哈佛经理时间管理通则培训

1、哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第二章 哈佛经理时间管理通则第第二章 哈佛经经理时间间管理通通则 办公促效效法促效法1将公公司报表表文件原原稿与资资料的纸纸张统一一起来 最近近的办公公自动化化设备，大多具具备便捷捷的功能能，复印印机自动动送稿(ADFF)，即即为功能能之 因此，不不必再费费事地一一张张换换稿，一一次次按按键。即即使不在在一旁看看着，也也无所谓谓，可以以大大的节省人人力与时时间。可是，这这种精心心设计出出来的功功能，却却出人意意料的并并未受到到广泛的的应用。其原因因之一在在于原稿稿的纸张张大小不不一。例例如，在在公司内内部报表表文件上上经常可可以发现现，文章章是

2、用文文书处理理机打在在A4的的纸上，而图表表资料纸纸是B44大小。即使只只有一张张大小不不一，自自动送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大减小了了，因此此必须首首先统一一资料等等所有文文件的纸纸张大小小，不只只是复印印上，在在各方面面都将大大大提高高效率。2单面面使用活活页纸从学生时时代起，我们就就偏爱以以活页纸纸来做笔笔记。当当然，有有时也会会使用一一般的笔笔记本。不过，从讲究究效率的的观点来来说，活活页纸是是最佳选选择，而而且最好好只使用用活页纸纸的单面面。或许，这这样会令令人觉得得太浪费费，但是是以单面面使用每每一张只只记一个个项目，即使随随着思路路起伏随随手记下下，事后后还是能能

3、分门别别类自由由地调整整页码，使笔记记更加清清楚易读读。也就就是说，必要的的时候活活页纸可可以插换换。此外外复印时时只单面面使用，可以免免去一张张张翻页页的麻烦烦，得以以顺利的的进行作作业。3把书书架上大大套书籍籍书背向向下排置置百科全书书类的大大套书籍籍，可以以称之为为知识的的宝库，平常应应经常翻翻阅利用用才是。事实上上，这类类书籍往往往被束束之高阁阁，无人人问津。把大套书书籍排上上书架时时，都要要书背向向下排置置。大套套书籍所所以被人人敬而远远之的原原因之一一，在于于难以放放在普通通的书架架上。只只要向下下排置，就可以以解决这这个困扰扰。把书书背向下下排置时时，令书书底朝外外并在上上面写上

4、上书名，这么一一来就可可以随手手抽取查查阅，不不会再有有笨重、不便的的感觉了了。4利用用百科全全书的硬硬纸盒来来收藏，可收一一举两得得之效把百科全全书排上上书架时时，应该该一定先先把硬纸纸盒取下下来，让让它“赤裸裸裸”地排在在书架上上，其理理由是，事先取取下硬纸纸盒，需需要时，即可迅迅速的抽抽取查阅阅所需资资料。而而且取下下的硬纸纸盒另有有妙用。百科全书书或全集集之类的的大套书书，一套套都有数数十册之之多，利利用这些些硬纸盒盒做“整理盒盒”，分门门别类地地收藏明明信片、书信等等信件资资料，实实在非常常方便，盒子的的容量又又多，大大小又适适合放置置书信、明信片片，所以以，按类类别或用用途分别别收

5、藏是是最理想想不过了了。以后后检索找找寻，自自是“手到擒擒来”。5将经经常使用用的工作作用语记记号化、简略化化在处理的的事务过过程中，只要在在访客的的名片上上，简单单地写上上“人、住住、印、档”，然后后交给秘秘书，她她就知道道该登记记客户的的姓名、住址、复印名名片、夹夹入名片片簿存档档。像这这样将经经济使用用的工作作用语记记号化、简略化化，在交交待工作作的时候候，可以以不必在在口头上上一一指指示或写写字条提提醒要点点，得以以省去不不少麻烦烦。不只是一一般的事事务工作作，连书书信中经经常使用用的客套套话也可可加以简简略化。例如“悉”表示“来函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如此即即可大

6、大大的提高高拟稿的的速度，很快就就可以交交给秘书书去打字字。6将重重要的剪剪贴资料料印成BB5大小小很多人都都有剪贴贴报纸、杂志的的习惯，不过，如果以以此来整整理应用用资料，未必是是提高效效率的方方法。例如，把把资料贴贴在剪贴贴簿上或或收集在在信封中中，在检检索的阶阶段上，这种办办法相当当不便。 在管管理者办办公室中中，剪下下的报纸纸、杂志志文章一一律要复复印，而而且利用用复印机机放大缩缩小的功功能，全全部统一一成B55大小，这么一一来，不不但日后后容易整整理，而而且检索索工作也也会更为为轻松愉愉快。7在活活页纸的的两侧打打孔我们习惯惯在活页页纸的两两侧打上上二十六六个孔，因为想想同时对对照两

7、种种资料时时，可随随意夹左左夹右，资料自自然一览览无遗。单面使使用法的的优点是是，在这这种情况况下，将将性能发发挥到极极点。如果有两两侧打孔孔的活页页纸，在在装订归归档之时时，就更更加方便便，何乐乐而不为为呢?8参考考书籍在在复印出出所需资资料后，要立刻刻归位书架乱七七八糟，找一本本急需要要的书都都得花上上大半天天，当然然会导致致工作效效率降低低。书架架要以自自己的方方式随时时整理得得有条不不紊，如如此工作作才能顺顺利的进进行下去去。整理理的要诀诀在于尽快快将使用用过的书书籍归位位。通常，工工作前所所需的资资料，在在一本书书中顶多多占两、三页左左右，因因此，不不管搬出出多少本本书，应应都应只只

