财务部报销管理制度及流程

1、 5/5财务报销管理制度和流程一、总则： 为了完善和规范公司财务管理制度,提倡以业绩为导向的财务管理思路，合理控制费用支出，制定本制度。二、报销补贴参考标准：本埠:30元/日(含车费、餐补）。本埠出差自驾车的按照1。0元/公里补贴(需提供行驶路线图作为依据)。外埠:营销专员120元/日(含出差所在地住宿、车费和餐补）。 营销经理220元/日（含出差所在地住宿、车费和餐补）。 外埠出差自驾车的按照1.2元/公里补贴（需提供行驶路线图作为依据）。话费：营销经理和享受营销经理级别待遇的营销专员按200元/月补贴。营销专员按照89元/月补贴。财务部、技术部、管理部、生产部员工本埠出差不享受此补贴标准，

2、除生产部员工外的外埠出差参照营销经理岗位补贴标准。除营销岗位外，其他岗位话费补贴参照现行标准。特殊说明：本补贴标准是相关部门进行核报的参考依据。非定额或包干制概念.公司鼓励节约出行，合理控制经营成本，有效降低经营费用是全体员工的职责和义务所在。三、出行方式原则及出行方式标准：合理规划出行路线及时间，原则上出行以硬卧、动车、高铁为主要出行方式，出行方式由部门经理决定。行程1000公里以上的提前2-3天提交乘作飞机申请。特殊情况需乘飞机出行的需由部门经理决定。否则，不予以报销机票。具体参考标准如下：1、出差时，部门经理以下员工须乘坐火车硬座、动车、高铁二等座、汽车.如乘坐火车过夜或连续乘坐超过10

3、小时的可订购硬卧，如无硬卧车票,需事先经部门经理批准后，可选择软卧.乘坐火车超过10小时无法到达或行程超过1000公里的，可选择乘飞机。2、不满足上述规定，因特殊情况（加急）需乘飞机的,必须事先提出申请(可电话申请）,报本部门经理批准。3、航班起飞时间在10点至22点时前往机场,只允许乘坐公交车换乘机场大巴前往机场；车次发车时间在10点至21点时，离京前往火车/汽车站，只允许乘坐公交车前往最近的地铁站或公交车站换乘前往；航班/车次抵达北京时间在8点至20点之间的，参照上述规定执行；除上述时间段之外，携带物品重量超过20kg或贵重物品的,可由公司派车送达。4、未按上述规定执行,或无法提供当次出租

4、车票的，均不予报销。5、所有的机票及离京的火车票、汽车票统一由财务部订购.特殊情况自己订购。6、出差出发、返回时间以交通发票为准。出差时间计算:(返回时间出发时间）/24,小数点后数字小于0。5的按半天计算，大于0。5的按1天计算.四、审核、审批部门的重点审核、审批内容：1、财务部负责审核票据的真实性、合理性、能用性，虚假、连号、过期发票不予核报.2、部门经理负责审核出差人出差所在地具体事情的落实情况，同一地点反复前往的要重点核实。审核出差人宴请客户的程序和额度。礼品采购是否附合公司规定程序。其他部门经理需要重点审核的事项。3、管理部重点审核出差人是否按照出差申请单的计划出差并对财务部、部门经

5、理的审核结果进行复审。五、费用和补贴报销的依据：1、填写完整的出差申请单并按照出差申请单上列注的行程和规划出行。2、真实、有效的票据。3、需要宴请客户的，需将宴请客户的人数、姓名，因何原因宴请客户的详细说明。4、以收据作为报销依据的，该消费款项的具体消费说明。5、礼品采购票据，受赠人的姓名、职务及联系方式的具体说明。六、出差借款的管理:1、出差借款由财务主管审核，董事长审批.2、借款金额原则上不超过本人的月工资标准。3、出差借款填写借款单并逐项填写清楚。4、出差借款在出差返司后5天内凭第五条（费用和补贴报销的依据)的材料报销。最迟不能晚于本月工资发放日，否则在工资中扣除.5、原则上前款未清者不

