NO23-文书档案管理制度

1、PAGE 第二十三章文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室管理规定第一条为为了加强强公司的的文件管管理特制制定本规规定第二条公公司的文文件有打打印必要要时方予予打印内内部传递递的简单单请示报报告或其其他不需需打印的的文件一一般不予予打印第三条公公司发文文需由起起草人定定稿抄正正经有批批准发文文权的领领导签字字同意后后方准打打印一般般文件的的打印复复印传真真须经所所在部门门负责人

2、人签字同同意后才才予办理理部门经经理不在在时可经经总裁办办公室主主任同意意后办理理第四条私私人资料料不得在在公司打打印复印印或用公公司传真真机传送送以免影影响公司司的正常常工作第五条文文印室工工作人员员应认真真做好本本职工作作按时完完成任务务对收到到的文件件资料应应及时给给有关部部门人员员送发或或及时通通知有关关人员到到文印室室取回不不得延误误第六条文文印室人人员应树树立严格格的保密密观念不不得随意意将打印印复印或或传真资资料中有有关商业业秘密或或公司管管理中须须保密的的事项透透露给他他人不得得载留任任何文件件第七条文文印室对对送来打打印复印印传真的的文件资资料应做做好登记记并在月月终作统统计

3、核算算属业务务部门的的由各部部门承担担费用属属行政管管理部门门的统一一列行政政开支第八条文文印室工工作人员员初次违违反上述述规定的的给予批批评或处处元以下下罚款屡屡教不改改或给公公司造成成不良的的社会影影响或较较大经济济损失处处元以上上罚款直直至辞退退第九条本本规定自自年月日日起执行行表23-1行文文表发文号保密区分绝对机密密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件件收发规规定第一条公公司的文文件由办办公室负负责起草草和审核核公司总总经理签签发公司司本部各各部门的的文件由由各部门门负责起起草办公公室审核核总

4、经理理签发第二条文文件签发发后送办办公室统统一安排排打字打打印后送送回起草草部门校校对校对对无误方方能复印印盖章第三条文文件和原原稿由办办公室分分类归档档保存备备查第四条属属于秘密密的文件件核稿人人应该注注明秘密密字样并并确定报报送范围围秘密文文件按保保密规定定由专人人印制报报送第五条文文件统一一由办公公室负责责发送送送件人应应将文件件内容报报送日期期部门接接件人等等事项登登记清楚楚并向文文件签发发人报告告报送结结果秘密密文件由由专人按按核定的的范围报报送第六条外外来的文文件由办办公室专专人负责责签收并并分类登登记由办办公室主主任提出出处理意意见后签签收人应应于接件件当日即即按文件件的要求求报

5、送给给有关部部门不得得积压迟迟误属急急件的应应在接件件后即时时报送第七条传传阅文件件由办公公室专人人负责收收回对领领导指示示的文件件办公室室应及时时组织传传达和落落实表23-2往来来信函记记录表客户或单单位:类别日期来去函内容容处理人回函日期期回函内容容去来三.公司司报刊邮邮件函电电收发制制度第一条全全公司公公私报刊刊外来邮邮件外发发公启函函电等由由公司收收发室负负责收发发第二条外外发函电电要求各部门因因公需外外发函电电经办人人员应于于每天下下午点以以前将函函件电报报底稿送送到收发发室另填填写挂号号平信电电报外发发登记表表每天下午午点以前前公司收收发室应应将当日日外发函函电清点点累计送送交邮局

6、局寄发表233信函寄寄发记录录表业务类类公共关关系采购类类总务类类发函日期期发函单位位文别内容寄发单位位回函日期期回函内容容第三条外外来邮件件管理外来邮件件一律公公司收发发室签收收分发凡挂号纸纸包包裹裹单货运运单等由由收发室室通知收收件人到到收发室室当面签签收一般公启启函电和和公司内内职工私私人信件件由收发发室开具具清单分分放到各各单位信信报箱内内私人不明明平信一一律放到到信架信信袋内由由个人自自取不论公私私邮件收收发室应应随到随随清及时时分发不不得丢失失损坏搁搁置延误误对国外外来函应应检查封封口邮戳戳如发现现被拆封封或邮票票被撕应应拒绝签签收并向向邮局反反映查明明原由凡挂号信信汇款单单包裹单

7、单货运单单等的收收件人在在收发室室通知发发出后应应随即到到收发室室领取邮邮单并及及时去邮邮局取款款取件超超期罚款款收发室室概不负负责第四条报报刊订购购与收发发1、报刊刊订购订购时间间：上半半年下半年（2）订订购手续续：不论论单位和和个人均均需先到到收发室室查阅报报刊目录录再将需需要订购购的报刊刊代号名名称出版版日期单单价订购购份数期期数填写写清楚交交收发员员核对算算价确认认无误后后当面缴缴款开票票公费订订购报刊刊由收发发员持订订单到财财务部门门办理付付款托收收手续归归口管理理报刊公公费订购购的单位位除按上上述要求求填写预预订单外外还须填填写报刊刊分发清清单详细细写明各各种报刊刊分发到到哪些单单

8、位或个个人2、报刊刊收发收发员每每天对邮邮局送来来的报刊刊应对照照邮局分分送清单单分类清清点发现现有差错错应及时时登记并并要求补补缺退任任收发员收收到邮局局送来的的报刊后后应及时时分发不不得耽搁搁延误收收发员清清点分发发报刊时时间为小小时任何何人不得得进入收收发室四.公司司文件管管理规定定（一）总总则第一条为减少少发文数数量提高高办文速速度和发发文质量量充分发发挥文件件在各项项工作中中的指导导作用特特制订本本制度第二条文件管管理内容容主要包包括上级级函电来来文同级级函电来来文本厂上上报下发发的各种种文件资资料第三条按照党党政分工工的原则则全厂各各类文件件分别由由党委办办公室和和厂部办办以下简简

