湖南计算机股份公司文件控制程序

1、 QGG湖南计算算机股份份有限公公司管理理标准QG/PPLA 07.00-20002文 件 控 制制 程 序20055-033-255发布 20005-003-228实施施湖南计算算机股份份有限公公司发布布质量管理理体系文文件控制制流程图图：更改申请发布实施质量管理体系文件批准外来文件控制流程图：作废销毁作标识保 留回 收归档保存状态标识发布实施批准识别外来文件作标识保 留作废销毁定期评审与更新回 收归档保存状态标识湖南计算算机股份份有限公公司管理理标准文件控制制程序QG/PPLA007范范围 本标准准规定了了本公司司与质量量体系有有关的文文件及资资料的控控制要求求，

2、以确确保各有有关场所所使用文文件的有有效版本本。 本标准准适用于于本公司司与质量量体系有有关的文文件和资资料的管管理。2 引引用标准准 QG/PLAA07.04-20002 评审审及更改改程序QG/PPLA008.002-220022 质量记记录控制制程序QG/PPLA007.001-220022 产品（软件）研制程程序定义本标准采采用下列列定义。3.1 文件件和资料料。包括括两种形形式： aa、以书书面文字字、图表表形式表表达的； bb、用计计算机媒媒体，如如磁盘、存贮芯芯片等形形式表达达的。4 职职责4.1 质量量管理部部负责质质量管理理手册、程序文文件的发发放、更更改控制制和管理理。4.

3、2 项目目负责人人负责设设计文件件的存档档。5 工工作程序序与要求求5.1 文件件和资料料的分类类5.1.1 质量体体系文件件质量管理理手册（包括质质量方针针和质量量目标）；质量计划划程序文件件；岗位职责责（包括括分解的的质量目目标）；质量记录录。 技术文文件各类设计计文件，包括图图纸和检检测文件件；工艺文件件，包括括作业指指导书。5.1.3 外来文文件各类质量量体系标标准、技技术标准准；相关法律律法规。5.2 质量量管理手手册的的编制、批准、发布、更改、版本控控制按质量管管理手册册中“手册控控制”的规定定执行。5.3 质量量计划和和程序文文件的发发布、更更改等控控制由质质量管理理部负责责。5

4、.4 技术术文件的的编制、批准、发放控控制按产品（软件）研制程程序执执行；更更改按评审及及更改程程序执执行。 质量量记录的的编写、批准、更改按按质量量记录控控制程序序执行行。5.6 文件件的编写写 aa、质质量管理理手册和质量量计划由由管理者者代表组组织； bb、程序序文件由由质量管管理部经经理组织织；管理文件件（制度度）由相相关部门门领导组组织。5.7 文件件的编号号规定5.7.1 程程序文件件QG/ PLAA .- 年年份 文文件序号号 文文件分类类号企业标准准代号企业管理理标准代代号5.7.2 质质量记录录表格JL / PPLA *. * - * 年份 文文件序号号 文文件分类类号 企企

5、业标准准代号 记记录表格格代号 各部门门按质量量记录名名称编目目，并按按规定时时间间隔隔装订。5.8 文件件的批准准5.8.1 质量体体系文件件a、 质量管管理手册册由最最高管理理者批准准；b、 程序文文件和质质量计划划由管理理者代表表批准；c、 管理文文件（制制度）由由相关部部门负责责人批准准。5.8.2 外来文文件（标标准）质量管理理体系标标准由公公司法人人代表批批准选用用；强制性国国家标准准和法律律法规，本公司司必须执执行；推荐性国国家标准准，由项项目负责责人批准准选用。 文件的的发放5.9.1 质量量管理手手册和和质量计计划由质质量管理理部负责责发放到到各部门门负责人人，编号号后在文件

6、发发放登记记表上上登记。5. 99. 22 程程序文件件由质量量管理部部负责在在公司局局域网络络发布。各部门门和岗位位可通过过计算机机从公司司局域网网络浏览览文件，无法借借助网络络浏览的的个别部部门，质质量管理理部负责责另行登登记发放放。除质质量记录录表格外外，从网网络复制制和下载载均属无无效版本本。5.9.3 外来标标准由标标准档案案室保管管，凡需需要者，可到标标准档案案室借阅阅或复印印，管理理员作好好借阅或或发放记记录。5.100 文文件的补补发5.100.1 凡文件件损坏无无法使用用时，文文件资料料持有人人可持损损坏文件件到发放放部门补补领，损损坏文件件由发放放部门负负责人监监督销毁毁。

