电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究

1、电算化下企业管帐档案管理题目、成因及对策研究摘要：随着管帐电算化的实验，由此产生的很多机读数据与文件给予了企业管帐档案管理很多新的特点，同时也产生了新的题目。笔者颠末几年的管帐电算化理论与理论研究，详细总结了电算化管帐下企业档案管理的新特点，分析了如今管帐电算化实际事情中管帐档案管理存在的题目，颠末成因阐发，提出一系列基于电算化的企业档案管理题目办理方案。关键词：管帐电算化；管帐档案管理一、配景简述盘算机在管帐范畴的普及和应用，使得企奇迹单元的管帐核算体系越来越多地被盘算机所代替，管帐电算化成为管帐事情的生长标的目的，成为促进管帐底子事情范例化和当代化的一种紧张本领。为顺应管帐事情范例化、当代

2、化的客不雅要求，陪同着电算化管帐产生的与传统情势的管帐档案既彼此共同，又严密接洽的全新的电算化管帐档案管理成为管帐事情生长的一个新的研究课题。二、管帐电算化下管帐档案管理新特点要相识电算化下管帐档案管理的新特点，起首要明白管帐电算化是什么。国表里对管帐电算化界说可一样平常表述为：以电子盘算机为主的今世电子技能和信息技能应用到管帐实务中的简称，是用电子盘算机代替人工记账、算账、报账，以及部分交换人脑完成对管帐信息的阐发、猜测、决议的历程。通过对电算化管帐的明白界说，笔者结合电算化应用的硬件底子以及电算化范例，总结出以下几点电算化管帐档案管理的新特点：1管帐档案的载体自己产生了变革。根据1999年

3、1月1日起施行的?管帐档案管理措施?划定，接纳电子盘算机举行管帐核算的单元，不但要电子管帐数据，并且应当保存打印出的纸质管帐档案，这就使得电算化管帐档案拥有了双重的管帐档案载体，即传统意义上的管帐档案与包罗存储在盘算机硬盘中的管帐数据、以其他磁性介质或光盘存储的管帐数据等情势在内的电子管帐档案。2载体自己性子带来的新的特点。由于不具备传统管帐档案的直不雅可视性，电算化下的电子管帐档案必需在特定的盘算机硬件与软件体系环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体自己的质量、存放环境、存储信息有用期等因素的影响。3电算化操纵流程及电算化信息体系维护要求带来的管帐档案涉及范畴的新特点。在传

4、统的手工操纵条件下，从原始凭据的制作到管帐报表的体例，都是靠人工完成的，因此具有保存代价的档案资料仅指那些反响经济业务的管帐凭据、管帐账簿、管帐报表及有关的隶属资料。实验管帐电算化以后，全部的管帐核算业务都是通过盘算机来完成的。由于盘算机是一种特别的操纵东西，财政职员起首必要方案能被盘算机识读的步伐文件、数据布局文件以及种种代码，然后才气借助盘算机举行管帐核算。处置惩罚。由于这些步伐文件、数据布局文件以及种种代码既是使电算化管帐信息体系可以或许运行的条件条件，又是包管电算化管帐信息体系正常运转的阻碍维护查询资料，因此这些资料固然不是管帐核算运动的产物，没有详细的数据和表格，但是由于没有它们的支

5、持，整个管帐核算历程就无法举行，以是必需作为电算化管帐档案的特别部分予以保存。4电算化管帐体系对职员的本质与体系宁静操纵提出了新必要。电算化管帐档案管理要求所从事职员不但要认识管帐核算事情的各项专门要领，还必需同时把握需要的盘算机操纵和维护知识；而对体系宁静性，那么更由于网络与盘算机自己的缘故原由而进步，同时也对小我私家宁静操纵利用提出了新的必要。三、管帐电算化下档案管理存在的题目及成因阐发结合电算化下档案管理的新特点，作者归纳实际电算化管帐档案管理存在的一些题目：1管帐档案载体：电算化管帐虽已实验，但由于实验时间不长，财会职员和单元向导对管帐电算档案的构成内容不甚相识，缺乏管理管帐档案的履历

6、，很多单元只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在盘算机中的管帐信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响管帐档案的完备性。2管帐载体自己性子带来的题目：电算化管帐档案需在必然的体系内才可视，因此如今很多企业由于没有将管帐软件的版式及软件体系很好地保存，导致在电算化软件晋级后，差异版本下的管帐数据不克不及被调用；?管帐档案管理措施?第十二条划定：接纳盘算机举行管帐核算的单元应当保存打印出纸质管帐档案，并对保存限期作了划定，但如今由于一些单元受条件限定，没有装备激光打印机或喷墨打印机，还在利用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质管帐档案达不到划定的保存限期；没有根据国度档案局划定的库房管理制度尺度

