红华商业平台流程文档

1、红华商业平台流程文档.doc红华商业平台流程文档.doc红华商业平台流程文档.doc谢谢赏析红华商业平台流程文档合用范围：红华企业家电连锁企业项目名称：贵州红华企业公共商业平台1.0编制：年月日审核：年月日批准：年月日谢谢赏析谢谢赏析修订历史记录日期版本说明作者2003-08-140.5初始版本张元会谢谢赏析谢谢赏析目录一、引言1（一）编写目的1（二）范围1（三）定义1（四）参照资料1（五）文档综述1二、系统管理2（一）流程图2（二）功能菜单管理2（三）用户权限3（四）基础设置3三、家电总部流程3（一）供给商管理3（二）合同管理5（三）商品管理6（四）采买管理8（五）商品调配10（六）商品调价

2、11（七）商品退货12（八）商品换货13（九）商品促销13（十）盈亏办理14（十一）残损办理15（十二）计划管理15（十三）结算管理17（十四）组装与拆卸19（十五）手机串号管理19四、家电超市流程20(一)超市向总部要货及退货20(二)超市向供给商采买及退货20(三)超市上样及下样20(四)超市零售及退货20(五)超市批发及退货20(六)超市清点20(七)借机还机20五、物流中心流程20谢谢赏析谢谢赏析(一)查收.20(二)入库.20(三)出库.20(四)移库.20(五)清点.20(六)调换.20(七)配送.21(八)费用结算.21六、客户服务流程.21(一)SCM.21(二)配件管理.21

3、(三)安装维修.25(五)回访.错误！未定义书签。七、办公自动化.28（一）留言.28（二）通知.28（三）文件.28系统管理表.29基本资料管理表.29工作管理表.29企业管理表.29商品管理表.29合同管理表.29进货管理表.29库存管理表.30配送管理表.30物价管理表.30计划管理表.30促销管理表.30销售管理表.30批发管理表.30应收管理表.30应付管理表.31物流管理表.31客户关系管理表.31供给链管理表.31盘问解析表.31财务接口表.314.3视图.314.4存储过程.324.5域.324.6序列.32谢谢赏析谢谢赏析谢谢赏析谢谢赏析一、引言（一）编写目的本说明书根据软件

4、需求规格说明书中功能需求的描述，确定了基本的业务流程，并根据系统性能需求的描述对流程进行了调整和优化。流程文档是在软件需求规格说明书的基础上编写而成的，它是对系统进行认识和掌握的文本资料,是企业核心业务流程运作唯一的参照资料。（二）范围此文档包括以下内容：系统管理、家电总部、超市、物流中心程、客户服务、办公等功能的描述和各种单据制作、流转、审批相关审批流程。（三）定义1、送货单：在采买相关流程中遇到，主若是指供给商的送货的大票。（四）参照资料1、贵州红华企业公共商业平台1.0软件需求规格说明书，企业企业内部资料。2、贵州红华企业公共商业平台1.0大纲设计说明书，企业企业内部资料（五）文档综述流

5、程文档说明书其余内容共分4部分：1、家电总部部分2、家电超市部分3、物流中心部分4、客户服务部分谢谢赏析谢谢赏析二、系统管理包括所有的系统用户维护过程和基础系统参数的设置。（一）流程图1、系统用户设置流程开始职能定义系统功能定义组织定义设置用户组部门定义增添用户结束（二）功能菜单管理1、系统功能：系统使用的功能菜单，主要种类有：功能组、详细功能。功能组是非末级菜单，详细功能是末级菜单。详细功能拥有如部下性：有无增加功能、有无更正功能、有无删除功能、有无盘问功能、有无打印功能、有无格式转变功能。2、系统职能：为适应红华企业运行模式的需要，系统职能分为系统管理、连锁总部、连锁店、物流中心、客户服务

