科技档案管理办法

1、科技档案管理办法 第一章 总 则第一条 为了加强华北分公司科技档案管理工作，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，明确科技档案管理程序，保证科技档案真实、有效、全面，按照国家规范和标准，依据集团公司档案管理办法的相关要求和天津市、河北省、山西省及内蒙古自治区资料管理规程的有关规定，结合华北分公司所施工区域的实际情况，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于华北分公司机关及所属各项目部新建、扩建、改建工程的科技档案管理。凡华北分公司科技档案的收集、整理、编制、审核、移交、存档等有关事项及实施监督管理的所有部门和人员，须遵守本管理规定。第三条 华北分公司及下属项目应遵守中华人民共和国档案法

2、、中华人民共和国档案法实施办法和国家有关档案工作的方针政策法规，依法管理本单位档案，提高全体员工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。第二章 科技档案管理体系 第四条 （一）、分公司科技档案由分公司总工程师主管。技术质量部是科技档案的主管部门，负责具体的科技档案的整理、收集、审核、接收等管理工作。主管部门负责人是科技档案管理工作的直接负责人，负责分公司科技档案工作的全面管理。主管部门档案人员负责科技档案工作的组织、协调、管理、接收和监督。科技档案主管部门对科技档案的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定。（二）根据集团公司的要求，华北分公司成立科技档案领导小组和科技档案鉴定工作领

3、导小组，其成员由分公司科技档案主管领导和技术质量部部门负责人担任。分公司总工程师担任科技档案管理小组组长，技术质量部部长分管科技档案并担任科技档案鉴定工作领导小组负责人。华北分公司科技档案管理小组：组长： 组员： 华北分公司科技档案鉴定工作领导小组组长： 组员： （三）、项目经理部须建立健全的科技档案管理岗位责任制。项目经理是项目经理部基建档案管理的第一责任人，全面负责项目部科技档案的管理工作。项目总工是项目经理部基建档案管理的直接责任人，负责基建档案工作的组织、协调、管理与监督。项目部资料管理人员及相关技术人员是项目经理部科技档案管理工作的执行人，全面负责科技档案的收集、整理、编制以及档案移

4、交工作。第三章 档案管理制度第五条 档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，华北分公司及所属各项部应建立健全的档案工作各项规章制度，并纳入分公司各项管理制度之中。第六条 根据集团公司业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由各项目部进行收集、整理，按期向档案部门移交归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第七条 分公司档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行监销。第四章 科技档案管理第八条 科学档案的形成科学技术档案是企事业单位和

5、国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料，以下简称科技档案。华北分公司科技档案的种类有：基本建设档案（以下简称基建档案），房地产档案（以下简称房产档案），科学研究档案（以下简称科研档案），设备仪器档案（以下简称设备档案）等。第九条 科技档案归档范围（一）、基建档案基建档案是指在整个工程项目建设过程中直接形成的，如实反映施工过程和建设项目实际状况的，具有保存利用价值的各种科技文件材料。其归档范围包括：自行设计施工工程的勘察设计文件、承建的大中型建设工程项目的施工设计文件；总承包科技工程项目的科技文件、施工文件及竣工图等

6、。基建档案由施工单位负责整理，经分公司技术质量部门审核无误后，再向集团公司档案室、分公司档案职能部门-综合办公室档案室归档移交。移交集团档案室的基建档案执行集团公司档案室基建档案归档范围及保管期限表附件1。移交给华北分公司档案室的基建档案执行华北分公司基建档案归档范围及保管期限附件2（含表1、表2、表3和表4，根据项目所在地域选用），其整理要求按华北分公司基建档案整理规范附件3执行。（二）、房产档案房产档案是各单位在新征土地、房屋新建、改扩建、翻建、装修改造、抗震加固、购买、产权变更等项活动中，随着施工生产逐项工程进度而形成的，具有保存利用价值的各种科技文件材料。房地产档案从属于基建档案，是基

7、建档案里所包含的1个门类，是本单位有产权、使用权的各类房屋，它与为甲方建筑施工的房屋不同，房地产档案是企业的宝贵财富，各种房地产的原始资料、产权证、使用权证等是审查、确认产权的法律依据，施工、竣工过程中产生的文字材料、各种表格、图纸等是反映工程施工的实际情况的真实记录。房地产档案对今后房产使用、房屋的维修、产权变更等都起着重要的查考和凭证作用。房地产档案主要是在工程施工过程中形成积累的，工程竣工以后才移交给建设单位档案部门存档。房地产档案的前身是在施工工程中形成的科技文件材料、表格、图纸等，各单位在工程建设过程中做好监督检查指导工作，确保档案部门收集到齐全、完整的房地产竣工文件资料。产权属分公

