大学机要文件管理办法

1、XXXX大学机要文件管理办法第一章 总 则第一条 为进一步加强机要文件管理，规范机要文件的处理程序，依据相关法律和有关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条 校办公室为学校机要公文的管理单位，机要室负责机要文件的接收、传阅、督办和管理。第三条 校办公室负责机要秘书人员上岗选拔、业务培训、保密意识教育、离岗工作移交、保密承诺等有关工作。第二章 文件的接收、登记第四条 校办公室机要室接收到的机要文件主要有：（一）中央文件：中共中央、中共中央办公厅、国务院、国务院办公厅及各部委下发文件。（二）省级文件：中共青海省委、中共青海省委办公厅、青海省人民政府、青海省人民政府办公厅及各厅局下发文件。（三）其它

2、形式的机要来件。第五条 机要文件接收处理程序：（一）收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明。（二）及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，份号有无间断等问题。如发现问题，及时与来文单位联系，说明情况并查明原因。（三）收到的文件要加盖收文专用章，填写收文日期和文件编号。（四）认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，填写收文日期、发文号、顺序号、密级、份数、发文单位、文件级别、文件标题。第三章 文件传阅、传递和办理第六条 文件阅读范围的核定（一）完成文件接收的有关登记后，由机要秘书逐项填写“收文处理表”中的发文单位、顺序号、密级、

3、收文日期、文件标题。（二）送校办主任核定文件批阅范围，填写拟办意见。文件阅读范围一般参考以下规则核定：1、地师级文件：供校领导阅读。2、县团级文件：供校内副处级以上党政干部阅读。第七条 文件的送阅（一）机要秘书按校办主任批办意见，负责分送学校领导和学校领导批示需阅读文件的同志或办理其他事项。机要秘书要掌握文件传阅速度和去向。领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对。（二）传阅过程中专设密级文件夹，文件不得抽离文件夹，不得在领导办公室过夜。第八条 文件的借阅文件借阅，按规定范围实行。绝密文件应当天交回，再用再借。因工作需要阅读规定范围以外的文件时，须经校办公室主任批准。借阅文件均要履行借阅手续：（一

4、）在收文登记本签收栏里上填写借阅人姓名及借文时间。双方核对清楚，方可借出文件。（二）借阅文件一般35天，借阅人应自觉做到按期归还。如有未按时归还校办公室机要室的文件，机要秘书通知借阅人清点、归还。（三）文件归还时，经核对无误，当面注销。（四）借阅人对文件负有安全和保密的责任，未经组织批准，不得随意摘记、复印秘密文件内容，不得利用密级文件和内部资料为公开报刊撰写稿件。第九条 文件的办理（一）领导批示需校内有关单位负责具体办理的密级文件，由机要秘书负责组织有关单位负责人到机要室阅文，并确认签字。领导批示需由多个单位联合办理的，经上级制（发）文部门批准，可采用复（翻）印件的方式同步分送有关单位办理。

5、（二）机要秘书根据文件性质、办理时限要求检查、督促有关单位对来文的办理情况。（三）及时将办理情况、办理结果反馈给相关领导或来文单位。第四章 文件管理第十条 文件的保管（一）机要文件须存放在有保密设施的文件柜中，由机要秘书统一保管并负责传阅。（二）机要秘书更换时，须及时办理交接手续，将自己所保管的一切文件、资料移交接替工作的人员，当面点清，双方履行签字手续。第十一条 文件的复制、汇编（一）绝密级公文一般不得复制、汇编。（二）机密、秘密级文件确需复制、汇编的，按照有关保密规定履行审批手续，经发文单位或者其上级单位批准。（三）复制、汇编的文件视同原文件管理。（四）复（翻）印件应当注明复（翻）印的单位名称、日期。汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和保密期限标注。第十二条 文件的清退、立卷归档（一）清退机要文件时，机要秘书应逐份清点，详细填写文件清退表。当年的机要文件应在次年按照省委办公厅要求上交。无需清退的文件，机要秘书人员应及时立卷，并移交档案馆存档。（二）如有文件丢失，要及时报告主管领导。责任人要写情况报告和书面检查，并严格按照上级相关规定进行处