数据库技术与应用-基于Access第6章报表设计

1、数据库技术与应用基于Access第6章 报表设计学习目标知识目标：了解宏的基本概念和作用；了解常用的宏操作；掌握宏和宏组的构成和作用。技能目标：掌握各类宏操作的创建、运行和调试；能根据需要使用合法宏条件的表达式。能力目标：能够根据系统需要创建符合条件的宏和宏组，分析解决实践中的综合问题。引例“罗斯文”数据库中的“供应商”宏组通过使用数据库，可以实现对数据的有效控制，但是即使是一个很好的数据库应用系统，在使用的过程中都会花费许多时间重复执行相同的数据库任务。如何改进数据库系统，使得它能够帮助简化你的工作？只需要了解宏、编制宏并运行宏。图6-1是就是一个“罗斯文”数据库中的“供应商”宏组。这个宏组

2、可以附加到“供应商”窗体替代窗体模块中的代码，实现“罗斯文“数据库“供应商”窗体模块中子程序的所有功能。该宏组中含有“增加产品”、“回顾产品”、“显示相关产品”、“关闭”及“验证邮政编码”5个宏。当把它们附加在“罗斯文”数据库中的“供应商”窗体的不同控件上后，在窗体运行时可以像触发事件一样运行这些宏完成相应的任务。编制宏完成这些任务可以不必了解编程知识和VBA，为使用Access提供一种有效的手段。宏的概念宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。所谓操作是Access为用户提供的诸如打开某个窗体或打印某个报表的各种命令。应用宏可以使某些普通的任务自动完成。宏的作用使用宏可以在A

3、ccess的任何视图中打开或关闭任何表、查询、窗体或报表视图；运行选择查询或操作查询；模拟键盘的操作；设置任何窗体记录控件的值及向系统对话框提供输入，并可更新任何基于查询的控件中的值；运行所有Access菜单上的任何命令；在Access的工作空间移动、改变大小、最大化、最小化或还原任意窗口；显示信息性消息和发出警告性消息，并且发出声音引起用户的注意；对数据库中的任意对象改名、制作副本，或将其复制到另一个Access数据库；删除或保存数据库中的对象。宏操作是宏最基本的单元，一个宏操作由一条宏命令完成。宏可以是包含操作序列的一个宏，也可以是某个宏组。宏组就是以一个宏名来存储的相关宏的集合。在宏组中

4、如果只有一个宏称其为简单宏组。宏组中每个宏都有自己的名字，它们单独运行，互不依赖。如果宏包含在一定条件下才执行的宏操作，则称其为条件操作宏。宏的组成宏由宏名、条件、操作和操作参数4部分组成。宏和宏组都是数据库对象，它们的名字显示在数据库窗口宏列表中，而宏组中的每个宏的名字则显示在相应宏窗口中。AutoExec宏在Access中有一个特殊的宏AutoExec宏，在每次打开数据库时，Access 将自动查找一个名为 AutoExec 的宏，如果找到，就自动运行它，执行它所包含的一个或一系列的操作。 AutoExec宏可以这样创建：创建一个宏，其中包含在打开数据库时要运行的操作。 以 AutoExe

5、c 为宏名保存该宏。 以后每次打开数据库时，Access 将自动运行该宏。如果不想在打开数据库时运行 AutoExec 宏，可在打开数据库时按 SHIFT 键。6.1.2.宏窗口宏窗口分为上下两部分，上部分包含了“宏名”、“条件”、“操作”、“备注”列，下部分是宏的操作参数框，用于定义宏操作的参数。图6-2宏窗口6.2.1.创建宏创建宏的一般方法如下：在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”。单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。得到宏窗口。单击“操作”列的一个单元格，然后再单击该单元格的下三角按钮，弹出操作列表。选择要使用的操作。输入操作的说明（备注）。说明不是必须的，但可以使宏更易于

6、理解和维护。如果要设置宏的条件，单击工具栏中的“条件”按钮，在出现的条件列中输入相应的条件表达式。在窗口的下半部设置相应的操作参数。如果一个宏中有多个操作，重复3）6）步骤，添加其他的操作。关闭宏窗口并保存宏。 快速创建宏从数据库窗口中将对象拖拽到宏窗口的操作行，就可以创建一个在指定数据库对象上执行操作的宏。如果拖拽的是某个宏或存储过程，将添加执行此宏或过程的操作，拖拽其他数据库对象将添加打开相应对象的操作。如果通过从“数据库”窗口拖拽数据库对象的方式来向宏中添加操作，Access 将自动为这个操作设置适当的参数。【例6-1】创建“测试“宏要求：在“罗斯文”数据库中创建一个“测试”宏，要求该宏

