档案数字化与数字档案馆室建设方案

1、1档案数字化与数字档案馆（室）建设广州市档案局 刘浩明4月第1页2讲课内容工作目标和任务建设指南、测试（评价）方法要求、规范、标准纸质档案数字化电子文件归档电子档案管理新形势、新挑战第2页3工作目标和任务（一）全国档案局长馆长会议.12全省档案工作会议.02广东省档案事业发展“十三五”规划全省落实国家电子文件管理“十三五”规划实施意见广州市档案工作主要任务第3页4工作目标和任务（二）广东省档案事业发展“十三五”规划 到年，市、区综合档案馆初步建成“数字档案馆”，传统载体数字化百分比不少于馆藏量（）70%；有移交进馆任务单位50%建成“数字档案室”，室藏传统载体档案100%数字化第4页5工作目标

2、和任务（三）省落实国家电子文件管理“十三五”规划实施意见到，全国地级市全部建成数字档案馆，50%县建成或开启数字档案馆电子文件归档范围、电子文件元数据归档范围开展政府网页、电子邮件、音视频归档开展“单套制”、“单轨制”管理试点第5页6数字档案馆（一）数字档案馆建设指南（档办116号) 基础设施（网络、软硬件配置）、管理系统功效要求（搜集、管理、保留、利用）、数字档案资源建设、保障体系建设第6页7数字档案馆（二）数字档案馆系统测试方法（档办发6号）80分经过（省），90分“示范”（国家）门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100-150万5

3、0%，150万以上40%）、开展电子档案接收、无安全事故或隐患指标：基础设施（机房、网络、服务器存放、设备）12分，系统功效（收管存用）12分，档案资源52分，保障体系14分，服务绩效10分第7页8数字档案室（一）数字档案室建设指南（档发4号） 基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设第8页9数字档案室（二）数字档案室建设评价方法（档办发3号）80分经过（省），90分“示范”（国家）门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按要求向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、服务器存放、设备）15分，应用系统建设（归档、分类、检索等）30分，数

4、字档案资源35分，保障体系15分，工作亮点（加分）10分第9页10要求、规范、标准（一）数字档案馆建设指南（档办116号)数字档案馆系统测试方法（档办发6号）数字档案室建设指南（档发4号）数字档案室建设评价方法（档办发3号）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-）第10页11要求、规范、标准（二）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-）电子档案移交与接收方法（档发7号）电子档案移交与接收技术规范（DBJ440100/T 272-）第11页12要求、规范、标准（三）电子档案移交与接收方法（档发7号）形成5年内移交元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加密、解压缩、特殊格式连平台

5、一起移交，本单位保留5年离线移交（普通光盘、存放结构）或在线移交四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性）交接手续第12页13要求、规范、标准（四）档案数字化外包安全管理规范（档办发7号）广东省档案数字化安全管理指南（粤档发32号）纸质档案数字化技术规范（DA/T31-）纸质档案数字化数据质量规范（DBJ440100T 77）第13页14纸质档案数字化（一）加工方式：自主加工、外包加工数字化服务机构安全管理国内正当登记注册企业或事业单位业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新商事登记冲突）县级以上档案行政管理部门立案登记（省局）五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局）股东及工作人员必须为

6、中国境内公民工作人员无犯罪统计证实、签保密承诺书第14页15纸质档案数字化（二）数字化场所安全管理独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等视频监控，保留不少于6个月封断全部加工设备无线网络功效挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作用手机、相机、移动存放介质进入现场禁止在加工场所喝水、进食，禁止私自将加工场所物品带离第15页16纸质档案数字化（三）设备、网络与数据安全管理加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口使用正版软件，不安装与加工无关软件数字化加工网络要与其它网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标加工中使用硬盘、移动存放介质在数字化工作完成后必须交由档案部门统一保管或销

7、毁加工设备和存放介质送外维修必须报档案部门书面审批，并由档案部门人员现场监督第16页17纸质档案数字化（四）档案实体安全管理涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质分批调档，做好档案实体交接清点、查对，预防档案丢失加工过程不得损毁档案，破损档案要修复正在加工档案必须天天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜第17页18纸质档案数字化（五）纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准 DAT 31黑白、灰度、彩色，分辨率大于等于200dpi，需仿真复制300dpi、高仿600dpi，图像处理（保持原貌，纠偏、去黑边、去污、拼接），挂接、关联，质检5%以上

8、、关联准确100%其它合格率95%以上长久保留格式TIFF、JPEG或JPEG等通用格式，利用时PDF等格式第18页19纸质档案数字化（六）纸质档案数字化数据质量规范广州市地方技术规范 DBJ440100T 77彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自检100%、验收宜按10%抽检，主要档案抽检合格率宜大于等于97%第19页20电子文件归档（一）几个常识电子文件归档与管理规范中“本标准推荐采取载体、按优先次序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长久保留载体”。档案打印设备：使用激光打印机，禁止使用喷墨打印机（墨水耐久性问题）、针式打印机（色带

9、耐久性问题）、热敏打印机（耐久性问题）第20页21电子文件归档（二）电子档案法律效力与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力电子署名、电子印章（是否手动盖章、署名）电子署名法（人身关系、不动产、停公共服务例外）双套制（过渡策略？）电子档案是原件，纸质版是复制件电子文件归档内容，电子文件原文（验证信息、修改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需要）、元数据第21页22电子文件归档（三）电子文件与电子档案区分：电子档案是含有保留价值已归档电子文件电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）第22页23电子文件归档（四）电子文件特征非直读性和依赖性（