8、把必要要的章节节印下来来，随即即把书籍籍放回书书架上，这么一一来，书书架才能能保持有有条不紊紊，过后后也不必必为了找找寻书籍籍，而浪浪费许多多不必要要的时间间。在整整理与检检索上，都是非非常有效效率的，实在是是一举两两得。9编制制派得上上用场的的“专属用用书”HT55”，5SSS每每个月都都要写相相当多的的稿件。写一、两张稿稿件，往往往就需需要查阅阅好几本本参考书书，在这这种情况况下，一一本本翻翻阅查寻寻，就是是有再多多的时间间也不够够用。一一般来说说，专门门书籍大大都是厚厚重一大大本，要要在这么么厚重的的书中找找出一小小段参考考资料，真如大大海捞针针，要浪浪费不少少心力。因此，从从必用的的参

9、考文文献中，事先印印下认为为需要的的资料，编成一一本“专属用用书”。先将将资料整整理成一一册，高高效率地地进行工工作。10采采用高尔尔夫球记记分法，随时随随地记下下备忘录录喜欢打高高尔夫球球的人大大概都知知道，高高尔夫球球的记分分卡上附附有铅笔笔，大小小正好可可放在上上衣口袋袋，在球球赛进行行中，无无论打到到哪，都都可立即即记下分分数。除了一般般的笔记记外，也也应备有有可放在在上衣口口袋且附附铅笔的的备忘录录，这么么一来，即使身身边没带带公事包包，也能能立即记记下备忘忘录。很很多业务务员也都都应这样样，随身身携带笔笔记簿。如果采采用这种种方法，随时随随地都可可迅速地地记下备备忘录。11善善用铅

10、笔笔型橡皮皮擦我们在写写稿的时时候，都都使用一一种改良良式的橡橡皮擦。普通橡橡皮擦，都是长长方体，不过这这种橡皮皮擦却是是圆筒状状，并包包在笔型型的塑胶胶管内，可像铅铅笔一样样一点一一点的推推出来使使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同点点在于，它可以以不必再再用另外外一双手手按住纸纸张，能能够像铅铅笔一般般单手使使用。一旦习惯惯了，就就可右手手写左手手擦双管管齐下，大大的的提高工工作效率率。无论论插在口口袋中或或是和铅铅笔一起起随身携携带使用用，都是是十分方方便。12在在抽屉中中放置空空名片盒盒，以收收藏小东东西 大部分的的办公桌桌，都会会在抽屉屉中附上上整理小小东西用用的塑胶胶，不过过这种

11、塑塑胶盘却却不实用用，尤其其是塑胶胶盘把抽抽屉分成成上下两两部分，下面的的空间有有时都浪浪费掉了了。所以就利利用空名名片盒，来装抽抽屉里的的小东西西，由于于名片盒盒的盒盖盖与盒体体大致是是同样的的规格，纵横排排列在一一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分门别类类用来放放置邮票票、大小小回纹针针、零钱钱等小东东西，移移动很方方便。13经经常备有有文具目目录经常在办办公室中中备有文文具目录录，对自自己来说说，能够够提高工工作效率率的才是是真正便便于使用用的文具具，不过过由于文文具的种种类实在在太多了了，即使使到大型型的文具具专卖店店，也不不见得能能够找到到自己想想要的东东西，这这时候如如果手头

12、头上有一一本目录录，就能能够马上上找到自自己想要要的东西西，并且且知道正正确的商商品名称称。想要目录录，只要要向厂商商索取，他们就就会寄来来，或是是向附近近的文具具店索取取一、两两年前的的旧目录录也可以以，包括括中小型型厂商，备有两两、三家家以上的的目录，当然能能有效迅迅速找到到适用的的文具制制品。14事事先决定定文具的的“购买库库存量”要提高工工作效率率，从笔笔记簿到到邮票，复印用用纸等的的文具用用品，永永远都不不能缺少少，必须须源源不不断的供供给，所所以彻底底地实施施文具库库存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先决定定“购买库库存量”，再根根据这个个标准加加以补充充。15记记下常用用文

13、具的的商品号号码前面讲过过，利用用目录来来选购文文具的方方便。此此外，管管理者还还将目录录上常用用文具的的商品号号码预先先记录下下来，这这样就不不必一张张张的翻翻目录，只要一一通电话话就可完完成订货货工作。所谓的的商品号号码，就就是商品品的正式式名称。只要告告诉厂商商这个号号码，就就能够正正确且迅迅速的让让对方了了解到所所需哪一一类文具具。例如，如如果指名名要“牌牌三一夹”，即指指一般的的轻便夹夹，可以以需要的的数量和和颜色来来订购，就不会会有送错错东西的的情形发发生。比比起在店店里对老老板费劲劲的描述述了老半半天：“我要那那种方方方的，差差不多这这么大”这这些繁琐琐的话，却不必必能说清清情况

14、。16期期数完整整的杂志志须编制制索引通常将杂杂志上必必要部分分印下来来之后，加以舍舍弃即可可，然而而，有关关自己的的专业杂杂志却是是例外，全部一一期不漏漏完完整整整的保保存下来来。可是有些些杂志自自从创刊刊以来，已达几几百期，过期杂杂志已有有相当数数量。这这就要求求将每一一百期发发行一次次的“索引”存档，以备必必要时加加以检索索。一般般说来，即使收收藏完整整无缺的的杂志，大概也也很少有有人会特特地编制制一本“索引”。其实实把目录录印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后检索时时，能节节省不少少时间。17在在书架上上为手头头正在进进行的工工作保留留一个“专用区区”整理书架架时，大大概很多多

15、人都是是根据书书籍的内内容，而而分门别别类的排排列，有有关法律律书籍，就应根根据内容容，例如如，“债权法法”、“民法”区分分成不同同的范围围。不过过，在书书架上为为手头正正在进行行的工作作保留一一个“专用区区”，为特特殊书籍籍提供随随时可用用的空间间。刚刚开始始着手一一项新工工作时，资料不不会太多多，但是是随着工工作的进进行，有有时资料料会一直直增加，或是内内容发生生变化。预先为为此保留留应用的的空间，纵然资资料一点点一点的的增加，也能加加以集中中整理。18把把经常使使用的文文字、数数字刻成成橡皮印印HT55”，5SSS在在现代的的办公室室中，OOA机器器已经成成了不可可或缺的的必需品品，不过

