声像档案的整理103张课件

1、第一节 声像档案整理 一、声像档案概念 声像档案指国家机构、社会组织以及个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、影片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以影像、 声音为主，并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视听档案。 二、声像档案的特点形意结合、形象逼真时间感、空间感强烈便于复制和转换携带使用方便保管要求高开国大典三、声像档案的作用1、较强的凭证作用（为其他种类档案提供印证）2、重要的科研和宣传素材（为工作研究提供依据，为新闻报道提供服务）3、便捷的信息交流（可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体技术进行存储

2、和传播 ）4、较高的艺术欣赏价值（为利用者提供艺术享受）四、声像档案的收集归档（一）声像档案的收集原则1、以我为主2、突出主题3、质量精良4、内容齐全（二）声像档案的归档范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料。2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。3、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料。5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料。6、其他具有保存价值的声像材料。（三）声像档案的归档时间和要求应根据实际情况

3、，采取随时归档与定期归档相结合的方式。照片档案归档要求：1、对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。2、对存有真伪疑义的照片应采取必要措施鉴定。3、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。4、底片、照片、说明齐全；5、底片与照片的影像相符；6、无底片的照片应翻拍底片，无照片的底片应制作照片。录音带、录像带、光盘归档要求：1、光盘、录音录像材料的组成部门或摄录人员应负责对归档的光盘、录音录像材料整理，一般应在摄录后的三个月内向档案部门移交归档，档案

4、部门有责任督促、检查承办部门和承办人员及时归档。2、归档的录音录像档案必须具备可读性，在机器上运转正常，归档文件必须是原件、原版，声音清楚、图像清晰，确保文件的完整性和内容准确性。归档的光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性检验、完整性准确性等。录音带、录像带、光盘归档要求：3、归档的光盘、录音录像的文字说明编写要完整，与光盘、录音录像内容相符，接收时档案部门应进行验收检查。（四）声像档案的收集方法集中收集定向收集直接参与收集随时收集第二节 照片档案的整理 照片分为感光材料照片（传统照片）和数码照片。 传统照片：是用照相机和胶片，采用可见光使胶片感光而形成的图像文件。 数码照片：是

5、运用数字技术与光学技术相结合形成的照片。（传统）照片档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史纪录。一般包括底片、照片、说明三部分。一、照片档案的构成和种类（一）照片档案构成：照片档案一般包括底片、照片及说明三部分。（1)底片底片是与被摄景物颜色相反的负影像,以感光胶片为载体。底片是照片档案的重要组成部分。(2)照片照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像,它是通过底片冲印而成的。(3)文字说明文字说明是对照片档案内容的介绍和补充,它与照片相辅,互不可分。文字说明应包含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素。（二）、照片档案的种类（一）从

6、成像原理与载体上分，可分为传统照片档案和数码照片档案。（二）从形成上分，可分为原版照片档案和翻版照片档案。（三）从摄影目的与表现方式上分，可分为记录照片档案和艺术照片档案。（四）从记录影像的时间上分，可分为历史照片档案和现代照片档案。二、照片档案的整理（一）、底片的整理1、底片分类2、底片排列3、底片编号4、底片装袋5、底片入册6、填写底片册内容7、编制底片档案案卷目录1、底片的分类 对于大部分单位来说，底片数量不多，可不分类，只按底片收集的先后顺序编流水号即可。（如有特殊类型的底片，在底片册的“底片类型”栏目中注明即可） 2、底片的排列 底片应按照时间的顺序排列。首先按照底片形成的不同年度分

7、开排列，然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。3、底片的编号 格式一： 全宗号保管期限代码张号（档案室代号保管期限代码张号）格式二： 全宗号保管期限代码册号张号（档案室代号保管期限代码册号张号）全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码:分别用“1,2,3”或“Y,C,D”对应代表永久,长期,短期。 张号:在某一全宗某一保管期限内底片从“1”开始顺编流水号。 例:3016,即代表阳城县物价局永久卷中的第6张底片。4、底片装袋 底片应放入专用的底片袋中保存。一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。5、底片入册 底片要按照排列与编号的顺序依次插入底 片册。6、填写底片册内容（1）填

