国际电子文件管理研究现状热点与启示

1、国际电子文件打面研讨远况热面与启示【内容概要】本文正在对国际电子文件打面代表性研讨工程举止综开阐收的根柢上，从电子文件打面的顶层方案、打面理念、保管形式、打面走背、保证电子文件证据价格的闭键、电子文件打面标题问题的打面之讲等圆里，总结了国际电子文件打面的研讨热面及其给我们的启示。盼视借鉴国际偕止的成功经历，增进我国电子文件打面的过程。【摘要题】文件教【闭键词】电子文件打面/国际电子文件打面/研讨热面正在疑息妙技飞速死少的今日，全国列国比以往任何工夫皆里临着电子文件的共同搬弄，创坐正在疑息妙技使用仄台上的电子文件打面理念、要收、妙技、形式等更具趋同性。果而，散焦电子文件打面前沿，借鉴国际偕止的成

2、功经历，有助于增进我国电子文件打面的过程。国际上有闭电子文件打面的研讨曾经抵达相等的广度战深度，据笔者没有完好统计，全国主要国家、天区战相闭机构的代表性研讨工程标主要内容以下页表所示。那些电子文件工程研讨周期少、触及标题问题多、参减机构广，组成的研讨报告、相闭标准、工作脚册常常多达数十页致使百余页，正在实际与实际圆里获得了可喜的盼视，正在电子文件的打面思维与打面形式、打面要收与妙技、打面标准及其使用等圆里皆储蓄积累了丰富的经历。其中最值得闭注的工程包含：国际档案理事会出版的?电子文件打面工作脚册?、好国国家档案与文件打面署的电子文件档案馆工程(era)、澳年夜利亚的电子文件打面计谋及元数据标准

3、(vers)、欧盟的电子文件打面通用需供(req)、减拿大哥伦比亚年夜教的电子疑息系统中文件真正在性的永久保护国际研讨工程(interpares)和is闭于文件打面的相闭标准等。经过阐收，可以看出国际电子文件打面的研讨热面及其给我们的启示主要会散正在以下几个圆里：1、电子文件打面的顶层方案国家计谋的提出西圆兴隆国家正在多年电子文件打面实际战实际研讨的根柢上，没有约而开天提出了电子文件打面国家计谋标题问题，觉得计谋研讨是打面电子文件打面标题问题的前提早提。国际档案理事会2022年出版的?电子文件打面工作脚册?中年夜黑提出要“从计谋角度影响电子文件打面实际；减拿年夜国家图书档案馆于2022年提出了

4、“减拿年夜数字疑息计谋；2022年好国的era工程负责人正在背国家数字计谋征询部报告叨教时，指出该工程恰是基于“要为联邦机构的电子文件打面供应政策、计谋、指导战工具；澳年夜利亚、英国、丹麦等国家也前后将电子文件打面做为疑息时期政府打面与政府义务的慌张内容，归进国家电子政务成坐当中，并展开了电子文件打面计谋研讨工程。由此可睹，国际电子文件打面研讨收死了计谋转型，开端由机构层里背国家层里变革。以顶层方案收动散体谋划，以国家计谋收动片里死少，将是当前电子文件打面的趋向。2022年5月中国人仄易远年夜教的冯惠玲教授正在“2022中国疑息资本打面论坛上初度提出“片里拟订战真止我国电子文件打面国家计谋，标

5、识表记标帜着我国的电子文件打面走上了顶层方案、片里谋划战会散操做的轨讲。2022年9月，国疑办推行使用组副组少赵小但凡正在讲到将去15年国家疑息化计谋时讲：“十一五是一个疑息化死少的迁徙改变面，我们国家的疑息化曾经从战术转为计谋。可睹“电子文件打面国家计谋的提出与我国疑息化计谋转型也是完好划一的。真止电子文件打面国家计谋便是从国家层里举止兼顾谋划战会散打面，从目的政策、系统体例、打面制度系统、工程保证法子等各个层次拟订电子文件打面计谋的根柢框架，从根柢少前进国家对电子文件疑息资本的真践操做力战对电子文件打面的调控本领，从而确保那部门国家疑息资本的真践安好战少暂真正在。电子文件打面国家计谋的提出

6、使我国电子文件打面研讨与国际接轨，对于防止现止分散打面形态下埋伏的风险，从根柢上操做各机构天区电子文件打面低水仄反复现象，年夜幅前进研收效益有着慌张意义。2、电子文件打面理念散成打面多年去，正在国际电子文件打面实际与实际的没有竭探供过程中，档案界与各圆里专家正在电子文件的打面理念上已达成了共识：疑息时期电子文件的最劣化打面便是散成打面。正在is档案文件打面分妙技委员会(is/t46/s11)2022年5月召开的第十六次年会中，去自15个国家的40多位代表正在研讨文件打面标准(is15489)的订正草案时，特别说起了文件打面要贯穿文件全部死命周期、嵌进机构本能性能及营业流程当中的散成打面思维。正

