会计信息系统ch3账务处理系统

1、1账务处理子系统概述数据流程分析系统设计初始化设置模块设计凭证管理模块设计出纳管理期末处理与结账账表输出与往来管理第3章 账务处理子系统2一、 账务处理子系统第1节 概述账务处理子系统是指运用货币作为计量手段，运用专门的会计核算方法，对企事业单位发生的经济业务进行核算和管理，生成账簿和报表信息的系统。投资人债权人管理者政府数据存储（账簿、凭证） 经济业务流程数据采集数据加工报告信息原始凭证二、账务处理的基本特征规范性强综合性强、集成性要求高控制严格、正确性要求高5第2节 数据流程分析1、五种账务处理形式：（1）记账凭证核算形式；（2）汇总记账凭证核算形式；（3）日记总帐核算形式；（4）多栏式日

2、记帐核算形式；（5）科目汇总表核算形式。一、 手工环境下账务处理的流程分析67（1）重复操作多、工作量大 记账凭证日记账、明细账、总账报表 平行登记（2）准确性差 客观 主观（3）提供信息不及时 客观 主观（4）信息不容易共享二、手工环境下账务处理流程存在的问题三、 计算机环境下账务处理操作的优化（1）解决重复操作问题，即记账自动化。（2）弱化不必要的工作步骤，如对账、会计核算形式。（3）有规则的工作可以实现自动化。9四、 计算机环境下账务处理的数据流程账务处理子系统的功能结构账务处理子系统初始设置凭证管理出纳管理期末处理账簿管理辅助管理系统服务第3节 系统设计111、什么是初始设置？2、为什

3、么要进行初始设置？3、初始设置基本内容与功能第4节 初始化模块设计12一、账套设置设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。账套参数定义的内容 编码方案 启用日期13二、人员权限设置财务分工基本功能设置人员（增加、修改、删除）赋予权限（范围权限、功能权限、金额权限、科目权限等）14 1、凭证类型的划分不影响会计核算的最终结果 2、凭证类型一经确定，同一会计期间内尽可能不要修改。（为什么？） 3、设定凭证类型时，可以设定不同类型的校验

4、条件，校验条件是用户可以选择设定凭证的借方必有科目、贷方必有科目、借贷必有科目、借贷必无科目等。如现金收款凭证设定为“借方必有现金科目”。三、 凭证类型设置15 为什么收款凭证借方必须存在现金及银行存款科目、贷方不能出现现金与银行存款科目，而付款凭证仅仅要求贷方必须存在现金及银行存款科目，举例加以说明。 16四、 外币设置1、功能增加外币、修改外币和删除外币。2、处理控制增加功能需要识别是否币符重复修改功能需要注意一旦被使用，一般币符不允许修改删除功能需要注意已经发生业务的外币不能删除17 结算方式的作用是在银行对账、应收应付、采购销售中确定结算方式，用以作为核对和核销的依据。也在应收、应付、

5、采购和销售等系统中应用。 结算方式主要设置的内容有：编码、名称、是否进行票据管理等。五、 结算方式设置J 结算方式设置的主要作用是什么？18六、科目设置 1、设置内容 定义所有的科目代码、定义所有的科目名称、定义余额方向、设置科目性质、定义其他（助记码、辅助核算等）。 2、设置的主要功能 增加、修改、删除、查询、指定科目19 1)、便于反映会计科目间的逻辑关系 2)、保证会计科目的唯一性 3)、节省存储空间 4)、提高处理速度 （1）代码设计的必要性3、 科目编码设计20（2）会计科目编码的设计方法 假设允许设置的科目总长度为8，其中一级科目长度为4？则能否直接判断10010101表示几级科目

6、？每级长度为多少？211）定长定位 科目编码体系中各级科目编码的长度是固定的。如4-2-2科目体系结构：422三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个222）不定长 科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。文件中增加表示级数的字段：科目级别、上级科目、末级科目233）立体科目 将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接。假设单位的科目编码结构式4-2-3-3四级。单位有10个部门，每个部门又分5各组，管理费用有10种，那么6602管理费用下面