9、称两办办归口管管理表234送发公公文登记记簿日期文号收文单位位文别事由附件附本回涵内容容表23-6表格格档案处处理工作作一览表表部门表格档案名称联数负责职别表格性质质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收收文的管管理第四条公公文的签签收凡来厂公公启文件件除厂领领导订启启的外均均由厂收收发员登登记签收收由上级级或邮电电局机要要通讯员员直送机机要室的的机要文文件除外外后分别别交两办办机要秘秘书拆封封在签收收和拆封封时收发发员和机机要秘书书均需注注意检查查封口和和邮戳对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒绝签收收对上级机机要部门门发来的的文件要

10、要进行信信封文件件文号机机要编号号的四对对口核定定如果其其中一项项不对口口应立即即报告上上级机要要部门并并登记差差错文件件的文号号第五条公公文的编编号保管管两办机要要秘书对对上级来来文拆封封后应及及时附上上文件处处理传阅阅单并分分类登记记编号保保管须由由工厂承承办或归归档的厂厂领导亲亲启文件件厂领导导启封后后也应分分别交两两办办理理正常手手续本厂外出出人员开开会带回回的文件件及资料料应及时时分别送送交两办办机要秘秘书进行行登记编编号保管管不得个个人保存存第六条公公文的阅阅批与分分转凡正式文文件均需需分别由由两办主主任或副副主任根根据文件件内容和和性质阅阅签后由由机要秘秘书分送送承办部部门阅办办

11、重要文文件应呈呈送厂领领导或分分管领导导亲自阅阅批后分分送承办办部门阅阅办为避避免文件件积压误误事一般般应在当当天阅签签完紧急急文件要要月即办办一般函电电单据等等分别由由两办机机要秘书书直接分分转处理理如涉及及几个单单位会办办的文件件应同主主办单位位联系后后再分转转处理为加速文文件运转转机要秘秘书应在在当天或或第二天天将文件件送到厂厂领导和和承办部部门如关关系到两两个以上上业务部部门应按按批示次次序依次次传阅最最迟不得得超过天天特殊情情况例外外第七条文文件的传传阅与催催办传阅文件件应严格格遵守传传阅范围围和保密密规定不不得将有有密级的的文件带带回家宿宿舍或公公共场所所也不得得将文件件转借其其他

12、人阅阅看对尚尚未传达达的文件件不得向向外泄露露内容阅读文件件应抓紧紧时间当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交机要要室阅批批文件一一般不得得超过天天阅后应应签名以以示负责责如有领领导批示示拟办意意见两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有关事事宜阅文时不不得抄录录全文不不得任意意取走文文件夹内内任何文文件及附附件如确确系工作作需要要要办理借借阅手续续以防止止丢失泄泄密文件阅完完后应送送交两办办机要秘秘书切忌忌横传两办机要要秘书对对文件负负有催办办检查督督促的责责任承办办部门接接到文件件函电应应立即指指定专人人办理不不得将文文件压放放分散如如需备查查应按照照有关保

13、保密规定定并征得得两办同同意后予予以复印印或摘抄抄原件应应及时归归档周转转按照阅文文范围离离退休干干部一般般由有关关部门定定期组织织学习有有关文件件或由两两办机要要室通知知到机要要室阅文文（三）发发文的管管理第八条发发文的规规定全厂上报报下发正正式文件件的权力力集中于于厂部各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上向下发发送正式式文件各群众团团体部门门需要向向上反映映汇报重重要情况况或向下下安排布布置重要要工作要要求发文文应向厂厂部提出出发文申申请并将将文件底底稿交厂厂办审核核厂部同同意发文文则由厂厂办按机机构设置置与业务务分工统统一归口口以厂字字发文对全厂影影响较大大涉及两两个以上上厂领导

14、导分管范范围的文文件须由由厂长批批准签发发其余文文件均由由分管厂厂领导批批准签发发第九条发发文的范范围凡是以厂厂部名义义发出的的文件通通告决定定决议请请示报告告编写的的会议纪纪要和会会议简报报均属发发文范围围厂部下发发文件主主要用于于公布全厂厂规章制制度转发上级级文件或或根据上上级文件件精神制制订的工工厂文件件公布工厂厂体制机机构变动动或干部部任免事事项公布全厂厂性的重重大生产产技术经经营管理理政治工工作生活活福利等等工作的的决定发布有关关奖惩决决定和通通报其他有关关全厂的的重大事事项上行文外外发文主主要用于于对上级机机关呈报报工作计计划请示示报告处处理决定定同兄弟单单位联系系有关工工厂重大大

15、生产技技术人事事劳资物物资供应应科研基基建经营营管理等等事宜在工厂日日常生产产技术经经营管理理中有关关图纸技技术文件件工艺修修改审批批工作安安排部署署传达上上级指示示等事项项应按有有关制度度办理经经分管厂厂领导批批准后由由主管业业务科室室书面或或口头通通知执行行一般不不用厂部部文件发发布凡各业务务科室如如开专题题会议所所作的决决定一般般都不应应发文不不备查考考可以科科室名义义用工作作简讯发发会议纪纪要各业务科科室与外外单位发发生的一一般业务务联系可可用各科科室的名名义对外外发函应应各自编编号备查查不用厂厂部名义义发文（四）发发文程序序与要求求第十条发发文程序序规定各单位需需要发文文应事先先向厂

16、部部提出申申请厂部同意意发文时时主办单单位应以以国家法法令上级级指示或或工作实实际需要要草拟文文件初稿稿表23-6表格格管理登登记表申请单位位申请年月月日表格名称称表格编号号表格用途途备考草拟文稿稿必须从从全厂角角度出发发做到情情况确实实观点鲜鲜明条理理清楚层层次分明明文字简简练标点点符号正正确书写写工整严严禁使用用铅笔圆圆珠笔红红墨水和和彩笔书书写文稿拟就就后拟稿稿人应填填附发文文稿纸首首页详细细写明文文件标题题发送范范围印刷刷份数拟拟稿单位位与拟稿稿人并签签名盖章章标定日日期和密密级厂办应根根据厂部部的要求求和上级级有关指指示精神神有关文文件规定定对文稿稿进行审审查和修修改对涂涂改不清清文

