会计电算化管理办法

1、会计电算化管理办法第一章总则第一条 为了推动公司及所属企业会计电算化工作的开展 , 规范 会计电算化工作 , 积极替代手工记账 , 提高企业管理水平。根据会计法和财政部制定的会计电算化管理办法、会计电算化工作规范的有关规定 , 制定本办法。第二条 本办法适用于公司本部及所属公司、控股公司及其所属单位。第二章会会计电算算化初始始化工作作第一节会会计科目目及分析析代码编编码原则则第三条 会计科科目的编编码应科科学、规规范。一一级科目目按照财财政部统统一要求求编制 , 二二级科目目除按财财政部要要求外可可根据企企业自身身核算需需求进行行设置。人员、部门、往来单单位等在在分析科科目或核核算项目目中反映

2、映, 建立立立体科科目结构构体系。科学的的科目结结构体系系应在满满足会计计核算需需要的同同时, 满足企企业管理理和编制制报表的的需要。第四条 应建立立统一会会计编码码制度, 会计计科目及及编码应应保持相相对的稳稳定性, 编码码要有分分类标志志, 便于于查询和和管理。第五条 科目及及编码一一旦建立立, 不得得随意修修改和删删除, 以保证证信息的的完整性性。第六条 根据企企业财务务管理需需求, 进行账账务初始始化设置置, 建立立企业财财务分析析体系, 账务务的初始始化设计计应由企企业主管管会计工工作的负负责人和和会计机机构负责责人共同同参与制制定。第二节 人员配配备和岗岗位职责责第七条 在正式式使

3、用会会计核算算软件前前必须进进行系统统管理员员和会计计操作人人员的培培训 , 并明明确各岗岗位职责责。会计电算算化岗位位和工作作职责 :(一) 电算主主管: 负责协协调计算算机及会会计软件件系统的的运行工工作, 电算化化主管可可由会计计主管兼兼任。(二) 凭证录录入: 负责对对原始凭凭证进行行审核, 并将将数据录录入计算算机, 打印出出记账凭凭证。(三) 凭证审审核: 负责对对输入计计算机的的会计数数据进行行审核, 操作作会计软软件登记记机内账账簿, 对打印印输出的的凭证、账簿、报表进进行确认认。(四) 系统维维护: 负责保保证计算算机硬件件、软件件的正常常运行, 管理理机内会会计数据据并负责

4、责会计科科目、分分析科目目或核算算项目的的管理 , 负负责对计计 算机机内的会会计数据据进行分分析。此此岗要求求具备计计算机和和会计知知识, 经过 会计电电算化中中级知识识培训。采用大大型、中中型计算算机和计计算机网网络的单单位, 应设立立此岗位位, 此岗岗在大中中型企业业中应由由专职人人员担任任。(五) 电算审审查: 负责监监督计算算机及会会计软件件系统的的运行, 防止止利用计计算机进进行舞弊弊; 要求求具备会会计和计计算机知知识, 此岗可可由会计计总稽核核人员兼兼任, 大中型型企业财财务部门门应设立立专职岗岗位。第三章系系统使用用管理第八条 在会计计电算化化系统投投入运行行前, 先确定定电

5、算化化系统的的合法有有权使用用人员及及其操作作权限, 并报报单位主主管审核核批准后后在系统统内授予予其使用用权。运运行中须须要增减减使用人人员, 按同样样手续办办理。第九条 对各使使用人员员明确划划分使用用操作权权限, 形成适适当的分分工牵制制,健全内内部控制制制度。第十条 会计电电算化系系统原则则上专机机专用, 谢绝绝无关人人员使用用机器做做其他工工作。第十一条条 设立立 “计算机机使用登登记簿 ”, 任何何人均须须登记方方可用机机。第十二条条 任何何人员不不得直接接打开数数据库文文件进行行操作 , 不不允许随随意增删删改数据据、原程程序和数数据库文文件结构构。第十三条条 出纳纳人员不不允许

6、进进行系统统性的操操作。第十四条条 操作作人员应应严格在在规定范范围内对对系统进进行操作作, 负责责数据的的输入、运算、记账和和打印有有关账表表。第十五条条 存档档数据、软盘、账表和和文档资资料等由由系统管管理员按按规定指指派专人人统一复复制、核核对和保保管。第十六条条 做好好日常检检查监督督工作, 发现现不规范范使用应应及时制制止,并采取取措施避避免同样样情况再再次发生生。第四章日日常运行行与维护护第一节财财务计算算机房管管理制度度第十七条条 机房房的建立立: 因会会计电算算化工作作安全性性要求高高, 各个个企业用用于会计计电算化化工作的的计算机机设备应应与其他他部门设设备分开开放置和和使用

