方面 PAGEREF _Toc29800 12 HYPERLINK l _Toc5350 （三）信息传递渠道方面 PAGEREF _Toc5350 12 HYPERLINK l _Toc32520 四、优秀的协调能力对秘书

6、的要求 PAGEREF _Toc32520 14 HYPERLINK l _Toc13245 （一）分清沟通方式，善于利用适当的沟通方式 PAGEREF _Toc13245 14 HYPERLINK l _Toc31360 （二）掌握沟通的原则 PAGEREF _Toc31360 14 HYPERLINK l _Toc32000 （三）提高自身的理论知识水平 PAGEREF _Toc32000 16 HYPERLINK l _Toc8408 （四）掌握协调技巧 PAGEREF _Toc8408 16 HYPERLINK l _Toc25656 （五）加强观察和分析的能力 PAGEREF _To

7、c25656 19 HYPERLINK l _Toc14989 （六）讲究灵活多变 PAGEREF _Toc14989 20结论21 HYPERLINK l _Toc3748 参考文献 PAGEREF _Toc3748 22 HYPERLINK l _Toc9166 致谢 PAGEREF _Toc9166 23论秘书协调能力提高的途径摘 要 秘书部门是企业的枢纽，秘书是现代企业最常见也是必不可少的职位之一，具有基础性和服务性的作用，对于企业的有效运转起到了十分重要的作用。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%

8、81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 在很多人的眼里，秘书的工作可能只是一系列普通常见的工作集合，要求的也只是基本的文字编辑能力和电脑的掌握程度。然而事实相反，秘书作为专业性和综合性兼有的职业，工作事务繁重，需要精神高度集中，所以这要求秘书要有良好的素养和协调能力。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%

9、E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书若是有可以很好的协调各方矛盾，面对人群交往时就能够如虎添翼，可以创造更有效的工作环境，工作质量也自然得到了提高。秘书机巧的使各方工作在共同配合天衣无缝的完成，给领导充当最好的助手。本文着重探讨提高秘书协调能力的途径。关键词 秘书；协调能力；提高；管理；沟通On ways to improve the coordination ability of secretary Abstract Secretary of the department is the hub of an e

10、nterprise, the secretary is one of the most common is also indispensable position of modern enterprise, which has the function of the basic and service and has played a important role for the effective operation of the enterprise. From the point of view of most of us, secretarys job merely contains

11、some simple routine work, they are even only required to master basic word processing skills and computer knowledge. Secretary, however, as a professional and comprehensive job, often requires hard-working and highly spirit concentrating, so it requires the secretary to have good quality and coordin

12、ation. Secretaries with nice coordination ability can be like a duck to water when they handle interpersonal relationships, which entails them to work more efficient, and ensures the quality of work. encourages stuff to cooperate well and assist leader to finish the work. This paper explores the way

13、s of improve the secretary coordination.Key Words Secretary;Coordination;Improvement;Management;Communication;绪论 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书这项职业的出现是由于领导活动的要求和制定的目标渐渐发展而来的以帮助

14、领导完成琐事的工作。时代的变更，我国秘书工作的发展前景以党 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 的基本路线为基本，搞好“三个服务”之后，就其工作方式上发生了“四个转变”：即从以文事为主要处理要求转变为文字类处理办事 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%

15、80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; ，又需要有自己的思想并提出意见；从将信息告知领导的人转变为先将信息综合处理最后告知的人；从一开始的只需要依靠长期的定势思维来办事转变为以有目的的管理来提高效率的工作思维；从以前的听话办事式服务转变为以服务的主动为荣。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%

16、94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 协调关系不可或缺的是秘书能力的体现之一。尤其是在这个不断发展的历史时期，当社会主义市场经济蓬勃发展的同时，就注定了秘书工作的内涵和外延必将不断得到提高和发展，并且深刻的决定了机关工作的实效和能力。秘书就在调节他人关系的能力的提升，不知不觉已经是秘书工作的一项主要事情。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%

17、94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 现如今的所有管理类的事宜，特别是如今的管理工作，都要求协调的到位。协调的定义是在职责的事情内，或在领导要求的作为下，调 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 整和改善各种关系，大到组织之间，小到工作之间和人际关系之间的关系，从而促进各项活动最终以成功