17、字错错漏严重重内容不不妥格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿经厂办审审查修改改后的文文稿送部部门主管管领导核核稿对文文稿内容容质量负负责对审核时时修改较较多有碍碍打印和和存档的的文稿应应由拟稿稿部门重重新誊写写清楚需经会签签的文稿稿应在交交付打印印前送会会签部门门会签文文稿审核核会签后后按批准准权限的的规定呈呈送厂部部领导审审定批准准签发经领导批批准签发发后的文文稿交厂厂办机要要秘书统统一编号号送打字字室打印印文件打印印清样应应由拟稿稿人校对对校对人人员应在在发文稿稿上签名名文件打字字后由厂厂办派专专人按数数印刷再再由两办办机要秘秘书分发发并检查查落实情情况对印印刷质量量不好的的文

18、件机机要秘书书应拒绝绝盖印分分发（五）文文件的借借阅和清清退第十一条条各部门门有关工工作人员员因工作作需要借借阅一般般文件需需经本部部门负责责人签写写便条对对有密级级的文件件须两办办主任同同意后方方可借阅阅第十二条条借阅文文件应严严格履行行借阅登登记手续续就地阅阅看按时时归还任任何人不不得将文文件带走走或全文文抄录不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等第十三条条两办机机要秘书书对承办办的公文文应抓紧紧催办应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求限期期清退的的文件进进行收缴缴清退工工作一般般为月底底一小清清季末一一中清年年终一总总清如发发现文件件丢失必必须及时时查明原原因和责责任者并

19、并如实向向领导报报告第十四条条各部门门应指定定一位责责任心强强的同志志负责文文件收交交保管保保密催办检检查工作作（六）文文件的立立卷与归归档第十五条条文件的的归档范范围1、凡下下列文件件统一分分别由两两办负责责归档上级机关关来文包包括上级级对工厂厂报告申申请的批批复厂部发出出的报告告指示决决定决议议通报纪纪要重要要通知工工作总结结领导发发言和生生产经营营工作的的各类计计划统计计季度年年度报表表等厂长办公公室厂务务会工厂厂管理委委员会中中层干部部会以及及各种专专业例会会记录厂一级组组织召开开的代表表大会所所形成的的报告总总结决议议发言简简报会议议记录等等有保存价价值的人人民来信信来访记记录及处处

20、理结果果参加上级级召开的的各种会会议带回回的文件件资料及及本厂在在会上汇汇报发言言材料等等上级机关关领导同同志来厂厂检查视视察工作作的报告告指示记记录以及及本厂向向上级进进行汇报报的提纲纲和材料料反映本厂厂生产经经营活动动先进人人物事迹迹及厂领领导工作作等的音音像摄制制品工厂日志志和大事事记工厂向上上级请示示批复的的文件及及上报的的有关材材料2、业务务科室各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料由各各业务科科室群众众团体负负责立卷卷归档第十六条条立卷要要求文件立卷卷应按照照内容名名称作者者时间顺顺序分门门别类地地进行整整理归档档立卷时要要求把文文件的批批复正本本底稿主主件附件件收集齐齐全

21、保持持文件材材料的完完整性要坚持平平时立卷卷与年终终立卷归归档相结结合的原原则重要要工作重重要会议议形成的的文件材材料要及及时立卷卷归档上年度形形成的文文件材料料要求在在下年度度月份以以前整理理完月份份正式向向档案馆馆室移交交清单一一式两份份接交单单位各留留存一份份备查（七）文文件的销销毁第十七条条对于多多余重复复过时和和无保存存价值的的文件厂厂办机要要室应定定期清理理造册并并按上级级有关规规定办理理申请销销毁手续续第十八条条经审核核同意销销毁的文文件应派派专车分分别由厂厂办机要要秘书和和正副主主任护送送到上级级机关指指定的纸纸厂监视视销毁五.公司司文书管管理制度度(一)总总则第一条为为确保文

22、文书事务务正常顺顺利进行行促进与与提高组组织管理理工作的的效率特特制定本本制度第二条所所谓文书书是指业业务工作作上往来来公文报报告会议议决议规规定合同同书专利利许可证证书电报报各种账账簿图表表参考书书等一切切业务用用书与公公文第三条全全部文书书归公司司所有并并收藏任任何个人人不得私私自占有有第四条必必须严格格保守文文书的机机密第五条文文书按下下列要点点处置或或办理凡重要事事宜的指指示请示示汇报报报告传达达答复等等等一律律以文书书的形式式进行所所有文书书的处置置都必须须以准确确与迅速速为原则则必须明明确责任任即使在紧紧急状况况下以口口头或电电话形式式处置的的事项事事后也必必须以文文书形式记录录下

23、来第六条文文书的管管理原则则规定如如下:文书的收收发领取取与寄送送原则上上由总公公司总务务部负责责分公司或或分支机机构的文文书管理理另有文文书管理理细则做做出规定定(二)文文书的收收发第七条到到达文书书全部由由文书主主管部门门接收并并按下列列要点处处置一般文书书予以启启封分送送各部门门私人文书书不必开开启直接接送收信信人分送各部部门的文文书若有有差错必必须立即即退回总总务部(三)文文书的处处理第八条文文书按机机密程度度可分为为以下几几类:绝密指极极为重要要并且不不得向无无关人员员泄漏内内容的文文书秘密指次次重要并并且所涉涉及内容容不能向向公司内内外无关关人员透透露的文文书表表格登登记单图表名称

