学院公文处理实施细则

1、学院公文处理实施细则学校公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措 施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的主要原 因工具。为使我校公文处理规范化、制度化、科学化，根据上海市国家行政 机关公文处理实施细则和我校公文运行操作实际情况，特制定本细则。一、公文种类学校公文种类主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：“决定”适用对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。“通知”适用于批转下级部门的正文，转发上级和不相隶属单位的公文、 发布规章、传达要求下级办理

2、和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和 聘用干部。“通报”适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，报送材 料，答复上级的询问。“请示”适用于向上级请示指示、批准。“批复”适用于答复下级请示事项。“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不 相隶属的有关主管部门请求批准等。“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文格式公文由公文名称、发文序号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文 日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。公文名称置于首页上方，一般由发文单位名称加“文件”两字

3、组成。联 合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。公文的发文字号，包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居 中；联合行文，主办单位发文字号在前。公文标题，应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、公 文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单 位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠 发单位名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之 下、正文上注明会议名称和通过日期。除“通告”、“会议纪要”夕卜，公文应当标明主送单位名称(同类型单位 可用统称)。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。公文如有附件

4、，应当在正文之下(间隔一行，空两格)、成文日期之上 加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括号标明“见附件”等 字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转送、发布的文件 的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起 一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订， 并在附件首页的左上角注明发文字号。成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导 人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20 天的，成文时间可由承办单位确定。除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章。联合上报的非法 规

5、性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖 印章。用印应当端正、清晰、上不压正文、下压成文日期。用印页如无正文， 应当在页首用括号标明“此页无正文”。主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字间隔。公文主 题词参照上海市人民政府公文主题词表标引，一般不超过5个。标引顺序 是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形成的类属词。抄送单位名称置于主题词栏之下。印发单位名称置于主题词栏之下。印数注在印发栏之下并居右。公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为16开型(A4型)，一 律左侧装订，张贴的公文用纸大小

6、，根据实际需要确定。计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文 处理通用软件标准。三、公文办理公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、 立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、登记、 缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。收文收文的专职人员根据收文内容和性质，编号登记，填写上海杉达学院文 件处理单，由校长办公室主任提出拟办意见送领导人审批，或者交有关部门办 理，内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门。紧急公文，应在批转时复印 送主办部门，并应提出办理时限。承办部门接文后，应当抓紧办理并

7、及时答复办理结果，不得延误、推诿。 对不属于本单位、本部门职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应迅速退 回交办部门并说明理由。凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，有关 部门应积极协作配合。发文本校直属单位，除无隶属关系的平行单位、职能部门之间的一般业务联 系和知照性通知以及对一般性来函的函复外，一般不能直接对外发文。学校行政对外对内发文统一由校长办公室办理。发文程序为：草拟公文。各职能处、室因专项事务需发文的，由主办处室拟稿；草拟 公文应用钢笔，字迹端正，文字规范。主办处室负责人应对所拟公文进行审核，并填写上海杉达学院发文稿纸， 签名后一并送校长办公室复核。核、复稿。校

8、长办公室负责复核公文的内容、格式、文种、主题词、主 送、抄送单位是否准确、规范。领导签发。校长办公室将复核后的文稿送校领导签发。a、政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示，、“报告”由正校 长或由受委托的副校长签发。b、内容涉及各条、块专项事务的，由分管副校长签发；如同时涉及其他副 职领导人分管范围的，应先送其他副职审核会签。c、属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，可由校长助理或办公 室主任签发。d、紧急件，遇分管领导外出等特殊情况，可由其他校领导签发。登记、编号、分送。经校领导签发的公文由校长办公室统一登记、编号、 并及时打印、校对、分送。校部对内发文一般由校长办公室根据发送

9、范围通过邮件下发，也可根据情 况由主办处室负责分发。上报的公文，应符合上报所规定的报送份数和规定内容。上报公文中如 遇下列情况，校长办公室可退回呈报单位并提出处理意见：请示内容不符合法律、法规和学校有关规定，又不作必要说明的。不符合“党政分开”原则的。无特殊情况越级请示或者越过主管职能部门的。涉及其他部门的事末与这些部门充分协商，或是经协商但仍不一致，未 能如实反映的。一文多事，多头主，没有文号，不盖公章和未经部门领导核稿签名。四、公文立卷、归档和销毁公文办理完毕，应根据档案法和学校有关规定，及时收集公文定稿、 正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管 和利用。电报传真随同文件一起立卷。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章