8、写底片册内封面（2）填写底片册内备考表（3）填写底片册册脊7、编制底片档案案卷目录底片册内封面 （单位名称） （类目名称） （案卷标题）案卷号卷内底片共 张保管期限自 年 月起至 年 月止全宗号目录号案卷号底片册内备考表本册情况说明：本册115号的底片经过修复。 立册人： 检查人： 立册时间：底片册册脊 全宗号 目录号 案卷号 年度底片档案案卷目录案卷号 题 名起止年月底片张数保管期限备注知识点底片与照片要分开存放，底片要放入底片册，照片放入照片册，不得混放。这是由于底片与照片使用的目的、频率和保管条件不同要求的，也是底片的原始性和唯一性要求的。大幅底片应放入专门档案袋或档案盒中，按底片号顺序

9、排列。珍贵的、重要的、使用频率高的底片要进行拷贝，以便保存原版底片。底片数量多，可将一年形成的底片排列在数册中；底片数量少，也可将数年形成的底片排列在一册中。（二）、照片档案整理1、照片分类（1）保管期限问题年度分类法（2）保管期限年度问题分类法2、照片排列 应在分类方案最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度进行排列。3、照片编号格式一：全宗号保管期限照片册号张号格式二：全宗号保管期限张号其中全宗号,保管期限代码与底片号中的全宗号,保管期限代码是一致的。册号:是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始编流水号。张号:是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。4、照片装册 照片装册

10、时需将照片号顺序依次固定在芯页上，组成照片档案册。5、编写文字说明内容包括六要素事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；时间：指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：指拍摄物所在的具体地点；编写文字说明人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置；背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；摄影者：指照片的拍摄单位或拍摄人。（一）单张照片说明 题名：简明准确概括基本内容、人物、时间、地点、事由； 照片号：即该张照片的编号，表示为：照片册号张号； 底片号：即该张照片的底片号。 （一）单张照片说明 参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号。 文字说明：即对该张

11、照片图像的说明，比照片题名更具体一些，或仅对题名及未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述。（1）保管期限问题年度分类法指首先将照片按不同的保管期限分开，在同一个保管期限内，根据照片所反映的内容，把照片分成若干个专题，如：会议类、业务类、基建类、荣誉实物类等；然后在每个专题下面再按照片形成的年度时间顺序进行排列和组合。例如：永久 会议类 2019年 业务类 基建类 荣誉实物类永久 会议类 2019年 业务类 基建类 荣誉实物类永久 会议类 2019年 业务类 基建类 荣誉实物类（2）保管期限年度问题分类法指首先将照片按不同的保管期限分开，在同一个保管期限内，将一个年度内归档的全部照片

12、结合不同的内容或问题依次排列组合。一个年度的照片档案可形成一册或若干册。如：例如：永久 2019年 会议类 业务类 基建类 荣誉实物类永久 2019年 会议类 业务类 基建类 荣誉实物类永久 2019年 会议类 业务类 基建类 荣誉实物类（二）组合照片的说明 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并标明所含照片的起止张号和数量，组合照片应在每一组照片的左上角或右上角以（1）（2）（3）等组联符号表示，组联符号不宜跨册。 采用组合照片说明的照片，单张照片说明可从简，但其说明编写应符合客观准确，编写及时的要求。组合照片的说明图片6、照片档案的组卷及目录编制照片经分

13、类、排列、编号后，即可按照片编号顺序装入照片册的芯页上。特殊规格照片应与其他照片一并组卷，另外存放，并在册内目录中注明。照片档案组卷后，应编制照片档案目录。照片档案目录包括案卷目录、卷内目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。照片档案卷内目录照片号 照片题名拍摄时间照片所在页号底片所在卷 号页 号底 片 号备注515（2128）5-217、填写照片册内容8、编制照片档案案卷目录 知识点无论采用哪一种分类方法，照片档案分类方案应保持一致，相对固定，不得随意变动。分说明中的底片号一定要填写，不得空缺，因为在日常利用时，往往是通过照片查找底片。照片案卷题名要具备基本三要素：作者、事由、种类建立照片档

