会务流程管理

1、会务流程管理一、会前准备会议计划和成本预算会议计划划首先应明明确会议议的目的的和任务务，确定定会议的的名称、出席对对象、主主持人、规模、规格、召开时时间、需需要时间间、地点点、议程程等。（1）会会议议题题:运城学学院庆祝祝第233个老年年节暨表表彰大会会（2）会会议名称称：运城城学院庆庆祝第223个老老年节暨暨表彰大大会（3）出出席对象象：院、系领导导，离退退休代表表、学生生代表（4）主主持人：赵小狮狮2.会议议成本预预算会场装饰饰费4000元，租用用花卉礼礼仪3000元；设备费2200元元文件资料料费，即即制作筹筹备4000元，宣传传会议以以及完成成会议议议程所必必需的各各类文件件的费用用及

2、相应应的文具具费1550元人工费，即会场场布置者者、礼仪仪生的报报酬6000元茶水费8800元元奖品费用用20000元餐费30000元元。总计：778500元3.会议议时间：20111年110月111日4.会议议地点：运城学学院（老老校区）2号楼楼大礼堂堂文件准备备开幕词开幕词是是会议开开始时会会议主席席所作的的发言稿稿，一般般带有预预告及礼礼仪性质质，比较较简短。内容大大体包括括三方面面：（11）对来来宾和与与会人员员表示欢欢迎；（2）对对会议的的内容、任务、目的作作简要介介绍；（3）预预祝会议议成功。工作报告告工作报告告是会议议的主要要文件，其中的的主要内内容往往往是会议议讨论的的中心议议

3、题。工工作报告告必须有有实质性性的内容容，既可可以是对对前阶段段工作成成果、经经验、缺缺点的回回顾与总总结，也也可以是是对后阶阶段工作作提出计计划、预预算、部部署或展展望。工工作报告告既要全全面，又又要重点点突出。3.发言言稿这里指的的是除工工作报告告之外的的其他与与会者的的发言稿稿。发言言稿也要要有具体体的内容容，一般般不宜太太长。4.其他他会议文文书除了文件件之外，秘书还还应准备备好会议议所用的的技术性性、程序序性或服服务性额额文书材材料，如如：会议议通知、会议议议程表、日程表表、会议议须知、作息时时间表、与会人人员名单单等等。会场准备备对会场的的要求总总体上是是：整洁洁、安静静、明亮亮、

4、空气气流通、大小适适宜、一一应设备备齐全、利于安安全和保保密。会场布置置会场除了了整洁、安静、明亮、通风、安全等等要求以以外，还还应考虑虑形状、大小、桌椅安安排等布布置。本次会议议在礼堂堂前方安安排主席席台。主主席台为为长方形形桌，上上铺黑色色桌布。主席台席席位第一排的的正中为为首席，其次是是左位，再次是是右位，先左后后右，左左高右低低，前排排为主，后排为为次，其其他的依依此类推推。在席席位前放放置姓名名牌，便便于按位位入座。会场设施施会场一应应设施都都必须在在开会前前准备齐齐全，如如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪仪、放映映机、灯灯光照明明、风扇扇或空调调、记录录纸、文文具、茶茶具

5、等等等。仪器器、设备备应事先先反复检检查、调调试（如如扩音器器的音量量大小），以免免临时发发生故障障或出现现差错。本次会议议采取中中型会议议模式。会议议程程、程序序的拟定定运城学院院庆祝第第23个个老年节节暨表彰彰大会议程时间：220100年10月11日主持人宣宣布：请请参加大大会的院院领导、系领导导、离退退休老年年同志其其他与会会者入座座奏国歌院党委副副书记安安建平宣宣读受表表彰先进进单位及及个人名名单，院领导导向获奖奖单位和和个人颁颁发奖牌牌和证书书。与会代表表发表讲讲话（离离退休代代表、各各系代表表、学生生代表、院党委委副书记记、院长长姚纪欢欢，院党委委副书记记赵小狮狮）主持人宣宣布：运