8、司的基建项目及其装修改造、抗震加固等工程，其档案由项目经理部负责收集整理，相关部门协助提供相关资料，组卷完毕后，向分公司档案部门归档，分公司保存内容详见附件10。（三）、科研档案科研档案是指在科学技术研究过程和科研管理工作中形成的，具有保存利用价值的各种科技文件材料。其归档范围包括：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总结、著作、优秀工法、QC成果材料等。科研档案归档内容详见附件10。卷内文件材料排列顺序为

9、：获奖通知、申请表、科研成果鉴定证书(部以上、中国铁建、集团公司)、课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、实验报告、获国家专利的成套文件及证书、工作总结、科研报告、论文、学术报告、科研投资及决算材料、取得显著效益的总结、证明材料、推广应用方案总结、产品定型鉴定材料、获奖证书、奖章、奖状、照片或复印件等。（四）、设备档案设备档案是指各种车辆、机械动力设备和仪器、器械等设备的文件材料。设备档案根据其来源可分为两种：一种是在自制设备仪器的设计、研制中形成的，一种是随外购设备的进货而随机带来的。其归档范围包括：因施工生产、产品制造、科研试验、测量化验、医疗防疫、养护维修、教学、办公等各项活

10、动需要而购置、进口、自制、安装、使用和储备的机械、非机械动力设备、仪器仪表设备的图纸、说明书（外文材料包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；进口或订购国内机械设备、仪器仪表过程中形成的购置报告、审批文件、订货合同、发票；机械设备、仪器仪表调拨转让通知，设备报废文件及批复，技术经济指标统计资料以及机械设备事故调查分析等文件材料，设备档案归档内容详见附件10。（五）、基建、房地产、科研、设备等各类科技档案，应分为集团公司保存档案和二级单位自存档案，统一录入档案管理信息系统。其中移交给集团公司的基建、房地产档案中有部分重要文件材料需上传附件，详见附件11：“建筑工程重要文件材料一览表”。移

11、交给分公司的基建档案暂时不需上传相关附件。（六）、各项目应根据需归档单位的数量，协调各个部门，提前预留足够份数的文件材料原件，应按建设单位及当地城建档案馆的要求移交相关档案。第十条 科技档案归档要求（一）、科技档案的形成、积累、整理、立卷、归档是项目管理工作的重要组成部分，项目建设没有完整准确系统的文件材料的积累、整理与归档，不能算完成工作任务。施工等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，及时移交档案部门或档案工作人员，实行集中管理。（二）、基建和房地产项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到“三同步”，即布置施工任务与布置竣

12、工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。各项目部应指定专人负责科技资料的编制、移交工作。（三）、停建、缓建的工程项目，停止或不成功的科研项目等形成的科技文件资料，都应收集、整理、立卷，并统一归档至档案部门，不得遗失和销毁。（四）、房地产档案的归档，在新建工程竣工移交时，由项目经理部负责将房地产原始资料及竣工文件、图纸按标准整理好后，移交给使用单位和档案部门。（五）、归档的科技档案以及卷内目录、备考表书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸书写，应统一采用A4幅尺寸，60克以上优良纸张；并要

13、求书写工整，字迹、线条、图像清晰，反差良好。如使用非规定用笔或用纸书写，必须先将文件进行复印，然后将复印件粘贴在原文件的背面。（六）、归档的科技档案应使用原件，且必须做到法律手续完备，按规定签字盖章。因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及时间。归档的文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。例如：合同文件及“单位工程质量竣工验收记录”应适当多存几份。竣工图纸的绘制必须符合国家标准，必须是蓝图或绘图仪绘制的白图（不得使用复印的图纸），并能真实反映工程的实际面貌。（七）、竣工图的归档要求：1、竣工图应与工程实际情况相一致

14、，能真实反映工程的实际面貌。2、竣工图的图纸必须是蓝图或绘图仪绘制的白图，不得使用复印的图纸；图纸一般单张折叠后散装在盒内，不装订，不用软封皮，图纸折叠方法见附件12。成套使用的图纸应进行装订（要求同文字材料装订），装订尺寸为420毫米297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。3、竣工图应有图纸目录，目录所列的图纸数量、图号、图名应与竣工图内容相符；如果图纸与目录不一致时，要对图纸目录进行修改，并注明修改人和修改日期；4、竣工图应字迹清晰并与施工图大小比例一致；竣工图使用国家法定计量单位和文字；5、绘制竣工图必须使用绘图笔或签字笔及绘图工具，不得使用圆珠笔或其它易于褪色的墨水绘制。6、按图施工

