公司办公用品管理规定

1、1目的1.1为规范公司办公用品的管理，在满足各部门工作需要、保障各部门业务稳健发展的同时，为杜绝办 公用品的浪费现象，降低办公费用支出，特制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于本公司内部所有部门、下属子公司。3名词解释无4功能权责4.1行政部负责办公用品综合采购计划的申报、办公用品采购、保管、发放和费用核算等管理工作及部分 特殊办公用品的制作、发放、建账、保管。4.2各部门负责本部门办公用品采购需求的申请。4.3采购部负责（除低值易耗及低值耐用办公用品）的办公设备的购置。5流程图无6内容6.1办公用品的管理6.1.1办公用品按使用性质分为：低值易耗品和低值耐用品三类。6.1.2低值易消耗品主

2、要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、长尾夹、橡皮、记事本、打 印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、信封、垃圾袋、扫把、拖把、垃圾铲、垃圾桶、 餐巾纸、洗手液、饮用水（含瓶装）等价值较低的日常用品。6.1.3低值耐用品主要指：风扇、印章、美工刀、尺子、订书机、裁纸机、过塑机、打孔器、文件夹、 文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、电话机、笔筒、排插、文体用品、书籍等使用期限比较长 的物品。6.2办公用品的管理原则6.2.1实行统一部门领用分管原则；6.2.2实行集中购买和分月领用的原则。由于办公用品价值低、品种多、使用部门分布范围广、计划性 不强等特点，为了降低采购运作成本，获得价格优势可

3、采用集中采购、分月领用的原则，即行政 部集中批量采购，各使用部门按照规定按月领用；6.2.3部分低值耐用办公用品原则上不再增补，若破损、残旧需更换的实行以旧换新原则。6.3办公用品采购计划的制定6.3.1各部门根据本部门物品消耗和使用情况，当月提交下月办公用品需求，按需求填写请购单，并经部门负责人、分管副总审批后于当月30日下班前报至行政部，逾期视为无需求；6.3.2行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写办公用品请购统计明细表， 于当月底前报分管副总审核，形成采购计划。6.4办公用品计划申请、审批流程6.4.1低值易耗品、耐用品（单品价值500元）：申请部门填写请购单一部

4、门负责人一行政部确认一分管副总批准一行政部实施购买；6.4.3临时急需的物品（计划外）：申请部门填写请购单（并在备注栏内注明急需采购的原因）一部门负责人一分管副总批准，根据物品分类，由行政部实施购买；6.4.4行政部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的办公用品的申请作出适当调 减和驳回。6.5办公用品的采购及结算6.5.1行政部根据制定的采购计划实施定时集中采购，于每月10日前完成采购计划；6.5.2在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利；6.5.3办公用品的采购原则上每年一次招标供应商，制定协议价格，尽可能送货上门；6.5.4行政部将确

5、认无误后的单据按当月计划进行报销、付款。6.6办公用品的入库管理6.6.1办公用品到货后，行政部指定专人进行验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好入库登记；6.6.2行政部每月申报计划前查看库存，根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库和数量，以保证满足正常办公需要，提高供给效率。6.7办公用品的领用及发放6.7.1各部门必须指定专人申领办公用品，办公用品领用必须由部门指定领用人在办公用品领用登记表签字 后方可领用；6.7.2领用物品遵循以旧换新原则，若因无法继续使用需要报废，无法以旧换新的，必须由部门负责人批准后方 可领用；6.7.3每月办公用品统一领用时间以行政部通知为准，其他时

6、间不办理办公用品类领用业务（特殊情况除外）；6.7.4各部门办公用品保管人员要控制和合理发放办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，并在办公用品领用登记表做好领用记录，行政部不定时进行抽查；6.7.5各部门使用人的办公用品使用标准：新员工（管理人员）入职每人按标准配备：签字笔1支、记事本1本、由部门办公用品保管人员负责办理；其余人员每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买；6.7.6凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还 给该部门，有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有

7、关手续；6.7.7已领取电话机、计算器、订书机、剪刀等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或 凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。6.8办公用品的保管6.8.1办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算器、笔类、尺类、橡皮等；如为部 门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等；6.8.2备用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的性 能；6.8.3定期进行办公用品库存盘点，做好办公用品库存盘点表及时更新，确保帐物相符。以备随时 能掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保

8、障供给；6.8.4对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由 责任人承担相应损失。6.9办公用品的使用6.9.1使用办公用品应以公司为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细 算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本；6.9.2办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；6.9.3办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做 草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打 印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率；6.9.4印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要 的浪费；6.9.5对于高档耐用办公用品，部门之间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出 现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设 备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。6.10办公用品的交接与回收6.10.1员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序；6.10.2