大学档案实体分类方案

1、 - 19 -XX大学档案实体分类方案为了统一我校档案实体分类，实现全校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务的整体水平，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范、国家档案局颁布实施的8号令有关要求，结合我校实际情况，制定本方案。（二）编制原则1遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。2以我校全部档案为对象，按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。3根据学校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位

2、及党政管理档案统率全局的作用。（三）类目设置与标识1.一级类目划分与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层次，根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母。例如:行政(xingZheng)标识为“XZ”。一级类目名称、标识符号和主要内容如下: 党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。行政 XZ 主要包括学校行政职能部门(教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外)工作中形成的文件材料。教学工作 JX 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实

3、践活动中成的文件材料。产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科技开发中形成的文件材料。基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。出版 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声像材料。人物 RW 主要包括XX大学名人及教学、科研骨干档案材料。实物 S

4、W 主要包括省部级以上领导或名人题词、印章、字画、纪念品及非科研类奖状等实物。2. 二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。党群和行政类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。教学类的二级类目主要按学历层次和办学性质设置。外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。财会类的按档案的内容构成和形成特点设置。科学研究类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。实物类、声像类由特殊载

5、体构成，二级类目按形成的载体设置。人物类围绕人物建档，二级类目按形成对象设置。二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。3.三级类目的设置和标识根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以XX大学归档单位为三级类目，采用阿拉伯数字为归档单位代码（详见XX大学归档单位代码一览表）。人物档案三级类目按建档内容设置，采用大写英文字母为内容分类代码。如“A”代表书表类档案。4.四级类目的设置与标识四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生

6、学历层次的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制”。研究生教育博士：11 学历博士12 同等学力博士、在职博士13 不授予博士学位14 撤消博士学位硕士：21 全日制硕士22 专业学位硕士23 同等学力硕士、在职硕士24 不授予硕士学位25 撤消硕士学位本、专科生教育 本科： 11 本科12 辅修 专科： 21 专科 成人教育 本科：11 夜大12 函授13 脱产专科： 21 高职22 夜大23 函授24 脱产远程教育11 本科21 专科根据我校的实际情况，党群类、行政类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类档案只设二级类目，科学研究类、产品生产与科技开发类、人物类、实物

7、类扩展到三级类目，教学类档案扩展到四级类目。（四）档号的编制档号是存取档案的代号、排架的依据，反映我校档案的分类体系和物理位置。1.档号编制的原则遵循“唯一性、合理性、稳定性和简明”的原则，同一全宗的档号不得重号和空号;不能随意变动，能适应计算机管理的需要，便于插卷与扩展，有利于发挥排架、检索的双向功能。2.档号的结构档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+实体分类号+案卷号。人物档案的档号设置由三部分组成，即：全宗号+类目号+案卷号。年度号由四位阿拉伯数字组成。实体分类号是档号的主体，即档案实体分类的类目代号。我校各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级或四级。案卷号按所选择的分类号中

8、最下位类顺序编码，用阿拉伯数字标识（1n）。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。件号是一个案卷中每一份文件的顺序号。3.档号的模式（1）党群类综合档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号XX2009DQ111n 案卷号 党群综合代号（二级类目） 党群类代号 （一级类目） 年度号全宗号（2）教学类学位材料、毕业生成绩单档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目+四级类目）+案卷号研究生类目模式：XX2009JX 12 23 111n 案卷号 学历博士（四级类目） 人文学院（三级类目） 研究生教育（二级类目） 教学类（一级类目） 年度号全宗号本、专科生

9、类目模式： XX2009JX 13 23 111n案卷号本科（四级类目）人文学院（三级类目） 本、专科生教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号成人教育类目模式：XX2009JX 14 111n 案卷号 本科夜大（三级类目） 成人教育（二级类目）教学类（一级类目）年度号全宗号远程教育类目模式：XX2009JX 15 111n案卷号 远程本科（三级类目）远程教育（二级类目） 教学类（一级类目）年度号全宗号（3）科研类科研项目档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号 XX2009KY12 231n案卷号人文学院（三级类目）科研项目（二级类目）科研类（一级类目

10、）年度号全宗号（4）实物类档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+实物编号XX2009 SW 11 231n 实物编号人文学院（三级类目）题词、字画（二级类目）实物类（一级类目）年度号 全宗号（5）人物类档号模式示例全宗号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号 案卷号书表类（三级类目）建档人物姓名（二级类目）人物类（一级类目） 全宗号4.档号的标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号“ ”间隔（人物类档案除外）。类目与案卷号（实物编号）