6、中心。进入系统的任何机构必须是以上几种中的任意一种。1）系统管理：为了保证系统正常运行，对软件进行必要的基本数据管理，主要包括：权限管理、部门机构管理、系统用户管理、操作日志管理等基础数据的统一管理。2）连锁总部：系统中支持多个连锁总部。如：贵阳红华贸易有限企业。3）连锁店：系统中支持多个连锁店。如：遵义红华家电超市。4）物流中心：系统中支持多个物流中心。如：华捷物流有限企业。5）客户服务中心：系统中支持多个客户服务中心。如：红华售后维修服务企业3、职能功能：每个职能下有自己的系统功能。某些系统功能会属于多个职能。谢谢赏析谢谢赏析（三）用户权限1、组织机构：指连锁总部、连锁店、库房、物流站、服

7、务站、维修站。2、部门：组织机构下各个部门。3、用户组：用于分配给系统中已经设置的系统用户，用户经过用户组与功能权限进行对应，对其进行功能权限的设置。每一职能可以定义多个不同的用户组，一个用户组只能属于一个职能。4、用户：设置可以使用该系统的所有用户。一个用户必须属于一个或多个用户组，未分配用户组的用户不能使用该系统。一个用户可以使用多个办公地址。5、权限实现：权限分功能权限、部门权限和审批权限三种，这里只设置用户组的功能权限。功能权限可以为任一级其他功能权限。在为某一用户组进行功能权限分配时，已经设置上级功能的，不能再对该功能的下级功能进行分配。（四）基础设置1、单据种类定义：定义系统中所用

8、到的各种单据种类。用来设置单据格式、定义单据号规则。如果无规则，则单据号由人工录入；如果有规则，可以按确定的规则实现单据号的生成。单据号长度应当知足：单据号长度=前缀长度+日期长度+序号长度。2、商品编码规则定义：确定商品编码生成的规则。当无规则时，商品编码由人工确定；有规则时，可以按商品、品类分别设置。3、级别设置：按级别设置的各级别项目的标题、长度和是否使用，主要对以下几项有效：（1）部门：根据设置的部门级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。（2）品类：根据设置的品类级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。（3）仓位：根据设置的仓位级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。（4）地区

9、：根据设置的地区级别，为每一级别设置不同的属性；最多5级。（5）其余近似的级别属性设置，级别数不确定。4、准时方案：可以用于任何准时的用途5、盘问条件设置：把可能用到的盘问组合预置到系统中，供用户设置盘问条件6、打印格式：设置系统需要打印的单据或报表所用到的格式。三、家电总部流程主要包括企业所有子企业的供给商管理。（一）供给商管理1、供给商的信息维护：2、供给商引进供给商的引进工作由采买员负责进行。采买员人工收集或从网上收集供给商信息，供给商信息进入系统后，经过审批才生效。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始供给商资料收集供给商资料录入No提交审批审批经过？No放弃引进?Yes供给商信息生效结束Y

10、es审批流程：供给商信息产品部审批检查系统中是财务部审批否有重复的供应商存在系统管理员审核生效3、供给商淘汰供给商的核查由业务部进行。采买员经过系统定期对供给商的销售业绩盘问，确定供给商的销售排行，并把排在最后几位的供给商确定为候选淘汰供给商。被确定淘汰的供给商不能再进行采买业务，该供给商所提供的商品也同时不能再进行采买业务，未被确定为淘汰的供给商将转变为正常的供给商并可以持续捷参与一切正常的业务。供给商的销售业绩是由商品的销售量来确定的。已经淘汰的供给商在各种业务数据办理达成后，可以从系统中删除。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始确定待淘汰供给商审批审批经过？NoYes表记供给商状恢复供给商为

11、态为淘汰正常状态通知供给商结算结束审批流程：供给商信息结束所有未处理达成的业务产品部审批财务部审批与供给商进行清算生效（二）合同管理在总企业业务和财务办理过程中，以合同为基础进行各项业务的办理。详细说：任何采买和付款、结算等与供给商相关的行为，必须先有合同作为依据。1、合同内容主要包括：合同基本信息、合同详细商品型号、合同条款设置、合同详细商品条款、促销期商品条款、合同条款比率设置。合同基本信息：合同条款设置：合同详细商品条款：促销期商品条款：合同条款比率设置：2、合同管理流程：合同签署：谢谢赏析谢谢赏析开始确定合同内容录入合同合同审批更正合同No审批经过？No放弃签署?Yes合同生效结束Ye