7、。计算机机硬件设设备较多多的单位位, 财务务部门可可单独设设立计算算机房。 用于于会计电电算化工工作的财财务局域域网, 不能直直接并入入企业内内部网, 也不不能直接接上公共共网。第十八条条 机房房安全规规定:(一) 机房( 工作台台 ) 不得携携入易燃燃、易爆爆及腐蚀蚀性化学学物品;(二) 机房内内严禁吸吸烟;(三) 机房内内不准吃吃饭、吃吃零食或或进行其其他有害害及污损损电脑的的行为;(四) 机房严严禁乱拉拉接电源源, 以防防造成短短路或失失火;(五) 机房内内应安装装坚固门门锁系统统, 以防防设备丢丢失;(六) 机房内内不得有有卫生死死角、可可见灰尘尘;(七) 机房内内应调节节适合电电脑的

8、温温度、湿湿度、负负离子浓浓度, 定时换换风;(八) 门窗密密封, 防止外外来粉尘尘污染;(九) 机房内内不准带带入元关关物品, 不准准睡觉休休息;(十) 机房用用品定期期清洁。除系统管管理员和和电算主主管外, 未经经企业领领导批准准, 其他他人员不不得随意意进入计计算机房房参观和和操作。外来人人员参观观机房, 须有有企业指指定的人人员陪同同。第二节 放机使使用与维维护第十九条条 严格格按规定定程序开开启和关关闭计算算机系统统。(一) 开机流流程: 接通电电源打开显显示器、打印机机等外设设开通通电脑主主机 ( 或服服务器 ) 按显显示菜单单提示键键入规定定口令或或密码在权权限内对对工作任任务进

9、行行操作。(二) 关机流流程 :退出应用用程序及及各个子子目录关闭闭主机 ( 或或服务器器 ) 关闭闭显示器器、打印印机等外外设关掉电电源开关关。第二十条条 禁止止使用与与财务工工作元关关的软件件。严禁禁在装有有财务软软件的计计算机上上玩电脑脑游戏。第二十一一条 计计算机维维护 :(一) 确定专专职或兼兼职系统统维护人人员负责责电脑系系统的维维护。(二) 电脑发发生故障障时, 使用者者作简易易处理仍仍不能排排除的, 应立立即报告告系统管管理人员员或电算算主管。(三) 电脑维维修维护护过程中中, 首先先应对会会计信息息进行拷拷贝, 确保资资料不遗遗失。(四) 电脑软软件更换换须经会会计机构构负责

10、人人或主管管财务工工作负责责人同意意, 较大大程度的的更换报报集团公公司批准准。(五) UPSS只做停停电保护护之用, 在突突然断电电的情况况下, 应迅速速作存盘盘紧急操操作; 严禁在在停电时时将回 S 做做正常电电源使用用。(六) 外请人人员对电电脑进行行维修时时, 公司司应有人人自始至至终地陪陪同。第二节 上机操操作规程程第二十二二条 操操作人员员必须是是合法有有权使用用人员, 经过过培训合合格并经经系统管管理员正正式认可可后, 才能上上机操作作。第二十三三条 操操作人员员上机操操作前后后, 应进进行上机机操作登登记, 必须填填写真实实姓名、上机时时间、操操作内容容供系统统管理员员检查核核

11、实。第二十四四条 操操作人员员上机前前应做好好各项准准备工作作, 尽量量减少占占用机器器时间 , 提提高工作作效率。第二十五五条 操操作人员员的操作作密码应应注意保保密, 不能随随意泄露露,密码要要不定期期变更。第二十六六条 操操作人员员必须严严格按操操作权限限操作, 不得得越权或或擅自上上机操作作。第二十七七条 操操作人员员应严格格按照凭凭证输入入数据 , 不不得擅自自修改凭凭证数据据 (专职职会计员员, 则应应保证输输入的数数据与凭凭证数据据的一致致性 ) 。 如发现现差错, 应在在输入前前及时反反映给凭凭证编制制人员或或系统管管理员。已输入入计算机机的数据据, 在记记账前发发现差错错,

12、可按按凭证进进行修改改; 如在在记账后后发现差差错, 必须另另作凭证证, 以红红字冲销销纠正, 输入入机内, 任何何人 不不能随意意修改账账目。第二十八八条 每每次上机机工作完完毕后都都要作好好备份, 以防防发生意意外事故故。备份份的数据据, 应由由财务处处保管, 下次次上机备备份要与与机内数数据复核核无误后方方可开始始运行。第二十九九条 在在系统运运行过程程中, 操作人人员如要要离开工工作现场场,必须在在离开前前退出系系统, 以防止止其他人人员越权权操作。第三十条条 任何何人如有有伪造, 非法法涂改变变更, 故意毁毁坏命令令程序、 数据据文件、账册、备份等等行为, 依照照会计计法, 将受受到

