合同管理办法

1、一、合同管理办法第一章总则第一条为了规范集团公司及所属各子公司、各分支机构（含不具备法人资格的办事处、基地及其他派出机构）签订合同的流程，加强集团公司对合同的统一管理，确保合同的签订符合法律、法规的规定，明确合同管理职责，界定合同管理界限，减少和避免公司对外经济活动中的法律风险，提高公司经营管理水平和经济效益，保障公司的合法权益以及保证合同的顺利履行，特制定本办法。第二条集团公司各部门及各子公司、各分支机构对外签订的所有合同均适用本办法。本办法所称合同是指合同、合约、协议、契约、备忘录、意向书等依照法律规定，对相关各方具有法律约束力的书面或电子形式的法律文件。第三条公司对各类合同管理，实行“统

2、一管理、分级审查、归口负责”的原则。“统一管理”即由指定的专职部门负责合同的保管、归档、借阅、复印等，公司内部需要办理前述事项的，应遵照该部门相关规定； “分级审查”即合同签署之前，应按公司内部合同签署流程，由业务部门申报，职能部门审查，相关领导批示并最终签署的过程； “归口负责”即合同审查过程中，各部门各司其职，在各自业务范围内对其出具的意见承担相应责任。第四条人事行政部负责建立健全合同管理制度，监督、检查各部门合同管理情况，负责合同签订后的正本（原件）统一归档和管理，执行合同登记、统计及报告制度，组织合同管理知识培训。第五条合约部负责合同商务条款审核的管理工作、法务部负责法律条款审核的管理

3、工作，并为合同承办部门提供法律服务，同时合约部与法务部协助业务部门合同的签订和管理，实时了解合同履行情况，及时提供建议，防止发生风险。合同履行出现纠纷的，法务部应及时提出处理建议，与经办部门共同协商解决。并负责合同修改稿与完成稿的复核。合约部应根据各部门业务需要，分类建立合作方管理数据库，并注重选择合作较好的单位建立长期合作关系，在满足需要和提升品质的前提下，控制成本和降低风险，并负责合同修改稿与完成稿的复核。第六条合同经办部门按其部门职责申请合同立项，确定合同经办人，对潜在的合作方进行可行性论证、意向接触和资信调查，报请主管领导和合约部审批；组织合同的谈判，起草合同文本，并组织合同审查会签，

4、负责合同的执行。合同执行过程中发生需要变更、另行签订补充协议或精选范本其他对合同正常履行产生影响的情况的，应及时与合约部、法务部沟通协商，征求其意见后，按公司内部管理流程报批执行。第七条合同审查会签部门的职责：（一）业务部门和分管领导按职责，负责对合同的相关条款的可靠性、可行性及税收问题等问题提出审查意见。（二）合约部和法务部对合同内容提供专业意见，将业务部部门与对方协商后的商务条款以合法合理的形式体现于合同文本中。（三）财务部门负责对合同涉及的资金来源、支付方式的合理性、可行性及涉及税收问题等提供专业意见。第八条本办法中的合同经办人是组织合同谈判、签订和履行相关工作的第一责任人。合同经办部门

5、应对合同自协商至履行完毕的全过程负责；合同经办人对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律及本办法的办法，须及时与部门负责人、归口管理部门进行协调，并由经办人（或另指定专人）负责进行处理。合同经办人在岗位变动或离职时，合同经办部门应指定专人和合同经办人办理合同相关资料的移交手续。第二章签订合同的准备第九条 公司对外各项工作，需要签署合同的，应以合同签署作为确定工作正式开展的标志。第十条合同经办部门应在签订合同至少 7 个工作日前，填写招标计划审定表（见附件 2），将合约事由、签约要求及初选合作方等资料报送合约部。按公司要求需要进行招投标的合同，合同经办部门应在签订合同至少个工作日前，将相

6、关资料报送合约部。第十一条初选合作方应具备签约资格。合同经办部门没有初选合作方的，也可以不提供相关资料，最终由合同经办部门和合约部共同选择合作方。第十二条 合约部收到合同经办部门招标计划审定表后，指派采购、招投标会同经办部门经办人一起，负责合同合作方的选定、合同条款的谈判及签订工作。第十三条工程合同金额超过 100 万元合同，非工程合同超过 50 万元的合同，由集团合约部牵头同平台项目公司组成谈判小组进行谈判；工程合同金额低于 100 万元（含）的合同，非工程合同低于 50 万元（含）的合同，由平台项目公司牵头同平台项目公司合约部组成谈判小组进行谈判。谈判小组一般应由技术、法务、财务及与合同内

