国际商务谈判人员的组织与管理

1、国际商务谈判主讲人：潘小毅 第三章 国际商务谈判人员的组织与管理【本章内容】 一、商务谈判人员的个体素质 二、商务谈判人员的群体构成 三、商务谈判人员的管理【考核重点与要求】 识记：谈判群体的构成原则 领会：确定谈判群体组织结构的依据 简单应用：如何做好谈判人员间的分工配合 综合应用：学会寻求谈判群体构成成本最低而谈判效果 取得最佳的均衡点国际商务谈判是有计划、有目标、有组织的经济活动，是市场营销的重要组成部分。要搞好商务谈判，无论是在谈判前筹划谈判方案、收集信息资料、做好各项准备工作，还是在谈判中坚持原则、精心选择策略、灵活运用谈判技巧，都离不开精明强干的谈判人员。国际商务谈判内容负责，涉及

2、面很广，往往不是一个人的知识、精力、时间所能完成的，一般均采用集体谈判的形式。因此，谈判人员的组成是一个群体，是一个组织。 某年,上海某从事文物进口贸易的单位,与一位日本文物商谈判一批中国文物的出口贸易。这位日本商人带来一位中文翻译,是上海去日本打工的男青年,而上海的这家外贸单位使用的日文翻译是一位上海籍的女青年。谈判进行得很艰苦,因为日本人开价很低,几个回合下来,双方的差距仍然很大。 谈判过程中,这位日商在谈判中观察到,中方女翻译的言谈举止,表明她对到日本打工而当日商翻译的男青年非常羡慕。于是日商心生奸计,要自己的男翻译在谈判休息时,主动接近这位女翻译,表示他愿意将来为这位女翻译到日本学习提

3、供担保,以及路费、学费、生活费在内的所有费用,条件是这位女翻译必须把中方文物的底价全部透露给他。这位女翻译经不起出国的诱惑,出卖了全部机密。究竟选用什么样的谈判人员？ 在接下来的谈判中,这位日商完全掌握了谈判的主动权,用中方内部开的底价买下了这一批文物,狠狠地赚了一大笔,而上海的这家单位则亏得很惨。当然,这位做着出国梦的女翻译好梦不长,当她刚拿到护照,就因事情败露而锒铛入狱,断送了自己的前程。 这是一起典型的因谈判人员自身素质的问题而导致我方在谈判中受损的例子。所以在国际商务谈判中,挑选思想品质素质过硬的谈判人员是谈判成功的重要保证。 谈判是一种对思维能力要求较高的活动，是对谈判人员知识、智慧

4、、勇气、耐力等的检验，是谈判人员间才能的较量。所谓素质，不仅包括谈判人员的文化修养、专业知识和业务能力，也包括谈判人员对国际和国内市场信息、法律知识、各民族风土人情等知识的掌握情况和谈判人员的道德情操及气质性格特征。商务谈判人员的个体素质主要指谈判人员对于谈判有关的主客观情况的了解程度和解决在谈判中所遇到问题的能力。一、商务谈判人员的个体素质 弗雷斯查尔斯艾克尔在国家如何进行谈判一书中曾提出：“根据十七、十八世纪的外交规范，一个完美无缺的谈判家，应该心智机敏，而且有无限的耐心。能巧言掩饰，但不欺诈行骗；能取信于人，而不轻信于人；能谦恭节制，但又刚毅果敢；能施展魅力，而不为他人所惑；能拥有巨富，

5、藏娇妻，而不为钱财和女色所动。”一、商务谈判人员的个体素质 （一）谈判人员应具备的基本观念 1、忠于职守： 遵纪守法，廉洁奉公，严守机密，国家利益至上； 2、树立平等互惠的观念： 防止妄自菲薄和妄自尊大两种倾向；3、发扬团队精神： 避免暴露己方弱点，增强己方整体力量，一致对外。一、商务谈判人员的个体素质 （二）谈判人员的基本知识（T型结构） 1、横向方面的知识我国的涉外经济方针政策、法律和法规；某种商品的国际国内生产状况和市场供求关系价格水平及其变化趋势信息产品的技术要求和质量标准有关国际贸易和国际惯例知识国外有关法律知识各国各民族的风土人情和风俗习惯可能涉及的各种业务知识一、商务谈判人员的个

