资金支出管理制度

1、文件编号：NSS-W-FN-01 Rev：A0 Page of 12资金支出管理制度1 目的 为进一步完善财务管理，保障公司资金的合理、有效使用，规范各项费用支出的审批流程，明确费用的归口管理部门职责，特制定本制度。2 范围文件适用范围：本文件适用于公司各项货币资金的支出和费用的报销。文件发放与传达范围：公司领导、公司各部门。3 参考文件3.1 办公家具管理规范3.2 出差管理规范4 定义4.1 支出：企业在生产经营过程中为获得另一项资产、服务、为清偿债务所发生的资金（资产）、或向政府部门等第三方相关业务缴纳款项的流出。4.2 审批：指相关领导及财务部门针对款项支付的审核和权限人批准支付的手续

2、和行为。4.3 结算：指款项支付经办人在完成审批程序后，协助财务部与有关单位计算、结账的过程。5 职责与权限 本着“权责分明”的宗旨，就相关领导对部门费用支出的审批职责进行了详细的说明，具体如下： 环节 公司领导/干部预算审批付款结算部门领导编制或审核预算申请，对审批权限内费用支出预算的必要性、真实性、合规性、合理性，以及数据准确性负责。审核对外支付的条件是否具备，包括但不限于有无预算审批，是否按付款计划表/合同（协议）进度付款，单据是否齐全且审核无误，收款人和收款账号、付款金额是否正确等，对本部门费用对外支付应具备的上述条件负责。财务部领导编制和审核预算申请，对审批权限内费用支出预算的必要性

3、、真实性、合规性、合理性，以及数据准确性负责。本部门业务同部门领导；本部门相关人员对各部门提交的付款申请单与发票或预算申请单、合同、协议、ERP系统数据等进行核对；其中：对采购部门提交的付款计划表与财务系统要一一核对，确定是否具备付款条件；由财务部领导进行二次复核，并对付款计划表中是否与付款申请单金额一致及是否付款负责。分管领导审核预算申请，对审批权限内费用支出预算的必要性、真实性、合规性、合理性，以及数据准确性负责。对所分管部门申请付款金额与经其审批的预算金额的一致性负责。总经理/董事长审核预算申请，对审批权限内的费用支出预算的必要性、合规性、合理性负责。按照公司战略，对资金支付的整体合理性

4、、合规性进行审核。6 资历与训练无7 作业内容7.1 总则 7.1.1 本制度涉及的所有费用支出必须经过申请、审批、执行、结算四个基本环节，本制度就四个环节的流程、权限以及条件进行规范；7.1.2 各部门发生的各项费用支出，实行“年度预算、月度计划、分级管理、业务性质与预算内外有别”的原则；7.1.3 财务部根据需要负责组织年度、季度、月度预算；7.1.4 各分管领导要指导和监督各部门领导对所授权力的使用。各分管领导可以直接向下级提出更具体的权力使用规定。在发现问题时，各分管领导可以提请总经理和财务部调整对单位领导的授权。7.2 各部门管理的费用分类A类：基建开支，用于土地、房屋的购置、使用、

5、维护的各项支出B类：生产经营性开支，与生产直接相关的各种成本费用支出C类：非生产性开支（费用性开支），与生产经营没有直接关系的辅助生产费用支出根据公司组织架构及职能分工，将资金支出按照预算、结算两个环节进行分类归口管理，便于落实各项业务的职权归属，具体详见附表。7.3 费用支出的预算7.3.1 支出预算的基本要求7.3.1.1除另有规定外，所有支出行为必须遵循“预算申请预算批准执行结算批准”的流程。各项审批应逐级向上，最后由有批准权限的领导批准。7.3.1.2各单位应遵守财务部关于预算的工作要求。各单位向财务部报告的预算计划，如果符合本文件规定的审批流程和授权，可以直接进入执行环节。否则，应按