11、之间采用连接符号“”连接。 (五)档案的实体排架我校档案一般采用年代 一级类目的方式横向排架。人物档案采用建档人物独立小全宗依次横向排架。 (六)档案的保管期限根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）及会计档案管理办法的相关规定，党群、行政类档案的保管期限为永久、定期（30年、10年），会计类档案的保管期限为永久、定期（5年、10年、15年、25年），其他类别的为永久、长期（50年）、短期（15年）。二、XX大学档案分类主表DQ 党群11 党务综合(党委办公室，机关党总支，各总支、直属支部及新华学院党委综合材料入此)12 纪检13 组织14 宣传教育15 统战(民主党

12、派材料入此)16 工会、妇女工作17 团委(学生社团材料入此)XZ 行政11 综合教职工代表大会、学校评估、校史工作，校长办公室、对外合作交流处（国内部、校友工作办公室）、发展规划处、网络中心、学院（部）及各中心（所）工作中形成的综合材料入此12 人事、师资、离退休(职称评聘及高等学校师资培训中心材料入此)13 监察、审计14 武装、保卫15 后勤（国际交流中心材料入此）16 档案、图书、文博17 “211工程”JX 教学工作11 综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料及教务处、学生处、各学院、研究中心工作中形成的文件材料入此)12 研究生教育13 全日制本、专科教育14 成人

13、教育15 远程教育KY 科学研究11 综合（科技文件、科研经费、科研计划材料入此）12 科研项目CP 产品生产与科技开发11 综合12 校办产业、公司JJ 基本建设11 综合（基建处、“115工程”建设办公室管理性文件材料入此）12 工程项目SB 仪器设备11 综合（资产管理处工作中形成的管理性文件材料入此）12 仪器设备项目CB 出版11 综合（学术期刊中心工作中形成的管理性文件材料入此）12 书籍13 刊物14 报纸WS 外事11 综合（对外合作交流处、国际教育学院工作中形成的管理性文件材料入此）12 出国（境）13 来校14 国际合作与会议15 外国留学生工作16 港澳台工作CK 财会1

14、1 综合（计划财务处工作中形成的管理性文件材料入此）12 会计报表13 会计帐簿14 会计凭证15 工资清册（奖金、贷学金、奖学金、助学金名册入此）SX 声像11 照片12 电教类RW 人物A 书表类B 证件类C 自传性材料类D 任免奖惩材料类E 文件材料类F 学术性材料类G 社会评价性材料类H 通讯材料类I 声像材料类J 实物材料类K 著名人物专题纪念活动材料类 L 已故著名人物追悼会材料类 M 其他材料类 SW 实物11 大张纸质类（题词、字画等）12 织物类（奖旗、锦旗等）13 证书、奖状14 印章15 牌匾16 奖杯、纪念杯、纪念盘17 校徽、纪念章、奖章、纪念币18 其他类三、XX大

15、学档案分类详表 XX大学文件材料不归档范围一、 党政类1.上级普发的供参阅（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.上级机关发来的供工作参考的抄件和征求意见未定稿的的文件；3.重份文件；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；5.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件历经的修改稿铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后稿除外）；6.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；7.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性的建设性意见的群众来信；8.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信；9

16、.学校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；10.为参考目的从各方面收集的文件材料；11.非隶属机关抄送的不需办理、也无参考价值的文件材料。二、 教学类1.上级有关教学的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.上级有关教学的未定稿的文件；3.重份文件；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；6.校内其他单位发来的文件和校外单位交换来的材料。三、 科研类1.上级有关科研的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；3.未按科研管理程列人计划，未经鉴定和

17、不记工作量的个人项目；4.重份文件；5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；6.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；7.校内其他单位发来的文件和校外单位交换来的材料。四、 产品类1.上级机关有关产品的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；3.重份文件和重份图纸；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；5.未生效的合同、协议书；五、 基建类1.上级机关有关基建的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.正式施工前的草图，未定型的图纸；3.重份文件和重份图纸；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件。六、 设备类1.上级机关普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.未定稿的管理性文件材料；3.未生效的合同、协议书；4.重份文件、校内单位发来的文件；5.认无参考价值的一般性函件；6.仪器设备广告、宣传材料、订货会、展销会产品。七、 出版类1.上级有关出版的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；2.校外单位交换来的材料；3.未生效的合同、协议书；4.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；5.重份文件及校内其他单位发来的文件；6.无查考利用价值的事务性、临时性函件。八、 外事类1.上级关于外事工