15、，没有设计变更洽商的，可在原施工图加盖竣工图章形成竣工图；设计变更洽商不多的，可将设计变更洽商的内容直接改绘在原施工图上，并在改绘部位注明修改依据，加盖竣工图章形成竣工图；设计变更洽商较多的，不宜在原施工图上直接修改和补充的，可在原图修改部位注明修改依据后另绘修改图；修改图应有图名、图号。原图和修改图均应加盖竣工图章形成竣工图。修改图也要加入到图纸目录内。7、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。8、竣工图可在原设计单位提供的施工图电子文件上经修改后制成，修改处应有明显标识。竣工图上应附有修改依据备

16、注表。由施工图电子文件制成的竣工图应有原设计人员的签字；没有原设计人员签字的，须附有原施工图，原图和竣工图均应加盖竣工图章。9、无论采用哪一种形式的竣工图，都要加盖“竣工图”章。竣工图章式样采用项目所在地建筑工程资料管理规程中要求的标准式样。竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印。竣工图章应加盖在图标上方（或侧方）的空白处，如遇有内容时可适当错开位置，要尽量与图标保持平行，但不应超出折叠后外露的A4页面范围。加盖的竣工图章中应填写制图人、审核人、技术负责人以及“单位工程质量竣工验收记录”中的竣工日期。第十一条 科技档案归档移交（一）、科技档案的移交时间科技档案的归档时间，可按工程程序分期分批归档，

17、也可在全部科技档案形成后一次归档。一般情况下：1、工程招投标与合同文件归档时间：合同签订后2个月内；2、基建档案、房地产档案归档时间：应在每个工程项目（包括装修改造、抗震加固工程）竣工验收（以“单位工程质量竣工验收记录”时间为准）或阶段竣工验收后3个月内归档； 3、科研档案、设备档案归档时间：每年3月底前；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档；4、各单位移交科技档案时，经核查有问题的，应及时整改，最迟不得超过2周；5、凡参加评优或有其它特殊原因需延迟归档的，应及时向分公司各级相关领导写书面申请，并在评优等活动结束后两周内完成竣工资料的归档移交工作。（二）、科技档案移交审

18、核流程基建档案、房地产档案在移交时，相关单位应在工程竣工（以单位工程质量竣工验收记录时间为准）或阶段竣工验收后3个月内，自查合格后，将收集齐全的科技档案移交到分公司技术质量部，经分公司技术质量部对其完整性、准确性进行核查，核查合格后，再移交到华北分公司综合办公室，经综合办公室对其组卷及录入档案信息系统情况进行核查合格后，技术质量部、综合办公室和管理档案的相关领导签署基建/房地产工程竣工资料审核报告单（式样见附件13）。（三）、科技档案移交手续1、每个保管单位整理完毕后，要填写“科技档案案卷目录”（其式样见附件14）。2、科技档案移交时，由项目部填写“科技档案（文件）移交清册”（其式样见附件15

19、）、“科技档案（文件）移交目录”（其式样见附件16）和科技档案案卷移交目录（其式样见附件17）一式三份，由华北分公司综合办公室和技术质量部清点、签字、盖章后，三方各存一份。此外移交时还需向华北分公司技术质量部提供案卷目录一份和（除档案盒中卷内目录之外）一整套卷内目录。（四）、遗留文件材料的移交如因各种因素的影响导致资料不齐全的，应先将已有文件材料按时组卷归档，后补所缺遗留文件材料。由项目经理全权负责遗留文件材料的移交归档，遗留文件材料形成后，项目经理应及时指派资料员组卷，并按移交流程移交归档。（五）科技档案保证金预扣、退还及罚扣为保证科技档案及时、准确、完整移交，在工程进场后1个月内，由施工单

20、位项目经理、总工、经营计划部部长与技术质量部签署基建/房产档案保证金预扣及罚扣协议书，式样详见附件18。由项目经理、总工负责竣工资料，经营计划部负责招投标与合同文件。三方签署好的协议书由技术质量部送交财务部，对施工单位预扣基建/房产档案保证金。施工单位、市场营销部将全部档案及资料（包括自存档案、移交集团公司档案、科技资料）完整、准确并及时移交后，二级档案职能部门开据“基建/房产档案保证金退款通知单”（式样见附件19），交由财务部退还预扣的基建/房产档案保证金；如基建/房产档案未及时移交或内容不完整、准确，视情节严重程度罚扣基建/房产档案保证金，由技术质量部开据“基建/房产档案保证金罚扣通知单”（式样见附件20），交由财务部进行罚款处理。第十二条 科技档案的鉴定与销毁（一）科技档案应定期进行鉴定。鉴定工作由鉴定领导小组组长牵头，科技档案管理人员和有关业务部门技