会议管理制度XG-HR-02

1、大峡谷模型 文件编号：XG-HR-02 会议管理制度第 PAGE 8 页 共 NUMPAGES 8 页大峡谷模型深圳公司文件名称称：会议议管理制制度文件编号号：XGG HRR-022版本：22文件评审审部门：评审部门门评审人员员签字评审意见见修订完成成情况总经办内营部市场部研发中心心财务部人力资源源部制订： 批准准： 批准日日期：目的为了加强强内部沟沟通协调调，以简简单快捷捷方式解解决问题题，提高工工作效率率，营造良良好的沟沟通环境境，特建立立本制度度。适用范围围：本制度适适用于公司司例会、生产周周例会、产销协协调会及及品质讨讨论会等等重要会会议。职责：会议主持持人或其其委派人人员负责责会议准

2、准备工作作，确定定参加人人员并通通知到位位，做好好资料准准备工作作。总经理秘秘书或其其指定人人员负责责对公司司例会的的会议纪纪律进行行检查，并如如期通报报。会议参加加人员提提前准备备本次会会议议题题有关的的资料。会议主持持人或其其委派人人员负责责会议决决议的跟跟踪及达达成，会会议记录录者将纪纪要报会会议主持持者签署署后，报报送与会会者并做做好存档档。制度流程程：会议类型型会议类型型召集人兼兼主持人会议时间间参加人员员备注公司例会会总经理每月5号号19：00020：00各部门主主管及主主管级以以上人员员营销研发发工作协协调会营销中心心总监每月一次次（每月月上旬）营销中心心总监及及营销中中心所有有

3、业务人人员,研研发中心心副总监监、技术术开发工工程师。会议纪录录抄送总总经办营销生产产工作协协调会内营中心心总监每月一次次（每月月中旬）内营中心心总监、制作部部门经理理、营销销中心总总监及营营销中心心所有业业务人员员。会议纪录录抄送总总经办研发生产产工作协协调会研发中心心总监每月一次次（每月月下旬）研发中心心副总监监、技术术开发工工程师、品质工工程师，内营中中心总监监、制作作部门经经理。会议纪录录抄送总总经办人力资源源行政协协调会人力资源源经理以实际工工作需要要召开，每月至至少一次次人力资源源部经理理、人事事助理、行政助助理及相相关部门门负责人人。会议纪录录抄送总总经办生产周例例会制作部经理每

4、周一119：33020：00组长及以以上人员员早会制作部组长周一至周周六的每每天8：000：8：110生产员工工会议准备备会议主持持人确定定议题、参加人人员、时时间、并并向与会会人员传传达，如如有必要要，请确确定相关关人员所所需准备备的资料料，并以以电话或或其它方方式通知知到与会会者，并并做好会议签签到表，并委委托相关关人员做做好会会议纪要要；例例会一般般情况下下不再另另行通知知，除非非有更改改。人力资源源部负责责准备好好会议所所用的用用具，如如投影仪仪，白板板，白板板笔等。并提前前10分分钟做好好设备调调试。各相关部部门人员员所用的的工作总总结及计计划，请按照月工工作计划划总结表表格式执行行

5、。会议进行行会议主持持人应申申明会议议纪律，并要求求相关人人员严格格遵守：与会者不不得迟到到早退，否则按按上班迟迟到早退退论处。与会者务务必将手手机切换换到振动动或关机机，如有有来电，请轻轻轻走出会会议室，并远离离会议室室进行接接听，以以免打扰扰会议。会议主持持人应控控制会议议进度，同时要要抓住会会议主题题，如有有重要的的会议进进展，请请提醒会会议记录录人员。适当时提提醒与会会人员发发言，营营造良好好的沟通通环境。在决议产产生时，请进行行再次申申明，如如有异议议，请快快速分析析原因，并进行行处理，明确决决议负责责人，完完成时间间及协助助人员。会议结束束在会议的的最后五五分钟，由主持持人对本本次

6、会议议的主题题及决议议进行总总结并和和确认。会议主持持人在散散会时要要表示谢谢意。会议跟踪踪会议结束束时，一一般情况况下，记录者者半个工工作日将将会议议纪要发到与与会者。会议主持持人或其其委派人人员负责责会议决决议的跟跟踪，并并对已完完成的内内容，在在会议议纪要中备注注，然后归归档。在下次次会议开开始时由由人力资资源部报报告上次次决议的的执行情情况。每月的工工作计划划及总结结交总经经办。相关记录录存档。公司例会会的补充充规定本例会每每月5号号召开。会议中提提出的问问题，公公司责成成相关部部门在规规定的时时间内完完成。工作报告告以文字字和表格格的形式式处理；尽可能能数据化化。工作中出出现的问问题

7、以及及时处理理为原则则，本次次会议上上提出的的问题一一般为要要多个部部门协调调，处理理起来难难度较大大的，并并且时间间上不是是很急的的。开完会后后，确认认下一次次开会时时间，方方便各部部门按时时提交工工作计划划总结和和表单。工作计计划总结结及相前前表单以以五大部部门为单单位上交交总经理理。对于工作作报告的的要求：及时：每每个月开开会前一一天下班班前交总总经理。准确：要要求所交交的数据据必须准准确，制制表人员员及审核核人员必必须认真真审核数数据。形式：按按照公司司格式要求求执行。没有按时时完成工工作报告告的，先先给予2200元元处罚；每延迟迟一天，追罚550元/天；工工作报告告中数据据有意弄弄虚作假假的，给给予3000元处处罚，并并全公司司范围内内通报批批评。相关记录录表格月工作作计划总结结表会议签签到表会议纪纪要会 议 签 到到 表表会议名称主持人会议时间会议地点 出席人人员：与会人员员（迟到到的划 早退退的划 缺勤勤的划 正常常的划）姓名签到状态姓名签到状态会 议 纪 要要 NO.发言人陈述内容容1.会议主持持确认实际会议议时间会议决议议决议描述述负责人完成时间间及情况况月工作计计划及总结表表 部门姓名一、上月月工作总总结(已已完成工工作项目目,未完完成工作作进度,预计完完成时间间.)序号工作项目目是