6、予办理新的借支。七、费用、补贴报销的要求：1、外埠报销住宿费、餐费、出差所在地交通费标准不超过本制度第二条所列标准.2、招待费标准原则上不超过100元/人（含酒水），特殊情况需报请部门经理审批。凡因公司发展需要而发生的公关费（包括赠送礼品费用）,必须事前提出专项申请。3、报销时需使用正规专项发票（如住宿提供住宿专用发票，餐饮提供餐饮业专用发票）。4、出差时由对方提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。5、原则上公司不允许外出自行采购礼品，特殊情况需经由部门经理允许。6、出差人员在回司后5个工作日内办理报销事宜，超过30天的不报账的,过期不予报销。根据差旅费用标准填写支出凭单，财务部审核签字

7、,本部门经理复审,管理部复审，总经理审批。7、出差日期、行程需在出差申请单上列明，特殊情况需要延时的需报请本部门经理，并在返司后补签出差申请单。杜绝无计划出差、无因由出差、先出差后补单据等不规范的行为。报销时在无法查找出差申请单或出差申请单列项不明确的不予报销。8、以收据或其他非发票类票据作为报销凭证的，需要说明款项消费的详细情况。八、超出报销标准的处理：1、出差费用原则上不允许超出现行标准。2、如超出现行标准的超出部分按照公司与相关人员各自承担50的原则处理。在处理前首先核实是否符合本制度上述相关条款。3、技术部员工出差不适用本规则.九、报销时票据要求：1、机打出租车发票不能连号使用、公交充

8、值不能连号使用.手撕发票不能超过2张以上连号发票.2张(含2张）以上连号发票的需在发票背面填写出发地和到达地。2、各种票据粘贴必须分门别类，并在左上角依次粘贴，禁止装订机装订。3、开票人：盖有填制票据单位财务章或者发票专用章（其他章无效)。开票公司名称：北京中伏源建设工程有限公司。十、报销流程和其他管理规定:1、有经董事长书面审批的专款专用的（额度500元以下的)报销流程（如：培训类、学习类、零星采购类等),凭发票或收据报销：经办人本部门经理（或上级主管）财务负责人审核-管理部审批。2、无经董事长审批的或部门经理权限内无授权的或临时采购的事项（未经请示的不予报销），确属公司正常经营和发展需要而

9、发生的开支，按下述流程报批：经办人填制单据并补申请报告（或支出详细说明）-本部门经理（或上级主管)复核财务部审核-管理部复审-董事长审批.3、费用报销需经办人的主管领导批准,不得自行批准自已的报销费用.4、不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交上级领导审批,不得未经财务人员审批直接提交董事长审批。违反此流程的当事人每人每次处罚核报金额的10%。财务部每周二、周四、周六接受报销审核,其他时间不受理该项业务。财务部每周六将管理部审核签字后的票证递报董事长集中审批.5、出纳必须凭由经董事长、管理部、财务部负责人、部门经理均签名后的报销单支付相关费用。6、所有的报销均遵循“谁支出、谁报销的原则，

10、严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。7、严禁报销虚假费用的行为.8、每办一次业务,应该填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张.笼统地在报销单上写上“月的费用，或多次业务单据分不清的,财务部不予受理.9、所有费用开支，原则是应“先申请、后开支、再报销的流程，财务人员应根据本制度规定来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面或电话请求部门经理或相关审批人，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事后应及时补充申请表,作为报销的依据。10、关于报帐时限，上月16日后至当月15日的期间费用必须在当月报销,差旅费用必须在结束后三

11、天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此造成的损失,由报销人自己承担。因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的,应在5个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列，以区别在正常报销时限内的单据；被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，按照报销金额的50处罚。特殊延期(如外地出差时间较长）,需提出书面报告,经管理部签署意见后才可以报销.11、大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式，超过1万元而用现金支付的，报销时必须详细说明原因，经财务部和管理部审核,无正当的理由，一律退回。12、因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始单据一律不

12、予报销。13、报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据,以及预算报告、专项申请等附件.原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理.无“顾客名称”的发票，不需填写.另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。14、各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共张，金额元。票据粘贴混乱,不注明张数、金额的单据一律退回。15、原始单据遗失的应尽量取得出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部签署意见后方可报销。16、报销单上所有内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、