13、行政政处分, 情节节严重的的要追究究法律责责任。第四节 关于于编制记记帐凭证证、记帐帐等会计日常常核算的的规定第三十一一条 会会计人员员根据原原始凭证证编制记记账凭证证, 要求求记账凭凭证要打打印输出出为机制制凭证。“制单人人 ”也一并并打印输输出。记账凭证证编制必必须严格格按规定定进行, 不得得省略有有关项目目、内容容。科目目与核算算项目必必须准确确并明细细到规定定的最低低级数。摘要必必须简明明、 扼扼要、准准确、规规范 , 金额额要正确确。第三十二二条 为为了保证证记账凭凭证的正正确性与与合法性性, 必须须对填制制好的机机制凭证证进行认认真审核核。(一) 审核记记账凭证证所记录录经济业业务

14、内容容是否合合法、与与原始凭凭证所反反映的内内容是否否一致 , 科科目、分分析科目目和核算算项目及及金额是是否准确确无误。(二) 审核记记账凭证证中确认认的会计计记录是是否正确确。(三) 审核记记账凭证证的手续续是否完完备 , 内容容是否齐齐全。(四) 记账凭凭证审核核元误后后, 审核核人员应应在机制制凭证上上签章, 并对对机内凭凭证进行行审核标标识。(五) 只有通通过审核核的凭证证, 系统统才能允允许登账账。第三十三三条 记记账、对对账、结结账。(一) 会计人人员可按按指定的的汇总条条件对满满足条件件的所有有凭证进进行汇总总, 产生生科目汇汇总表、日记账账、明细细账、总总账、会会计报表表等。

15、未经审核核的凭证证不允许许记账。各岗位位应做到到: 当天天发生的的业务当当天登记记入账。现金账账和银行行账要做做到日清清日结。(二) 为了保保证会计计核算资资料准确确、可靠靠, 必须须经常对对账, 尤其是是在结账账之前, 一定定要做到到所有经经济业务务全部输输入计算算机。对账的基基本内容容包括:1. 企企业应当当定期对对账簿记记录的有有关数字字与库存存实物、货币资资金、有有价证券券、往来来单位或或个人等等进行相相互核对对, 保证证账实相相实相符符。2. 对对账人员员应对自自己所管管账目的的核对额额进行确确认并签签章。3. 对对机内会会计账簿簿的更正正, 应当当符合国国家统一一的会计计制度的的规

16、定。(三) 结账是是在将本本期内所所发生的的经济业业务全部部登记入入账的基基础上, 按照照规定的的方法对对该期内内的账簿簿记录进进行小结结, 结算算出本期期发生额额和余额额, 并将将其余额额结转下下期或者者转入新新账。1. 结结账前 , 必必须将本本期内所所发生的的各项经经济业务务全部登登记入账账。2. 企企业应当当按照规规定在会会计期末末结账。结账由由审核人人员或主主管会计计使用会会计软件件来完成成。总账应按按月打印印, 明细细账应按按需要定定期打印印。现金金日记账账和银行行存款日日记账当当天打印印, 并与与库存现现金核对对无误。用计算机机打印的的会计账账簿, 必须连连续编号号, 经审审核无

17、误误后装订订成册, 并由由记账人人员和会会计机构构负责人人签字或或盖章, 以防防止账页页的散失失或被抽抽换, 保证会会计资料料的完整整。第五节 会计数据据的安全全性防范措措施第三十四四条 会会计电算算化管理理应建立立相应的的保密制制度。保保密方法法有 :(一) 密级文文件存于于不同电电脑中 ;(二) 设置进进入电脑脑的密码码 ;(三)设设置进入入财务软软件的密密码或口口令 ;(四) 按人员员设置对对财务软软件进行行操作的的权限及及口令 ;(五) 对电脑脑文件、数据进进行加密密处理 ;(六) 为保密密需要, 定期期或不定定期地更更换不同同保密方方法或密密码口令令;(七) 经特殊殊申报批批准，才才

