基金管理公司设立资料档案管理制度

1、C基金管理有限公司设立申请材料之十 资料档案管理制度C基金管理有限公司设立申请材料之十 资料档案管理制度 TITLE * MERGEFORMAT C基金管理有限公司 SUBJECT * MERGEFORMAT 设立申请材料 KEYWORDS * MERGEFORMAT 资料档案管理制度C基金管理有限公司设立申请材料之十 资料档案管理制度10-9- PAGE 15目 录 TOC h z t Appendix Heading 1,4,Appendix Heading 2,5,Section Heading 1,1,Section Heading 2,2,Chi Appendix Heading 1

2、,4,Chi Appendix Heading 2,5,Chi Section Heading 1,1,Chi Section Heading 2,2 HYPERLINK l _Toc150000269 第 一 章 总 则10-9- PAGEREF _Toc150000269 h 1 HYPERLINK l _Toc150000270 第 二 章 资料档案管理体制与任务10-9- PAGEREF _Toc150000270 h 2 HYPERLINK l _Toc150000271 第 三 章 资料档案的分类管理10-9- PAGEREF _Toc150000271 h 4 HYPERLINK

3、 l _Toc150000272 第 四 章 资料档案归档办法10-9- PAGEREF _Toc150000272 h 5 HYPERLINK l _Toc150000273 第 五 章 资料档案使用办法10-9- PAGEREF _Toc150000273 h 9 HYPERLINK l _Toc150000274 第 六 章 资料档案保密办法10-9- PAGEREF _Toc150000274 h 10 HYPERLINK l _Toc150000275 第 七 章 资料档案保管办法10-9- PAGEREF _Toc150000275 h 11 HYPERLINK l _Toc150

4、000276 第 八 章 资料档案库房管理办法10-9- PAGEREF _Toc150000276 h 12 HYPERLINK l _Toc150000277 第 九 章 资料档案的鉴定与销毁办法10-9- PAGEREF _Toc150000277 h 13 HYPERLINK l _Toc150000278 第 十 章 资料档案工作统计办法10-9- PAGEREF _Toc150000278 h 14 HYPERLINK l _Toc150000279 第 十一 章 附则10-9- PAGEREF _Toc150000279 h 15总 则为了加强 TITLE * MERGEFORM

5、AT C基金管理有限公司(以下简称“公司”)资料档案工作的业务建设, 更好地为基金业务工作服务, 根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法及国家档案局有关规定, 结合公司的实际情况, 制定本制度。公司资料档案是完整地反映公司各项工作和业务活动的真实记载, 是考查公司工作和业务, 记载和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务活动中形成的文书资料档案、基建资料档案、设备仪器资料档案、会计资料档案、人员资料档案、声像资料档案、业务资料档案、审计资料档案、荣誉证书实物资料档案等不同门类和载体的资料档案由公司综合部集中统一管理, 不得分散保存,

6、 以维护公司资料档案的完整与安全。资料档案管理体制与任务根据资料档案工作集中统一管理的原则, 综合部设立资料档案室, 对公司形成的各种门类和载体的资料档案实行统一管理。资料档案室由综合部资料档案员管理, 各部门设兼职资料档案管理员, 公司全体员工应配合资料档案室开展工作。资料档案室的工作任务: 制定公司资料档案工作的计划、规定、办法和细则; 在统一领导、集中管理的原则下, 负责各部门资料档案工作的业务指导和监督检查; 集中统一管理公司各种门类和载体的资料档案; 积极开展资料档案的利用工作, 为公司各项工作服务; 接收、整理、保管与公司业务有关的有利用价值的资料, 做好资料档案提供利用工作; 积

7、极开展资料档案的编研工作, 编写组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件汇编等编研材料; 对所保管的资料档案定期进行鉴定、销毁工作, 按照有关规定将应进馆的资料档案移交资料档案馆; 严格执行国家和公司保密制度, 维护资料档案的完整与安全; 综合部主管交办的其他工作。各部门兼职资料档案员应保持相对稳定, 其主要职责是: 认真执行资料档案室制定的各项规定, 主动向资料档案室反映资料档案管理工作情况, 积极配合资料档案室开展工作, 并接受资料档案室的监督、指导和检查; 根据本制度, 负责做好本部门文件材料的立卷归档工作, 并在规定期限内向资料档案室移交, 确保公司资料档案的完整、真实与安全

