DB12-T693-2016天津市文书类电子文件数据存储结构规范

1、ICS 01.140. 20A 13DB12天 津 市 地 方 标 准DB12/T 6932016天津市文书类电子文件数据存储结构规范Data storage structure specification for administrative electronic records of Tianjin2017- 02- 01 实施2016-12-30 发布天津市市场和质量监督管理委员会 发布DB12/T 6932016 本标准参照GB/T 1. 1-2009标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写给出的规则起草。 本标准由天津市档案局提出。本标准由天津市档案局归口并解释。本标准起草单位：天津

2、市档案局。本标准起草人：方旳、荆浩、王美荣、王颖。本标准于2016年12月首次发布。天津市落实贯彻国家立卷制度的改革要求，市级机关单位全部改为以件为单位进行归档文件整理, 为了配合此项工作开展，特制定本标准。本标准与天津市文书类电子文件元数据规范紧密联系，相 辅相成，是归档电子文件共性元数据的有效补充，需一起使用。DB12/T 6932016 天津市文书类电子文件数据存储结构规范1范围本规范规定了电子文件归档过程中所需数据文件信息组织方式、存储结构及其基于XML数据体描述 的规则和方法等。本规范适用于归档电子文件信息的生成、存储、交换与长期保存，保证电子数据脱离系统的可读性。 归档电子文件移交

3、时数据组织与本规范要求一致。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可 使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T 22-2015归档文件整理规则DB12/T 692-2016天津市文书类电子文件元数据规范3术语和定义DA/T 22-2015和DB12/T 692-2016中界定的以及下列术语和定义适用本文件。为方便使用，下列重 复列出了某些术语和定义。3. 1存储结构 Storage Structure电

4、子文件归档、移交过程中对数据文件信息的组织形式，本规范规定了以树型结构组织数据信息。3. 2归档文件 archival document (s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。DA/T 22-2015,定义3. 13. 3移交 transfer文件的保管权、所有权和/或责任权的管理权变化。4文书类电子文件数据存储结构描述具体数据结构如图1所示，采用树形结构进行存储，每一存储载体只有一个根目录，一般以“全宗 号-年度”设置根目录名称，但必须按保管期限相对集中存储。根目录下可再设文件夹，分别管理不同 类型、不同保管期限的电子文件。DB

5、12/T 6932016 电子文件存储数据结构示意图归档文件元数据.XML一拟稿单或承办单草稿、修改稿、审核稿一定稿 正本版式文件口归档文件夹N归档文件元数据.XML拟稿单或承办单草稿、修改稿审核稿定稿:正本版式文件年度归档电子文件一般为一个年度的归档文件。文件夹名称为：全宗号-年 度。如：天津市档案局2016年归档电手文件，则文神夹名 称为* X0061-2016List.XML （归档移交用于对归档的电子文件进行说明，包括全宗名称、组织机构代码、全宗号、年度、件数 _、容量、起止件号、信息系统描述等。说明及目录）记录该年度形成的所有文件级目录的档号及总记 录数。刀归档文件夹1 -文件夹名称

6、为文件级目录所对应归档文件的 档号，保存每份归档电子文件的全部元数据律息。对于发文应带有拟稿单，对于收文带有承办单， 必须保留。是公文办理过程中产生的不同版本，依具体情况 进行取舍，对于重要公文要保留历次的修改稿。发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发 的定稿。正式公文的印制稿，必须保留。拟稿单或承办单、草稿、修改稿、审核稿、定 稿、正本等文件合成为一个版式文件，可釆用 0FD或PDF格式图1电子文件存储数据结构示意图5数据存储结构组成要素描述5.1年度归档电子文件以全宗号-年度命名，同一年度形成的归档电子文件应保存在同一载体中，每一载体的根目录中应 包括归档说明及目录和多个文件夹。一般情