24、联数填制单位移送单位功能内容性质印制日期数量表格编号每月用量产品经理室自存生管部产品说明明产品说明明规格订定定各产品工程分析表工程分析析工程标准准品检标准品检组品检标准准品检标准准领退料单领料人自存会计生管领料凭证证领退料名名称数量凭证原物料库存卡卡仓库物料管理理原物料耗耗用状况账卡耗用月报表自存会计生管对账控制制原物料耗耗用状况月报库存月报表原物料库库存记录制造通知单生管自存业务生产部部派工用制造说明明原物料说说明发工用生产进度表生产进度度生产状况表自存程序控制制用细步进度度产量控制制工作表完工报告告单自存经理室计算成本本原物料工工时品质记记录每批报告品检日报表品管自存生管品检状况况各批品检

25、检状况日报品检记录表自存工作表3、机密密：指不不宜向公公司以外外人员透透露内容容的文书书普通：指指非机密密文书如如果附有有其他调调查问卷卷之类的的重要东东西则另另当别论论传阅：指指在本公公司内部部传阅或或传达的的文书第九条普普通文书书的处理理原则如如下由部门经经理以上上级别的的主管负负责对文文书进行行审阅回回答批办办以及其其他必要要的处理理或者由由其指定定下属对对文书进进行具体体处理如果遇到到重要或或异常事事项必须须及时与与上一级级主管取取得联系系按上级级指示办办理各种有关关联的事事项必须须与各部部门商议议后方能能予以处处置第十条机机密文书书的处理理原则如如下机密文书书原则上上由责任任者或当当

26、事者自自行处理理指名或亲亲启文书书原则上上应在封封面上注注明文书书所涉及及事项的的要点和和发文者者姓名并并由发文文者封缄缄到达的指指名或亲亲启文书书原则上上由信封封上所指指名的人人开启其其他人不不得擅自自启封如如果某主主管在职职务上有有权替代代来件所所指名者者不受本本条规定定的约束束第十一条条文书的的阅览原原则如下下某文书被被阅览后后阅览者者必须签签字表示示已经阅阅览完毕毕如有必必要可在在文书的的空白处处填写阅阅览后的的意见并并转给或或交还文文书的主主管有必要在在各部门门传阅的的文书必必须附上上传阅登登记簿按按传阅登登记簿规规定栏目目填写并并最终交交还文书书主管第十二条条与各部部门有关关的文书

27、书在处理理意见上上如果存存在分歧歧则由文文书的主主管部门门出面进进行协商商如果不不能协商商一致上上报或请请示上级级领导由由上级裁裁决(四)请请示审批批第十三条条请示审审批是公公司经营营的一项项重要程程序凡公公司经营营重要事事项都必必须经请请示获得得董事会会总裁和和常务董董事审查查裁决和和公文批批复之后后方能实实行第十四条条须请示示审批事事项如下下职务及重重要人事事安排各种制度度性规定定的变更更重要契约约的缔结结解除与与变更诉讼行为为与政府机机构有关关的各种种重要的的请示回回执申请请等等土地建筑筑物以及及事务所所权利的的购买与与转让大额馈赠赠谢礼以以及宣传传广告费费用的开开支分支机构构的增减减与

28、升降降预算与决决算事宜宜借款与贷贷款以及及借贷银银行的开开设与变变更重要或高高额物品品的采购购不急用用或不需需要物品品的转让让或廉价价出售定期或不不定期刊刊物发刊刊修改与与废除以以及费用用开支的的修订有关公司司经营的的重要计计划与企企划其他上述述未涉及及的重要要事项第十五条条请示审审批者为为分公司司经理以以及以此此为标准准确定的的主管第十六条条对请示示审批的的提案文文书必须须进行仔仔细斟酌酌以便能能顺利实实施第十七条条请示审审批的事事项必须须以提案案文书的的方式经经主管呈呈交总部部如果事事情紧急急允许直直接以非非文书形形式请示示但事后后必须尽尽快撰写写请示提提案文书书上报第十八条条请示提提案文

29、书书的内容容包括标标题正文文理由说说明和附附录提案案文书应应一式多多份分送送有关部部门如业业务部门门出版部部门总务务部门和和财务部部门等等等第十九条条请示提提案文书书必须编编号注明明起草者者或请示示者所属属分支机机构及部部门并签签名盖章章第二十条条请示审审批内容容一旦被被上级认认可并做做出决定定则以请请示提案案书副本本替代批批复返回回并请示示部门予予以执行行第二十一一条请示示提案原原本由总总务部保保管(五)文文书的制制作第二十二二条文书书制度要要领如下下文书必须须简明扼扼要一事事一议语语言措辞辞力求准准确规范范起草文书书的理由由包括起起因以及及中间交交涉过程程加以证证明必须须做出交交代必要要时

30、附上上相关资资料与文文件必须明确确起草文文书的责责任者并并署上请请示审批批提案者者姓名对对请示提提案文书书进行修修改时修修改者必必须认真真审阅原原件修改改后必须须署名第二十三三条文书书的起草草必须征征得主管管同意并并且在主主管有了了明确的的决定之之后进行行文书起起草只是是一个文文书化的的过程与与结果文文书的草草案必须须予以保保存第二十四四条重要要文书必必须经过过公证并并且在正正式文书书形成前前掌握并并附上具具有价值值的证据据或证明明文件第二十五五条文书书的署名名按下列列规定进进行公司内文文书如果果是一般般往来文文书只需需主管署署名如果果是单纯纯的上报报文书或或者不涉涉及各部部门且内内容不重重要