12、s合同更改：开始确定合同更改审批No审批经过？No放弃更改?Yes更改后合同生效Yes结束合同审批流程：（三）商品管理1、商品管理归纳：（1）商品引进：商品的引进由总企业业务总部负责进行。采买员获取商品的信息后，填制商品登记表，经产品部经理批准后交付信息部，信息员对商品编码后把商品录入微机，即达成商品的引进。（2）商品淘汰：商品的核查由业务总部进行。采买员经过微机定期对商品的销售业谢谢赏析谢谢赏析绩进行核查，确定商品的销售排行，并把排在最后几位的商品确定为候选淘汰商品，被确定为候选淘汰的商品除了不能进行采买及查收外，依旧可以进行各种业务。采买员还可以经过盘问比较商品的退货率或返修率，找出同类中

13、退货率或返修率最高的商品，确定为候选淘汰商品。采买员经过微机盘问出候选淘汰商品信息，并确定准备淘汰的商品。被确定淘汰的商品不能再进行采买业务，未被确定为淘汰的商品将转变为正常的商品并可以持续参与一切正常的业务。商品的销售业绩是由商品的配送量以及分店的销售量来确定的。已经淘汰的商品在各种业务数据办理达成后，可以从系统中删除。删除后的商品，依旧可以盘问其发生的业务记录。2、商品管理流程：（1）新品引进流程：开始收集新品信息已引进供给商？No引进供给商流程已引进合同?NoYes签署合同流程提出申请确定商品信息商品信息录入提交审批审批经过？Yes商品生效YesNoNo是否放弃引进？结束Yes（2）淘汰

14、商品流程：谢谢赏析谢谢赏析开始确定待淘汰商品审批审批经过？NoYes表记商品状态恢复商品为正为淘汰常状态通知供给商结束（3）商品的审批流程：（四）采买管理1、采买管理归纳总企业需要向供给商采买商品时，先制作采买单，详细参见制作采买单流程。总企业通知供给商备货。供给商根据总企业的采买内容进行备货并开具送货单。如果是供给商送货，供给商先在送货单上记录总企业的采买单号，供给商出车送货到总企业或总企业部下超市。如果是总企业提货，则供给商将送货单交给总企业，总企业在送货单上记录采买单号，总企业通知物流中心进行提货。物流中心收到提货要求，安排车辆带送货单到供给商处提货，取货后送到总企业或部下超市严格根据采

15、买订单上的商品进行查收，如果不是采买单上商品型号，企业拒绝查收。总企业查收后入物流中心库房。2、向供给商采买流程：包括总部向供给商采买、超市向供给商采买。谢谢赏析谢谢赏析总企业采买业务供给商总企业物流中心开始采买单制收到采买信息作流程送货单通知供给商供给商送No交送货单收到送货单货？给总企业Yes在送货单上记录采在送货单上记录采购单号购单号获得送货单通知物流中出货心提货调换流程送货出货提货查收在查收单上记录送入库流程货单号查收单结束3、制作采买单：采买单有两种产生方式，一种是业务部人员手工制作采买单，另一种是由采买申请单转变为采买单。采买员将需采买商品资料录入微机后，生成采买订单，采买订单需审

16、批后生效。除了采购员手工录入采买内容外，也可以由智能系统自动生成采买单。采买单生成后，经过电话、传真、电子邮件、网上发布等途径与供给商进行联系，确认货源是否充分，不充分则调整采购单内容，货源充分则报上级主管进行审批，审批不经过更正采买内容或放弃本次采买。审批时，要参照对应产品中心的资本余额及商品库存结构是否合理。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析制作采买单流程供给商业务部开始No网上采买单网上发布采买单审批流程确认货源信息货源充分？Yes收集采买需求制作采买单采买单Yes需要网上发布？NoNo向供给商认识货源信息采买单审批审批经过？Yes需要网上发布？Yes网上发布采买单No结束（五）商品调配1、商