7、况下，归档目录中有多少个目录，就应有多少个归档文件夹 与其对应。5.2归档说明及目录list.XML,归档说明及目录，主要指按照一定的次序、体例编排而成的条目组合。归档说明中包括： 电子文件归档的全宗名称、组织机构代码、全宗号、年度、件数、容量、起止件号、信息系统描述。归 档目录仅包含档号，用于与归档文件夹进行对应，并包含归档文件的全部记录数，格式按照附录A。5.3归档文件夹5. 3. 1基本要求归档文件夹以档号命名，一份电子文件保存在一个归档文件夹中，保存归档文件元数据，应归档的 不同版本的电子文件，如草稿、修改稿、审核稿、定稿、正本、版式文件等内容。5.3.2归档文件元数据文件名称为归档文

8、件元数据.XML,主要用于记录每一份电子文件的元数据信息，包括来源、档案馆 名称、档案馆代码、全宗名称、电子文件号、档号、全宗号、档案门类代码、保管期限代码、年度、机 构/问题、盒号、件号、内容描述、统一社会信用代码、档案门类、保管期限、机构/问题、题名、并列 题名、主题词或关键字、人名、摘要、分类号、文件编号、责任者、日期、文种、主送、抄送、密级、 保密期限、附注、形式特征、页数、语种、稿本类型、稿本文件名、稿本文件大小、权限管理、控制标 识、存储位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号、电子属性、格式信息、信息系统描述、数字化 属性、数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩方案、

9、电子签名、签名规则、签名时间、 签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识、机构人员类型、机构人员名称、业务行为、行为 时间、行为依据、实体标识符、关联文件。元数据项说明见DB12/T 692-2016,元数据结构规范模式按 附录B。5. 3. 3拟稿单或承办单公文流转单或签批单。一份归档电子文件如是发文应带有拟稿单，如是收文应带有承办单，拟稿单 和承办单必须归档保留。其格式可以保留原格式，也可采用OFD、PDF或其它国家允许的版式格式，非 密文件目前允许使用PDF格式。5.3.4草稿、修改稿、审核稿电子文件办理过程中产生的不同版本。可根据具体情况进行取舍，对于重要公文要保留历次的修改 稿

10、，一般情况下不保留。5. 3. 5定稿发文机关领导人对电子文件进行最后审定、签署印发的稿本。一般情况下必须保留。其格式可以保 留原格式，也可采用OFD、PDF或其它国家允许的版式格式，非密文件目前允许使用PDF格式。5. 3. 6正本公文的主体，用来表述公文的内容。必须保留。其格式可以保留原格式，也可采用OFD、PDF或其 它国家允许的版式格式，非密文件目前允许使用PDF格式。5.3.7版式文件将拟稿单或承办单、草稿、修改稿、审核稿、定稿、正本等文件合成为一个版式文件，采用0FD、 PDF或其它国家允许的版式格式，非密文件目前允许使用PDF格式。6各组成要素及其XML描述归档说明及目录应符合以

11、下要求：XML标记：归档说明及目录；值域：不作要求；Schema定义：见表1；6.兀素: 归档说明及目录。表1层次 模型L三目录描述 电子文件归档说明夏目录捆谜汜一曰,电子文件妇档说明|注释源 代 码xs: element name=电子文件归档说明及目录描述 xs: element name二目录描述/xs: element name=电子文件归档说明 type=xs: string/ 目录描述应符合以下要求：XML标记：目录描述；值域：不作要求；Schema定义：见表2；元素：目录描述。表2层次 模型|目录指述汜一档号I注释源代码xs: element name二目录描述 maxOccur

12、s=unbounded” /xs:element6.3归档文件元数据应符合以下要求；XML标记：元数据；值域：不作要求；S eh ema 定义: 见表 3 ；元素：元数据。表3层次 模型文性实体块三机构人员实体块 元数据汜一曰业务实体块7=实体关系块注释源 代 码xs: element name二元数据xs: element name=机构人员实体块xs: element name=业务实体块xs: element name二实体关系块6.4文件实体块应符合以下要求：XML标记：文件实体块;值域：不作要求；Sch ema.定义：见表4；兀素：文件实体块。表4层次 模型|文件实体块日TEH,文件