6、运城学院院庆祝第第23个个老年节节暨表彰彰大会结结束。日程表时间活动名称称内容地点参加对象象主持人10月111日上午午8：000-122：000举行会议议各与会人人员召开开会议老校区大大礼堂各与会人人员赵小狮10月111日中午12：000-114：000就餐就餐老校区小小餐厅各与会人人员赵小狮会议通知知的发送送此次会议议的通知知方式主主要有以以下几种种：1、通知知书送达达会议通知知xxx老老师：兹定于220100年10月11日上午午8：00012：00在在老校区大礼礼堂召开开运城学学院庆祝祝第233个老年年节暨表表彰大会会，请准准时出席席。 院院办公室室20100年100月7日2、电话话通知二

7、、会间间工作会场的组组织与服服务报到与签签到会议正式式开始前前，应做做好与会会者的报报到与签签到工作作，并准准确统计计人数（包括出出席者姓姓名，缺缺席者姓姓名及原原因），提交给给会议主主持人。本次会议议与会者者报到与与签到，采用签签到本签签到的方方式。材料发放放与会者到到达会址址后，秘秘书应及及时发放放会议材材料，以以供在会会议上学学习、参参考之用用。本次次会议材材料较多多，秘书书可事先先集中放放在材料料袋内，待与会会者报到到时领取取；会场服务务会场服务务包括引引导与会会人员入入席、退退席，茶茶水供应应，指引引与会者者使用会会场的生生活设施施，照顾顾与会人人员会间间休息，满足与与会人员员的临时

8、时需要等等等。会场服务务还包括括接听会会场外打打来的电电话，接接待来访访的客人人，尽可可能排除除会场因因素对会会议的干干扰。特特别是本本次会议议，多数数与会者者为老年年人，必必须时刻刻关注老老年人的的身体状状况。会场临时时调度当会场发发生意外外情况或或意外事事故时，秘书应应及时建建议会议议主持人人修改会会议程序序或暂时时中止会会议，必必要时协协助主持持人，组组织与会会人员撤撤离会场场。会议信息息的收集集与编发发秘书人员员应该做做好本次次会议的的记录、核实、汇总、整理和和筛选、编写、发送或或归档工工作。会议记录录本次会议议的记录录以书面面记录为为主，摄摄影记录录为辅。完整的书书面会议议记录的的内

9、容应应包括：会议名名称；会会议记录录人的姓姓名、盖盖章；日日期、时时间（开开始时间间、结束束时间）；会议议地点；议题；主持人人；出席席者名单单；会议议的经过过情形及及结论；相关的的资料；下次会会议预定定日期。重要会会议记录录需主持持人签名名。会议记录录要求：准确写明明会议名名称（要要写全称称），开开会时间间、地点点、会议议性质详细记录录下主持持人、出出席会议议应到和和实到人人数，缺缺席、迟迟到或早早退人数数及其姓姓名、职职位，记记录者的的姓名忠实记录录会议上上的发言言和动态态，记录录可分为为摘要式式和全文文俩种记录会议议的结果果，如：会议的的决定、决议或或表决等等情况。信息沟通通：做好好会议期

10、期间信息息的收集集、传递递、反馈馈工作：秘书人员员要多听听、多记记、多想想、多跑跑，才能能比较全全面地收收集信息息要深入实实际，掌掌握第一一手资料料要注意信信息的加加工提炼炼，使成成果让上上司、与与会者、新闻媒媒体都能能方便利利用要注重时时效，反反映敏捷捷，重视视反馈信信息的收收集。做好会议议的保卫卫工作：做好会议议的保卫卫工作，确保与与会重要要人员人人身安全全、会议议重要文文件、会会议的各各种设备备用品与与与会者者私人贵贵重物品品的安全全。三 会后后工作会场清理理会场的临临时布置置（如会会标、彩彩旗、盆盆景等）应撤除除，一应应用具、用品要要清点、归好。搬动过过的桌椅椅要恢复复原样，会场地地面、门门窗应清清扫、擦擦洗干净净。尤其其是会议议所要参参考、学学习的文文件应收收齐、归归档，废废弃的文文书应回回收，用用碎纸机机销毁，不留纸纸屑，这这也防止止泄密。人员离会会会后的送送行与会会前的迎迎接应同同样的热热