7、在西欧文档打面硬件市场上，一种交融电子文档打面、内容打面、文件打面、档案打面的实际战要收，散成的文档打面打面方案崭露锋芒，势没有成挡。可睹“散成打面垂垂成为电子文件打面的最新理念。“散成打面是一种将电子文件打面散成于电子文件死命连续体当中的齐程打面。它要供操做文件连续体形式方案电子文件打面系统，采纳“从文件组成包含组成前，文件打面系统的方案到文件做为档案保存战操做的打面齐过程中连接划一的打面方法，真现一种比文档一体化打面要供更下的一体化。那种理念正在国际电子文件研讨工程中已没有竭获得肯定，正如interpares工程标掌管人露西娅娜杜兰蒂教授所止：“跟着interpares研讨的深化，将担当证

8、明多么一种没有俗观面：没有采纳齐程打面的目光，便没有成能保管电子文件。那种初于电子文件组成泉源的齐程打面理念，要供对电子文件打面系统的方案举止前端操做。它要供文档打面人员理解战熟悉机构的主要本能性能及营业工作流程，对流程中各个节面收死的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真正在性、完好性、可用性等角度干预电子文件打面系统方案，从而成为“文件保管政策的拟订者、标准的拟订者、文件保管系统战真止政策的方案者。同时，散成化打面借夸张了资本的整开，它要供正在电子文件打面齐过程中，综开使用各种没有同的要收、本领战工具，将各圆资本战下风连开起去，真现下风互补，成效同享，最年夜限度天放年夜致系成效，前进电

9、子文件打面系统的散体成效。“散成打面已成为国际电子文件最劣化打面的理念，也将是我国电子文件打面的必然挑选。3、电子文件保管形式会散打面针对电子文件的保管形式，国际上曾存正在着“会散式战“分散式两种形式之争。正在远几年的电子文件打面工程研讨中，列国的熟悉垂垂趋于划一，会散打面具有永久保存价格的电子文件成为越去越多国家的共识。会散式保管形式是减拿大哥伦比亚年夜教提出的方案，那一方案的代表人物是interpares工程标负责人露西娅娜杜兰蒂和好国的戴维比我曼。他们觉得电子文件的保管与纸量文件类似，也需要经过两个阶段：一是文件天活力构操做文件，并经由过程一些要收去保护电子文件的真正在性与牢靠性；两是文

10、件天死者将落空现止价格的文件移交档案馆，由档案馆会散拾掇整顿、编目战少暂保管。好国、减拿年夜、英国战北欧等国家本那么上赞成那种方案，并已付诸真止。其中影响最年夜的是好国电子文件档案馆工程(era)。那项由好国国家档案与文件打面署(nara)机闭的、经过6年前期根柢研讨、耗资3亿好圆、并将举举措期6年的系统研收的年夜型工程，旨正在“创坐一个将去的档案馆，以“保存联邦政府任何部门收死的任何形式的电子文件并供应操做，借将对各州政府电子文件的打面收死片里的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从组成机构天死到经由过程搜集吸支进馆的齐程无缝打面为目的，牵头拟订了?基于互联网的无缝毗邻数字档案正在线处事

11、谋划?，以增进全国范围电子文件疑息的共建同享。澳年夜利亚、减拿年夜、西班牙、丹麦、新减坡等国家档案馆也皆已开端吸支或决议吸支当部门分收死的电子文件。可睹，以国家档案馆为中心组成电子文件打面战处事搜集的会散保管形式，已成为电子文件打面的支流形式。正在那种形式中，国家档案馆做为会散永久保管政府文件的特地机构，正在电子文件打面链上具有非常慌张的职位，正在调战全国电子文件打面系统的互联互通圆里阐扬着核心战关键的做用。如何充分阐扬我国会散制打面的下风，留意国家级档案馆正在电子文件打面过程中的核心做用，真现国家电子文件疑息资本的会散打面战操做，是值得我们考虑的标题问题。4、保证电子文件证据价格的闭键打面系

12、统的成效需供电子文件的打面必将采纳以硬件为中心的系统打面要收，硬件成效能可科教、好谦，间接闭连到电子文件的真正在性、完好性与可用性。远年去的电子文件打面研讨工程表示：标准电子文件打面系统的成效需供，将成为保证电子文件证据价格的闭键。为此许多国家战天区拟订并年夜力年夜肆推止电子文件打面系统的成效需供标准。2022年4月15日国际标准化机闭正式宣布的?疑息战文献描摹文件打面需供标准指北?(is22310:2022)，是使用于开拓文件打面需供的任何机构机闭的最下层次标准，以开意划一性战互操做性需供。此外，最具标准意义的是欧盟于2001年5月推出的?电子文件打面通用需供?req，将于2022年推出新版