13、实体由注释源 代 码xs: element name=文件实体块”xs: element name=文件实体DB12/T 6932016 /xs:comp1exType/xs:element6.5文件实体应符合以下要求：XML标记：文件实体；值域：不作要求；Schema定义：见表5； 元素：文件实体。表5层次 模型来源T=档号T=内吝指逑T形壬特征文件实体日(汩-枳眼管理T=存储位置T=电子属性T=数字化属性电子篓名注释源 代 码xs:element name=文件实体xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name=来源xs: element name=档号

14、xs: element name=内容描述/xs: element name=形式特征/xs: element name=权限管理/xs: element name=存储位置/xs: element name=电子属性/xs: element name=数字化属性/xs: element name=电子签名/ /xs:sequence/xs:comp1exType/xs:elementDB12/T 693201616.6来源应符合以下要求：XML标记：来源；值域：不作要求；Schema定义：见表6； 兀素：来源。表6层次 模型档案徨名称来源旨一汩-档案馆代码全宗名霽注释源 代 码xs:elem

15、ent name=来源xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name=档案馆名称 type=xs: string/xs:element name=档案馆代码 type=xs: string/xs: element name二全宗名称 type=xs:string/ /xs:sequence/xs:comp1exType/xs:element6.7档号应符合以下要求：XML标记：档号；值域：不作要求；Schema定义：见表7；兀素:档号。DB12/T 6932016 DB12/T 6932016表8 层次 模型全宗号档案门类代码保管鄭眼代码档号旨归-年度-T机

16、构或问题代码三q. a-詰五L|：件号注释源 代 码xs:element name=档号xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name二全宗号 type二xs: string/xs: element name=档案门类代码 type=xs:string/xs: element name二保管期艮代码 type=xs: string/xs: element name二年度 type=xs: string/xs: element name二机构或问题代码 type=xs:string/xs: element name=盒号 type=xs: string/xs:

17、 element name=件号 type=xs: string/xs:sequence/xs:comp1exType/xs:element6.8内容描述应符合以下要求：XML标记：内容描述；值域：不作要求；Schema定义：见表8；兀素：内容描述O层次 模型日三统一社会悟用代理| 档案门类IT無管期限IT机构圆縫IT史名IT并列縫名IT=主縫词或关槌字|T*丨T=柄要I|内睿描述自一（一月-分类号|T=文件軸号IT=责荘者IT=日期|孑文种丨T主送IT。錢送IT密鯉IT。保密期限I|= 隹 I注释源 代 码xs:element name=内容描述xs:comp1exTypexs:sequen

18、cexs: element name=统一社会信用代码 type=xs: string/xs:element name=档案门类 type=xs: string/xs:element name=保管期卜艮 type=xs: string/xs:element name=机构问题 type=xs: string/xs:element name=题名 type=xs: string/xs:element name=并列题名 type=xs: string/xs:element name=主题词或关键字 type二xs:string/xs:element name二人名 type=xs: strin

19、g/xs:element name=摘要 type=xs: string/xs:element name二分类号 type=xs: string/DB12/T 6932016 xs:element name=文件编号 type=xs: string/xs:element name=责任者 type=xs: string/xs:element name二日期 type=xs: string/xs:element name二文利中 type二xs: string/xs:element name=主送 type二xs: string/xs:element name=抄送 type=xs: strin

20、g/xs:element name=密级 type=xs: string/xs:element name二保密期卜艮 type=xs: string/xs:element name二附注 type=xs: string/xs:sequence/xs:comp1exType/xs:element6.形式特征应符合以下要求：XML标记：形式特征；值域：不作要求；Schema定义：见表9；元素：形式特征。表9层次 模型n茂数T节种, _、一=稿本类型形特征岸1T *- EFT：稿本文洋名T：稿本文洋大小电子文洋号注释源 代 码xs:element name=形式特征xs:comp1exTypexs:

21、sequencexs: element name=页数 type=xs: string/xs: element name=语手中 type=xs: string minOccurs=0/xs: element name=稿本类型 type=xs:string minOccurs二0/xs: element name=稿本文件名 type=xs: string minOccurs=0/xs: element name=稿本文件大小 type=xs: string minOccurs=0/ xs:element name=电子文件号 type=xs: string minOccurs=0/ /xs