16、过除了利利用这些些机器之之外，只只要稍稍稍动点脑脑筋，还还是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如说，利用橡橡皮印。(年月月日印、裁决印印、住址址姓名印印等等各各种不同同的印章章，一应应俱全)。在需要反反复书写写同样的的文字与与数字的的情况下下，如果果一一手手写，那那会耗费费许多时时间，所所以若能能将其刻刻成橡皮皮印，在在处理事事务上，便能够够省下相相当多的的时间。即使要要多花点点钱，但但是由于于节省手手写作业业的时间间而，提提高了工工作效率率，所以以成本反反而降低低。19夜夜晚在枕枕边放一一支附灯灯光的园园珠笔，灵感一一来可马马上记下下躺在床上上时，突突然灵感感一闪，大概很很多人都都有过这

17、这种经验验。的确确，有许许多绝妙妙的灵感感都是产产生于枕枕边，不不过，要要是不立立刻记下下来，到到了第二二天早上上就会忘忘得一干干二净，这种情情况经常常可见。在枕边备备有附有有灯光的的园珠笔笔与备忘忘录，灵灵感突现现时，就就可立刻刻随手记记下。这这种园珠珠笔在柄柄部装有有小灯泡泡，能够够照亮笔笔尖范围围，所以以不必特特地打开开电灯，就可以以记录。20深深度太高高的书架架，只会会造成空空间与时时间的浪浪费HT55”，5SSS以以排列AA4大小小的书籍籍来说，书架的的深度只只要二十十一英寸寸，就绰绰绰有余余了，可可是市面面上所出出售的书书架，深深度大都都高达三三十英寸寸，就这这是导致致工作效效率降

18、低低的原因因之一。在这种书书架上，B5大大小的书书籍只占占一半的的位置，A5大大小的书书籍两列列直排也也还占不不满。把把书排得得太深入入，不但但拿出不不方便，而且也也浪费空空间，所所以为了了讲求效效率，应应测量书书架的旋旋转空间间，尽可可能的选选购尺寸寸合适的的制品。21将将剪贴资资料的印印本直接接存档前面谈过过，利用用印机放放大缩小小的功能能，把剪剪贴资料料一律印印成B55大小，这样不不仅能够够统一纸纸张的大大小，而而且可以以直接夹夹在二十十六孔活活页夹上上，方便便存档。如此，不不但省去去粘贴的的麻烦，也不会会有日久久剥落的的现象发发生，尤尤其是资资料夹成成一册，整齐而而不占空空间，好好像一

19、本本书一样样。22将将处理完完毕的笔笔记页要要即刻抽抽出HT55”，5SSS经经常使用用便于插插换的活活页笔记记，随意意把第二二天的预预定工作作和一定定要处理理的事项项记在笔笔记本之之后，将将已处理理完毕的的事项用用红笔划划掉，而而且，在在全部事事项完成成之后，即将这这一页从从笔记本本中抽出出移至保保存档案案。由于每天天反复这这个流程程，有时时候在管管理者的的笔记本本上，还还留有一一、两年年前的笔笔记页，当然上上面记载载的全是是些悬而而未决的的问题。这么一一来，即即使是成成年累月月未解决决的事项项，也可可在笔记记本上一一目了然然，想到到的时候候，就可可对其深深思一番番，以谋谋求解决决之道。23

20、日日后还会会使用的的资料要要收到“暂时档档案”里从笔记本本抽出已已处理完完毕的活活页纸，或许不不会马上上用，不不过偶而而也会有有再度派派上用场场的可能能，像这这样的资资料，要要都交给给秘书，像平日日一样加加以复印印，自行行判断分分类归档档。但是是，并不不是马上上收到最最后分类类的活页页夹档案案中，而而是收到到“暂时档档案”里。然后，每每隔一定定时间，就翻阅阅检查一一下秘书书的分类类有无错错误，同同时也考考证一下下当初未未判断定定夺的资资料内容容，再将将认定有有保存必必要的资资料转移移到最后后分类的的档案中中。24以以不同颜颜色的活活页夹来来区别不不同内容容的档案案保存资料料的活页页夹有红红、蓝

21、、绿、咖咖啡等等等不同的的颜色。多年以以来我们们就使用用这种活活页夹，到它有有各种不不同的颜颜色，因因此应想想出一套套使用方方法充分分利用。比如塑胶胶面的活活页夹，专门保保存内部部业务手手册与呈呈送法院院表格文文件等等等，并按按颜色加加以区别别；而布布面的活活页夹，则专门门保存各各种信息息资料，同样的的也是以以颜色加加以区分分。这么么一来，不管活活页夹放放在哪里里，一眼眼就可看看出档案案的内容容种类。25经经常备有有新的活活页纸HT55”，5SSS为为新书写写稿的时时候，要要以活页页纸做备备忘录，一有新新点子，马上提提笔写下下，然后后将其保保存在专专用的活活页夹中中。存档时，如果发发觉新点点子

22、比旧旧点子更更好，就就将新的的存档，旧的作作废。久久而久之之，活页页夹中的的资料就就会越来来越丰富富。当然然，一个个活页夹夹只能为为一本书书一个主主题所专专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。26使使用白色色活页纸纸，日后后的整理理工作将将更方便便有的人认认为，根根据大项项目或主主题不同同，使用用不同颜颜色的活活页纸，分类时时将更为为简便。 但是是，最好好一律使使用白色色活页纸纸，因为为本来可可以随心心所欲大大肆使用用的活页页纸，一一旦区别别颜色，不但日日后分类类非常麻麻烦，而而且一一一区分颜颜色也很很累人。另外，在复印印时，除除了彩色色复印以以外，资资料会有有