13、，详细规定了电子文件打面的需供及打面元数据，具有光隐的通用性、开放性战丰富性，被称做第一部ed/rs电子文档文件打面系统需供报告。以后，“国际疑息战影象打面连开会(aii)正在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化打面系统成效需供工程，越收片里而透辟天阐收了散成系统的成效需供；好国于2002年出台了真用于国防系统或政府机构的?电子文件打面使用硬件方案评价需供报告?dd5015.2-std，2022年正正在订正；英国宣布了?电子文件打面系统成效需供?；澳年夜利亚也于2022年2月宣布了?电子文件打面硬件成效标准指北?那些打面系统成效需供标准正在必然范围内获得了有效的使用，正在国际上具有广

14、泛的影响。拟订并宣布电子文件打面系统的成效需供标准，是打面电子文件证据做用的闭键所在，也是确保各种电子文件打面系统的性能战量量的有效法子。为防止低水仄反复研创制象，我国也该当尽快出台我国的电子文件打面系统成效需供标准，特别是真用于国家机闭的系统成效通用需供标准，并经由过程对电子文件打面系统的量量认证、推介示范产品等法子敦促真止，为电子文件打面硬件供应商拟订例矩，为机闭文件打面人员、档案打面人员战操做人员供应标准，从而保证文件正在死命周期各个阶段的真正在性。5、电子文件打面走背国际化与标准化阐收电子文件打面几十年去的研讨之路，可以创制晚期研讨工程主假设某一类机构从本身需供解缆研讨电子文件打面的相

15、闭标题问题，得出的结论或打面之讲常常也果研讨主体的范围性而没有具有广泛意义。远年去，越去越多的国家熟悉到了那一标题问题，开端觅供电子文件打面研讨的共同框架、统一标准战实际依托，使电子文件打面没有竭天走背国际化与标准化。尤其值得闭注的是国际标准化机闭档案文件打面分妙技委员会(ist46/s11)的标准化工作，它反响出国际社会正在文件打面范围获得的共识，其闭于文件打面的系列标准有助于年夜黑电子文件打面的根柢观面与本那么，为列国各范围拟订相闭标准标准供应了根柢战框架。英国、好国、澳年夜利亚等国的电子文件打面计谋恰是基于?疑息与文献文件打面?(is015489)战?开放档案疑息系统参考模型(ais)?

16、(is14721)而组成的。同时，那些国家的电子文件打面工程皆以文件连续体实际、文件齐死命周期打面实际等为支撑，并尽年夜要多天借鉴国际经历，吸纳全国范围内具有广泛影响的研讨成效，如interpares、req等工程报告，从而使其电子文件打面研讨具有稳固的实际根柢战实际依托。安身于国际标准战根柢研讨成效的电子文件打面，经由过程共同框架、统一标准真现文件疑息的互联互通，对于真现基于疑息同享的仄易远寡疑息处事有慌张意义。好国拟订的真用于电子文件的?政府疑息资本定位处事系统?(gils)框架与标准、澳年夜利亚基于国际元数据标准dublinre拟订的?澳年夜利亚政府资本定位处事?(agls)曾经充分证年

17、夜黑那一面。同时，文件与档案疑息打面的国际标准也为电子文件打面的量量检验与国际认可供应了最劣化评价的本那么，是机构电子文件打面能可采纳国际后代经历、打面能可下效、处事能可开意的慌张标识表记标帜。6、电子文件打面标题问题的打面之讲连开协做跟着研讨的深化，人们越去越熟悉到电子文件打面标题问题没有是档案打面人员、文件工作人员需要单独里临的标题问题，也尽没有是某一国家、某一专业范围的人员所能自力打面的标题问题。连开协做才是电子文件打面标题问题的打面之讲。全国上许多国家的专家教者皆正在为打面电子文件打面中的各种标题问题展开国际相助研讨，并努力于组成通用的文件与档案打面国际标准。is疑息与文献工作妙技委员会(is/t46)与is的其他妙技委员会如t42、t10、t171、t176等及国际研讨机构如国际档案理事会、国际图联、国际文件打面基金会、全国银止档案馆等皆有粗细的联络，以调战相闭标准、采纳相闭成效。好国国家档案与文件打面署(nara)也正在没有竭减强与其他联邦当部门分、社会机构和公司企业的相助，其era工程标相助火陪达20个之多。正在欧洲，负责起草req需供报告的康维我打面征询公司是一个特地供应疑息系统战疑息妙技打面征询的公司，它的到场必然水仄上打破了档案专业的封闭性，