18、的美好结局结束，这样循序渐进中达到完美和谐的局面。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%

19、81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 协调工作是一个内涵很宽泛的概念。因为秘书所涉及的主、客体实质上都是一些涉及公共关系的事宜，所以它自然而然的可以简单的解决和调解公共关系之间的矛盾。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/h

20、tml/javascript:; 从协调的主要因素来看，协调工作可以这样涵括为三层意思： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1想要协调单方面是不行的，一方的话协调也就谈不上。当一个人在事情发展的过程中拥有了两种不同的甚至是完全不同的看法，这不过是人类正常大脑的所为，并没有什么惊奇的。 HYPERLINK C:/Users/Xia

21、oLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2协调的话主客体之间得有一定内在的关联。还必须是双方或多方发生关联，其缺一不可。3协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%

22、E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 改革开放以来，我国的大型国有企业已经成为经济发展中的一股最重要的基石，为大势所趋，对于秘书的工作者们而言被赋予了更高要求，尤其是在对他们在协调方面的重视上。在调研中我们发现部分秘书的协调能力不足之处，还有待提高，于是通过对秘书存在的不足之处的研究，通过对秘书的协调对象的研究，对秘书在协调工作中所起的作用的研究，总结影响秘书协调能力的障碍因素，得出了提高秘书协调能力的途径和方法。一、秘书协调能力的概述（一）秘书协调能力的概念 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%9

23、8%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 放眼管理学所涉及的道理而言，协调的定义是指管理者从系统大局考虑，想尽一切方法，正确妥善的处理系统之间、人们之间的各种复杂联系，为实现系统目标而共同努力的一种管理机制。秘书的协调能力就是指处理工作中产生分歧和矛盾，统一认识和协调行动的能力。是秘书在职责范围内，根据 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3

24、%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 领导的指示和命令，调整和改善部门之间，同事之间，人际之间的复杂联系，最后观点相同，一起完成大家的目标,这是秘书工作所必备的技能 范长平.浅谈现代秘书应该具备的条件J，行政论坛，1997年第4期。（二）秘书协调的范围 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%

25、94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 宽泛的谈及，有三个类别概括了秘书协调的范围： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1内向协调，也可以说是内部协调。它是指同一组织机构中大大小小的部门之间复杂关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调作为最基

26、本的协调方式，也是秘书协调的中心。这类协调本质上就是平行协调，秘书人员需要提前心灵沟通，双赢的情况下，以协商来化解问题。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2纵向协调。大家都叫其上下级协调，同一组织系统在层次不同的境地下各种关系的协调。以下行协调典例较多，并且实现的几率较小。纵向协调因为是级别关系不一样的关系协调，秘书人员需要比

27、较组织之间的隶属情况，妥善处理上下级，对于不同的矛盾。可以通过协调下级的方法简介的掌握上级决策，和下级部门的处理方式上以求协商。先要修改报告、请示，最后再次上报上级机关等。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3横向协调，还有一个名称为外部协调。不同或不相干的组织之间关系的协调。这种协调工作大体上可以分为二类，有秘书部门本机关内部

28、进行协调这类情况，比如说联合机关的上行文及其下行文。还有一种是同级机关为达到目的事先秘书部门先协商、后制定方案，比如说同级机关联合召开会议会有之。（三）秘书协调的内容 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书协调范围涉及宽度决定了秘书协调的东西五花八门。所有秘书部门经手的事宜，包括以下： HYPERLINK C:/Users/Xi

29、aoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1决策协调。宏观决策不可避免的关联到不同的机构人员，作为一项系统化的项目，它需要各机关之间的共同努力；在实现管理的过程上，不能缺少各组织的团结；在管理本身来看，拖过没有员工们的合作则不可。事实说明了，秘书部门在决策上的判断而言，将所以一切可用因素集合到一起，效益就可以大大提高。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/D

30、esktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2政策协调。每当一项政策颁发后，随着它的形成、生效和终止这一系列的复杂过程，或多或少的影响到许多组织、集团，同时个人利益自然会有关联，所以一旦政策制定和执 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94

31、%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 行之后，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素和政策环境的协调活动，才能保证政策的权威性和实效性的实施效率。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3计划协调，普遍说是协调工作计划过程中的所以问题，比如中心工作