22、:sequence6.10权限管理应符合以下要求：XML标记：权限管理；值域：不作要求；Schema定义：见表10；元素：权限管理。表10层次 模型扱眼管理白T日-m控制标识注释源 代 码xs: element name=权限管理xs: element name=控制标识 type=xs: string/ 11存储位置应符合以下要求：XML标记：存储位置；值域：不作要求；Schema定义：见表11；兀素：存储位置。表11层次 模型脱机载体漏号存储位置汜月-脱机载体存址缩微号注释源 代 码xs: element name=存储位置xs: element name=脱 机载体 编号 type=xs

23、: string min0ccurs=，0，, maxOccurs=unbounded/ xs: element name=缩微号 type=xs: string maxOccurs=unbounded/ /xs:comp1exType/xs:element6. 12电子属性应符合以下要求：XML标记：电子属性；值域：不作要求；Schema定义：见表12；元素：电子属性。表12层次 模型厂=格式信息电子属国曰,信息系统指述注释源 代 码xs:element name=电子属性xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name=格式信息 type=xs:strin

24、g minOccurs二0/xs: element name=信 息系统 描述 type二xs: string minOccurs二0 maxOccurs=unbounded/xs:sequence/xs:comp1exType/xs:element6. 13数字化属性应符合以下要求：XML标记：数字化属性;值域：不作要求；Schema定义：见表13；元素：数字化属性。表13层次 模型軌字化属性自一（一日=数字化对象形成扫描分褥率三扫揃彩色模式=囹喙压缩方案注释源代xs:comp1exType码xs:sequencexs: element name=数字化对象形态 type=xs: strin

25、g minOccurs=0/ xs: element name=扫描分辨率 type=xs: string minOccurs=0/ xs: element name=扫描彩色模式 type=xs: string minOccurs=0/ xs: element name=图像压缩方案 type=xs: string minOccurs=0/ /xs:sequence/xs:comp1exType /xs:element6. 14电子签名应符合以下要求：XML标记：电子签名；值域：不作要求； Schema定义：见表14； 兀素：电子签名。表14层次 模型筮名规则T=篓名时间T=警名人电子菱名旨

26、归-篓名结果T=证书T证书引证警名尊法标识注释源 代 码xs:element name=电子签名 minOccurs二0 maxOccurs二unbounded”xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name二签名规则 type=xs:string minOccurs二0/xs: element name二签名时间 type=xs: string minOccurs二0/xs:element name二签名人 type=xs: string minOccurs=0/xs:element name二签名结果 type=xs:string minOccurs二0

27、/xs:element name= 证 书 type二xs:stringminOccurs二0maxOccurs=unbounded/xs:element name=证书弓丨证 type=xs:string minOccurs二0/xs: element name=签名算法标识 type=xs: string minOccurs=0/ /xs:sequenceDB12/T 6932016 6.15机构人员实体块应符合以下要求：XML标记：机构人员实体块；值域：不作要求； Schema定义：见表15；兀素: 机构人员实体块。表15层次 模型机构人员实体块自T归-,机构人员实体申V1 OD注释源

28、代 码xs: element name=”机构人员实体块”xs: element name=机构人员实体 6. 16机构人员实体应符合以下要求：XML标记：机构人员实体；值域：不作要求；Schema定义：见表16；元素：机构人员实体。表16层次 模型, _、 厂=机构人员类型 机构人员实体自TB-机构人员名弥注释源 代 码xs: element name二机构人员 实体 maxOccurs=unbounded”xs: element name=机构人员名称 type二xs: string/6. 17业务实体块应符合以下要求:XML标记：业务实体块；值域：不作要求；Schema 定乂:见表 17

29、； 兀素：业务次体块。表17层次 模型业勢实体块白一（一M业普实体由V1 . . 00注释源 代 码xs:element name=业务实体块xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name=业务实体/xs:sequence/xs:comp1exType/xs:element6. 18业务实体应符合以下要求：XML标记：业务实体；值域：不作要求；Schema定义：见表18；元素：业务实体。表18层次 模型机构人员名称业务行为业务实体村:：日-行为时间行为傕据电子文性号注释源 代 码xs:element name=业务实体 maxOccurs二unbounded