14、案定期检查制度，发现问题及时解决。第三节 数码照片档案整理数码照片档案概念 数码照片是用扫描仪扫描或数码照相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图像文件。数码照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。 数码照片档案目录 数码照片号题名拍摄时间摄影者纸质照片号参见号保管期限备注一、数码照片档案的构成数码照片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息三部分组成。数码照片档案和传统照片档案相同之处是都有图像和文字说明，不同之处是数码照片档案没有底片，但是在数码照片拍摄过程或扫描过程中会形成一系列的信

15、息，即EXIF信息。EXIF信息是镶嵌在图像文件格式内的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。二、数码照片档案的整理按照双轨制的要求，应将归档的数码照片打印出纸质照片或转换为胶片。所备份照片或胶片的整理要求和方法，参照前面讲的“照片档案整理”和“底片档案整理”内容，只是需将卷内目录中的照片号或底片号改为“数码照片号”。数码照片档案整理步骤：包括数码照片的分类、排列、编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录等工作环节。1、数码照片分类 数码照片采用保管期限

16、年度组（一次会议、一项活动、一项工程、一个人物等）分类方法。 此种分类方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。 首先建立数码照片档案文件夹，然后在同一保管期限的不同年度建立年度文件夹，并以年度命名子文件夹，在子文件夹内建立组文件夹，以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹。每个文件夹都要命名。例如：数码照片档案分类永久 2019年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物永久 2019年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物2、数码照片的排列 建立数码照片档案文件夹建立年度文件夹组文件夹（按每组照片形成时间顺序排列）一组照片按所反映的重要程度排列。3、数码照片编号采用三段式 年度组号顺序号组号，

17、是指同一年度内组文件夹的流水号。张号，是指组内每张照片的流水号。 每一组文件夹内的数码照片都要从“1”开始编写。4、编写文字说明 数码照片文字说明包括：组文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明组文件夹的命名 组文件夹的命名，其名称采用组的顺序号和主要内容或事由组成，标注在组文件夹下面的名称位置上。例如： 20191阳城县档案工作会 20192晋城市农业农村档案工作阳城现场会 20193阳城县档案馆接受吴太钰同志捐赠其珍藏抗日县政府文献仪式 20194晋城市档案局局长宋铁栓率检查组在阳城检查档案工作组文件夹内的总说明总说明是对“组文件夹”内所有照片内容的概括说明，编写出包括事由、

18、时间、地点、人物、背景、摄影者、EXIF信息在内的综合说明，字数不超过200字，以Word文档方式附在该文件夹内。例如： 上述2019年第3组数码照片，其总说明为：2019年7月6日，阳城县档案馆在阳城县河北镇会议室接受吴太钰同志捐赠其珍藏的阳城县抗日县政府档案文献仪式。阳城县委常委、县委办主任李国平、副县长宋平、晋城市档案局局长宋铁栓、阳城县档案局局长郭春社、河北镇镇长白军龙、捐赠者吴太钰、河北镇政府、阳城县档案馆部分工作人员20余人出席了捐赠仪式。本组照片共8张，刘爱国拍摄。每张数码照片的分说明201931县委常委、县委办主任李国平同志讲话201932宋平副县长代表中共阳城县委、阳城县人民

19、政府向吴太钰同志颁发资金（牌匾）8000元。201933捐献者吴太钰同志发言5、编制数码照片档案目录6、刻录光盘(1)刻录要求 数码照片档案应定期刻录成光盘保管。为保证图像数据的安全，应采用只读光盘作为存储载体，最好使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。（2）刻录内容 数码照片文件夹:文件夹里按数码照片号顺序排列的数码照片。 数码照片目录文件：文件内容为数码照片档案的目录 光盘说明文件：该文件用以说明本张光盘内容和制作情况的各类信息。7、光盘编号要按形成年度的顺序流水编号，连续排列。光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。档案类别顺序号如：5.4158、填写光盘标签 光盘刻录完成后，应填写数