6、照本文件的规定完成审批后才能进入执行环节。7.3.1.3每月发生的费用与支出，原则上每月审批一次，审批时申请单位需同时提供月度支出的统计数据与简单分析。7.3.2 预算申请 7.3.2.1各业务部门按照需求填写请购单，作出采购预算，请购单需有汇总的预算金额。7.3.2.2应由总经理批准预算的购买需求，预算金额在2万元以上的（含连续业务年累计预算超过2万）须提交书面或电子版预算申请报告，详细说明支出的目的、达到的效果、为公司带来的收益等，并提出具体方案,根据权限逐级报经总经理同意后才可进入实际执行环节。7.3.2.3由总经理批准预算的购买需求，金额超过10万元的（含连续业务年累计预算超过10万）

7、，预算申请报告需包含详细的可行性研究分析，包括背景，拟解决的问题，经济可行性分析，购买后可以达到的效果和价值，可行性分析，存在的风险，提出的方案，提出的预算等。经总经理同意，如常规配件采购等简单的重复业务，可只提交简化报告。7.3.2.4由分管领导批准预算的购买需求，则按照分管领导的具体要求执行。7.3.3 预算批准预算批准的具体权限规定见附表,按照不同的管理权限逐级审核后，由有权人进行最终审批。7.3.4 预算执行7.3.4.1无需特别申请预算的业务，或经授权的领导批准预算的业务，即可直接进入执行环节。7.3.4.2简单业务，金额不超过2万元的支出业务（含连续业务年累计预算不超过2万），各单

8、位本着节约有效的原则执行后即可整理票据进入结算环节。7.3.4.3金额超过2万元的购买业务（含连续业务但年累计超过2万元）应签订合同。一年内多次发生的业务可以签定年度框架合同，框架合同需包含除需要根据单次交易情况确定的条款以外的所有条款。具体按照公司合同管理制度文件执行。7.3.4.4在执行过程中因各种特殊原因不能遵照上述相关要求的，需经分管领导和总经理同意后方能进行下一步工作。7.4 公司各项费用支出的结算审批 各项费用支出的审批应逐级向上，最后由总经理批准结算，单笔结算金额在300万元（含）以上的需董事长审批。7.5 财务审批管理与结算单据要求7.5.1 A基建开支 有关基建类开支项目原则

9、上进行招标确定承建商后，签订基建类合同，并提供定期的工程进度报告，工程完工后必须办理工程和资产验收交接手续，并按规定取得建筑工程专用发票，土地按规定取得税务或财政发票，合同对方和发票开具单位应一致，凭基建合同、工程进度报告、发票及相关单据等办理审批，财务部按开具发票单位办理转账，一般情况下不支付现金。7.5.2 B 生产经营性开支7.5.2.1国内原材料采购：必须根据采购合同的规定，办理材料验收入库手续，并按规定取得增值税专用发票（特殊情况不能取得专用发票的，须报经公司分管领导批准），凭专用发票及入库单办理审批，财务部按开具增值税专用发票的供货单位转账付款，一般情况下不支付现金；7.5.2.2

10、国际原材料采购：必须办理材料验收入库手续，并凭进口合同、报关单、进口发票及装箱单办理审批，财务部按报关单供货单位支付外汇款。7.5.2.3自来水、电力、燃气：环安厂务部核实自来水、电力、燃气公司的委托收款用水、用电、燃气量发票等单证后，交财务部办理费用入账。 7.5.2.4生产员工工资及福利支出：由生产部门根据考勤记录及生产情况统计各生产单位员工的工资/福利提交行政人力资源部审核，行政人力资源部审核无误后汇总所有信息并制表提交相关领导审批后，交财务部办理支付手续。7.5.3 C 费用性开支 各部门应按规定取得税务或财政部门认可的发票凭证，由经办人、证明人和相应领导进行业务审核批准后，连同需要提

11、交的预算审批资料，交财务部报销转账支付，金额2万元以上的需同时提交合同。 与生产无关的设备、配件、模具的购买和维护：非生产所需要的配件、模具的购买和维护由需求部门将需求提交至采购与供应部，采购与供应部根据要求购买后，按规定取得相应发票，交财务部办理支付手续。 员工工资、福利：行政人力资源部根据考勤记录编制员工工资表提交相关领导审批后，交财务部办理支付手续。 其中，各项费用支出的有关管理规定按以下制度执行： 办公家具申领按照办公家具管理规范执行； 销售人员提成参照薪资和销售提成管理办法执行； 差旅费报销参照出差管理规范执行。7.6 费用报销流程与规定7.6.1 报销流程描述 费用报销实行两条线审

