2022年公司档案管理规定

1、第PAGE16页共NUMPAGES16页2022年公司档案管理规定一、公司管理档案的范围及管理权限的划分1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：(1)公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;(2)业务来往方面的文件材料(含合同、对方资料、银企联系函件等);(3)政府、项目批文、合同;(4)上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料;(5)公司制度体系、_、内部发文(包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等);(6)工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图

2、纸;(7)公司月度、年中、年度工作计划;(8)公司签订的各类合同;(9)公司有效证件、印章;(10)公司重要的会议材料、包括会议_通知、报告、决议、总结、会议记录等;(11)公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等;(12)其他具有法律效益力及保护价值的文件。(13)各项目相关资料分类存放。2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下：(1)报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等;(2)相关业务单位函件管理;(3)公司媒体宣传资料;二、公司档案管理准则1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对

3、档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。三、档案管理、归档文件整理1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、_、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。2、归档时限各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4、应做到及时处理，切忌拖拉积压。3、归档文件的整理1)归档材料必须时办理完毕的正式材料。2)归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。3)归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4)不同年度的文件分开存放。5)合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。四、档案的销毁1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。五、档案

5、保管1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料;对破坏褪色的材料进行修补和复制。2022年公司档案管理规定（二）一、目的为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、档案资料管理员公司的档案资料管理

6、由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。四、档案管理员的职责1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作时间公司来往文件/业

7、主资料的归档及每年_月份为公司档案资料归档。2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。六、资料的分类与归档_公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。_公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案资料的保存期限?文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?1、永久保

8、存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。2、_年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存_年的文书。3、_年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存_年的文书。4、_年保存：结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。七、档案的借阅1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公

9、司领导批准不得借阅。2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件

10、，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。八、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交副总经理审核经总经理批准后执行。3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后

11、方可销毁。4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。九、罚则1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款_元-_元，并予以通报批评。2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和

12、当事人各罚款_元-_元，并予以通报批评。3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。十、本管理规定自公布之日起实施。2022年公司档案管理规定（三）1、总则为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。2、适用范围归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。3、原则公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文

13、上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。4、文件材料的收集管理坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。5、办公室收集凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。6、主管部门收集6.1一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。_公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加

14、上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。6.3本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。7、各部门专(兼)职文书的职责7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。7.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材

15、料登记手续。8、归档范围8.1重要的会议材料，包括会议_通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。8.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。8.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。8.4本公司_请示与上级机关的批复。8.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。8.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。8.7信访工作材料。8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。8.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

16、8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9、平时归卷各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。10、案卷目录各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。11、资料送交公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。12、登记专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。13、案卷质量为统

17、一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。14、归档资料归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。15、档案检查档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。16、本规定自布之日起施行。2022年公司档案管理规定（四）cg西安工业资产经营有限公司棚户_改造管理办法实施细则(讨论稿)第一章前期准备第一条。前期准备的各项工作由项目企业

18、实施。第二条。土地部门核实土地证的合法有效性；规划部门、所在地管委会核实拟改造用地的规划性质和土地有效使用面积(是否有五线或五线的划分情况)。第三条。向所在地政府棚改办征询拟改造地段是否纳入或计划纳入政府棚户_改造项目范围。第四条。以每户一表的形式向拟改造范围内的住户征询是否参加棚户_改造的意见。第五条。委托房屋检测鉴定机构对改造范围内的危旧房屋进行检测鉴定，出具检测鉴定报告并达到c/d级。第二章项目申报与合作方、代建方的确定第六条：符合前期准备条件的企业以文件形式向公司提出棚户_改造申请，投资开发部会同正合置业检查分析前期1/8准备资料，实地考查并提出是否具备改造条件和适合那种改造模式的意见

19、上报公司。第七条。投资开发部向公司信息库备案的项目合作方、项目代建方发放拟改造项目的基础资料，并_现场考察，有参与意向的单位通过投标形式竞选，投资开发部会同正合置业、财务部和公司_等相关部门进行议标，并排出前三名上报公司审定。第三章编制拆迁安置补偿方案第八条。在正合置业指导下，由项目企业与合作方、代建方协商编制。第九条。确定产权户补偿标准。选择产权置换，以套内面积计算，按不低于1比1，不超过1比1.2，不补差价的标准执行；选择货币安置，参照西安市人民_加强和推进棚户_改造工作的若干意见附件3，西安市棚户_改造货币化安置实施方案第三项第一条规定执行。第十条。统计并确认产权住户数，每户的产权面积、