18、能查询询、打印印有关电电脑保密密资料。(八) 电脑操操作员对对保密信信息严加加看管 , 不不得遗失失或私自自传播。第三十五五条 企企业要购购买使用用公安部部颁布批批准的电电脑杀毒毒软件产产品。未未经许可可, 任何何人不得得携入外外来软盘盘、软件件使用, 防止止病毒传传播。 凡需引引人使用用的软件件, 均须须首先进进行杀毒毒。电脑出现现病毒, 操作作人员不不能清除除的, 须及时时报系统统管理员员或电脑脑主管处处理。在在各种杀杀毒办法法元效后后, 须重重新对电电脑格式式化, 装入正正规渠道道获得的的无毒系系统软件件及时关关注电脑脑病毒防防治情况况和提示示, 及时时进行杀杀毒软件件的升级级,定期对对

19、电脑进进行杀毒毒。第三十六六条 建建立双备备份、异异地保管管制度, 对重重要资料料除在电电脑储存存外, 还应拷拷贝到其其他介质质上, 建立保保管目录录, 由专专人统一一保管, 个人人不得随随便带离离企业, 以防防数据文文件遭病病毒破坏坏或遗失失。第五章使使用计算算机替代代手工账账验收第一节 会计计电算化化工作验验收评审审规则第三十七七条 会会计电算算化工作作验收分分会计核核算软件件的验收收和计算算机替代代手工记记账验收收两部分分。 第三十八八条 会会计核算算软件的的验收, 主要要审查软软件的功功能符合合会计基基本原理理和我国国法律、法规、规章的的情况, 检测测软件的的主要技技术性能能 , 其中

20、要要对财务务会计分分析功能能和相关关信息处处理的功功能使用用予以评评价, 同时对对软件开开发经销销单位售售后服务务能力也也适当予予以评价价。第三十九九条 计计算机替替代手工工记账的的验收, 主要要审查会会计电算算化信息息系统的的合法性性、可靠靠性、正正确性。计算机机替代手手工记账账必须具具备良好好的系统统运行环环境、合合规的软软件系统统、合格格的操作作人员、健全的的内部控控制制度度、有效效地进行行内部控控制制度度、正确确的会计计数据以以及规范范的会计计档案等等几大因因素。第四十条条 组组织评审审工作由由公司组组织的会会计电算算化工作作评审组组负责。第二节 财务软软件验收收所应具具备的条条件第四

21、十一一条 根根据会会计法和会会计电算算化管理理办法的规定定，会计计核算软件设设计应当当符合我我国法律律、法规规、规章章的规定定，保证证会计数数据合法法、真实实、准确确，有利利于提高高会计核核算工作作效率。第四十二二条 会会计核算算软件应应当按照照国家统统一会计计制度的的规定划划分会计计期间，分期期结算帐帐目和编编制会计计报表。第四十三三条 会会计核算算中的文文字输入入、屏幕幕提示和和打印输输出必须须采用中中文。第四十四四条 会会计核算算软件在在设计性性能允许许使用范范围内，不得出出现由于于自身原原因造成成死机或或者非正正常退出出等情况况。第四十五五条 会会计软件件应具备备输入会会计核算算所必须

22、须的期初初数据及及有关资资料的初初始化功功能，并并提供必必要的方方法对初初始数据据进行正正确性校校验。第四十六六条 会会计核算算软件中中采用的的总分类类会计科科目名称称、编码码方法，必须符符合国家家统一会会计制度度的规定定。第四十七七条 记记帐凭证证包含的的项目：填制凭凭证日期期、凭证证编号、经济业业务内容容摘要、会计科科目或编编号、金金额以及及制单人人员等。输入的的记帐凭凭证格式式和种类类应当符符合国家家统一会会计制度度的规定定。第四十八八条 记记帐凭证证的编号号可以由由手工输输入，也也可以由由会计核核算软件件自动产产生。会会计核算算软件应应当对记记帐凭证证编号的的连续性性进行控控制。第四十

23、九九条 在在输入记记账凭证证过程中中, 会计计核算软软件必须须提供以以下提示示功能:(一) 正在输输入的记记账凭证证编号是是否与己己输入的的机内记记账凭证证编号重重复;(二) 以编号号形式输输入会计计科目的的, 应当当提示该该科目所所对应的的会计科科目名称称;(三) 正在输输入的记记账凭证证的有借借方会计计科目而而无贷方方会计科科目或者者有贷方方会计科科目而元元借方会会计科目目的, 应予提提示并拒拒绝执行行;（四） 正在输输入的收收款凭证证借方科科目不是是“现金”或 “银行存存款”科目的的应提示示并拒绝绝执行; 反之之, 付款款凭证贷贷方科目目不是“现金 ”或 “银行存存款”的也应应提示并并拒