7、运行时能关闭“产品列表”，打开“产品”窗体。并加上适当的备注。分析：测试宏的功能非常简单，只需要创建一个Close关闭窗体操作和一个OpenForm打开窗体操作。可以在宏设计窗口中设计完成并保存。“测试”宏创建的具体步骤如下：选择宏对象，单击“新建”按钮。得到如图6-3所示的宏窗口。单击“操作”列的第一个单元格，然后再单击该单元格的下三角按钮，弹出操作列表，选择Close操作。输入图6-4的第一行的备注。 在窗口的下半部按图6-4设置相应的操作参数。单击“操作”列的第二个单元格，然后再单击该单元格的下三角按钮，弹出操作列表，选择OpenForm操作。输入图6-5的第二行的备注。 在窗口的下半部

8、按图6-5设置相应的操作参数。关闭宏窗口并输入宏名为“测试”后保存宏。 6.2.2.创建宏组创建宏组的一般方法如下：（1）在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”。（2）单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。得到宏窗口。（3）单击工具栏中的“宏名”按钮及“条件”按钮，会出现宏组窗口。（4）在“宏名”栏内输入宏组中的第一个宏的名字、在条件栏内输入条件、在操作栏内选择操作、在操作参数的项目中输入参数、在表达式中输入表达式、输入备注。（5）重复第（4）步，直至将所有宏的内容添加到宏组中。（6）关闭宏组，在保存宏对话框中输入宏名后完成宏组的创建。常用宏操作Beep、Close、CancelEve

9、nt、Echo、ApplyFilter、FindRecord、FindNext、GoToControl、OpenForm、OpenQuery、OpenReport、Quit、RunSQL、Save、SetValue、RunMacro、StopMacro、MsgBox 6.3.宏的运行和调试对于一个已建立的宏或宏组，可以从其他宏或事件过程中直接执行。也可以在窗体、报表或控件的事件属性中设置这个宏或宏组，当运行窗体、报表或控件产生相应的事件时自动执行它。6.3.1.直接运行宏的直接运行方法如下：如果要在打开的宏窗口下执行宏，则单击工具栏上的“执行”按钮。如果要从数据库窗口执行宏，则单击宏选项卡，然

10、后双击相应的宏名，或选中宏名后单击运行按钮。如果要丛窗口设计视图、报表设计视图或 Access的其它地方执行宏，则将鼠标指针指向“工具”菜单中的“宏”，单击“执行宏”，接着在执行宏对话框中选择相应的宏并双击执行。宏组的执行与宏的执行相似，唯一不同的是宏组在直接运行中，每次只执行第一个宏，其它的宏不能直接执行。6.3.2.在事件中运行在控件的事件属性设置对话框中，设置属性值为宏名称。当事件发生时，就能运行相应的宏或宏组中的宏。如图6-6所示的是在“罗斯文”数据库中，将“客户标签对话框”宏组中的“预览”宏添加到“客户标签对话框”窗体中“预览”按钮的单击事件中。当今后该窗体的“预览”按钮被单击时，运

11、行“客户标签对话框”宏组中的“预览”宏。6.3.3.单个宏的调试尽管创建宏不需要编程，但创建完成的宏还是需要经过调试才能保证其实现预期的功能，一般以单步执行来查找宏中的错误。使用单步执行宏，可以观察宏的流程和每一个操作的结果，并且可以排除导致错误或产生非预期结果的操作。【例6-2】调试“测试”宏要求：在汽车销售数据库中，对“测试”宏进行测试。为了在调试过程中显示宏正常和异常的运行结果，先在“测试”宏中添加一个错误的SetValue操作，该操作在不打开“供应商”窗体的情况下，设置“供应商ID”为“供应商”窗体中的当前供应商。错误的宏操作添加完毕之后对“测试”宏进行进行调试。分析：对单个宏进行调试

12、一般可采用单步调试的方法进行，采用这种方法，可以清楚地看到宏的各个操作的宏名、条件、操作名称、操作参数及该步的操作结果。使调试者能够了解宏的运行是否正常，如果不正常，在哪个操作中出了什么问题。本例中在“测试”宏中添加一个错误的SetValue操作，其目的是为了看到在调式过程中宏的运行不不正常时的调试情况。具体操作步骤如下：在设计视图中打开“测试”宏，在第三行中添加一个SetValue操作，在备注栏内输入：设置“供应商ID”为“供应商”窗体中的当前供应商。在操作参数的“项目”中输入：Forms!产品!供应商ID。在操作参数的“表达式”中输入表达式：供应商ID。保存“测试”宏。在工具栏上单击“单步