17、品调配归纳调配是指总企业向物流中心下达配送指令，调整总企业及家电超市的商品库存。经过调配可以加强总企业对部下企业的业务监控，减少业务环节的复杂度。调配有以下几种表现形式：1）总企业根据需求主动向家电超市配货；2）总企业知足家电超市要货的要求向超市配货，或总企业没有商品启用采买流程；3）总企业根据需要从家电超市向总企业调回商品；4）家电超市之间的商品调配。家电超市销售商品时，发现本超市的库存不足，则可以盘问总企业及其他超市的库存总和，提出要货央求，总企业收到要货信息后，根据情况判断应从哪个库房出库配送。销售商品的超市不必直接盘问详细的库房，进而减化业务流程。2、流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始获

18、得调配央求从物流中心No配送？从超市配送？NoYesYes生成配送单生成调拨单生成采买单调拨流程采买流程配送流程结束（六）商品调价1、商品调价归纳：对那些价格的调价？总企业收集调价信息并制作调价单，审批不经过或放弃调价或更正调价单重新审批。审批经过后下发调价单到各家电超市，家电超市参照调价单执行新的商品价格。调价分为经销商品调价及代销商品调价，经销商品调价时，如果是调低售价，则要确认当前的经销库存，将库存商品调低进价。如果调高进价，则只影响此后的进货，对现有商品不发生影响。如果是对代销商品调价，则也只是影响此后的进货。当经销调低进价时，存在调整已销商品的进价，经过做历史商品进价调整功能实现。2

19、、流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始确定调价内容经销Yes认库No制作调价单调价单审批审批经过？Yes价格生效结束调价审批流程：（七）商品退货1、归纳退货共有三种：总企业退货给供给商；家电超市退货给总企业；家电超市退货给供给商。总企业要进行商品退货时，先收集需退货的商品信息，经过总企业的调配流程从家电超市收回商品，制作退货单并审批，审批经过后准备退货。如果可以让供给商来取货，则通知供给商取货并同时通知物流中心备货，供给商到物流中心取货查收后流程结束。如果是物流中心送货，由总企业经过调配流程通知物流中心退货，物流中心经过配送流程将退货商品送到供给商处，供给商查收入库后流程结束。总企业向供给商退货时

20、，要在退货单上记录供给商的红色送货单号，并注明退货原因。家电超市退货给总企业，需要家电超市制作退货单，审批经过后，物流中心将商品取回总企业。家电超市直退供给商，由家电超市制作退货单，先由家电超市审批，根据需要再由总企业进行审批，家电超市才可以向供给商退货。同样需要记录红色送货单。2、流程图：谢谢赏析谢谢赏析总企业向供给商退货流程供给商物流中心收到退货通知到物流中心取货向物流交送货单出库流程Yes供给商取货？No配送流程收货向供给商要送货单总企业开始获得退货要求制作退货单退货单No退货审批审批经过？Yes供给商取货？Yes通知供给商取货No通知物流中心送货记录送货单号结束（八）商品换货对于向供给

21、商换货，不同型号的商品先退后进。同一型号的商品，在物流中心采用换货单实现。制作换货单时，可以打印此商品的物流码，新品换回后将物流码贴到新品上，代替换出的商品。（九）商品促销总企业根据需要制订促销计划，审批经过后，同供给商进行谈判草签促销合同，合同审批未经过更正合同内容，审批经过后合同正式生效。总企业将促销合同下发到各家电超市执谢谢赏析谢谢赏析行。开始与供给商联系促销方式等草签促销合同合同审批更正合同审批经过？NoYes合同生效通知分店执行促销合同结束促销合同审批流程：（十）盈亏办理总企业及家电超市进行商品清点后，上报清点结果，总企业进行盈亏办理。总企业根据盈亏结果生成盈亏单，盈亏单确认后调整库

22、房的库存并将调整结果报财务部进行相应的账务办理。流程图如下：开始收到盈亏办理央求生成盈亏单盈亏单调整库存转财务结束谢谢赏析谢谢赏析（十一）残损办理总企业及部下企业上报残损办理央求，总企业生成残损单，残损单确认后调整库房中的商品，也许直接冲减库存，也许将残损商品作为新商品办理，调整结束后将办理结果报财务部进行相应的账务办理。流程图如下：开始收到残损办理央求生成残损单残损单调整库存转财务结束（十二）计划管理1、计划制定：总企业根据企业的经营规化制订销售计划、费用计划、资本计划及利润计划。计划制订达成后由录入员录入微机，经审核无误后下发到各家电超市。计划在时间上分为年计划、季度计划、月计划及周计划，