31、的文文书只需需部门署署名如果果是重要要文书按按责任范范围由总总裁副总总裁常务务董事署署名或者者署有关关部门的的主管姓姓名与职职务对外文书书如合同同书责任任状政府府许可申申请书回回执公告告等重要要文书一一律署总总裁职务务与姓名名如果是是总裁委委托事项项可由指指名责任任者署名名上列规规定以外外的文书书也可署署分公司司或分支支机构主主管的职职务与姓姓名第二十六六条文书书的盖章章按下列列要点进进行在正本上上必须加加盖文书书署名者者的印章章副本可可以加盖盖署名者者或所在在部门印印章如果文书书署名者者不在可可加盖职职务或代代理者印印章并加加盖具体体执行者者印章替替代但在在这种情情况下文文书存档档前必须须加

32、盖署署名者印印章以部门或或公司名名义起草草的文书书在旁侧侧加盖有有关责任任者印章章第二十七七条总裁裁与公司司印章按按下列原原则使用用在有必要要加盖总总裁公司司印章时时必须填填写委托托申请书书经所属属部门主主管认可可并且加加盖印章章之后向向总务部部门提出出总务部主主管经审审核签名名盖章批批准申请请如有必必要则需需请示总总裁在需要总总裁签字字的情况况下手续续同前经总务部部批准后后去印章章保管员员处加盖盖公司印印章一些带有有公司字字样或总总裁职务务字样的的印章须须经主管管同意直直接向印印章保管管员申请请加盖(六)文文书的发发送第二十八八条一些些需要邮邮寄或专专人递交交的文书书按下列列要点进进行发送送

33、必要时时还须给给文秘室室以回复复或回执执调查报报告不受受本条规规定限制制文书封面面必须明明确写清清发送或或接收单单位单位位地址以以及收件件人姓名名并且注注明快递递邮寄面面呈或转转交等字字样公司内部部文书原原则上不不作封缄缄第二十九九条各部部门的邮邮寄文书书必须于于发送前前在发信信登记本本与邮资资明细账账上做好好登记并并填写表23-8表格格请印申申请单第一联请请印单位位存第二二联存采采购单位位第三联联存总务务部门请印单位位表格名称称用途联数及分送单位式联第联联第2联第3联请印日期期需要日期期表格编号号表格格式式依旧格格式印刷刷品 依依附样印印刷现有存量量请印数量量每月耗量量使用年数数需校对否否需

34、 否否(七)文文书的整整理与保保存第三十条条文书按按内容进进行整理理后分为为两类保保管一类类是尚未未完结的的文书另另一类是是可以归归档的文文书第三十一一条全部部完结的的文书分分别按所所属部门门文件机机密程度度整理编编号和保保存年限限进行整整理与编编辑并在在文书保保存簿上上做好登登记归档档保存第三十二二条制度度规定不不动产权权利书合合同书往往来公文文与特许许专利等等特别重重要的文文书由总总务部填填写重要要文书目目录后予予以保存存第三十三三条分公公司或分分支机构构的文书书分为两两类一类类是特别别重要的的文书直直接归主主管保存存另一类类是一般般的文书书留存各各部门保保管第三十四四条文书书的保存存年限

35、如如下永久保存存文书包包括章程程股东大大会及董董事会议议事记录录重要的的制度性性规定重重要的契契约书协协议书登登记注册册文书股股票关系系书类重重要的诉诉讼关系系文书重重要的政政府许可可证书有有关公司司历史的的文书决决算书和和其他重重要的文文书保存十年年文书包包括请求求审批提提案文书书人事任任命文书书奖金工工资与津津贴有关关文书财财务会计计账簿传传票与会会计分析析报表以以及永久久保存以以外的重重要文书书保存五年年文书指指不需要要保存十十年的次次重要文文书保存一年年文书指指无关紧紧要或者者临时性性文书如如果是调调查报告告原件则则由所在在部门主主管负责责确定保保存年限限第三十五五条全部部重要的的机密

36、文文书一律律存放在在保险柜柜或带锁锁的文件件柜中第三十六六条保存存期满以以及没必必要继续续保存的的经主管管决定填填写废除除理由和和日期之之后予以以销毁机机要文书书一律以以焚烧的的方式销销毁第三十七七条如果果职务或或部门划划分发生生变更或或者做出出调整则则必须在在有关登登记簿上上注明变变更与调调整的理理由以及及变更与与调整后后的结果果第三十八八条必须须做好重重要文件件的借阅阅登记工工作并注注明归还还日期一一切借阅阅都必须须出具借借阅证第三十九九条在制制度难以以执行时时须与总总务部联联系由文文书主管管做出裁裁定第四十条条本制度度自颁布布之日起起实施六.公司司文书制制作制度度第一条适适应范围围凡公司

37、内内的公务务文件除除有特殊殊规定外外一律依依照本制制度制作作发往公司司以外的的文件除除有特殊殊规定外外也适用用本制度度第二条名名义公务文件件的往来来以各部部门经理理的名义义签署有有些简单单事项的的文件应应以部门门的名义义签署第三条呈呈交公司司经理的的文件凡需呈递递公司经经理文件件须逐级级上报各各级主管管须在调调查核实实的基础础上写出出意见注注明需呈呈报经理理的理由由然后上上报若不不需呈报报则在该该文书右右上方空空白处注注明公司司部门的的名称文文号年月月日第四条文文书格式式公务文件件应使用用楷书尽尽可能简简单准确确陈述理由由和经过过时若正正文繁复复则将此此部分内内容作为为附件记记在另外外的文件件

38、上第五条文文件编码码文件上应应有制发发单位规规定的号号码还应应标明与与此份文文件有关关的关键键词及复复文文件件的号码码和年月月日以便便处理第六条书书写格式式通常在第第一行写写文号第第二行写写文件内内容的标标题另起起一行写写制发年年月日制制发者名名称再一一行写明明收文件件人的姓姓名然后后再写文文件内容容在属于提提复审报报的情况况下通常常采取在在文件末末尾处用用后记的的形式证证明在文文件末尾尾隔一行行处写下下复审件件的号码码必要事事项年月月日及复复审者姓姓名由经理发发出的指指令性文文件上应应有各收收件单位位的名称称必要时时要写上上号码和和年月日日第七条签签署应用用文件制发发者及收收件者应应注明职职