20、码照片档案登记表和数码照片档案元数据表。9、光盘校验 内容是否完整，能否打开，文件数量是否准确10、编制光盘目录数码照片档案登记表光盘号5.45光盘容量2G光盘题名阳城县财政局2019年数码照片档案保管期限永久照片张数215起止年月自2019年1月起至 2019 年12 月止光盘说明文件包括：光盘题名：光盘中存储的数码照片内容。题名结构为单位名称+年度+数码照片。套别：数码照片存储光盘的保管类型，分别用A、B、C表示。照片起止年月：光盘中数码照片起始年月和终止年月，中间以“”相连。保管期限：光盘中数码照片的保管期限。照片张数：本盘中数码照片的总张数。光盘说明文件包括：照片文件类型：指数码照片的

21、文件格式，JPEG或TIFF。光盘类型：是指光盘类型的参数。分为CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD-RW、DVD+RW。制作时间：数码照片存储光盘刻录制作时间，用8位阿拉伯数表示年月日。制作软件：刻录制作数码照片存储光盘使用的软件名称。制作设备：刻录制作数码照片存储光盘使用的硬件名称。制作人：刻录制作数码照片存储光盘的人员姓名。数码照片档案元数据登记表硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）联想启天系列、联想集团软件环境（型号、版本等）操作系统Windows XP数据库系统无相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）Microsoft OfficeIE浏览器WinRAR压缩软

22、件文件格式JPEG数码照片光盘目录光盘号光盘题名起止年月照片张数刻录日期备注5.41阳城县财政局2019年数码照片档案2019.12019.122152019.15.42阳城县财政局2019年数码照片档案2019.12019.121752019.4知识点按照双轨制的要求，应将归档的数码照片打印出纸质照片或转换为胶片。所备份照片或胶片的整理要求和方法，参照前面讲的“照片档案整理”和“底片档案整理”内容，只是需将卷内目录中的照片号或底片号改为“数码照片号”。光盘标签中数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表应与光盘大小一致。分别放在光盘的正面和反面。光盘应定期检查，发现问题及时解决，必要时进行

23、数据迁移。双轨制：电子形式的照片文件和冲洗出来的纸质照片同时归档。 双套制：（电子文件的备份）刻录两套光盘，一份保存，一份日常利用。第四节 录音录像档案的整理 录音录像档案概念： 录音录像档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以机械、光学、电磁等记录方式记录声音、影像，以特殊材料为载体的历史记录。一、种类1 、录音档案 主要有唱片和录音带两种，有盘式和盒式两种，其中以盒式为常见。2、录像档案 同样有盘式和盒式两种，同样以盒式为常见。二、录音录像带的验收1、质量关2、完整关三、录音录像档案归档范围四、录音录像档案整理1、鉴定：根据本单位的归档范围，对每一件录音、

24、录像进行鉴定，判断其是否归档。归档的录音、录像档案保管期限参照文书档案保管期限，划分为永久、30年、10年。 2、分类 必须将录音档案和录像档案分开。 例如我们本单位分类方案一级类目声像档案为5，二级类目照片档案为1，录音档案为2，录像档案为3，那么录音档案类目号为5.2，录像档案类目号为5.3。 音像制品多的单位，如电视台、广播电台等，还可在录音档案或录像档案内按内容等分类，这就需要三级类目。3、排列 根据分类方案，每件归档录音录像最低一级类目内按时间先后顺序排列。4、编号 录音录像档案是以盘式或盒式为保管单位进行编号。编号可按归档时间顺序结合内容编制流水号。格式：全宗号类目号顺序号如： 3