23、计划制订过程中可以使用自动分解的功能。对于各种计划额度的更改，可以经过计划单实现，可以盘问更改的时间及内容。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始制定总体计划自动分解NoYes计区分解手工录入手工调整计划审批调整No审批经过？Yes计划下发结束2、计划核查总企业下发各种计划后，可以定期进行计划执行情况的核查工作。计划核查时，首先要获得计划执行情况的数据，对于销售计划及资本使用计划，可以从家电超市的销售情况及进货等信息中获取；对于费用及利润信息则需要从财务部获取。获取实际数据后，系统自动生成计划执行情况报表，打印后报相关领导审阅。流程图如下：开始获得计划核查央求销售计划计划数据种类资本计划费用计划/毛

24、利计划汇总采买与汇总各家电超从财务接口得结算金额市销售情况到实际数据与计划数据解析比较输出计划达成情况报表结束谢谢赏析谢谢赏析3、计划审批流程：（十三）结算管理1、应付结算家电超市销售商品无论是否从供给商到直接进货仍是从总企业进货，都由总企业同供给商直接结算。总企业同供给商结算先区分经营方式是经销仍是代销，如果是代销方式则先计算本期的销售数据，根据销售数据确定结算单据及需结算金额；如果是经销，则根据付款方式确定结算单据及需结算金额。根据应付数据生成对账单通知同供给商进行对账，如果有向供给商收取的费用，则先向供给商收取相应的费用。同供给商对账正确则由供给商开具进货发票，不正确则重新确定要结算的单

25、据生成对账单。总企业收到供给商开具的发票后录入微机，进行对发票的收取情况进行管理。总企业查察对此供给商的付款情况，付款时要先进行付款申请，相关部门审批经过后向供给商付款，流程结束。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析总企业应付结算流程供给商财务部业务部开始No对账是否正确Yes根据结算单开发票经销？No确定销售数据Yes确定要结算单据生成结算单结算单收取应收款有应收款项？Yes项No结算通知开费用发票接收发票录入发票发票已全部付款？No已请款？NoYes请款流程Yes付款付款确认结束2、应收结算谢谢赏析谢谢赏析（十四）组装与拆卸（十五）手机串号管理谢谢赏析谢谢赏析四、家电超市流程(一)超市向总部要货及

26、退货(二)超市向供给商采买及退货(三)超市上样及下样(四)超市零售及退货(五)超市批发及退货(六)超市清点(七)借机还机五、物流中心流程(一)查收(二)入库(三)出库(四)移库(五)清点(六)调换谢谢赏析谢谢赏析(七)配送(八)费用结算六、客户服务流程(一)SCM(二)配件管理：一配件采买员：1、维修企业配件采买员每个月1-31日将向各厂商计划申请零配件，并将各厂商实际发来的配件明细比较计划申请表注明中文型号和名称、单价、在两日内交结算员，同时将实收配件进行金额汇总，注明收货日期和厂方名称，两日内交维修企业财务登帐。2、配件采买员将申请实收到的配件中文型号和名称连同配件送交配件库房保留员入库。

27、3、配件采买员必须记录地区维修站申请计划流水帐，以便将申请到的配件实际发送到各维修站，同时便于核实实际使用率。4、配件采买员必须详细记录贵阳站和地区维修站技术员申请的各种配件，以便配件到位后通知各维修站上门修理。5、外购配件采买员将发票及入库明细（有相关人员签字）交财务作帐报销，同时财务将外购件用于修理品牌挂帐并注明单价，采买员同时将外购件和型号及名称交结算员。6、配件采买员返厂商旧件时，必须用返件表统计出配件名称、型号、单价、返件合计金额一式三份，一份随旧配件返回厂商、一份自己保留、一份交财务，在每个月月底按照厂商旧件返回的标准，一一把旧件返回厂商。二配件库房保留员：1、必须熟悉各厂商旧件返