39、务根据据情况只只署姓名名在文件件制发者者个人或或单位的的下方盖盖上制发发者个人人或制发发单位的的印章作作为文件件处理的的依据但但同时发发往多个个单位的的文件如如通知等等为了简简便多采采用印制制好的印印刷品此此时签名名或盖印印可省略略第八条封封签上的的记录文件信封封上的记记录依照照以下各各条进行行在用于普普通文件件的信封封上要写写明送达达单位的的名称同同时在左左侧写上上是否加加急挂号号等并在在其下写写上发文文号码信信封背面面写发文文单位秘密文件件的信封封上除要要在正面面的左侧侧写上秘秘外其他他参照第第一项必须由收收文者亲亲自开启启的文件件信封上上要写姓姓名并在在左侧写写上亲启启字样机密文件件要用

40、二二层信封封内封上上写文件件标题外外封上的的标志参参照以上上各条在在左侧写写明秘的的字样文件内特特别需要要保密的的或有其其他重要要内容的的在信封封上要标标明秘的的字样本条第一一项中所所列内容容除有关关机密的的外简易易的文件件可依照照第二条条进行只只要在封封面左下下角用小小号字印印上单位位名即可可第九条文文件用纸纸文件所用用纸张另另行规定定略第十条墨墨水文件原则则上应用用黑色墨墨水书写写在使用用墨水时时要选用用性能较较好的纸纸张文字字应清晰晰可辨第十一条条文件种种类的区区分部门经理理发文应应根据文文件的不不同作用用按以下下原则区区别使用用不同文文种提案，不不仅仅是是发出的的指令而而且希望望将其意

41、意见进行行广泛讨讨论承认就有有关事务务进行认认定表23-9定期期报表发发送记录录类别：财财务会计计报表名称称类别报告提出出日期份数呈送单位位日报月报年报1、现金金收支表表隔日或翌翌月日1副总经理2、营业业报告表表隔月初日日2自存副总经理3、损益益表隔月自存副总经理总经理4、资产产负债表表5、6、7、8、请求所报报内容等等候裁定定报告关于于指示的的答复性性汇报申请请求求对自己己或有关关事项处处理的许许可和承承认也可可用于单单方面提提出申请请第十二条条指示类类文件的的区别公司总经经理及各各部门经经理对下下属发布布的文件件按下列列要求区区别使用用指示对申申请请示示及要求求的答复复传达有关关事务上上的

42、指令令第十三条条电文依靠电信信传达的的文件要要求特别别简明避避免使用用容易误误解的文文字并省省略敬语语以使电电文简短短电报通通常在结结尾处注注明发电电单位的的代号重重要的电电信文书书在发出出电报的的同时还还应将有有关材料料以书写写或印刷刷的方式式送交发发件人第十四条条本制度度自颁布布之日起起实施七.公司司文书收收发制度度第一条范范围本公司文文件本公公司及其其事务所所之间的的书信文文件传票票小包裹裹等以及及公司外外文件的的收发分分发等均均按本制制度执行行第二条统统管部门门文书的收收发分布布等事务务由本公公司及各各事务所所的总务务部统一一管理第三条部部门文书书责任者者在部处室室中设文文书负责责人负

43、责责本部门门内文件件的分发发保管等等工作第四条文文书的收收受对公司外外来文书书的接收收由总务务部收件件室负责责第五条收收文的处处理收文中除除亲启信信函挂号号信传递递证明外外其余一一般信函函应全部部拆封拆拆封后以以件为单单位将收收文印章章盖在文文件上方方空白处处将信封封附上用用别针别别在一起起收件室将将全部收收文的收收受日期期发文单单位发文文者姓名名文件标标题内容容概要分分发地点点等项目目登在收收文簿上上并将文文件及收收文簿一一并交给给总务部部经销第六条审审核以及及分发批批示总务部经经理在对对文件及及收文簿簿加以审审核后对对收件室室做出分分发批示示当总务务部经理理外出时时如有事事务急需需处理可可

44、由副经经理代理理承担上上述工作第七条分分发收件室将将收文簿簿及文件件分发各各部门各各部门的的文书负负责人应应该在收收文簿上上盖印签签收第八条处处部门内内部文书书处理文书负责责人在收收到文件件上加盖盖传阅印印并递交交有关部部门有关部门门经理阅阅文后对对文书负负责人做做出分发发传阅的的批示文文书负责责人据此此分发文文件给有有关工作作人员在文书承承办量分分发量较较大的部部门可设设文书整整理簿并并据此处处理文件件第九条发发送文书的发发送全部部由总务务部收件件室负责责在特殊殊必要时时亦可由由适当的的业务部办理第十条部部门内总总发送文文书的处处理文书发送送者在信信封上写写清收件件人地点点姓名并并注明是是否

45、采用用挂号快快递等方方式文书负责责人将本本部门文文件分类类别请示示发送第十一条条发送的的处理总务部发发件室将将各部处处室交来来的所发发文的发发文日期期发送地地点发文文者名称称全名内内容等项项目登记记在发文文簿上贴贴好邮票票投递出出去第十二条条投递文件投递递通常一一天三次次按以下下时间投投出：第一次上上午十点点第二次下下午三点点第三次下下午五点点遇有紧急急投递的的文书可可不受上上述时间间限制第十三条条邮票的的收付保保管邮票购入入付出保保管等情情况应登登记在邮邮票收付付保管明明细表并并在年末末计算出出余额与与现存邮邮票数量量加以核核对第十四条条公司内内部的定定期专递递不利用国国家邮政政而是通通过公