7、容相关的其他职能部门派员参加，业务部门和合约部负责组织和确定参加的具体人员。第十四条合同谈判前应召开准备会议，各部门协商确定谈判事项，明确谈判原精选范本则、策略、重点及主谈人员。第十五条经办人对合同谈判中遇到的重大问题，应及时向部门负责人汇报，必要时向部门分管领导请示。谈判结束后，经办人制作谈判备忘录，并经我方全体参加人签字确认；备忘录应记录会议时间、参加人员、进展情况、形成的一致意见、声明保留意见、需要请示的事项、双方存在的主要分歧以及下一步谈判的应对意见。第十六条合约部和合同经办部门应从签约资格、合同价格、合同约定的乙方责任、乙方项目负责人、履约能力、资信情况等几个方面综合考察、选定合同合

8、作方。对于合同合作方的选定，包括合同经办部门推荐的初选合作方在内，原则上应考察不少于 3 家。第十七条合同文本应尽可能使用公司制定的合同范本。第三章合同的审核第十八条合同合作方选定后，由合同经办部门的经办人填写合同审核会签单（见附件 3），将合同文本及其附件提交各级分管领导审核。第十九条合同必须经法务部审核。法务部主要负责对合同的法务条款进行审核，同时有权对合同的商务条款提出建议。合同经办人应及时将建议反馈给合同合作方，并进行修改。第二十条各级分管领导应认真、及时签署审核意见，各级审核时间原则上遵照下述办法：1）标的在人民币 10 万元（含）以下的合同， 1 个工作日内；2）标的在人民币 10

9、 万元 50 万元（含）的合同， 2 个工作日内；3）标的在人民币 50 万元以上的合同， 3 个工作日内。第二十一条 对于标的在人民币 50000 元（含）以下的合同以及合同经办部门和特定合作方签订的合同（如财务审计合同、融资合同等） ，合同经办部门可直接选定合同合作方并进入合同会签流程，但合同经办人必须在合同审核会签单上注明。第二十二条 除第二十一条办法的情况外，其它所有合同的合作方都必须由经办部门和合约部共同考察确定，否则合约部有权在合同审核会签时予以否决。第四章合同的签订第二十三条 对通过审核的合同，合同经办人负责办理合同的签字、盖章手续。第二十四条 合同经办人有责任保证审核、修改后的

10、合同与签字、盖章的合同在条款内容上保持一致。第二十五条合同各方应有代表人签字，并注明合同签订日期；人事行政部在合精选范本同盖章时应督促代表人签字和签署日期，并督促合同经办人将盖章签订后的合同及时归档。第五章合同的履行第二十六条 合同经办部门负责合同的履行、申请付款、验收等工作。第二十七条分期付款的合同进行支付时，须由合同经办部门填写合同付款申请单 ( 见附件 4) ，同时提交相关证明文件；合同尾款支付须经有关部门确认无遗留事项后方可支付。第二十八条合同履行过程中，如发生重大违约情况导致合同中止或者需要终止履行的，合同经办部门应及时告知合约部及法务部。第二十九条如合同需要变更或签署补充协议，合同

11、经办部门应按本办法重新办理合同签订、审核手续。第三十条 合同对方当事人违反约定或提出履行异议，经办部门应在征求合约部法务部意见后，在法定或约定的时间内以法定或约定的方式提出意见或予以答复；合同出现纠纷，经办部门应立即向其主管领导报告，并通知合约部和法务部，同时应收集整理处理合同争议的文件和证据资料。合同纠纷协商、调解，应由合同经办部门及合约部、法务部共同进行：协商或协调达成一致时，应依法签订书面协议；协商或协调不能达成一致的，应在法律规定的时效内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第六章合同的存档和保管第三十一条 合同在各方签字盖章后，由合同经办人负责及时将合同送交人事行政部、财务部和合约部

12、存档。人事行政部存合同正本；财务部可存复印件；合约部工程合同存合同副本，其他合同可存复印件。第三十二条公司公章专管员须指导和督促经办人负责的合同（包括请示、批复、批准等加盖公司公章的文件、信函）在盖章后及时办理归档。人事行政部对此负有指导督促责任。第三十三条合同签订申请表 、合同审核会签单由人事行政部存档； 合同付款申请单由财务部存档。合同签订前和履行过程中双方的来往信函、传真（须复印后归档） 、履约凭证等合同附属文件，在合同履行完毕后，由经办部门移交人事行政部存档。票据等结算凭证由财务部存档。第三十四条合同经办人在合同会签过程中负有对合同的保管责任，应避免合同文本的缺损及遗失。精选范本第三十五条 合同存档后，各部门对合同的保管应有专人负责。第三十六条 未经部门领导同意，任何人不得私自借阅、复印合同。