7、，创立专门的电算化管帐档案庇护制度；未选择质量精良的磁盘介质举行管帐档案数据备份，未实验备用盘与存储盘分散存放，导致电子数据因此破坏或丧失。3管帐档案管理制度不美满：由于电算化管帐档案更易在不知觉的环境下被修改，因此在没有实时修订单元的管帐档案管理制度，没有订定相应的管帐电算档案保管职员职责环境下，管帐档案的报酬粉碎和天然破坏征象在所不免。4缺乏需要的盘算机维护、网络宁静人才：众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、体系宁静、维护等一系列专业的题目，但如今一样平常单元都仅仅对从前的管帐职员举行必然的培训，然后就去操纵体系，在必然层面上而言，管帐职员仅学会了操纵，而管理与维护对他们而言就非常生疏

8、，由此导致的效果与丧失也非同小可。有果必有因，笔者根据自己企业的实际电算化管帐操纵与范例要求，对以上题目产生的缘故原由作出以下大概的断定；1对管帐电算化自己明白的缺点：很多企业的管帐职员，仅仅将电算化当作主动运算做帐的东西，而忘记了它自己所应包罗的管理管帐阐发、猜测、决议等成效，从而生理上缺乏对管帐电算化档案管理的器重。2尚未引起有关部分的器重：岂论是档案管理部分照旧档案形成部分，对归档事情器重不敷，档案部分缺乏需要的措施及相应的业务引导，造成档案形成部分交什么、交几多都任其天然的状态，严峻阻碍了电子文件、数据的归档。3缺乏明白的规章制度：由于没有美满的、针对电子文件的制度范例，电算化管帐档案

9、的归档事情处于无序状态。归档时仍然相沿手工管理时的老做法，只归档纸质文件，并且是将本来用手工记载的账簿、报表，改成了用盘算机打印出来的账簿、报表。四、怎样改进电算化下的管帐档案管理1美满硬件方法建立提供环境干净与温湿度不变相宜的专用管帐档案存放堆栈；装备具有高清楚度打印本领的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质管帐档案的东西：选勤奋效切合本单元实际业务的电算化管帐软件，最好是具有档案管理帮助成效的电算化软件；强化体系的宁静防护成效，如有联网，留意举行按期的补丁维护，制止因电脑宁静或网络宁静，导致管帐档案泄密或被报酬恶意修改。2美满电算化下管帐档案管理各项制度a、创立电算化管帐档案的归档制度：管

10、帐电算化体系开拓和利用的全套文档资料及软件步伐，都应视同管帐档案保管；管帐数据在未打印成书面情势输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭据、总分类账、现金日志账和银行存款日志账应打印输出，并根据有关税务、审计等管理部分的要求，实时打印输出有关账簿、报表。b、创立电算化管帐档案的保管束度：根据国度档案局的尺度，创立电算化管帐档案保管束度：选择优质的磁盘介质举行管帐档案数据备份，备用盘与储存盘分散存放；做好防压、防尘、防光、防腐化事情；按分类和必然挨次对数据磁盘、光盘的著录等电子管帐档案举行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。、创立严酷的借用手续制度：查阅管帐档案，需经财政部分卖力人容许

11、，根据档案管理的有关划定，管理借阅手续；外单元查阅本部分管帐档案，要有单元先容信，并经主管向导、财政部分卖力人容许。d、创立电算化档案按期备份制度：电算管帐档案应按期将管帐数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数目、保管方法等备份细节信息；同时由于磁性介质的特别性，管理职员必需对这些管帐电算档案举行按期查抄、复制，以防范管帐信息破坏。e、创立电算化软件内的管帐档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化管帐档案的各项内容要划定差异的利用权限。平凡数据，可较大范畴共享；涉及单元机密的数据，仅供必然必要的职员利用；而方案原步伐文件、数据布局文件等，那么只有主管职员或步伐开拓职员才气利用。

12、通过如许设置，包管电子档案的宁静性，淘汰报酬修改的大概。3进步管帐部分职员本质，美满职员设置布局由于电算化管帐，不但仅是要实现传统管帐的成效，更有其他利用盘算机高速率盘算、阐发本领的成效，以是必需相应增长专业人才，增强对电子档案的管理，为提供更有用的管帐信息打好底子；同时电算化软件维护及体系宁静的要求较高，这也必要管帐部分相应增长必然数目的电脑高级人才，维护一样平常运作，开拓更公正、高效的软件。4进步头脑器重程度。实现管帐电算化的企业单元，有关向导应当高度认识对电算化管帐档案资料举行科学化管理的紧张性，并催促有关制度的创立。现今不少实现管帐电算化的企业单元，对管帐档案资料的管理仍范围于手工管理

13、阶段的履历，因此，应当进一步进步电算化管帐档案管理者的本质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。五、电算化下管帐档案管理预测电算化管帐档案作为管帐档案的一部分，它与传统情势的管帐档案彼此共同、严密接洽。假设说传统情势的管帐档案是电算化管帐档案的底子，那么电算化管帐档案就是电算化奇特的本性，它代表着将来管帐范例化、当代化的生长标的目的，因此要充实发挥电算化管帐的强盛成效，必需做好电算化管帐档案管理这一底子管帐事情。参考文献：1.张前，?电算化环境对管帐档案的影响及管理要求?，?交通财会?，2001年第10期2.李新惠，?电算化管帐档案应留意的题目?，?档案管理?，2002年5月3.郭利萍，?电算化管帐档案制度的创立?，?档案