8、; 配合资料档案室做好资料档案的鉴定、销毁工作。资料档案的分类管理根据资料档案集中统一管理的原则, 公司在各项活动中形成的全部资料档案作为一个全宗, 全宗内的资料档案按其性质、载体进行分类归档。资料档案归档办法凡是记载和反映公司的业务、工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。为此, 下列文件材料必须按时间、按质量要求归档。政府部门文件材料政府部门、监管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要材料; 政府部门、监管部门颁发的属于公司主管业务并需要执行的文件以及非公司主管业务, 但需要贯彻执行的法规性文件; 政府部门、监管部门领导、人民代表、政协委员视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、意见

9、和建议以及题词、照片及有保存价值的录音、录像(声像材料)等材料; 代有关部门草拟并被采用的文件的最后草稿和印本; 政府部门、监管部门转发公司的文件。公司的文件材料公司股东协议; 公司章程; 业务牌照; 公司股东会、董事会、监事会会议记录、会议纪要; 其他重要会议的会议记录和会议纪要; 公司重要会议的报告、总结、典型材料、参阅材料等; 公司的请示与上级主管部门的批复文件, 公司下属各部门的请示与公司的批复文件; 公司下发(包括转发的与其他单位联合颁发)的各种正式文件的签发稿、印刷稿以及重要文件的修改稿; 公司内部职能部门形成的工作计划、总结、报告以及向上级的汇报材料; 公司业务活动和基金经营管理

10、专业文件材料; 公司内部稽核监察报告、错误遗漏报告、违规纪录; 证券市场调查研究形成的重要文件和资料; 公司及各部门汇总的统计报表和统计分析资料; 公司形成的财务报表、凭证、账簿等文件材料; 公司领导的述职报告、个人考核评议的文件材料; 公司形成的机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印鉴及人员编制等文件材料; 公司制定的工作条例、制度等文件材料; 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的声像材料; 获上级奖励的证书、奖状、奖旗和有纪念意义的实物照片、录音、录像等; 公司干部任免(含备案)、调配、培训、专业技术职称、评定、聘任、党员、干部名册、报表、录用、转正、定级、调资、退职、退(离)休、转

11、业、抚恤、死亡及干部奖惩、纪律检查、治安保卫等工作形成的文件材料; 公司财产、物资、资料档案等交接凭证、清册; 公司与有关单位签订的各种合同、协议等文件材料; 购置各类设备的图纸、说明书等; 其他与公司经营相关的文件资料。公司各部门文件公司各部门报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件; 一次会议、一项工作、一件案件完成后, 由各部门综合员或兼职资料档案员将形成的全部文件收集整理后交资料档案室归档; 每年需要归档的文件材料, 应在规定时间内由各部门整理后交资料档案室, 并填写移交清单一式两份, 双方签字。客户/基金资料客户资料、函件、授权书、授权签署、投资限制;

12、 基金合同、托管协议、基金招募说明书、投资表现报告、投资决策纪录。其它外单位文件材料有关单位对公司工作检查形成的重要文件; 有关单位与公司联系协商工作的重要来往文件。归档要求: 草拟文件要用A4(或16开)标准纸打印, 需要书写的统一使用不褪色的炭素墨水或蓝黑墨水笔书写, 书写要求字迹清晰; 修改文稿时, 尽量不要在纸的顶边写字; 归档的文件材料必须齐全、完整。文件正本与原稿、原件与附件、请示与批复要同时归档; 凡有原件的文件不能以复印件归档; 归档的材料按资料档案保管期限, 对资料档案材料分别组卷; 基建项目资料档案的管理与项目建设同步进行, 由项目主要经手人对有关资料整理立卷, 于项目竣工

13、验收后三个月内向资料档案室移交; 购置的设备、仪器的文字、图纸、说明, 应在投入使用后规定时间内, 将该设备仪器的文字、图纸以及使用说明等归档立卷后交资料档案室管理; 会计文件材料, 由公司的财务部门整理立卷, 按会计资料档案管理的规定, 移交资料档案室保管; 各部门制作完毕的照片、音像制品和磁盘, 经整理后移交资料档案室保管。凡归档的照片要连底片, 要写文字说明, 包括: 时间、地点、背景、人物(职务)、内容、拍摄者姓名。录音、录像带要有录制者姓名和解说词。磁盘应附文字说明, 包括: 内容、时间、相关文件、作者; 业务(基金)资料档案, 由有关部门负责收集整理、归档立卷, 按规定向公司资料档