12、批，即业务线审批和财务线审批。 业务线审批：首先应由报销经办人的上级审核,再根据审批权限走审批流程,单位领导以上为报销人的，则其上级既为审核人，又为审批人，审批流程不变。 财务线审批：对原始单据进行合规性审查,并办理后续付款流程。7.6.2 报销单据流转顺序 根据审批权限，按以下顺序传递单据：经手人-部门领导审核财务部相关会计人员对原始单据进行合规性审核分管领导审批总经理审批董事长审批财务负责人（统一安排付款）。7.6.3 报销时间要求报销审批手续应在相关业务结束后五个工作日内办理；在外出差人员应在每月的10日或25日前将相关报销单据寄回本部门，并委托公司员工办理报销审批手续。所有发生的费用应

13、当尽快（当月）报销，尤其注意年底时当年发生的费用原则上不能在下一年度报销。如手续不全，财务部有权拒绝受理其报销单据并通知相关部门，由此而造成的延误，相关责任由费用发生当事人承担。借支时间：各部门根据需求完成借支审批手续，可于周一至周五任一工作日到财务部办理。借支金额大于500元的一律转账支付。报销时间：财务部门每周一至周五受理报销单据，财务部收到审批完成的报销单据后于每月的10日、25日报销转账支付，审批完成的报销单据应于报销前一天送交财务，否则将于下一报销日转账支付。10日、25日为节假日时，报销时间为前一个工作日。7.6.4 对报销单据的要求7.6.4.1所有报销单必须附有发票及业务相关证

14、明文件。（业务相关合同一经签订，须到财务部备案，报销时与业务合同有关的，需注明合同编号）。7.6.4.2所有报销的原始单据必须是正规的发票或行政事业单位开出的收据，发票或收据应注明单位全称 “”。7.6.4.3原始单据的经济内容应真实准确，并注明品名、数量、单价，金额等信息，凡是经过刮、擦、挖和涂改，小数改大数的凭证，一律视为无效单据。从外单位取得的报销单应盖有填制单位财务专用章、收款专用章或行政公章以及有关人员的签章；对外开出的单据，应加盖本单位的财务专用章。7.6.4.4报销单内大小写金额应相符，购买实物的报销单应有验收证明或清单。7.6.4.5一式几联的报销单，报销联应为发票正本或指定报

15、销凭证；一式几联的发票收据，应用双面复写纸套写。7.6.4.6费用报销除提供相关的发票或行政事业单位的收据以外，还需提供费用报销明细表、项目专项费用预算表、相关协议及合同原件及复印件。7.6.4.7涉及分期付款的土建、安装、调试、试验、监理等与工程安装有关的费用：合同（签订时即时提供）、工程进度结算单、完工验收单（完工结算时一次性提供）、税务发票（可在完工结算时一次性提供）。7.6.4.8报销单填写必须使用黑色签字笔或注有黑色炭素墨水的钢笔，字迹清楚、工整，不得涂改；且保证用途与发票内容应一致。7.6.4.9对不合理、不合法或伪造、变造的报销票据，不予以报销。如果报销单据丢失，不予报销相关费用。7.6.5 对报销票据粘贴的要求7.6.5.1票据粘贴的规范要求：左平齐，上平齐。7.6.5.2报销的原始单据必须按粘贴单上的要求即先左后右、先上后下，先大单后小单，先长单后短单整齐有序地用胶水粘贴在“粘贴单”上，厚度须均衡、适中，不得一大叠单据堆粘一块，重要内容（名称、金额、用途、时间等）粘贴不得超过装订线；同时要注明单据张数和金额。7.6.5.3原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，应折叠整齐，对不整齐的原始单据应修剪整齐（注意不要剪除票据