7、就有500个会计科目。24（3）会计科目文件设计数据项类型长度说明科目代码字符型如100201科目名称字符型如银行存款-工行存款科目类型字符型如资产类余额方向字符型如借数据项类型长度说明科目代码字符型如10020101科目名称字符型如银行存款-中行存款-人民币科目类型字符型如资产类余额方向字符型如借科目级别数值型如3上级科目字符型如100201是否末级逻辑型如 是或者否（0/1）25数据项类型长度说明科目代码字符型如10020101科目名称字符型如银行存款-中行存款-人民币科目类型字符型如资产类余额方向字符型如借科目级别数值型如3上级科目字符型如100201是否末级逻辑型如 是或者否（0/1）

8、辅助核算字符型如 BM、KH等（部门、客户）264、处理控制 第一，增加科目时，科目编码必须唯一，各级长度遵守设定的方案。 第二，修改科目时，允许修改的内容与科目有无被使用有关。 第三，删除科目时，允许删除不用的科目，对于有下级明细科目、发生额和余额的科目不允许删除。 第四，科目存盘时，判断科目代码、科目名称等必要填写项目是否符合规定，符合规定可以保存。271、初始余额录入将账套启用日期日前的手工账簿各科目发生额和余额录入到系统中，保证手工账簿和计算机账簿数据的连续性，同时将录入的发生额和余额保存在对应的汇总文件中。 七、初始余额录入 年初建账：直接录入开始使用月份的月初余额：工作量小，但不能

9、统计出一年的累计发生额； 年中建账：录入年初余额和1月至使用计算机月份前各月的发生额。工作量大，但可以统计出一年的累计发生额。（建议从年初使用会计新系统）28（1）最明细无辅助的会计科目：可以直接录入；（2）有下级明细科目的科目：需要录入下级明细，自动汇总到上级科目；（3）有辅助核算的科目：需要录入辅助核算项目，自动汇总到会计科目中。（4）外币科目：录入原币金额，本位币自动换算（5）数量科目：同时录入金额、数量2、录入的方式293、进行自动试算平衡公式一：资产=负债+所有者权益公式二：总帐=下属明细帐余额汇总公式三：借方合计=贷方合计只有平衡后才能进行正常的凭证处理及记帐结帐等工作4、一旦开始

10、使用，初始余额不允许再录入，并且余额不允许修改。30主要功能凭证录入凭证修改凭证审核凭证记账凭证查询第5节 凭证管理模块设计31一、 凭证录入 1、功能 将录入的格式显示在屏幕上，财会人员按格式输入凭证，录入过程中允许修改，凭证输入完毕后存盘检查，如果无误，保存在凭证文件中（如记帐凭证文件或临时凭证文件），否则拒绝保存。2、记帐凭证的格式 目前通用的做法是允许财会人员设置凭证的类型，但所有凭证类型均采用统一的格式。32334、处理控制（1）凭证类型和凭证号 不同类型凭证每月连续编号，不能重号、漏号，在新增凭证时自动生成凭证号。（2）凭证日期 日期应该随凭证号的增加而增加。（序时控制） 凭证日期

11、为公历日期 输入日期不能为非结账月份的日期34（3）附单据数 本凭证附件张数，无特殊要求，一般3-4位数字（4）摘要 不能为空，是经济业务简要说明，一般没有字数要求（5）科目代码检查（）存在性检查：在科目文件中检查科目代码是否存在。（）明细科目检查：凭证录入中需要录入相关科目的最明细科目。（）与凭证类型相符性检查：特定凭证有特定的要求，如果没有满足要求，则系统不允许保存。（6）金额检查 有借必有贷，借贷必相等。5、 辅助核算和管理数据的输入三、 凭证修改（1）错误凭证的“无痕迹”修改。即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。未审核的凭证已审核未记账 37已审核、已记账（2）错误凭证的“有痕迹”修改。