23、不清楚楚等麻烦烦。基于上述述的理由由，应一一律使用用白色活活页纸。27使使用二十十六孔的的活页纸纸应一直使使用活页页式笔记记本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活页页纸。孔孔数太少少，纸张张撕破的的危险性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基于上上述的考考虑，应应选择二二十六孔孔的活页页纸。此此外，二二十六孔孔的活页页纸归档档时也非非常简便便。当然不只只是笔记记，连收收集杂志志、报纸纸等资料料复印本本时，也也要打上上二十六六个孔，然后再再夹到活活页夹上上。在活页页纸的左左右两侧侧打孔，严格说说来，应应该是五五十二孔孔才对。28使使用电动动打孔机机比较方方便除了活页页式笔记记本之外外，

24、报纸纸、杂志志的剪贴贴资料也也一律复复印成BB5大小小，然后后打上二二十六个个孔，再再夹到活活页夹上上。以前使用用手动式式打孔机机，但是是在数量量增多的的情况下下，打孔孔实在是是件既麻麻烦又费费时的工工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间。如如果必须须经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 299. 在在活页纸纸上写上上大标题题活页式笔笔记本都都划有标标线，其其使用方方法是，在最上上面写上上大标题题，比如如“效率法法”之类的的大标题题，其下下写上“收集资资料”之类的的中标题题，

25、接着着按照标标题分别别列出小小标或实实行中的的点子。如果记载载事项无无法全部部写在一一张纸上上，则在在另一张张活页纸纸上同样样的写上上大标题题、中标标题并且且按顺序序编上号号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。 300. 在在加上新新活页纸纸的同时时，顺便便做整理理淘汰的的工作使用活页页式笔记记，其最最大优点点在于能能够自由由地插换换页数，必要时时可以重重新插入入，不要要的可以以丢弃。这样活活页夹中中的资料料，其正正确性与与精密度度都会增增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页纸的魅魅力所在在。所以，在在活页夹夹上

26、加上上新的活活页纸同同时，除除了插换换的页数数之外，也顺便便浏览一一下前后后的内容容，一发发觉有不不要的东东西即撕撕下丢弃弃，借此此笔记得得以保持持精简、易读，而且也也可以大大幅度地地缩短检检索时间间。31呈呈送出去去的书类类文件也也要做标标题和目目录除了时间间太过仓仓促的情情况外，在对订订约的公公司客户户提出报报告时，一定要要在上面面附标题题和目录录，同时时也要求求部属，在呈送送任何书书类文件件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。 因为标题题和目录录能够使使人在阅阅读内容容之前，对文件件的整体体观点与与主题方方向，有有一个概概括性的的了解。乍听之下下，似乎乎令人觉觉得很麻麻烦，不不

27、过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。32写写报告时时，先将将问题列列在纸上上，事后后再一并并查阅在写报告告时，即即使中途途有疑问问或不了了解之处处，只要要它不是是个影响响巨大的的问题，可都不不致马上上去翻查查资料或或文献，因为或或许因此此解决了了问题，可是却却因思考考中断浪浪费时间间，反而而耽误了了工作进进度。所以一旦旦有必须须查阅的的事项，可先将将其列在在纸上，最后再再一并去去查资料料。此外外，列在在纸上的的问题也也可以交交待他人人去查，自己也也不必停停下手上上的工作作。33写写报告或或书信时时，根据据思路先先

28、打草稿稿，然后后再加以以修改在工作之之中，为为杂志写写稿、写写书信占占了相当当大的份份量，不不过毕竟竟是本行行以外的的副业，如果不不讲求工工作效率率的话，一定会会影响到到业务的的进度。要提高写写稿的工工作效率率，必须须放松心心情，不不要战战战兢兢地地“写千古古文章”。如果果一开始始就想写写出完美美无缺的的作品，终究只只会写一一字涂一一字，写写一张撕撕一张，所以不不如随着着思路先先打个草草稿，然然后再加加以修改改。34利利用业余余时间构构思文稿稿在写稿工工作上，构思要要费很大大的功夫夫，毫无无准备就就提笔，往往文文思闭塞塞难以成成行，所所以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思与与草

29、稿的的写作。下了班在在公车上上，完全全不受电电话干扰扰地专心心思索，是最适适合构思思的时段段。而且且，刚从从繁重的的工作中中解放出出来，心心情为之之一松，往往会会产生许许多绝妙妙的灵感感。想好好了整个个结构大大纲之后后，再用用口述录录音机和和文书处处理机，就可以以迅速地地完成草草稿工作作。35利利用文书书处理机机来输入入文稿HT55”，5SSS商商业文件件也和法法律文件件一样，有很多多都是相相同的格格式。文文书处理理机不但但能保存存已打好好的文章章，而且且还能自自由地加加以删除除、修改改。最初初虽然不不得不多多花一点点时间来来输入，不过为为了日后后的方便便，还是是用文书书处理机机来输入入文稿比

30、比较理想想。36. 文书处处理机的的磁碟片片以一张张一个为为原则使用文书书处理机机时，必必须特别别注意磁磁碟片的的整理方方法。举举例来说说，原则则上一张张磁碟片片中，只只储存一一个资料料。磁碟片的的容量，因机种种而有所所不同，不过一一张大约约可储存存多达一一本书的的资料，因而容容易在一一张磁碟碟片中，同时存存入各种种不同的的资料，但是检检索时，就非常常的麻烦烦，不太太合乎效效率原则则。 按种类准准备不同同的磁碟碟片，不不会花太太多的钱钱，就能能以易于于检索的的方式，将存入入磁碟片片的资料料分门别别类。37. 以不同同颜色的的标签来来区分不不同内容容的磁碟碟片HT55”，5SSS虽虽然将不不同的