24、绝执执行。第五十条条 会计计核算软软件应提提供对已已经输入入但未复复核的机机内记账账凭证进进行修改改的功能能。第五十一一条 会会计核算算软件应应提供对对已经输输入但未未登账的的记账凭凭证的审审核功能能, 审核核通过后后即不能能再提供供对机内内凭证的的修改。会计核核 算软软件应当当分别提提供对审审核功能能与输入入、修改改功能的的使用权权限控制制。 会会计核算算软件提提供的账账簿登记记、更正正功能, 应当当符合国国家统一一会计制制度的规规定。第五十二二条 会会计核算算软件应应当提供供根据审审核通过过的机内内记账凭凭证及所所附原始始凭证登登记账簿簿 ( 明细分分类账、总分类类账 ) 的功功能; 会计

25、 凭证审审核通过过后直接接登账或或成批登登账的功功能; 提供机机内总分分类账和和明 细细账登记记时, 应当计计算出各各会计科科目的发发生额和和余额的的功能。第五十三三条 会会计核算算软件应应当提供供自动进进行银行行对账的的功能, 根据据机内银银行存款款日记账账与输入入的银行行对账单单及适当当的手工工辅助, 自动动生成银银行存款款余额调调节表。第五十四四条 会会计核算算软件应应当同时时提供国国家统一一会计制制度允许许使用的的多种会会计核算算方法, 以供供用户选选择。会会计核算算软件对对会计核核算方法法的更改改过程, 在计计算机内内应有相相应的记记录。第五十五五条 会会计核算算软件应应当提供供符合

26、国国家统一一会计制制度规定定的自动动生成会会计报表表的功能能。应当当提供会会计报表表的自定定义功能能, 包括括 定义义会计报报表的格格式、项项目、各各项目的的数据来来源、表表内和表表间的数数据运算算和核对对关系等等。第五十六六条 应应当提供供机内会会计数据据按照规规定的会会计期间间进行结结账的功功能。结结账前, 软件件应当自自动检查查本期输输入的会会计凭证证是否全全部登记记入账, 全部部登记入入账后才才能结账账。结账账后这一一会计期期间的会会计凭证证不能再再输入。第五十七七条 提提供在本本会计年年度结束束, 但仍仍有一部部分转账账凭证需需要延续续至下一一会计年年度第一一个月或或第一个个季度进进

27、行处理理而没有有结账时时, 输入入下一会会计年度度第一个个月或者者第一个个季度会会计凭证证的功能能。第五十八八条 应应当提供供对机内内会计数数据的查查询功能能, 包括括: 查科科目期初初余额、年初余余额、本本期发生生额、累累计发生生额、期期末余额额等; 查询记记账凭证证; 查询询本期和和以前各各期的总总分类账账和明细细分类账账; 查询询往 来来账款结结算情况况; 查询询到期票票据的结结算情况况; 查询询出来的的机内数数据如 果已经经结账, 屏幕幕显示应应给予提提示。应应当提供供对查询询结果提提供打印印输出功功能。第五十九九条 应应当提供供机内记记账凭证证打印输输出的功功能, 打印格格式和内内容

28、应当当符合国国家统一一会计制制度的规规定。第六十条条 软件件必须提提供会计计账簿、会计报报表的打打印输出出功能, 打印印输出的的会计账账簿、会会计报表表的格式式和内容容应当符符合国家家统一的的会计制制度的规规定。第六十一一条 应应提供三三栏账、多栏账账、数量量金额账账等各种种会计账账簿的打打印输出出功能; 要提提供机内内会计账账簿的满满页打印印输出功功能。第六十二二条 对对根据机机内会计计凭证和和据以登登记的相相应账簿簿生成的的各种机机内会计计报表数数据, 会计核核算软件件不能提提供直接接修改功功能。第六十三三条 软软件应具具有按照照初始化化功能中中的设定定, 防止止非指定定人员擅擅自使用用的

29、功能能和对指指定操作作人员实实行使用用权限控控制的功功能。第六十四四条 会会计软件件操作过过程中, 输入入了与软软件当前前要求输输入项目目不相关关的数字字或字符符时, 应予提提示, 并保证证正常运运行。第六十五五条 对对存储的的程序文文件和相相应的数数据文件件, 软件件应当有有必要地地加密或或者采取取其他保保护措施施, 以防防止被非非法篡改改。一旦旦发现程程 序文文件和相相应的数数据文件件被非法法篡改, 应当当能够利利用标准准程序和和备份数数据, 恢复会会计核算算软件的的运行。第六十六六条 会会计核算算软件应应当具有有在计算算机发生生故障或或者由于于强行关关机及其其他原因因引起内内存和硬硬盘等会会计数据据破坏的的情况下下, 利用用现有数数据恢复复