6、体素质 1954年，周总理出席日内瓦会议，准备放映新拍摄的戏剧电影梁山伯与祝英台招待与会的外国官员和新闻记者，出于帮助外国观众看懂这部电影的目的，有关同志将剧情介绍与主要唱段用英文写成长达16页的说明书，剧名也相应改为梁与祝的悲剧，有关同志拿着说明书样本向总理汇报，满以为会受到表扬，不料却受到了总理的批评，总理认为搞这样的说明书是不看对象，“对牛弹琴”，是党八股的表现。总理当场设计了一份请柬，请柬上只有一句话，“请你欣赏一部彩色歌剧影片中国的罗米欧与朱丽叶”，收到这份请柬的外国官员和记者兴趣大增，纷纷应邀出席，电影招待会取得了成功。一、商务谈判人员的个体素质 2、纵向方面的基本知识丰富的商品知

7、识：商品的性能、特点和用途了解某些商品的生产潜力或发展的可能性丰富的谈判经验和应对复杂艰苦谈判的能力熟练的外语程度对国外企业、公司类型的了解熟悉心理学和行为科学的相关知识熟悉不同国家的谈判对手的风格和特点一、商务谈判人员的个体素质 （三）谈判人员应具有的能力和心理素质1、气质：人的生理和心理等素质（巴浦洛夫：兴奋型/胆汁质、活泼型/多血质、安静型/粘液质、懦弱型/抑郁质）2、性格：指表现人的态度和行为方面的稳定的心理素质（果断、刚强、懦弱等）一、商务谈判人员的个体素质 3、国际商务谈判人员应具备的能力和心理素质 （1）敏捷清晰的思维推理能力和较强的自控能力 谈判双方由于利益的抗衡和相互依存，使

8、得谈判人员在心理上承受的压力很大，需要随时就某个谈判事项的具体典型特征和实质进行分析与判断。谈判人员要根据已知的前提进行分析判断与推理，在种种可能与假设的分析过程中识破对方的计谋，并使自己的提议与要求得以实现。即使在激烈的交锋中，也要能够控制自己的情绪，以恰当的语言和举止来说服对方。一、商务谈判人员的个体素质 （2）信息表达与传递的能力 谈判者的信息表达与传递能力的大小直接决定了其谈判能力的大小与水平的高低。表达方式无论是有声语言还是无声举止，都应具备表现力、吸引力、感染力和说服力。有时甚至需要设计一些语言的用法和情绪的表达时机与方式。（3）坚强的毅力和百折不挠的精神 商务谈判是一项十分艰苦的

9、工作，一旦谈判者接受了任务，就要以顽强的毅力和勇往直前的精神来推进己方目标的实现。在谈判中，不管遇到何种困难，都要有不达目的决不罢休的勇气。即使最后决定妥协求和，也要在经过力争后以强者的大度予以提出。一、商务谈判人员的个体素质 （4）高度的预见和应变能力 在商务谈判中需要与各种各样的人打交道，谈判环境复杂多变，很多意想不到的事情都有可能发生，要求谈判人员善于察言观色，及时扑捉对方的动向、变化，随机应变。主持谈判的代表应能统率全局，运筹帷幄，善于针对谈判内容的轻重、层次设计方案，并能根据场上变化及时调整。一、商务谈判人员的个体素质 （一）谈判组织的构成原则（规模适度）1、根据谈判对象确定组织规模

10、（4-8人） （1）保持通畅的沟通范围 （2）信息交换的有限范围 （3）成本与效率相结合2、赋予谈判人员法人或法人代表资格 （1）有权作出决定 （2）承担权限以内的责任3、谈判人员应层次清晰、分工明确4、组成谈判队伍时要贯彻节约的原则 二、商务谈判人员的群体构成 （二）谈判人员的组织结构 1、组织依据：技术知识、商务知识、法律知识、语言能力 2、人员组成： 技术人员：熟悉产品性能，提供价格决策参考； 商务人员：熟悉国际贸易、投资惯例； 法律人员：熟悉法律方面的知识； 财务人员：熟悉金融和支付方面知识； 翻译人员：准确沟通，争取谈判回旋余地; 谈判领导：统领全局，一致对外； 记录人员：可兼任。二