30、”xs:comp1exTypexs:sequencexs: element name=业务行为 type=xs: string/xs: element name=行为时间 type=xs: string/xs: element name=行为依据 type=xs:string minOccurs二0/xs: element name=电子文件号 type=xs: string/ 6. 19实体关系块应符合以下要求:XML标记：实体美系块；值域：不作要求；Schema 定乂：见表 19； 兀素：実体关系块。表19层次 模型|实体关系块 汜一田=实体关系|注释源xs: element name二实

31、体关系块代码xs: element name二实体关系 6. 19. 1. 1实体关系应符合以下要求：XML标记：实体关系；值域：不作要求； Sch ema.定义：见表20 ；兀素：实体关系。表20层次 模型电子文洋号实体关系汜归-实体标识符关联文件注释源 代 码 xs:element name二实体标识符 type=xs:string/ DB12/T 69320161附录A（规范性附录）归档说明及目录数据结构规范模式?xml version二1. 0 encoding二GBK”?xs: element name二归档电子文件说明及目录描述xs: element name二目录描述xs: el

32、ement name二档号 type二xs: string/xs: attribute name二件数 type二xs: integer/xs: element name二归档电子文件说明 type二xs: string/注1：归档电子文件说明中“件数”，由系统按照目录的总数量自动统计。注2：归档电子文件说明包括：电子文件归档的全宗名称、统一社会信用代码、全宗号、年度、件数、容量、起止件号、 信息系统描述等。附录B（规范性附录）元数据结构规范模式?xml version=/l. 0 encoding二GBK？xs: element name二电子文件归档存储数据包xs: element nam

33、e二文件实体块xs: element name=/文件实体xs: element name二来源xs: element name二档案馆名称 type二xs: string minOccurs二0/ xs: element name二档案馆代码 type二xs: string minOccurs二0/ xs: element name二全宗名称 type二string/xs: element name二档号xs: element name二全宗号 type二xs: string/xs: element name二档案门类代码 type二xs: string/xs: element name二保

34、管期限代码 type二xs: string/ xs: element name二年度 type二xs: string/xs: element name二机构或问题代码 type二xs: string/xs: element name二盒号 type二xs: string minOccurs二0/xs: element name二件号 type二xs: string minOccurs二0/ xs: element name二内容描述DB12/T 6932016 xs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elem

35、entxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementname二统一社会信用代码 type二xs: string/ name二档案门类 type二xs: string/ name二保管期限 type二xs: string/ name二机构问题 type二xs: string/ name二题名 type二xs: string/ name二并列题名 type二xs: string minOccurs二0/ name二主题词或关键字 type二xs:

36、 string minOccurs二0/ name二人名 type二xs: string minOccurs二0/ name二摘要 type二xs: string minOccurs二0/ name二分类号 type二xs: string minOccurs二0/ name二文件编号 type二xs: string minOccurs二0/ name二责任者 type二xs: string/ name=/ 日期 name 二文种 name=王恁 name 二抄送 name 二密级type二xs:string/type二xs:string minOccurs二0/ type二xs:string

37、minOccurs二0/ type二xs:string minOccurs二0/ type二xs:string/xs:elementxs:elementname二保密期g艮 type二xs: string minOccurs二0/ name 二附注type二xs:string minOccurs二0/ xs: element name二形式特征xs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:elementxs:element 77 业name=贝数name 二语种name二稿本类型 type二xs: string minOccurs二0/ name二稿本文

38、件名 type二xs: string minOccurs二0/ name二稿本文件大小 type二xs: string minOccurs二0/ name二电子文件号 type二xs: string/type二xs:string/type二xs:string minOccurs二0/ xs:element name二权限管理xs: element name二控制标识 type二xs: string/ xs: element name二存储位置xs: element name二脱机载体编号 type二xs: string minOccurs二0/ xs: element name二脱机载体存址 type二xs: string minOccurs二0/ xs: element name二电子属性“xs: element name二格式信息