20、补偿面积、产权总面积、补偿总面积。第十一条。统计并确认非产权住户数，非产权总面积。第十二条。确定安置房基本面积标准与增幅面积标准。非产权住户安置房的基本面积为_平方米；拆迁户产权置2/8换后的面积如果达不到_平方米，其差额面积按基本面积计算；增幅面积每_平方米为一个等级。第十三条。确定安置房基本面积平方米价格和增幅面积每一等级平方米价格。基本面积平方米价格_主体建安费+室外配套工程费+设计费+监理费+勘探费+城市建设配套费+配套项目费+项目报建费+项目管理费。增幅面积平方米价格；第一个_平方米在基本面积平方米价格和附近经济适用性住房价格之间确定，第二个_平方米参照附近经济适用性住房价格确定，第

21、三个_平方米参照附近商品房价格确定。第十四条。制定安置房建设和交付使用标准(参照附表一)。第十五条：确定下列项目费用标准(以下标准为最低标准，)：a。搬迁费，不低于_元/户。b：搬迁奖励费，搬迁期为_天，前_天内搬迁者奖励_万元；第_天至_天内搬迁者奖励_万元；第_天至_天内搬迁者奖励_万元；3_搬迁者无奖励。c：涉及固定电话移机、空调、有线电话、宽带网迁装等费用，按征收公告之日的收费标准给予补偿。d：室内装修补偿费以评估价为准。e：过渡费，过渡期为_个月，如果超出过渡期_个月内，过渡费按照_倍计算支付；如果超出过渡期_个月，3/8从第_个月起，过渡费按照_倍计算支付。每月过渡费按照被征收房屋

22、评估价值的_%计算，不足_元/月，按_元/月计算。第十六条。统计各分项费用和总费用。第四章编制改造项目拟建设方案第十七条。在公司投资开发部、财务部指导下，由项目企业与合作方、代建方共同编制。第十八条。确定土地有效使用面积。第十九条。确定安置户总户数；其中包括产权户数和非产权户数。第二十条。预估项目容积率，合作项目要设定容积率调整变更的相应条款。第二十一条。拟定项目建筑规模，并附项目建设总平图(草图)，原则上每层不超过_户，附户型图(草图)，每种户型面积差不低于_平方米。第二十二条。计算项目总面积和地上、地下、住宅、公建分类面积，合作项目还要计算商业面积。第二十三条：确定安置房总面积(户均不得低

23、于_平方米)，其中包括非产权户安置面积，产权户置换面积；合作项目要确定开发总面积，其中包括对外销售的住宅面积，4/8商业面积和车位数。第二十四条。合作项目确定安置房基本面积和增幅面积平方米价格。该价格为既定价格，不因时间变迁、市场价格涨跌、项目成本增减和利润盈亏等因素而调整。自建项目的购房价格依项目结算审计结果为最终价格。第二十五条。制定房屋建设、交付使用标准。第二十六条。明确安置用地和开发用地面积，及二者的比利。第二十七条：概算项目总投入(按照相关政策规定结合近两年市场平均价格水平估算)，具体由：建安费、前后期费用、开发用地费、开发面积销售税费和不可预见费五部分构成。(附表二概算项目总投入的

24、内容与标准，该标准)自建项目如果没有开发面积，参照概算项目总投入的内容与标准时不考虑相关条款。，第二十八条。概算项目总收入。开发面积销售收入+车位销售收入。自建项目如果没有开发面积，不计算开发面积销售收入。第二十九条。概算项目总利润。项目总收入-项目总投入-安置户购房款、补差款。自建项目如果没有开发面积，不进行利润部分计算。第五章拟定项目合作框架协议、项目代建协议5/8第三十条。明确企业为改造项目的主体；项目合作方为改造项目拆迁安置补偿、报审报建、施工建设、安全生产、产权办理、房屋销售、资金筹集和维护稳定的责任主体；项目代建方为改造项目报审报建、施工建设、安全生产、产权办理的责任主体。第三十一条。项目合作框架协议要明确本细则第四章第十九条至第二十六条的主要内容。第三十二条。项目合作框架协议合作双方责权利的主要内容(参照附表三)。第三十三条。物业管理能移交社会管理的尽可能移交社会，不具备移交社会管理条件的原则上约定交由合作方管理。第三十四条。合作项目要明确项目总投入、总收入和总利润。第三十五条。合作项目要确定项目剩余利润及分配比例。根据项目建设规模(项