31、资资料分别别存在不不同的磁磁碟之中中，不过过如果不不一一显显示屏幕幕，还是是无法了了解其内内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在磁磁碟片上上贴彩色色标签。 举例例来说，会计事事务所中中所采用用的分类类法是，绿色标标签表示示“个别专专题”，蓝色色标签表表示“一般专专题”，黄色色标签表表示“各种表表格”。按颜颜色区分分之后，如果项项目太多多，为了了使检索索资料的的使用更更加迅速速，即可可将储存存的项目目内容做做成表单单。38. 保存旧旧磁碟片片中的资资料，不不断使用用新磁碟碟片和录像带带一样，文书处处理机的的磁碟片片可反复复使用，因此一一张磁碟

32、碟片往往往被使用用好几次次。且大大家都认认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。输入资料料要花费费相当的的工夫，如果将将其时间间成本列列入考虑虑，则长长久不用用的资料料有朝一一日也会会派上用用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所以要要在一张张磁碟片片中存入入相关的的资料，至于新新的资料料，就毫毫不吝惜惜地输入入新的磁磁碟片中中。39.活页式式手册既既能插换换页数，又能缩缩短找寻寻资料的的时间不论到哪哪里，随随身携带带一本活活页式手手册。在在下班回回家的公公车上、就寝之之前，突突然想到到第二天天应该继继续进行行哪些工工作，就就马上记记在手册册上。而而且，活活页式手手册可随随时增加加页

33、数，不要的的页数也也可任意意抽出作作废。40.备忘录录上要标标明“主题”、“日期”、“出处”在看书或或看电视视时，一一旦看到到想记下下的文句句，可立立刻提笔笔在B55的活页页纸上，记下备备忘录。备忘录录是分项项写下来来的，以以一页一一个项目目为原则则，至少少标明“主题”“日期”、“出处”。如果果备忘录录上标明明主题与与日期，事后重重读时，即使记记得不太太完整，但只要要回想一一下当时时的状况况，就可可以清楚楚地了解解其内容容，而出出处则需需要详细细调查。可供参参考之用用，备忘忘录上如如果标明明这三项项，则资资料就会会越来越越有份量量。41.在“单纯作作业”时间，利用耳耳机充实实自己在刚进入入机关

34、工工作时，在“单纯作作业”时间里里，最适适合利用用耳机来来充实自自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经由耳耳朵的刺刺激，更更可提高高学习的的成效，当然复复印的工工作也可可以不受受妨碍地地顺利进进行。在办公公时间就就比较不不适合了了，但在在离开座座位去做做某种单单纯作业业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。42.增强工工作意念念的妙法法将平常该该做的事事情列成成一张表表，做好好之后就就用红笔笔划掉，因为这这么一来来，每划划掉一项项就可确确认“这项工工作已经经完成”，当时时心中

35、的的成就感感与满足足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。如此看来来似乎没没什么意意义，不不过在工工作无甚甚进展的的情况下下，多半半原因都都在于工工作流于于单调、冗长。大部分分的工作作都是由由小作业业累积而而成的，由于这这样很容容易造成成繁琐，所以可可以列表表方式来来处理。此外，采用这这个方式式还可免免于遗漏漏某项工工作。43.防止厌厌倦单调调工作的的“成功画画面思考考法”撰写一本本书着实实需要有有强烈的的意志力力，但多多达数百百页的稿稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可达到到很高的的工作效效率，不不过，有有时候也也是一件件非常痛痛苦的事事。 在这种情情况下，只要

36、想想到这是是完成一一本书的的必经过过程，就就会再次次提起干干劲。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前单调调的工作作，不但但会心生生厌烦，而且工工作效率率也会一一落千丈丈。试用用成功画画面思考考法，想想像计划划成功或或完成工工作时的的成就感感，是防防止这些些弊端的的方法之之一。44.“悦音音”卡带以以回转式式为佳很多人在在做单调调工作时时，都习习惯听轻轻音乐(BGMM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属下下去做，当四周周吵得令令人无法法专心做做事时，就可放放点轻音音乐，听听听小河河的流水水声和小小鸟的歌歌声。也也就是说说，以“悦音”来对抗抗噪音，同时，这种卡卡带最好好采

37、用回回转式的的，这样样就可以以不必为为换卡带带而中断断手头上上的工作作。45.以上的的方法处处理问题题经常有人人发牢骚骚说，就就是因为为工作太太无聊，所以才才无法提提高工作作效率。一成不不变的奉奉行上司司的指示示，工作作的确不不怎么愉愉快。同样地，不妨不不要理睬睬别人怎怎么说，以自己己的方式式来处理理例行公公事。在动脑筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的当儿，会发现现前所未未有的乐乐趣，这这样才能能提高效效率。46.办公桌桌最理想想的状态态对某些人人而言，只是外外观的整整齐，不不见得是是最方便便、顺手手的工作作环境。主要是是，最合合乎自己己方便的的状态，就是“整齐有有序的状状态。”47.自己整

38、整理办公公桌自己的办办公桌一一定要自自己动手手整理，以保持持自己最最方便使使用的状状态。如如果任由由他人多多事“收东收收西”，等到到自己开开始工作作时，很很容易找找不到自自己所要要的东西西。为了保持持随手取取来，工工作顺畅畅迅速的的状况，办公桌桌上的一一切，最最好能亲亲自处理理。从这这个意义义上来说说，就是是保持在在合乎自自己使用用习惯的的状况下下。如果任由由他人随随便动自自己办公公桌上的的东西，工作效效率就会会显著下下降。48.过暗或或过亮的的工作场场所都会会导致效效率低落落当因出差差必须投投宿旅馆馆时，可可随身携携带折叠叠式的台台灯，因因为一般般旅馆的的照明大大部分都都过暗。光线不不足，眼