32、蓝图和决策实施目标的协调。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 4事务协调。就是协调计划中的和正在做的各种联系，即是(1)文字方面的协调，如联合行文和联合催办的协调；(2)会议相关的处理方面，如会议议题和文件的协调；(3)处理公共事宜方面的协调，如大型调查的协调，规模督查的协调等等，特别还有一些想不到的事项的协调。 5人际协调。即

33、协调公务活动中人与人交往所涉及的关系。有秘书与公务人员或其他不同阶级的人群之间的关联；改善同事矛盾；协调一切涉及人际关联的事宜，可以建立好的交往氛围，能够抹掉人们内心的阴影，改善人与人的关系，最重要的是会在领导工作和秘书工作之余拥有一份好的交往空间。人际关系一旦得以协调，可以在领导与下级之间消除裂缝，部门成员意见的不同，激发人员的创造力，是机关发挥机关应有的能力，人们关心更加密切，团结向上，潜能最大化提升 赵振龙.管理秘书实务M.北京：中国人民大学出版社，2004。（四）协调工作的程序 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91

34、%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 协调工作按照一个严格的规格进行的，以下内容足以证明： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1受托。简而言之就是秘书部门先收到他人委托然后

35、合理的协调任务。受托的内容有受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理，有时候会更多。它是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2审理。就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的大门，其在于限制协调的度，保持协调数量，所以，秘书部门应制定协调的职责和受理的准则，明文规

36、定秘书协调的主要问题。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3核查。以对待处理协调事项的调查、核实和研究为准，这样认识会方便行动也快捷。该阶段需要做到掌握协调对象的背景，有关政策规定的事先理解，实地调查也应该进行，主管部门的看法十分重要。核查是协调必不可少的。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop

37、/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 4协商。将受理问题列个蓝图同协调的事宜反映，一起商讨以求观点和谐。协商是协调的关键，因为书秘书的处世方法。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%8

38、7%8D/html/javascript:; 对于一个优秀的秘书而言，无时无刻都要以一视同仁的态度，还需要知道如何同协调各方讨论问题，最后达到共同的提案，这样问题便迎刃而解了。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 5受理。即为最后处理商讨的最后关头，对所有问题和提案的最终确立的一个过程。受理是秘书处理问题的最后一个环节，环节一步步

39、的走下来，协调的工作也就差不多结束了 方国雄，方晓蓉.秘书学M.北京：高等教育出版社，2003。（五）秘书协调能力的作用协调能力是秘书需要具备的基础能力，协调是秘书的重要工作，也是秘书人员的基本素质和能力，是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书部门因为其工作的性质，不得不处在各种利害矛

40、盾和政策矛盾关系的漩涡处，无论是一个地区或是单位内外的问题，一旦到了需要协调的问题，一般都要找这些地区或者单位的领导出面解决，并首先需要将有关问题的信息，包括问题产生的原因、背景、解决问题的方针、进行协调的方法等，收集起来，综合研究，放映给领导参考采纳，这些工作都是秘书部门的任务，必须经过秘书部门去完成。协调工作做得如何直接关系到上级工作的成效，影响到企业的正常运转，协调得不好会让上一级的工作陷入一种被动状态，会对上级之间，部门之间的默契产生影响。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%

41、E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 加强秘书的协调能力，可以提高工作效率，为领导分担一些工作，化解各类错综复杂的矛盾，确保任务顺利完成。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书部门其实没有那么万能，除了本身所

42、需要处理的各项工作，也会遇到处理不了的需要协调之后才能解决的矛盾，就比如办事，办文等，都可能遇到各部门认识与步调的不统一，利害与矛盾的相互干扰等，特别是在改革的这些关卡，想要扩大开放的程度和加速经济发展速率的过程中，不仅需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾，有需要认真听取和采纳下级 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/j