10、易失效）：使用时需借助设备信息游动性和共享性（易复制）：便于远程利用和资源共享，复制难以觉察，存放位置不确定易操作性（易修改）：复制、修改难防范复杂性（多格式、多版本、分开存放）第23页24电子文件归档（五）电子文件类型格式（非全部）文本文件：归档通用格式（XML、RTF、TXT），惯用格式（DOC、WPS）图像文件：JPEG、TIFF版式文件：PDF（国际）、OFD（国家）、CEB音频文件：MP3、WAV视频文件：AVI、MPEG第24页25电子文件归档（六）三性检测（准确性、完整性、可用性） 四性检测（三性+安全性）准确性标准（真实性标准）真实性指对电子文件内容、结构和背景信息进行判定后，

11、确认其与形成时原始情况一致国家档案局关于电子公文归档管理暂行方法中第七条要求：电子公文形成单位必须将含有永久和长久保留价值电子公文，制成纸质公文与原电子公文存放载体一同归档，并使二者建立互联。（过渡策略？）第25页26电子文件归档（七）准确性标准（真实性标准）1972年2月21日毛泽东会见来华访问美国总统尼克松第26页27电子文件归档（八）完整性标准国家标准电子文件归档与管理规范要求：完整性指电子文件内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。完整地归档统计单位、机构活动真实全貌，应该归档全部电子文件。完整地归档电子文件内容信息和元数据（背景、结构）信息。第27页28电子文件归档（九）可用性标准（有

12、效性标准）电子文件归档与管理规范要求：有效性指电子文件应具备可了解性和可被利用性，包含信息可识别性、存放系统可靠性、载体完好性和兼容性等。电子文件非直读性决定了电子文件必须依靠其生成软件环境还原显现，即使电子文件存放载体完好无损，也有可能因其生成软件已经过时淘汰而无法还原显现电子文件内容信息或出现显示犯错问题。如旧录像带安全性标准 经过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码第28页29电子文件归档（十）可用性反面例子1975年能够读取美国1960年人口普查数据计算机仅有2台；当前，100万份美国越战档案计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来多数研究汇报正不停受到威胁。早期超星

13、文件格式早期WPS、LOTUS-123文件格式第29页30电子文件归档（十一）确保准确性方法与纸质档案一样，需经过技术伎俩和管理制度给予确保，权限管理、数字证书等伎俩确保完整性方法包含归档统计单位真实全貌全部电子档案，电子文件内容、结构、背景信息和元数据等无缺损确保可用性方法长久保留系统，格式转换（信息损失）尽可能确保长久可读，使用通用标准（PDF/A），存放载体选择，当地备份、异地备份，数据迁移第30页31电子文件归档（十二）电子文件归档方式逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存放方式和位置而实现将电子文件管理权限向档案部门移交过程。物理归档：把计算机及其网络上电子文件以网络传输或介质传递

14、方式移交给档案部门过程，归档前后电子文件存放位置发生改变。以网络传输方式进行归档称在线归档，以介质传递方式进行归档称离线归档。电子文件归档文件格式第31页32电子文件归档（十三）归档范围电子文件归档范围、保管期限和密级划分参考国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分相关要求执行。归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行（在线归档），又可按照纸质文件要求定时完成（离线归档）。第32页33电子文件归档（十四）归档文件格式原格式归档保留：注意加密文件需解密后归档，电子签章需归档原文件“信息固化”归档保留：把格式化文本、电子表格文件统一转换为图像文件，将其元数据动态元素“固化”后归档转

15、换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面含有优势，版式文件中文字信息能够直接检索、复制，便于利用第33页34电子文件归档（十五）归档整理分类方法归档电子文件分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案类目相同，可依据详细情况选取到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内电子文件在大类类目下按照“年度-保管期限-机构（问题）”或“保管期限-年度-机构（问题）”等进行分类。 第34页35电子文件归档（十六）归档整理归档电子文件著录，包含档案编号（全宗号、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责任者、日期等著录项，大部分可经过

16、系统自动提取。电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案与纸质档案同时归档。第35页36电子档案管理（一）几个常识管好电子档案需要电子档案管理软件，手工管理电子档案难以满足国家档案局要求，难以满足现实档案管理对“收、管、存、用”各方面要求。使用电子档案管理软件，不等于降低档案管理工作量，需从综合管理效益、今后管理效率、检索方便等多方面对待。第36页37电子档案管理（二）几个常识电子档案管理软件是信息管理软件，具备通用“增加、删除、修改、查询、统计、安全管理”等方面功效需求。电子档案管理软件含有行业特点，删除、修改少，查询多，权限控制要求高，重视长久保管和长久可用。第37页38电子档案管理（三）电

17、子文件准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。电子档案管理系统安全保护等级共分五级：自主保护级强制保护级监督保护级指导保护级专控保护级第38页39电子档案管理（四）电子档案管理安全策略物理隔离技术办法：网络隔离办法，如扫描加工网络与档案管理系统使用网络不能有物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、NASA都无法杜绝。离线备份数据管理安全办法：合理设置系统操作人员权限，系统运行维护权与数据管理权分离、数据管理权与数据操作权分离。第39页40电子档案管理（五）数据备份电子文件归档与管理规范要求：把带有归档标识电子文件

18、集中，拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保留。对已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。归档电子文件脱机备份在实际工作中轻易被忽略。异地备份要求：省以上档案馆选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜。地级、县级档案馆由省级档案行政管理部门确定。第40页41电子档案管理（六）电子档案有效性确保每年对电子文件进行一次检验登记，如不兼容，进行载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。对磁性载体上归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。第41页42电子档案管理（七）电子档案判定电子文件在整理和清理时都需使用判定与检测技术电子档案销毁归档电子文件在销毁前，必须进行编目造册，经同意后方可进行销毁非保密性文件，逻辑删除涉密文件，连同载体一起销毁第42页43电子档案管理（八）电子档案利用审核电子档案归档时，电子文件形成单位确定电子档案开放范围、时间