39、眼睛容易易疲劳，根本没没有办法法看书；但光线线太强，也会造造成同样样的效果果。 过过暗或过过亮的光光线都会会降低工工作与学学习的效效率。虽然大家家都知道道光线所所造成的的影响，但是真真正注意意关心的的人，实实在是太太少了。经常把把工作带带回家做做的人，最好注注意一下下家里的的照明设设备，在在过暗的的工作场场所中工工作，往往往会事事倍功半半。 49.台灯要要放在左左侧前面提过过，办公公桌上的的摆设，以最合合乎自己己方便使使用的状状况为最最佳。不不过桌上上的照明明设备却却是例外外，对惯惯用右手手的人来来说，台台灯如果果不放在在左侧，是非常常不方便便的，因因为如果果台灯放放在右侧侧，写字字时就会会受

40、到手手影的干干扰，无无形中降降低了工工作效率率。而且，这这样对眼眼睛也不不好。这这虽然是是最普通通的常识识，不过过如果桌桌子左侧侧靠墙，往往就就把台灯灯移置右右侧，请请务必遵遵守“台灯左左放”原则。50.将内容容固定的的文章格格式化能够统一一某种格格式的内内容，尽尽可能准准备专用用的表格格，这样样一来，即可减减少处理理的时间间与精力力。这也可可以应用用于一般般商业业业务工作作，比如如对象不不同内容容却大同同小异的的文书，可分别别准备不不同的基基本表格格，然后后再视情情况的需需要稍加加修改，即可应应用，如如此可大大幅度地地缩短工工作时间间。51.抽屉整整理尽可可能细分分化当然，如如果不注注意整理

41、理的话，抽屉越越多麻烦烦也会越越多。抽屉如果果不整理理得有条条不紊的的话，实实在很难难搞清楚楚那个抽抽屉中装装的是什什么东西西，所以以抽屉的的整理尽尽可能细细分化。回纹针针、铅笔笔等等文文具用品品，自是是当然的的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这样开开抽屉找找东西时时，就可可一下子子找到。52.圆珠笔笔之类的的文具，要经常常保持在在三支以以上一般而言言，随身身所携带带的圆珠珠笔最好好经常保保持在三三支以上上。这固然是是为油墨墨用完、遗失等等临时状状况而准准备的，不过另另有其他他用意，比如写写字写到到一半，就外出出办事，把笔忘忘在桌上上，即使使如此，也不会会有所不不便。而而

42、回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就连这这么一点点点小事事，也会会影响到到工作效效率。53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范围内内HT55”，5SSS依依各人个个性的不不同，办办公桌上上也呈现现不同的的风貌，有的人人不加整整理杂乱乱无章，也有人人一丝不不苟整理理得有条条有理，究竟哪哪一种好好，不可可一概而而论。不不过，平平常使用用的文具具用笔虽虽不一定定要放在在桌上，但最好好尽可能能放在手手边上。比如处理理文件时时，要伸伸手拿支支笔就得得特地移移动身子子或站起起来，这这样会影影响工作作的专注注。基于于此，文文具用笔笔最好放放在伸手手可及的的

43、范围之之内，避避免些无无谓的时时间浪费费。54.文具用用笔备有有三套，分成“家里用用”、“办公室室用”、“随身用用”备有“家家里用”、“办公室室用”、“随身用用”三套不不同的用用笔，以以便在不不同的场场所使用用。如此此一来，随时随随地都不不会缺少少必要的的文具用用笔。在家里或或上下班班的车上上看书时时，想要要在书中中重要字字句下划划线，或或想要记记下突来来的灵感感，如果果手上随随时有笔笔的话，效率会会非常的的高。从从效率投投资的观观点来看看，三套套用笔的的花费并并不算贵贵。 55.有玻璃璃窗的书书架效率率不佳如果书籍籍不能迅迅速拿出出放入，那么书书架的价价值就会会减半，假如能能缩短书书籍的出出

44、入时间间，就可可能加速速工作的的进行。从这个个观点来来看，经经常可见见的附玻玻璃窗的的书架，就稍有有问题了了。 书架架若附有有玻璃窗窗，在拿拿放书籍籍之际，就非得得开来关关去不可可。这么么短短的的空档，累积起起来也相相当浪费费，尤其其是经常常阅读使使用的书书籍，拿拿出放入入的次数数也多，开开关关关的时时间更是是不容忽忽视。对对提高效效率而言言，玻璃璃窗可以以说是无无用的废废物。56.即使价价钱贵一一点，也也要选用用高及天天花板的的书架一般来说说，在规规划房间间的空间间上，尽尽可能完完全利用用地板到到天花板板之间的的空间，可收到到很好的的空间效效率。在在选购书书架之际际，即使使多花一一点钱，还是

45、可可选用高高及天花花板的尺尺寸。在购进新新书架之之前，要要精确地地测量放放置书架架的空间间大小，以随时时备用的的卷尺，量出上上、下、左、右右、深的的尺寸，然后选选购大小小适合的的书架。这么一一来，空空间有限限的办公公室就得得以彻底底利用，达到最最高的使使用效率率。57.书架上上的书籍籍按内容容主题来来排列整整理藏书不多多的人，根据法法律、经经济、语语言等等等一般的的书别来来整理，大概没没有什么么问题。可是，一旦各各类藏书书多达数数百册，如果不不以一个个主题，比如“继承法法”之类，来排列列整理的的话，那那么检索索就要浪浪费很多多时间，效率实实在太低低。58.有计算算功能的的手表，随时随随地都可可

46、验算数数字在公车上上突然想想要计算算数字，计算机机手表十十分方便便，不必必专门从从公文包包中，拿拿出计算算机，且且对口算算心算没没有把握握时，这这种“计算机机手表”更能发发挥特有有的功能能。虽然然，按键键太小不不容易操操作，但但是在这这些功能能之下，这个缺缺点不足足挂齿。59.即使贵贵一点，对电脑脑处理的的投资也也要在所所不惜最近市面面上电脑脑的价格格急速降降低，有有不少人人除了文文书处理理机外，还在家家里自备备传真机机、电脑脑等家庭庭办公设设备，以以期提高高工作与与学习的的效率。只要能够够运用自自如，对对电脑设设备的投投资，绝绝对是值值得的。沟通促效效法 1.站站着开会会也能提提高开会会效率