43、avascript:; 与老百姓的想法和心思，才可以做出最佳的决策，推进产业的有序进行，以领导的决策为中心，做好决策服务的秘书协调工作，并谨慎的处理干净，不留错误。以求在综合性协调大局时可以充分发挥出参谋助手的功能，这也是作为秘书最为重要的环节。（六）秘书提高管理能力的意义理论而言，秘书协调工作即为领导管理科学的项目，需要科学的思维和注重科学的艺术。这样说也不无道理，协调是搭建公共和领导艺术之间的桥梁。秘书协调在所有的领导之间工作的知道上具有巨大的功能性和不可取代性。姑且，从领导的工作方式来看。领导亲自协调自然权威高力度广，但领导不可能考虑事情都十分全面，若是所有事情都一个人做的话，领导就没有

44、那样的精力。其中繁琐的零碎工作不需要自己做的。这时秘书人员就可以参与讨论做个助手。如此看来，秘书协调延伸了领导的时间，可以正常进行繁杂的工作。第二点，专业分工的需要决定了，组织机构是经由领导和机构组织构建的一个整体。但凡机关工作就不可避免的涉及到形形色色的部门人员，团结协作就必不可少。实际情况是因为目的的不同，见识和想法的差异，矛盾无法根除。秘书部门处在机关中心，承担协调任务，解决领导的纠纷，机关工作质量和效率也就高了 桑德拉黑贝尔斯.有效沟通M.华夏出版社，2003。第三，从秘书的本质来看。社会的发展，秘书性能的变化，协调工作的作用凸显，已成为秘书工作的代言词。它既拓宽了秘书的工作范围，秘书

45、工作的水平也自然而然的提升了一个层次。这样的话，秘书部门的参谋助手作用就足以充分地体现出来，推进秘书工作向深度和广度发展 李晓明，商务沟通与客户服务M.北京：中国劳动社会保障出版社，2005。二、秘书协调能力的特点和遵循的原则（一）领导与员工之间的沟通功能 作为一个 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书，尽管显赫的地位不一定有

46、，收入也并没有想象中的丰厚，但就单单因为秘书是伴随在领导左右时间最多的人，上有协调，下有沟通左右的能力。秘书会时不时充当上级的“口舌”。秘书是领导和员工之间沟通的桥梁。领导安排工作，需要秘书准确传达到员工那里，员工有疑惑或者建议也要通过秘书上传到领导那儿。秘书在上级与员工之间处于重要的位置，一旦沟通出现不顺畅的情况，会影响到领导和员工都无法正常高效地完成工作事务。秘书要在和领导的言谈举止中即时发现问题，报告问题，采取积极的应对措施，在和员工交谈的过程中要确保传话是否到位，员工是否理解工作内容，秘书要积极发现员工的问题，了解员工的难题，汇报给领导，协调上下关系。 HYPERLINK C:/Use

47、rs/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘书对于各方面信息的收集、整理和反馈上的强弱，会直接影响到获取的信息的质量高低，数量的多少以及收效的好坏等。秘书要充分掌握准确的领导和员工之间的沟通信息，从各个渠道，各个方面去了解各种沟通信息，把领导所传达的信息准确无误地传递给员工，并且把从员工那里得到的反馈信息汇报给领导。和员工之间的沟通渠道顺畅，领导才能了解员工工作的真实

48、状况，才能体察员工的需求和难题。双方才能明确工作问题的症结所在，思考出改善措施。（二）各职能部门之间协调配合功能各职能部门也是秘书的服务对象，秘书应当要清楚各部门的职责和事务，还要熟悉各部门的成员，以便配合协调工作顺利完成。领导要办某件事可能需要好几个部门，部门之间要沟通和交流就要通过秘书来配合，做一个中间人，把各部门的信息凝聚到一起，或者把某个信息分散传递给各个部门，一个部门有难题，需要支援，秘书可以协助它寻求支援，部门之间若是有矛盾和分歧，秘书要在中间来帮助它们协商解决，部门之间信息若是不畅通，秘书也要在中间疏通，使部门之间的沟通更加顺畅。秘书协调能力的好坏对于部门之间的合作有很大的影响。

49、秘书应当积极为部门之间，部门员工之间构建一个信息共享，信息交流的平台，加强部门之间的联系，帮助他们减少摩擦和误解，创造和谐，团结，友善，互助的氛围。（三）为公司对外开放协调功能秘书在协调对外开放事务时需要灵活行事，在协调时要沉着冷静，谦和有礼，耐心细致，把维护公司的形象和名誉放在协调工作的首位和原则。要有好态度，即使对方发脾气，也要保持风度。秘书作为公司对外开放重要一环，在管理对外事务中要有通览全局的能力，有大局意识和中心意识，一言一行都为公司的对外形象服务。在对外形势复杂的情况下，只有把握全局，才能做好对外协调工作。（四）秘书协调工作遵循的原则 HYPERLINK C:/Users/Xiao