28、厂规定，以便检查各维修站返回的旧件是否符合各厂商规定。2、必须对配件采买员送来的新件分类并粘贴新件标签，同时检查是否按厂方要求贴旧件单。3、必须建配件保留入库帐4、必须正确提供各维修站申领配件的有无。5、必须建配件领用发放帐。谢谢赏析谢谢赏析6、必须建配件回收帐7、必须建配件出库帐。8、每个月月底必须对维修企业总配件库存清点，并将配件清点表报送维修企业财务。三配件入库配件入库管理主要用于管理维修企业的维修的各种配件的入库管理。配件入库的本源主要有以下几种方式：企业配件管理人员填制的由厂家提供的配件申领单向厂家申领的配件、从外部市场上购入、从顾客处更换下来的不能使用的旧配件、维修安装工没有用完的

29、新配件。维修企业收到配件后，由库管人员检查无误后，制作入库单，放入指定仓位。从厂家和外部市场购入的直接入东站配件总库。安装维修工没有用完的新配件则是入原领配件库。流程图如下：开始收到配件制作入库单放入指定仓位结束三配件出库：配件出库主若是用于管理维修企业的各种配件的出库情况。配件出库主若是：从顾客处维修换回的旧配件退还给厂家的配件出库，其他原因惹起的配件出库。配件出库的主要流程是：申请人提出申请配件出库，库管人员填写出库单，配件出库，出库申请人签字确认。谢谢赏析谢谢赏析开始申请出库填写出库单出库出库申请人签字结束流程图如下：四配件移库:配件移库主若是配件从一个库房或维修站转移到其他一个库房或维

30、修张，详细的流程如下：提出配件转库申请，企业配件库房管理员制作配件转库单,配件出库方出库，配件入库方入库。开始申请配件出库流程配件入库流程结束流程图如下：五.配件清点:配件清点每个月进行一次，库管人员根据清点的结果，制作清点单。配件的清点的流程：首先是进行配件清点准备，然后判断所有业务是否达成，没有达成则要达成所有的业务，如果所有的业务都达成则先生成库存快照，打印清点表，进行清点并填写清点的实际库存，微机中录入清点数据，在清点数据进入微机后判断清点数据是否正常，如果发现某种配件的清点结果有异常则进行复盘，复盘后调整清点的结果，无论清点正常与否，都将生成清点盈亏办理单，并由财务部门审核入账，然后

31、向相关部门报告清点结果。流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析开始清点准备所有业务完No达成未达成业务成？Yes生成库存快照打印清点表清点表清点填写清点实际库存录入清点数据清点结果正异常配件复盘No常?调整清点结果Yes生成清点溢亏办理单清点溢亏处理单审核入帐报告清点结果结束流程图如下：谢谢赏析谢谢赏析(三)安装维修:安装维修:安装维修主要用于管理维修企业的为客户安装和维修产品的信息。安装信息主要来自超市和网超,维修信息本源于三种情况:超市销售后自动产生维修信息，顾客直接向维修企业的信息处或网超的信息平台提出维修要求。这些安装维修的信息最后都被传到维修企业的信息处，在这里我们统称为服务信息。维修企业的信

32、息处获得服务信息后，打印派工单,安排技术人员上门安装或维修，技术人员获得安装或维修任务后，经过与客户电话联系，确认故障，判断是否需要去库房领取配件,如果需要则到配件库房领取配件，然后到客户处服务，如果不需要则直接去客户处服务,服务达成后客户签字确认，如果本次服务需要向顾客收费则收取服务费用和材料费，技术人员带回工作单，将服务的最后结果进行台帐登记，本次服务结束。谢谢赏析谢谢赏析开始获得服务信息打印派工单安排服务人员服务人员与顾客联系需要配件?No上门服务顾客签字确认收费？Yes收取费用服务人员返回工作单登记服务结果配件返还？Yes填写配件返还单配件入库流程结束流程图如下：配件出库Yes流程NoNo谢谢赏析谢谢赏析(四)安装维修费用的结算:维修企业一般每个月与厂家结算一次，结算分为两种情况：配件结算和费用结算。配件结算:配件结算主若是用于达成企业与厂家定期的配件结算。初次采买时，维修企业向厂家支付一定配件押金，厂家在信用额度内发送新配件给维修企业，在月末结算时，维修企业汇总安装和维修信息单，通知厂家，如果有返回的旧件则填制旧件返还汇总表，在与厂家结算时，是否需要换新配件，