46、司司内部定定期专递递发送的的信函文文书传票票小包裹裹钱款以以及其他他物品的的收集和和递送可可依照本本制度的的有关规规定办理理对本公司司及各事事务所之之间的定定期专递递的管理理由各事事务所总总务室负负责第十五条条定期专专递收发发文簿的的制作在发送定定期专递递时各部部门应在在定期专专递收文文簿上登登记其内内容一式式二页副副页留存存正页与与发送物物品同时时放入定定期专递递箱定期期专递收收发文簿簿作为发发文单位位记录可可代替发发文簿每每天进行行整理清清点对于于收文部部门定期期专递收收发文簿簿可代替替收文簿簿每天进进行整理理清点八.公司司文书处处理制度度(一)总总则第一条范范围本公司文文书处理理均按本本

47、制度执执行在特特殊情况况下的应应急处理理事后也也须按本本制度补补齐有关关手续第二条定定义本制度所所指文书书包括以以下内容容:高层决策策文书以以及基层层下达的的文件部门会议议文书与与转阅文文件合同书证证券证书书和劳动动协议书书志愿书违违约收文文往来公公文专利利证明和和注册登登记文书书收支预算算与决算算书账本本票据凭凭证各种种明细表表各种规规定与计计划书往来书信信电报任任命书意意见书各种报告告各种统统计表其中与项项文书的的处理原原则上按按会议决决定处理理第三条类类别划分分上述文书书按机密密程度可可划分为为以下几几类:机密文书书绝密秘密保密普通文书书即机密密文书以以外的文文书其他文书书如公开开发行的

48、的书籍杂杂志报纸纸以及调调查资料料类的印印刷品或或复印誊誊写物品品的第四条适适用原则则表23-10表表格使用用状况调调查表送：送出出单位表格管制制单位日期年月日名称如为为新表请请简要解解释表号如为为新表免免填作用此表表之其他他部门表格内容有关事项此表目的的及用途途是否送出出厂外？是 否能否用透透明窗信信封？是 否对现行程程序的影影响说明明改变或或增加之之处资料来自自何处的的注出表表号资料送往往何处注注出表号号此表设计计将影响响其他何何表有何何其他表表需重加加设计与与何表同同时参以以使用可以取代代何种表表注出表表号何表作废废注出表表号现有废表表之处理理销毁 新新表未使使用前仍仍继续使使用 通知知

49、已领出出者使用用完为止止其他处办办理填写用铅笔钢笔笔复写打打字其他填写写方式如如系机械械注明名名称及型式式牌特殊装订订所需级级边或印印刷留纸纸边使用情形形在办公公室内用用 在工工场或库库房使用用 在室室外用复制方法法油印其他方法法领用情形形其他副副本数量量每日 每周周 每月月使用此表表需增添添新设备备如需要要请注明明并估计计费用是 否副本送递递单位数副本送递递单位名名称必需用用之单位位保存时间间月年处理时间间每月日日每月极少少每一单位位如何填填写填写日期期及编号号等等盖图记等等等（1）原原234567规格需用量需印连续续号码否否请说明明是 否装订成册册是 否年量张张 份份期交交货 月数数及数量

50、量本 册册第一次用用量使用久暂暂永久 临时(多久时时间)交货日期期特殊事项项不够填填写时请请用背面面签章申请人日日期审核核人日期期批准人人日期公司各部部门依据据本制度度保管与与处理本本部门有有关事务务文书(二)文文书的收收发第五条收收发到达本公公司的文文书原则则上由总总务部或或者另行行规定的的其他部部门接受受所有文文书按下下列原则则处置或或送发普通文书书全部由由接受部部门开启启或开封封启封时时编上文文书的收收发编号号注明收收发日期期在文书书登记簿簿上作好好登记由由接受部部门的主主管或者者由指定定的文书书保管员员送交有有关部门门有关人人员文书书当事人人必须签签名盖章章领取文文书但是是不涉及及特别

51、事事项的文文书可以以简化登登记手续续绝密文书书或亲启启文书必必须直接接送交当当事者由由文书当当事者开开封与处处置第六条制制度时间间外的处处理值班人员员能够判判定为是是紧急重重要的文文书或者者直接写写给公司司高层领领导的文文书应立立即通知知秘书室室主任其其他次重重要文书书只需通通知收发发室的主主任并按按其指示示处理所有到达达的文书书值班人人员都必必须一一一作好登登记于此此后第一一个工作作日早晨晨转交收收发室第七条收收发决定定所有文书书的接受受转交登登记与领领取事宜宜都必须须由收发发室主任任做出决决定与指指示第八条设设立信使使在文书的的接受与与处理过过程中各各部门间间经常需需要相互互传递文文书因此

52、此在文书书档案室室设一名名信使来来回传递递各类文文书(三)文文书的处处理第九条处处理原则则文书处理理的基本本原则是是准确与与及时并并且明确确文书处处理的责责任者第十条成成文原则则凡重要的的往来交交涉都必必须形成成文书或或形成记记录即使使情况特特殊也必必须事后后追忆形形成备忘忘录第十一条条特例对那些并并不重要要的事项项或者通通过电话话会面等等简单形形式处理理的事项项只需要要事后将将处理结结果的要要点记录录下来即即可第十二条条处理手手续领取文书书的部门门按下列列规定及及时予以以处理凡重要事事项或者者异常事事项应立立即向所所在部门门主管做做出报告告并逐级级向上请请示必要要情况下下必须与与其他部部门取

53、得得联系等等候并按按照上级级指示处处理文书书中涉及及的有关关事项如果文书书中涉及及的事项项与其他他部门有有关必须须在与其其他部门门取得联联系后达达成一致致意见再再行事在具体处处理时如如果认为为有必要要请其他他部门做做出配合合并且其其他部门门提供配配合需要要一定的的时间在在这种情情况下应应事先征征得对方方的意见见如果事情情涉及两两个以上上的部门门并且难难以判断断由何部部门出面面主持时时应听取取其他部部门的处处理意见见第十三条条防止拖拖延文书档案案部门有有责任督督促有关关部门处处理文书书指定的的事项以以防止文文书的处处理延迟迟或停顿顿如发生生延迟或或停顿现现象应立立即交文文书档案案部门处处理第十四

