RF-CZ-LC-02材料设备采购管理流程

1、广州富力地产股份有限公司材料设备采购管理流程文件编号RF-CZ-LC-02版本/修订A/0日期2013年8月1日第 PAGE 9页 共 NUMPAGES 9页材料设备备采购管管理流程程编制日期审核日期批准日期流程目的的规范工程程材料设设备采购购行为，提高采采购效率率及效益益，防范风风险。适用范围围适用于公公司进行行项目工程程材料设设备的采采购工作作。定义采购计划划：指采购购项目实实施前制制订的各各个采购购环节的的时间安安排，根根据控制制角度及及力度的的不同分分为：材材料设备备总体采采购计划划、年度度采购计计划、季季度采购购计划、单项采采购计划划。谈判方案案：指在商务务谈判实实施前制制定的指指导

2、谈判判实施的的方案，内容通通常包括括：谈判判目标、谈判内内容、谈谈判程序序、谈判判策略、各种可可能出现现的情况况分析及及备选方方案等。职责供应部负责材料料设备采采购组织织工作；负责材料料设备合合同的起起草、报报审、签签订，组织合合同交底底。核算部参与商务务谈判；负责价格格对比分分析。成本监控控中心参与金额额1000万的商商务谈判判。工程部、总工室室（设计计管理部）负责各自自范围内的技术要要求。法律事务务部（法法务人员员）负责对合合同等进进行法务务审核。监察中心心（组）根据集团团要求对对相关采购购事项进行行独立的监察工作作。申请部门门指申请招招标项目目的各地地区公司司工程部部等；提交采采购申请请

3、表，并提供供所需的的资料、样板、范围图图纸、推推荐入围围单位等等。流程图广州供应应部材料料设备采采购流程程表（样样例）关键活动动描述采购计划划阶段供应部根根据项项目总控控计划、工工程进度度计划、材材料设备备进场计计划、甲供供材目录录（施工工图完成成1周内内）及目目标成本本等资资料，编编制项目目材料设设备总体体采购计计划，报报地区公公司总经经理审批批。供应部于于每年112月编编制年度度采购计划划，年度度采购计计划根据据已审批批通过的的项目总总体采购购计划汇汇总生成成。供应部于于每季度度最后一一个月编编制季度度采购计划划。采购准备备阶段材料采购购预算总总表需求部门门提交材料采采购预算算总表，并按按

4、责权权手册报审。采购申请请单需求部门门提交采购申请请单（附经审审批的材材料采购购预算总总表），内容及及要求如如下：申请单须须提供所所需产品品的型号号、规格格、数量量、用途途、到货时时间和收收货人，同时必须提供供图纸或或样品等等技术资资料，不不能指定定品牌。各楼盘配配送的油油烟机、煤气炉炉、消毒毒碗柜等等物品的的用料申申请须提提供相关关部门联联合签发发的相应应楼盘的的装修标标准表。各楼盘售售楼部、大堂、样板房房内的家家私、饰饰品等物物品购置置须提供供经集团团领导批批准的预算。材料物品品的最终终选型定定板供应部接接到设计计管理部部/总工工室的材料物物品选型定定板单（设计计样）后后，根据据采购情情况

5、，形形成材材料物品品选型定定板单（采购购样），按责责权手册册报审审，完成成最终的的材料定定板工作作。具体体操作要要求及程程序见产品标标准及选选型定板板作业指指引。入围单位位采用竞争争性谈判判（议标标）方式式时，参参与谈判判的入围围单位应不不少于三三家，具体体操作要要求及程程序见供应商商入围及及评估管管理作业业指引。采购实施施阶段如大型材材料设备备采购（金额10万万），应应采用招招标方式式，具体体操作要要求及程程序见工程招招标管理理流程。如采用竞竞争性谈谈判方式式，供应应部在谈谈判前应应确定谈谈判方案案。谈判判方案内内容应包包括但不不限于：谈判目目标、谈谈判内容容、谈判判程序、谈判策策略、各各种

6、可能能出现的的情况分分析及备备选方案案等。供应部要要求供应应商编制制报价清清单。谈判过程程中的踏踏勘、答答疑，具具体操作作要求及及程序参参照工工程招标标管理流流程中中踏勘、答疑的的相关规定定。供应部应应组织谈谈判小组组与供应应商充分分沟通，使其准准确了解解公司采采购需求求、技术术要求、质量标标准、验验收标准准、报价价要求等等，以保保证谈判判的成效效，并且且应在谈谈判过程程中逐步步明确对对产品/服务的的具体要要求、价格构构成和评评定成交交的标准准，填写写合同同条件约约谈记录录表。供应部将将最后报报价时间间通知所所有参加加谈判且且符合技技术要求求的供应商商，要求求供应商商在规定定时间内内进行最最后

7、报价价。供应部根根据最后后报价及及谈判结结果编制制价格对对比分析析及采购报报价单，并按按责权权手册报审。核算部部提供谈谈判所需需标底价价，供应应部组织织谈判工工作，通通知核算算部及相关部部门参与与谈判，如不参参加，需需预先给给出合理理性建议议或意见见，以供供谈判过过程采纳纳或参考考。商务约谈谈完成后后监察中中心（组组）可对对有疑义义事项进进行再次次市场询询价并要要求相关关部门进进行解释释或修正正。审批后，供应部将决策结果果通知参参加谈判判的供应应商。合约签订订阶段供应部组组织各职职能部门门相关人人员与中中标的单单位详细细商谈合合同内容容，最终终由供应应部形成成合同文文本，按按责权权手册办理审审

8、核审批批手续。在发放中中标通知知书后的的三十日日内，合合同专员员负责完完成与中中标单位位的合同同签订、整理归归档工作作，具体体操作要要求及程程序见合同管管理作业业指引。合同外工工程，应应按设设计变更更管理作作业指引引、工作指指令管理理作业指指引办办理工作作指令，如设计计变更估估算金额额500万或工作指指令5万（不含设设计变更更），需在完完成审批批后重新新签订合合同，具具体审核核审批权权限见责权手手册。采购内部部控制监察中心心（组）作为集集团既定定内部控控制制度度实际执执行情况况的监控控部门，其职能能是监督督整个采采购过程程是否符符合规范范、是否否按程序序办事。集团监监察中心心（组）有权全全过程参参与并监监督采购购工作，但但不参与与决策决决议。监察中心心（组）有权随随时对各各类采购购工作的的执行情情况进行行阶段性性或全面面地工作作抽查，包括但但不限于于采购手续续的齐全全、操作作流程的的准确、采购资料料的完整整以及整整个采购购过程的的公平、公正性性。监察中心心（组）每年组组织不定