47、一般说来来，大家家似乎都都认定开开会一定定要坐着着开，其其实，偶偶而站着着开会也也是个很很好的方方法。站站着说话话，会产产生要尽尽快把话话说完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以获得得结论，问题一一下子就就决定了了。所以以相对而而言，那那种又臭臭又长的的会议，只是浪浪费时间间而已。目前也也有相当当多的企企业采用用这种方方法。2.除除了通讯讯录之外外，也要要编制“人才录录”任何人都都有通讯讯录，不不过除了了通讯录录之外，最好还还编制一一本“人才录录”，专门门记载详详细的个个人资料料。在人才录录上，包包括姓名名栏全部部有十二二个项目目，详细细记录个个人的专专长、特特征、学学历背景景等等，

48、所以在在求才的的时候，非常方方便。“人才录录”可用硬硬纸板做做成，并并用钉针针外皮装装订成册册。3.与与人会面面选在书书店最适适合与人会面面时，如如果对方方没有不不便之处处，你可可以利用用书店做做为会面面的地点点，并且且特别指指定大书书店中你你所喜欢欢的专柜柜为会面面处。在在等人的的时间中中，也可可以用来来收集信信息，一一点也不不浪费时时间。如果比约约定的时时间早到到，就可可以看看看杂志或或自己喜喜欢的书书，以吸吸取信息息，即使使对方迟迟到，也也可有意意义地打打发时间间。只要要稍加用用心，等等人时间间就可以以变成充充实、有有意义的的时间，而且大大书店目目标很容容易找，可以说说是最适适当的会会面

49、场所所。4.名名片的整整理在整理通通讯录时时，可采采用一般般的方法法，按照照姓氏来来排列。不过名名片方面面，就不不用要这这个方法法，而是是要分成成工作、公司等等几个项项目来整整理。如此，即即使一下下子想不不起对方方的姓名名，只要要知道对对方是“A公司司的职员员”，仔细细找找AA公司那那一份就就可以，此起按按姓氏排排列，这这个方法法更容易易检索。此外，整整理名片片时，不不要把名名片放在在名片盒盒里，要要放在名名片簿中中，这样样较容易易翻阅找找寻。5.在在“工作手手册”上详细细记录零零散信息息出门办点点小事，却不巧巧赶上拥拥挤时间间，结果果白白等等了半个个多钟头头，这种种情况经经常会发发生，只只是

50、平常常不太会会感觉到到，其实实这些浪浪费掉的的时间，一累积积起来，也是相相当可观观的。所以，为为了防止止这种无无谓的浪浪费，连连乍看之之下很可可笑的琐琐碎信息息，最好好也记在在“工作手手册”上，比比如邮局局在哪一一天哪个个时间人人最少，或是哪哪个窗口口办事速速度最快快，将将这些具具体的信信息记在在手册上上，办起起事来将将更为方方便、迅迅速。6开会会时间要要加上尾尾数，以以防止迟迟到 召集会议议时，如如果把时时间订在在“一点”、“两点”，一定定会有人人迟到。这种几几点“整”的时刻刻，大都都会令人人感觉这这只是个个概括性性的标准准，很容容易漫不不经心的的珊珊来来迟。 所以以，你尽尽可能在在开会时时

51、间加上上尾数，如“一点十十五分”，这样样一来，会令人人心生疑疑惑：“这个时时间是不不是具有有什么特特别意义义?”因而产产生极高高的兴致致，如此此会议就就能准时时开始。7立刻刻在收到到的名片片上写“当事人人”的资料料对商界人人士而言言，交换换名片似似乎是不不可缺少少的“仪式”。从初初次见到到的人手手中所收收到的名名片，不不要随便便乱放，应整理理得有条条不紊，日后将将成为宝宝贵的个个人资料料来源。当与人交交换名片片后，你你可以马马上在对对方的名名片上书书写他的的专长、兴趣、资历等等等，这这么一来来，要找找人才就就轻松多多了。主主要的是是，为方方便日后后利用，先在名名片上多多加几个个字，这这一点是是

52、非常重重要的。8与没没有时间间观念的的人约会会时，可可接着安安排另一一个约会会约会老是是迟到，没有时时间观念念的人，大多在在事情已已告一段段落之后后，仍喋喋喋不休休地说个个没完，即使是是事情已已谈完，他们也也无意离离开，仍仍兴致勃勃勃地准准备畅谈谈一番。在与这这种没有有时间观观念的人人约会时时，你可可接着又又安排另另一个约约会，并并且事前前声明：“我两点点十五分分有约会会，我早早一点在在一点四四十分见见面吧”!这么一来来，几乎乎所有的的人都会会准时赴赴约，由由于时间间有限，会面得得以快速速地进行行。从第第二个意意义上来来说，又又可防止止时间的的浪费。9与公公司主管管会面时时，在对对方名片片上书

53、写写秘书小小姐的芳芳名当你与公公司董事事高级主主管交换换名片时时，你可可以请教教对方专专任秘书书的芳名名，趁着着记忆犹犹新，马马上写在在收到的的名片上上。因为在与与这种高高阶层人人物联络络时，他他们不可可能会亲亲自接电电话，通通常都经经过秘书书转接，如果事事先晓得得秘书的的芳名，联络起起来自然然会顺利利多了，而且，借此博博得秘书书小姐的的好印象象，对日日后的工工作自是是大有益益处。10名名片上除除“个人资资料外”，另记记录其他他资料以以加深印印象除了“个个人资料料”之外，你还可可在收到到的名片片上，书书写种种种资料，比如一一般的“见面日日期”、“见面场场所”、“介绍人人”、“会谈要要事”等等，