13、”按钮，然后单击工具栏上的“执行”按钮，“单步执行宏”对话框即被打开,依据提示进行测试直至完成.6.3.4.宏组的调试宏组的调试与宏稍有不同，以调试“罗斯文”数据库客户标签对话框”宏组为例介绍如下：在设计视图中打开宏组，在工具栏上单击“单步”按钮，然后单击工具栏上的“执行”按钮，此时“单步执行宏”对话框不会立即被打开，需要运行“客户标签对话框”窗体，然后在窗体上单击附加了宏的控件，“单步执行宏”对话框才会被打开，之后的调试与调试单个宏相同。6.4.分析评价在Access中，通过宏可以完成许多工作，尽管使用宏的好处非常多，但是由于宏本身的缺陷，宏并不是万能的。对于即可以使用宏，也可以使用VBA编

14、程的工作，一般在处理一些简单的操作时，通常可以考虑使用宏。凡是宏无法实现的或者用宏实现起来比较困难繁琐的功能，用户一般就应该通过VBA编程来完成。在开发一些比较复杂的数据库应用系统时，越来越多的数据库开发人员逐步从使用宏向使用VBA转变。总体上看，虽然Access中宏的功能非常强大，使用非常方便，但还存在着一些不足。对于普通用户，宏是一个在数据库应用系统开发过程中的一个非常有用的工具。特别是在处理一些比较简单，但需要人工经常干预的工作（如打印许多不同种类的报表）或每天必须重复处理的工作时，运用宏可以起到非常好的作用。对于高级用户来说，使用宏来实现一些简单功能，可以大大减少开发应用系统所化的时间

15、。 职业工作站任务：运用宏，为汽车销售公司创建完整的客户标签报表。要求设置一个如图6-12客户标签对话框窗体并在其上附加若干宏。在运行这个窗体时可对打印城市进行选择：当选择所有城市选项时，组合列表框变灰；当选择指定城市选项时，组合列表框变亮可进行打印城市选择；当选择指定城市选项而不选打印城市，则弹出消息框提醒用户进行选择。单击预览或打印命令按钮，则根据选择的城市,筛选出满足条件的记录并自动启用客户标签报表来预览或打印所需报表。单击预览或打印命令按钮，则根据选择的城市,筛选出满足条件的记录并自动启用客户标签报表来预览或打印所需报表。图6-12客户标签对话框窗体任务分析汽车销售公司完整的客户标签报

16、表由三个部组成：“客户标签对话框”窗体：该窗体由一个“打印标签”选项组、一个“选择城市”组合框和“预览”、“打印”和“取消”三个命令按钮组成。“客户标签对话框”宏：客户标签对话框宏是一个宏组，由“使选择城市有效”、“预览”、“打印”、“取消”4个宏组成。各个宏分别在附加在窗体中的相应控件上，当单击窗体上的对应选项组或命令按钮时被启动。“客户标签”报表。客户标签报表运行报表时，首先启动客户标签对话框窗体，通过“客户标签对话框”宏组附加在各个控件上使得单击相应的控件可以在窗体中做以下选择。单击“打印标签”选项组的“所有城市”后，“使选择城市有效”宏使“选择城市” 组合框失效。单击“打印标签”选项组

17、的“指定城市”后，“使选择城市有效”宏使“选择城市” 组合框有效，供选择城市。单击“预览”命令按钮，“预览”宏根据“打印标签”选项组的选择筛选数据后预览显示客户标签报表。如果在“打印标签”选项组中单击“指定城市”选项按钮但并未选择一个城市，它会显示出消息，将焦点返回“选择城市”组合框，并且中止此宏。单击“打印” 命令按钮，“打印”宏根据“打印标签”选项组的选择筛选数据后打印显示客户标签报表。如果在“打印标签”选项组中单击“指定城市”选项按钮但并未选择一个城市，它会显示出消息，将焦点返回到“选择城市”组合框，并且中止此宏。单击“取消” 命令按钮，“取消”宏关闭客户标签对话框窗体。任务实现创建客户

18、标签对话框宏组（1）在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”。（2）单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。（3）单击“宏名”按钮及“条件”按钮，会出现宏组窗口如图6-2所示。（4）输入宏组中的宏的名字、条件、选择操作、操作参数、表达式、备注。（5）关闭宏组，在保存宏对话框中输入宏名“客户标签对话框”后完成宏组的创建。创建图8-1-11所示的客户标签报表操作过程参考【例5-2】。创建图6-12所示的客户标签对话框窗体（1）在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“窗体”。（2）新建一个设计视图窗口。调整窗体边界使其大小合适。（3）对属性表中的如下属性进行设置：（4）添加“打印标签”选项组。（5