7、5.100.2 文件丢丢失，由由文件丢丢失人写写出书面面报告，部门负负责人审审批，到到发放部部门补领领。文件件管理员员应给予予新的编编号，并并注销丢丢失文件件的编号号；必要要时，将将注销的的文件编编号通知知相关部部门，防防止误用用。5.111 文文件的更更改程序文件件的更改改，由提提出人填填写文文件更改改申请表表,质量量管理部部实施并并填写文件更更改登记记表,收回旧旧文件;其更改改批准是是管理者者代表。更改后后的文件件在公司司局域网网络发布布执行。5.122文件的的定期评评审与更更新5.122.1 在下列列情况下下，质量量管理部部经理应应组织对对文件进进行评审审：组织结构构发生变变化时；产品结

8、构构有重大大调整时时；过程有重重大变化化时；适用的法法律法规规有重大大变化时时；内部审核核时。5.122.2 在每每年的内内部审核核结束时时，质量量管理部部经理应应组织对对文件进进行评审审，确定定是否需需要更新新；其评评审意见见应记录录在内内部质量量审核报报告中中。5.122.3 文件件经评审审修改后后，质质量管理理手册需经最最高管理理者批准准后实施施，程序序文件需需经管理理者代表表批准后后实施，操作性性文件需需经部门门领导批批准后方方可实施施。5.133 文文件的版版本控制制5.133.1 程序文文件更改改时，版版本由AA至Z依依次使用用，在程程序文件件名称后后面加注注版本号号；本公公司20

9、005年年3月发发布的质质量体系系文件均均为A版版。5.133.2 附在程程序文件件后面的的记录表表格式样样及附录录，更改改时版本本不予控控制。5.133.3 外来来标准：标准档档案室管管理员每每年底应应对其版版本的有有效性进进行核查，及时时通报有有关部门门。5.144 文文件的管管理5.144.1 质量量管理手手册、程序文文件、由由质量管管理部保保存。5.144.2 质量量记录由由各相关关部门保保存。5.144.3 外来来标准由由标准档档案室保保存。5.144.4 技术术文件由由标准档档案室保保存。5.155 文件的的作废与与销毁5.155.1 文件更更改有实实质性操操作变化化时由质质量管理

10、理部确认认更换版版本，原原版本文文件作废废。5.155.2 文件销销毁，由由文件管管理员填填写文文件（记记录）处处理清单单，质质量管理理部经理理批准予予以销毁毁；有利利用价值值的作废废文件需需保存时时，质量量管理部部经理批批准，文文件管理理员在“作废”印章上上划一圆圆圈，以以示标识识。5.155.3失失效标准准销毁，由标准准档案室室管理员员填写作废标标准处理理清单，质量量管理部部经理批批准予以以销毁；有利用用参考价价值的作作废标准准需要保保存时，质量管管理部经经理批准准，标准准档案室室管理员员在“作废”印章上上划一圆圆圈，以以示标识识。6 支支持文件件不需用。7 记记录7.1 质量量记录7.1

11、.1 QG/PLAA08.00-20002 文文件发放放登记表表7.1.2 QG/PLAA08.01-20002 文文件更改改申请表表7.1.3 QG/PLAA08.02-20002 文文件更改改登记表表 以以上记录录由质量量管理部部 保存存3年。 工作作记录 文件（记录）处理清清单。 部门发发放文件件一览表表。 作废标标准处理理清单。以上记录录分别由由相关部部门和质质量管理理部保存存。湖南计算算机股份份有限公公司文件更改改申请表表 JLL/PLLA 008.001-220022更改文件件的名称称申请部门门 更 及 改 意 原 见 因 (签字) 年年 月 日日 申请部门门领导意见见 (签字)

12、年年 月 日日相关部门意见1 (签字) 年年 月 日日2 (签字) 年年 月 日日3 (签字) 年年 月 日日 更 改 概 要 (签字) 年年 月 日日审核部门门意 见 (签字) 年年 月 日日批 准 (签字) 年年 月 日日湖南计算算机股份份有限公公司文 件 发 放放 登 记 表表 JL/PLAA08.00-20002文 件件 名名 称称文 件 编 号号版本号份数收文部门门签字日期湖南计算算机股份份有限公公司文件(记记录)处处理清单单(工作记记录)编 号号 文件件(记录录)名称称数量(份份)保存期限限处理时间间 备 注注保存部门门 注: 此表存存本部门门审批人: 年年 月月 日日 填填表人: 年 月 日湖南计算算机股份份有限公公司文 件 更 改改 登 记 表表 JL/PLAA 088.022-20002 文件件编号及及名称序