14、案室移交保管。资料档案使用办法凡外单位到公司查阅、了解资料档案的, 必须持有单位介绍信, 经公司分管领导批准, 办理登记手续后, 方可查阅。公检法机关及监管机关配合调查事项, 由监察稽核部牵头配合。利用资料档案应该有记录, 利用资料档案的单位(个人), 经批准办理登记手续后, 资料档案管理员应填写利用登记表, 写明日期、利用案卷号或文件的题目、利用目的、利用效果。资料档案管理员应该根据利用资料档案单位(个人)的需要, 主动、及时, 准确地提供资料档案信息。利用资料档案的单位(个人)不得涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破损资料档案。借阅或归还资料档案时, 资料档案管理员应详细检查, 保证资料

15、档案的完整和安全。根据资料档案的密级程度, 确定不同的使用范围, 规定不同的审批手续: 绝密、机密资料档案, 必须先经公司领导批准后方可借阅; 秘密资料档案, 须经公司分管营运的副总经理及相关业务部门负责人批准后方可借阅; 因工作需要借出的资料档案, 不管密级程度如何, 必须经公司领导和相关业务部门负责人批准方可借出。资料档案的保密程序有时间性, 随时间的变迁, 应及时调解密级, 以扩大资料档案的利用范围。资料档案保密办法资料档案室是收藏、保管公司经营管理、业务、政治活动材料的关键部门。凡借阅资料档案室有密级资料档案的人员, 必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国档案法, 严

16、守国家和公司秘密。对定为绝密级的资料档案, 应设专柜保管, 禁止复制和借出绝密级案卷和资料档案。复印资料档案中未解密的文件材料, 应按有关保密工作实施细则规定办理。借阅资料档案的保密工作, 要严格按本制度第五章办理。借出的资料档案不能带回家或公共场所, 不准在私人交往和通信中泄露资料档案秘密, 不准在非保密本上摘抄、记录资料档案秘密; 不准通过普通邮政传递资料档案; 不准使用明码或未经审查批准的密码传递资料档案秘密。销毁无保存价值的案卷材料, 统一经公司领导和相关业务部门领导批准后, 由二人以上销毁, 不得出售或随意弃置。资料档案管理员要严格遵守国家各项保密制度和有关规定, 不得与无关人员谈论

17、资料档案中的涉密问题。资料档案管理员不得私自携带资料档案外出, 因工作需要携带资料档案外出的要办理审批手续。携带秘密资料档案外出需经公司分管领导批准。按照密级文件资料档案保密年限, 最长绝密30年, 机密20年, 秘密10年的规定, 资料档案室应做好资料档案解密工作, 报分管营运的副总经理批准后, 在案卷内文件首页盖上解密或不宜公开的印章。违反本制度, 应视情节轻重, 按照公司纪律程序规定予以处罚。资料档案保管办法资料档案的进与出必须严格办理登记手续。资料档案要按照分类方法排列、保管。定为永久、长期、短期保管的资料档案, 要分开目录保管。资料档案箱(柜、架)要注明存放资料档案的类别(代字号)、

18、年代、案卷起止号。对残破的资料档案, 要及时修补和复制。每季度对资料档案的数量、质量和保管情况进行一次检查, 发现问题及时报告和处理。资料档案管理员调动工作时, 必须将所负责的工作交接清楚后, 才能离任。资料档案库房管理办法资料档案室必须坚固, 要有防盗及门禁设施, 窗户要有遮阳设施。资料档案库房门窗的开关和资料档案装具(箱柜)锁匙由专人专柜保管, 除经同意进库房借阅文件的人员外, 无关人员未经批准不得进入资料档案库房。资料档案库房内要保持整齐、清洁、美观和合理通风, 要根据气候变化, 及时调节库房内温湿度。资料档案箱、柜内必须放有防虫剂等。资料档案库房内不准堆放杂物, 严禁吸烟, 要配备足够的灭火器材, 并定期检查和更换。资料档案的鉴定与销毁办法资料档案管理员应根据公司资料档案保管期限表, 每年对库存资料档案进行一次保存价值的鉴定和清理工作。对已到保管期限的资料档案案卷, 经公司领导和相关部门领导组成的资料档案鉴定小组提出是否延期或销毁的意见, 由资料档案员造册并与有关部门会办。鉴定过的资料档案, 必须在其保管单位备考表中注明鉴定意见, 由公司鉴定小组负责人签名, 注明鉴定日期。销毁资料档案, 必须经过鉴定, 并征求有关