11、、商务谈判人员的群体构成 （三）谈判人员的分工配合 1、谈判人员的分工 第一层次人员首席代表 （1）选择依据：谈判内容 （2）主要职责：监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员建议；协调谈判班子意见；决定谈判过程的重要事项；代表签约；汇报工作。二、商务谈判人员的群体构成 二、商务谈判人员的群体构成 第二层次人员专家、技术人员和翻译 （1）选择依据：谈判标的 （2）主要职责：分析双方分歧与差距；与对方进行专业方面的磋商；明晓对方的意图和条件；修改草拟文件中的有关条款；向主谈人提出有关专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证。 （3）翻译职责：全神贯注，翻译准确，可适当提出建议，但不能向对方表

12、达个人意见，要如实向己方主谈汇报对方不正确言论。二、商务谈判人员的群体构成 （4）经济人员职责：掌握谈判项目总的财务情况；分析计算收益变动情况；在正式签约前提出对合同或协议的财务分析表。 （5）法律人员职责：确认对方的法人地位；监督谈判程序在法律许可的范围内进行；检查法律文件的准确性和完备性 第三层次人员工作人员（准确记录谈判内容）二、商务谈判人员的群体构成 2、谈判人员的具体任务和位置 （1）技术条款的分工 以技术人员为主。技术人员要把主要注意力和精力放在有关技术方面的问题上的同时，应从全局的角度考虑问题，并尽可能地为后面的商务条款和法律条款的谈判创造条件。 （2）合同法律条款的分工 以法律

13、人员为主。合同中的任何一项条款都应具有法律意义，但某些条款中法律的规定性往往更强一些，这就需要专门的法律人员与对方进行磋商。法律人员对谈判全过程中法律方面的内容都应给予高度重视，以便为法律条款谈判提供充分的依据。二、商务谈判人员的群体构成 （3）商务条款的分工 以商务人员为主。商务人员是整个价格谈判的组织者，但进行商务条款谈判时，仍然需要技术人员的密切配合。有关商务条款的提出和磋商都应以商务人员为主，即商务主谈人和辅谈人身份不能混淆。二、商务谈判人员的群体构成 3、谈判人员的配合：语言与动作的协调和呼应。谈判团队成员间的相互介绍，相互肯定是十分重要的。 “这位是我们的会计，诺尔曼凯特勒” “这

14、位是诺尔曼凯特勒。他具有15年财务工作的丰富经验，有权审核1500万英镑的贷款项目。” 为了使主谈与辅谈之间分工明确，配合默契，在主谈发言时，自始至终应得到所有辅谈的支持。这可通过口头语言或动作姿态语言来表示赞同。二、商务谈判人员的群体构成 （一）人事管理1、谈判人员的挑选： 政治素质：对国家、人民忠诚，有良好职业道德； 专业知识：掌握商业、技术、市场、金融、财务、法律等方面的知识； 个人性格：风度优雅，善于表达，听取他人意见，有较强自控能力； 主观能动性：有较强自信心，有独当一面的能力； 年龄：35-55位最佳年龄区；精力和经验相结合；三、商务谈判人员的管理 2、谈判人员的培训： 社会培养：

15、基本素质培养 企业培养：专门训练；亲身示范；先交小担；再加重担 自我培养：博览；勤思；实践；总结 3、调动谈判人员的积极性： 委以重任；充分肯定；加强培训；充分放权；加强交流；物质奖励等三、商务谈判人员的管理 （二）组织管理 1、健全谈判班子： 挑选各类专业人员，确定好主谈人并给于足够的授权。 2、调整好领导干部与谈判人员的关系： 明确领导和谈判人员之间的职责、权利划分，建立共同的奋斗目标。三、商务谈判人员的管理 3、调整好谈判人员之间的关系： 强调谈判人员之间的相互默契、信任、尊重，保持一定的工作效率和节奏。 （1）明确责任和职权 （2）制定谈判方案 （3）共同检查谈判进展情况，勤于沟通 （4）尊重他人意见，团结友爱，相互支持三、商务谈判人员的管理 澳大利亚A公司拟将某种铁矿石出售给日本的B公司。谈判一开始，日方谈判人员就直接指责澳方铁矿石的杂质含量高于双方事先约定的标准，产品质量存在