19、）添加“选择城市” 组合框（6）添加“预览”命令按钮（7）添加“打印”命令按钮（8）添加“退出”命令按钮将宏组附加于窗体的相应对象将宏组中“预览”宏附加到“预览”命令按钮。设置“预览”命令按钮事件的“单击”属性，在图6-16“单击”属性下拉列表框中，选择“客户标签对话框.预览”宏，就将此宏附加到了“预览”命令按钮。用同样的方法将宏组中“打印”宏附加到“打印”命令按钮、“取消”宏附加到“取消”命令按钮、“使选择城市有效”宏附加到“选择城市”选项组 至此，完整的“客户标签对话框”报表创建完毕。 本章小结宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。宏可以是包含操作序列的一个宏，也可以是某

20、个宏组。宏组就是以一个宏名来存储的相关宏的集合。宏组中每个宏都有自己的名字，它们单独运行，互不依赖。宏和宏组都是数据库对象，它们的名字显示在数据库窗口宏列表中，而宏组中的每个宏的名字则显示在相应宏窗口中。如果仅当特定条件为真时才在宏中执行一个或多个操作，则可以使用条件来控制宏的流程。宏将根据条件结果的真或假而沿着不同的路径执行。大多数宏操作都有各自的参数，包括操作的对象和使用的数据，这些参数向Access提供如何执行操作的附加信息。对于一个已建立的宏或宏组，可以从其他宏或事件过程中直接执行。也可以在窗体、报表或控件的事件属性中设置这个宏或宏组，当运行窗体、报表或控件产生相应的事件时自动执行它。

21、 主要概念和观念 主要概念 主要观念 简答题1）什么是宏？宏有几部分组成？2）叙述Access中宏的作用。3）宏组中的宏可以被引用，宏组本身是否可以被引用？为什么？4）每个宏有不同的操作参数，创建宏时通过什么方法了解各参数的使用方法？5）在图6-14中操作命令下某些行有省略号“”，它的含义是什么？ 技术应用1）用向导创建命令按钮的过程中，可以命令向导中选择运行宏，然后在下一步中选择宏，完成将宏附加在按钮上的操作。本章介绍了将宏附加在命令按钮上的操作方法。两种方法的运行结果相同，它们的设置结果有何不同。？2）在图6-14中操作命令下某些行有省略号“”，它的含义是什么？3）如果创建了一个AutoE

22、xec宏，打开数据库时会出现什么现象？4）如何运行宏？5) 填写以下表格操作功能 操作名 操作参数查找符合条件的记录显示一个消息对话框打开一个窗体关闭一个窗体退出Access 单项操作训练1）为汽车销售系统创建一个“查询”宏组，宏组中的每个宏分别运行第3章例题和习题中所创建的查询。2）在汽车销售系统中创建一个“类别表”宏，运行该宏可以打开类别表。3）在汽车销售系统中创建一个“产品窗体”宏，运行该宏可以打开产品窗体。4）在汽车销售系统中创建一个“各类车辆报表”宏，运行该宏可以打开各类车辆报表。 综合操作训练1）创建“客户标签对话框”宏组和完整的客户标签报表。2）在汽车销售数据库中创建2个无数据源

23、的窗体A和B如图6-17所示，在A窗体中添加A1、A2、A3三个文本框及一个命令按钮，在B窗体中添加B1、B2、B3三个文本框及一个命令按钮。之后创建一个能在打开数据库时自动打开这两个窗体的宏。图6-17 无数据源的A 和 B窗体3）在汽车销售数据库中设计一个“传送数据”宏组，该宏组含有“A-B”及“B-A”两个宏。“A-B” 宏附加在A窗体的命令按纽上，其功能是将A窗体中3个文本框的值送到B窗体对应的文本框中。“B-A” 宏附加在B窗体的命令按纽上，其功能是将B窗体中3个文本框的值送到A窗体对应的文本框中。案例1 汽车营销与在库管理系统汽车营销与在库管理系统以二手车交易市场中开展的业务为背景，用Access中的宏操作来实现业务处理的自动化。整个系统中没有一个用VBA编写的事件，完成了系统的开发。该系统在二手车交易市场中开展的业务主要分为6个模块，分别是录入业务、查询业务、维护业务、印刷业务、月度更新业务、售后服务及促销业务。具有订单