54、条条重要文文书的保保管机要或绝绝密文书书以及其其他重要要文件必必须存放放在带锁锁的档案案文件柜柜中予以以严格保保管文件柜的的存放必必须选择择在发生生意外时时能够安安全迅速速转移出出去放在在容易发发现的醒醒目位置置(四)文文书的制制作第十五条条用纸的的规格制作文书书的用纸纸除特殊殊情况外外原则上上采用规规格第十六条条字句文书应以以简单明明了的文文体记述述采用标标准的简简体汉字字避免使使用艰涩涩的词句句第十七条条文体全部文书书一律采采用书面面文体第十八条条复印绝密文书书未经主主管认可可不得擅擅自制作作或复印印副本在在特别有有必要的的情况下下必须注注明包括括正本在在内共复复印多少少份送往往何部门门等

55、等第十九条条署名在文书发发送与转转交时必必须按下下列要求求署名特特殊情况况或有专专项指示示的情况除外代表公司司名义缔缔结的合合同书往往来公文文公司公公告及向向政府机机构提交交的报告告全部署署名董事事会代表表对外广告告及宣传传采用公公司名称称除此之外外的文书书署上相相关业务务部门名名称以及及部门经经理的职职务与姓姓名不重要的的文书只只需署上上经办人人姓名(五)文文书整理理第二十条条编写符符号各种文书书都必须须按整理理的要求求编写符符号表示示文书的的类别再再按符号号编辑数数字符号号给各文文书排序序以便于于检索第二十一一条文书书的符号号与编号号按下列列规定使使用表示部门门名称的的符号用用部门名名称的

56、第第一个汉汉字如制制造部门门工艺室室用制工工表示文书类别别直接用用绝密密密等字样样表示各种文书书按先后后顺序用用自然数数排序编编号同一文书书或同一一名称的的文书追追加一组组自然数数用隔开开如制工工密编号号按年度度更新第二十二二条填写写文书登登记簿所有文书书的符号号与编号号都必须须填写在在文书登登记簿上上第二十三三条整理理文书处理理完结之之后按文文书的符符号与编编号进行行编辑整整理将大大部分没没有必要要查询与与翻阅的的归为一一类进行行另一类类需要经经常查阅阅的文书书尽管文文书处理理已经结结束但文文书的效效用还没没有终结结仍需要要单独整整理第二十四四条保管管文书整理理后大量量不重要要的文件件直接送

57、送总务部部门保管管其他少少量的重重要文书书在一定定的期限限内由责责任部门门妥善保保管(六)文文书的送送发与交交接第二十五五条主管管部门全部文书书的发送送与交接接由总务务部负责责在特殊殊情况下下公司内内文书的的送发与与交接由由相应的的部门负负责第二十六六条绝密密与亲启启文书绝密与亲亲启文书书必须加加封并在在封面上上加盖转转交邮寄寄与面呈呈字样的的印章第二十七七条转交交邮寄予予面呈送交的重重要文书书必须在在封面上上加盖转转交邮寄寄与面呈呈字样印印章分别别表示可可以由专专职传递递员以外外的人员员转交或或在书信信接受者者不在的的情况下下留下文文书嘱咐咐由指定定传递者者当面呈呈交的文文书可以以通过邮邮寄

58、传递递的文书书必须由由指定传传递者当当面呈交交的文书书第二十八八条填写写送发登登记簿所有送发发文书按按转交邮邮寄与面面呈分别别填写送送发登记记簿对于于面呈文文书还必必须在相相应的备备注栏目目注明送送交过程程的要点点以及领领取文书书的当事事人签名名盖章(七)文文书的存存档与废废除第二十九九条存档档由本公司司总部的的行政室室按文书书的整理理符号与与编号进进行编辑辑归档第三十条条编辑行政室按按年度把把重要的的经各部部门整理理编号的的文书进进行汇总总分编装装订成册册存入档档案会计计文书则则按会计计年度编编辑成册册一些不不太重要要的文书书不必按按文书类类别编辑辑只需按按年度汇汇集成册册第三十一一条分编编

59、标准存档文书书按部门门以文书书的符号号独立分分编成册册第三十二二条保存存期限保存期限限按下列列规定确确定：永久保存存凡属于于规则指指令决议议诉讼重重要契约约证书统统计及会会计文书书以及员员工人事事劳资文文书都归归为永久久保存文文书保存十年年类似永永久保存存文件性性质没有有必要永永久保存存的文书书合议书书志愿书书违约书书往来公公文复命命书报告告书和重重要往来来信函等等等可以以保存十十年保存五年年保存期期从编辑辑日起算算次重要要且没必必要保存存十年的的文书可可保存五五年第三十三三条废除除保存期满满或者在在保存期期内没必必要继续续保存的的文书应应及时予予以废除除或销毁毁废除必必须经有有关部门门合议报

60、报总裁认认可由文文秘室执执行如果对废废除没有有疑义应应即刻予予以废除除或销毁毁九.公司司文书收收发作业业规范第一条主主管部门门本公司所所有外来来文书都都由总务务部文秘秘室统一一接受第二条处处理方法法文秘室按按下列规规定处理理所到达达的文书书把公司文文书与私私人文书书区分开开来由文秘室室直接开开启送达达的公司司文书并并在文书书的空白白处加盖盖收发印印章注明明收发日日期对于送达达各部门门且不能能开启的的估计涉涉及内容容与事项项重要的的文书以以及绝密密文书只只需在封封面上加加盖文秘秘室收发发印章注注明收发发日期收收发印章章见图第三条登登记凡符合下下列规定定的文书书都必须须做好登登记（文书接接收登记记