50、Long/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 在机关事务工作中，任何事情都要遵循一定的原则，否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性，协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4

51、%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (一)信息沟通原则。信息是协调的基础，协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中，一要收集与协调内容有关的信息，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况；二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求，及时在被协调者之间传递；在结束阶段，还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况，并向领导反馈。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/

52、LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (二)整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统，有它的整体性。秘书协调的根本目的，就是通过正确受理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉地服从全局利益 高海生，秘书基础M.北京：高等教育出版社，2002。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/

53、LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (三)平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位置上，待人以诚，商量共事，公平合理地受理各种矛盾切不可摆出“二首长”架式，做强加于人的事情，同时也要防止协调中不讲原则，避免“各打五十大板”的现象发生。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%

54、B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; （四)利益均衡原则。我们生活的这个时代，尤其是改革开放之后的瞬息岁月里，我们社会的矛盾体现在国家、集体、个人三者利益之间的种种，经济利益作为主要问题又被排在了首位。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 这就要求秘书人员在协商受理

55、问题时，既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益，同时也要引导协调各方坚持合法利益，并以法维护和满足他们的正当要求。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (五)分级负责原则。要求秘书人员在协调中按照科学管理的等级原理，哪一级的协调，就由哪一级负责。 HYPERLINK C:/User

56、s/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 只要是部门之间可以内部协商解决的矛盾，以及通过综合职能部门的功能就可以协商解决的矛盾，就尽可能不要上推；但凡可以 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E

57、6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题，上级组织特别是秘书部门，也不应予以受理，以防止推诿、扯皮等不良作风发生，从而提高机关工作质量和效率。三、影响秘书协调的障碍因素（一）信息接受方面信息接受是协调的第一环，这一环节如果出现错误或者纰漏，会直接影响到沟通效果和协调效果。沟通中的双方都得领会对方的真实意图，秘书领会能力差的话就不能接收到上级传递给自己的信息。比方说，有时领导只是让某个部门去协助另一个部门，秘书听到领导的话，错以为是让两个部门合作完成某个事务，于是某部门的协助角色就变成了主要角色之一，会

58、让部门间的合作产生矛盾与不解 吕世平，商务秘书理论与实务M.北京：中国水利水电出版社，2006。（二）信息发送方面 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 无论时代怎样变化，秘书每天都无可避免面对的工作就属表达了，这项工作也算是他们最日常的任务。表达能力就像是秘书不可缺少的能力。对于需要表达的问题，其中最重要的当属表达的目的所在，对于

59、自己想要传递的信息有充分地理解，以传递信息的对象，以及传达这个信息是想要达到什么样的结果。秘书的表达目的不确定，会让信息内容不明确。秘书每天要接受来自上级或者各部门的信息，如果对信息的重要性程度把握不准，或者对时机把握不正确，缺乏一种审时度势的能力，也会造成沟通效果大打折扣。秘书表达不清不楚，语无伦次，没有逻辑，口齿不清或者用词容易让对方误解，都会造成信息错误，不能把真实信息传递给对方。肢体语言也是沟通协调中很重要的信息载体，言行有误，使用包括表情，体态在内的肢体语言时会导致对方困惑。（三）信息传递渠道方面 秘书是领导和员工，部门与部门之间的枢纽，那么渠道就是秘书和沟通对象之间的枢纽。选择不恰

60、当的沟通渠道的话，就会导致沟通效果不佳。比如有的很重要的信息如果选择口头表达，可能会让接收者错失某些重要的片段，也容易让对方觉得这条信息不重要，不会以严肃的态度去对待这份信息。沟通渠道若是太长，信息会在中间环节产生变化，信息量也会损失。本来应该通过交谈，走访联系的方式却采用文字为媒介的信件或者便条的方式，又或者，明明该用手势，肢体动作等非语言符号来传递信息，却采用了 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9