25、0 5.315 表示物价局录像档案第15盒注意：1、录音录像盒上的编号与外包装盒一致；2、录音录像盒上的编号与相应的文字说明一致。5、编写文字说明录音录像档案的文字说明必须详细准确。录音带要写明：讲话内容、讲话人姓名、身份、录音时间、录音带播放时长、录音带型号规格、设备的型号规格录像带要写明：所摄内容、主要人物、拍摄时长、录像型号规格、设备型号规格。6、填写标签标签内容包括：编号、参见号、片名、播放时间、摄制单位、摄制时间、规格、制式、密级、主要人物的姓名、身份等。录音录像档案标签样式 立档单位 录像档案形成时间保管期限备注：全宗号类目号案卷号 录像档案 全宗号 类目号 案卷号五、录音录像档案

26、的编目 每件录音、录像都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。录音录像档案目录包括档号、责任者、题名、时间长度、起始标志、结束标志、现存载体编号、原存载体编号、参见号、规格、备注等。六、装盒上架录音录像档案目录档号责任者题名摄录时间摄录人节目时间参见号保管期限备注知识点1、要以一盒（盘）录音（录像）档案带为一个保管单位著录一条；2、如一盒（盘）录音（录像）带录制多人的讲话或多个节目，应在题名栏中逐一说明。3、如一个活动录制多盒（盘）录音（录像）带，则在题名栏后注明录音（录像）档案的顺序号。第五节 光盘档案的整理一、概念 光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动

27、及科学实践中形成的有保存价值以光盘为保存载体的档案。二、归档范围和种类 主要包括本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件。三、光盘档案的整理1、分类 光盘数量较少时，我们可不分类。我们本单位分类方案中一级类目声像档案设置为5，二级类目照片档案设置为1、录音档案为2、录像档案为3、光盘档案为4，光盘档案类目号为5.4。 如果数量较多且每年都会产生，我们可按问题设置三级类目。 5.4.1 文书类电子文件 5.4.2 数码照片光盘 5.4.3 数据库 5.4.4 视频2、排列和编号在最低一级类目内按光盘形成时间编制案卷流水号。例一个单

28、位有文书类电子文件、数码照片光盘和视频光盘。A、文书类电子文件光盘档案从“1”开始编写一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列。 5.4.1001 一直编制 5.4.1最后一件例：B、数码照片光盘档案从“1”开始编写一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列。 5.4.2001 一直编制 5.4.2最后一件C、视频光盘档案从“1”开始编写一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列。 5.4.3001 一直编制 5.4.3最后一件例一个单位光盘数量较少，我们作为一个类处理。 5.4001 一直编制 5.4最后一件3、组卷A、以单张光盘为一卷，光盘号就是案卷号。（1）一张光盘作为一卷，必须要有良好的外

29、包装，一般采用优质透明塑料盒。不得用塑料薄膜纸包装。（2）在光盘包装塑料盒上贴上标签，位置在正面左下角或盒脊下部。全宗号类目号年度案卷号光盘档案案卷目录 序号档号案卷题名刻录日期刻录人密级备注（3）在光盘非数据面上用记号笔写上档号 5.4001（4）制作一张光盘说明放在光盘盒内并在每张光盘制作时存入光盘内。主要包括档号、光盘内存放的内容、文件的格式、制作日期、制作人、保管期限等内容。B、将若干张光盘按时间结合内容放入光盘册，一册作为一卷，这时需要编制册内光盘号，每册从“1”开始编制光盘号。（1）采用光盘册，必须使用符合光盘保护要求的专用光盘册。（2）在每张光盘的非数据面上用记号笔填写档号。类目号案卷号光盘号 5.4001016（3）填写每张光盘的说明全宗号类目号案卷号光盘号光盘名称刻录人刻录日期（4）编制光盘档案卷内目录（5）填写光盘档案（6）填写本册光盘档案的总说明（7）填写光盘盒脊标签（8）编制光盘档案案卷目录（9）排架光盘档案应竖放，排架按照分类及案卷顺序号排列。光盘档案卷内目录序号光盘题名刻录日期刻录人密级备注光盘档案案卷目录序号档号案卷题名光盘数量起止日期密级备注第五节 声像档案的保管和利用一、照片档案的保管和存放保存底片的适宜温湿度为：温度 13