54、此外出出身地和和外表特特征，也也都尽可可能地写写下来。当然，这些都都是人才才录上的的珍贵资资料，同同时借此此加深对对他人的的印象，即使是是很久不不见的人人，只要要看看名名片，脑脑海中就就能够浮浮现鲜明明的印象象。最好在交交换名片片的当天天，就把把这些资资料全写写上去，以免日日久忘怀怀。 11牢牢记女职职员的生生日 整体体工作能能不能顺顺利进行行，关键键多半在在于女性性职员，似乎每每家公司司都是如如此。即即使复印印一张文文件，小小姐们肯肯不肯尽尽心帮忙忙，都会会影响到到工作效效率与工工作成果果，因此此很多人人对女性性职员都都特别用用心。基基于此点点最好的的方法是是记住小小姐们的的生日，在当天天送

55、她们们一张生生日卡。以小小小一张卡卡片，向向她们表表示感谢谢，就算算她们平平日对你你有什么么不满，也会一一笔勾销销。 122. 通通讯录要要采用活活页卡片片，以便便插换追追加通讯录最最好是采采用活页页式卡片片，这种种活页式式通讯录录，一张张卡片上上只登记记一个人人，所以以不管对对方搬了了几次家家，改来来改去都都不怕没没地方可可写，换换新卡片片也是很很简单。此外，还还可根据据情况的的需要，随意插插换追加加。举例例来说，如果“陈大”的后面面是“林二”，有一一天又认认识一个个姓“陈三”的人，旧式通通讯录一一定追加加在最后后一页，但是这这种活页页式的通通讯录，就可干干净利落落地把“陈三”插在“陈大”与

56、“林二”之间。13.贺年卡卡上的“最新动动态”，要马马上转记记到人才才录上最近贺年年卡上的的贺辞大大部分都都是印刷刷的，顶顶多在最最后一、两行自自己再添添上几句句话，有有时候，也会顺顺便写上上个人的的最新动动态，比比如换工工作、买买房子搬搬家、通通知结婚婚、添丁丁报喜等等等。对这些贺贺年卡上上的新信信息，你你必须仔仔细筛选选，将必必要的转转记到“人才录录”中当事事人的卡卡片上。这些都都是人才才信息的的基础资资料，如如果遗漏漏对方搬搬家的通通知，以以致于失失去联络络，于公公于私，都无法法再发展展下去。14.个人动动态的原原始资料料，要保保存一定定期间只要一收收到告知知搬家、结婚、添丁、死亡等等等

57、有关关生活变变化的书书信或明明信片，你可将将其转记记到“人才录录”的卡片片上。至于那些些信件，则收到到盒子里里保存一一定期间间，因为为如果马马上将原原始资料料丢弃，就无法法对比“人才录录”上的记记录有无无错误，以致于于经常发发生阴错错阳差的的现象。为了防防止误认认或笔误误，最好好将原始始资料保保存一定定的期间间。15.借着人人才录的的帮助，即使多多年不见见的人，也能谈谈得很融融洽“人才录录”是人际际关系网网中个人人资料的的档案，其中设设有种种种项目，比如“姓名栏栏”、“姓氏索索引”、“性别栏栏”、“出生年年月日栏栏”、“会面栏栏”、“学历栏栏”、“职业栏栏”、“籍贯栏栏”、“服务地地点栏”、“

58、现在通通讯处栏栏”、“家庭栏栏”、“备考栏栏”等等因此，即即使与多多年不见见的人会会面，只只要事先先查看一一下人才才录上的的资料，就可知知道对方方现在在在哪家公公司哪个个单位担担任什么么职务、家里有有几个人人、结婚婚纪念日日是哪一一天，借此此彼此不不会感到到陌生，能很快快地熟识识起来，相谈甚甚欢。16采采用名片片大小的的卡片做做通讯录录，十分分方便采用名片片大小的的卡片做做活页式式的通讯讯录的方方法是，将卡片片从上到到下分成成四行，第一行行写家庭庭的邮递递区号、地址、电话号号码，第第二行写写公司的的邮递区区号、地地址、电电话号码码、传真真机号码码，第三三行写公公司名称称、单位位名称、职衔，第四

59、行行写人名名或是团团体名。这些资料料一目了了然，可可以说是是效率很很高的通通讯录。市售的的通讯录录大部分分都太小小，不像像这种自自制的通通讯录具具有充分分的填写写空位。17.人才录录要以拼拼音字母母加以细细致分类类字母区区分活页卡片片人才录录上的索索引栏，并不是是按现成成格式大大略地以以姓氏分分类，而而是取其其人姓名名的前三三个字音音，填入入索引栏栏。以“林达新新”来说，你可在在卡片的的右上角角，写上上“L、DD、X”三个字字，如此此一来，在L区区之中，还可按按1、22、3、4的顺顺序，加加以细分分化。(或者，亦可在在L之后后以男、女行业业、地域域区分)因而得得以缩短短找寻的的时间，很快找找到

60、自己己所要的的资料。 虽然然找一个个人省不不了多少少时间，但是在在找很多多人的情情况下，效率可可就大有有不同。18.“记号号式”通讯录录，可提提高工作作效率为了在交交待秘书书寄贺年年卡、问问候卡之之时省去去一一勾勾名单的的麻烦，你可以以先在通通讯录上上加“”、“”、“”、“”等等记记号。“”表表示每年年寄卡片片的人，“”表示已已寄了好好几年却却一直没没回函暂暂且予以以保留的的人，而而“”表示不不寄也无无所谓的的人，此此外，“”表表示目前前不在国国内的人人。将寄卡片片的工作作交待属属下去办办，如果果采用“记号式式”通讯录录，那么么受命的的人就可可以顺利利进行工工作。19.先将通通讯录复复印下来来