12、即留下曾经修改的线索和痕迹。已记账凭证：红字冲销法38（1）凭证在录入过程中和保存后发现错误，则可以交给填制人员直接修改，修改后再次保存，在记账凭证记录中看不到修改的痕迹，属于无痕迹修改方式。（2）审核过程中发现的错误，在尚未审核签字前，应退回凭证由填制者修改，在已经审核完毕发现的错误，需要审核人员取消审核，再退回由填制人提取该记录进行修改，修改后再次保存到临时凭证文件中，属于无痕迹的修改方式。39（3）对已经记账的凭证发现错误，则不能直接修改，一种方法是利用系统给定的恢复到记账前状态功能，取消记账，然后再由审核人取消审核，再交由填制人修改。这个过程在错误凭证的记录上也看不到修改的痕迹，属于无

13、痕迹的修改方式。（4）对于已经记账的凭证发现错误，还有一种方法进行修改，即保留错误凭证和更正凭证，留下修改痕迹，属于有痕迹的修改方式，这种方法为“红字冲销法”和“补充登记法”。两种一般混合使用，即编制红字冲销凭证冲销错误的凭证，再补充登记一张正确的凭证，保存到临时凭证文件中。40四、凭证审核1、目的和功能 一是发现凭证录入过程无法发现的错误；如凭证录入过程机器不能自动检查的项目：“串户”、借贷反向、借贷同增减。二是为记账提供一个标记（只有经过审核的凭证才能记帐）。2、凭证审核方法 静态屏幕审核法（单张审核与全部审核） 二次输入校验法。3、处理控制无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是

14、同一个人；凭证一经审核，就不能修改、删除，只能取消审核后才可以；取消审核只能由审核人自己来完成。42二、记账1、记账方式。记账可以一天记几次，也可以多天记一次，由软件自动进行；2、记账流程 尝试着将记账处理过程（）用PDL语言表述出来第6节 出纳管理一、现金对账二、银行对账三、支票管理44一、现金对账45银行对账数据流程二、银行对账461、获取银行对账单、引入银行存款日记账2、银行对账自动对账手工对账3、输出对账结果与核销已达账银行对账操作流程47三、支票管理（1）购买支票。 支票类型、支票号范围、数量（2）领用支票。 登记支票的领用日期、领用部门和人员、领用的支票号、预计金额、用途、预计报销

15、日期。（3）支票报销。48第7节 期末处理与结账一、期末转账业务特点（1）期末转账业务一般每期重复有规律的进行，每种业务科目确定，金额可从已知金额或者经过计算获得。（2）一般都期末进行，没有具体的原始凭证。（3）大多从会计账簿中已经存在的数据中提取，要求在期末自动转账前必须将已经输入的记账凭证登记入账。49二、自动转账的要求（1）期末转账前要求本期发生的经济业务编制了记账凭证并必须已经记账；（2）由于自动转账生成凭证之间存在数据使用关系，因此，需要按照步骤进行：50第一，“费用计提”业务的结转，如计提工资费用等；第二，“制造费用分配”的结转，如制造费用分配结转到生产成本等；第三，“提取各项其他

16、费用”的结转，如利息等；第四，汇兑损益；第五，“税金计算”的结转；如所得税计算等第六，“损益类账户”的结转。如主营业务收入、主营业务成本转本年利润等51三、期末自动转账的基本原理（二）类型1、自定义转账如制造费用转生产成本。（一）步骤定义自动转账模板、生成相应凭证2、销售成本结转3、汇兑损益结转4、利润结转5、自定义比例结转（转出余额类）例如：制造费用的50%结转至产品A的成本中6、自定义比例结转（计提类）例如：长期待摊费用的摊销；571、保护结账前状态；2、结账前的检查工作上月未结账，本月不能结账本月如果有未记账的凭证不能结账。计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初如果是年结（即结转12月份账），应当产生下一年度空白账簿文件，并结转余额到科汇总文件中。做结账标志。三、自动结账过程58第8节 账表输出与往来管理8.1 账表输出一、输出方式（1）打印输出。（2）磁介质输出。（3）查询输出。二、输出的内容598.2 往来管理1、意义2、功能往来单位通讯录期初往来未达账往来