文件和资料管理制度

1、文件和资料管理制度1、目的为加强公司对文件和资料的管理，确保公司生产经营活动正常运 行和保证文件、资料的有效版本，防止文件和资料不规范和作废文件 非预期使用，参照纸质归档文件装订规范（DA/T69-2018）、建 设工程档案管理规范（DA/T28-2018）要求特编制本制度。2、范围适用于公司生产经营活动所要求的有关文件和资料的管理。3、职责1总经理是本制度的主管领导，负责相关文件的审批。3.2人力资源行政部是本制度的主管部门，负责制定本制度。. 3人力资源行政部组织对现有管理文件和资料进行定期评审以 及文件的保存、作废、销毁。.4各部门负责相关文件的编制、使用、发放及借阅。4、工作程序文件的

2、分类以下文件均为公司生产经营所要求的文件，必须予以管理控制。 记录是一种特殊类型的文件，必须按照记录管理制度的规定和要 求进行控制。a）现行有效的法律、法规、条例、规定、标准等；b）管理手册、作业文件（含操作规程）、操作规程、演练方案等;c）与公司生产经营相关的行政文件等；4. 10. 2受控文件不准私自外借，受控文件的复印必须经该文件 的审批人同意，复印件上加盖“受控文件”印章或该文件主控部门的 鲜章才作为执行的依据，否那么，只作为参考资料，不能作为执行依据。4. 10. 3员工离职时，应向相关文件主控部门交回所持有的受控 文件。d）工程合同、标书等；e）设备材料采购文件；f）施工组织设计、

3、施工方案、商品税生产计划；g）记录;h）外来文件；i）其他管理文件和记录。4. 2文件发布前的批准公司生产经营所要求的文件，在正式发布实施前必须得到审批， 审批的目的是：确保文件的充分性、有效性和适宜性。管理手册由人力资源行政部组织编写，分管副总经理审 核，总经理审批、发布。作业文件（含操作规程）、操作规程、施工方案由工程管 理部组织工程技术员、施工员编写，工程经理或工程管理部技术负责 人审核，工程管理部部长审批。4. 2. 3工程施工工程投标书中的技术标局部和工程工程施工组 织设计，由工程管理部、人力资源行政部组织编写，总工程师审批。与公司生产经营相关的主要行政文件，由各相关部门编 写，人力

4、资源行政部审核，总经理审批。4. 2.5与公司生产经营相关的一般行政文件，由各相关部门编 写，公司副总经理或总工程师审批。工程部的内部管理的方法、措施、制度和施工周、月计划 等，由工程部组织有关人员编写，工程管理部技术负责人或工程经理 审核，工程管理部部长审批。4. 2.7中层以上管理人员的任职要求，由人力资源行政部编写， 公司主管领导审核、总经理审批。4.2.8 一般工作人员的任职要求，由各部门、工程部编写，各部 门、工程部的负责人审批并报人力资源行政部备案。4. 2. 9工程合同文件由市场部起草，副总经理审核，总经理批准。4. 2.10工程物资采购合同由人力资源行政部或工程管理部编写, 副

5、总经理批准。4. 2. 11工程施工机械采购合同、租赁合同、试验委托合同由项 目管理部或人力资源行政部编写，总经理批准。4. 3必要时对文件进行评审与更新，并再次批准每年12月份，人力资源行政部组织对现有管理文件进行定期评 审，评审现有体系文件的适宜性、充分性，必要时予以修订。修订、 更新的文件应按原审批程序进行批准。评审后，由人力资源行政部编 制并及时更新发放给各部门，以反映管理文件最新状况。4. 4确保文件的更改和现行修订状态得到识别4. 4.1文件更改时，由更改申请人填写文件更改申请单，说 明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。经文件原审批人审批，原审批人不在时，那么

6、由被授权的接 替人审批，文件主管部门向该次审批人提供必需的背景材料，审批人 在审批时应考虑更改的可行性和适用性。4. 4.3文件更改获得批准后，该文件的主管部门应制发文件更 改通知单，按4. 5要求范围发放。4. 4. 4各单位接到文件更改通知单后应在原文件上更改处作 出局部修改的标识，文件更改通知单与原文件随行管理。4. 4.5当发生重大更改或屡次更改时，一般应对该文件进行换 版。换版由该文件主管部门制发新文件进行审批、发放，同时收回相 应作废的文件。已批准的文件更改申请单由该文件的主管部门保存。4. 4.7文件换版时，由人力资源行政部编制并及时更新受控文 件最新状态一览表发放给各部门，以反

7、映体系文件最新状况。4. 5确保适用文件为有效版本4. 5.1管理文件的发放：由文件的编写或主控部门制定发文登 记表，交负责审批或决定的领导确认文件发放范围后，印制与确定 范围相一致的份数，在文件上加盖“受控文件”红色印章，并在发放 的文件上注明分发号，以分发编号作为受控号进行登记发放。4. 5.2文件领用部门/个人应在发文登记表上签收。4. 5.3因文件丧失、严重破损或其他情况而需申领时，由申请者 填写文件领用申请单，经其所在部门审核和该文件主管领导批准 后，方可领用。4. 5. 4文件主管部门应作相应的发放登记和回收登记。4. 5.5提供给供应商和第三方机构的文件，应按照受控要求管 理。4

8、. 5.6各部门收到有关文件后，应及时作好收文登记表。4. 5.7人力资源行政部收到外来文件，填写公文处理单，送相关 公司领导阅批。各部门收到有关文件，将文件上的有关要求进行部门 内的文件信息传递（可组织部门人员学习文件或传阅文件等）。4. 5. 8由人力资源行政部按公司领导批示将文件要求送相关负责人阅办。各部门收到文件，由部门按文件要求组织部门人员实施。4. 6确保文件清晰、编号准确4. 6.1任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、整 洁和完好。4. 6.2各部门持有的受控文件应有序保存，以便存取和查阅，各 部门应建立本部门持有的受控文件清单。管理文件的编号规那么a）管理手册、作业

9、文件（含操作规程）、管理制度和记录表格等 的编号按如下方法进行准确编号：例如:QSJZ/XZ-ZD001-2021公司代号：启盛建筑一QSJZ；部门代号：部门名称简写；责任部门标识符号（部门简写）人力资源行政部XZ工程管理部GC技术质量部JZ工程管理部XM市场部SC采购部CG财务部CW文件类别标识符号文件类别：文件类别名称的英文缩写；文件类别标识符号管理手册SC作业文件（含操作规程）ZY管理制度ZD预案方案YA管理职责ZZ记录表格JL 流水编号：数字表示，001099；文件年份：制定及公布文件所属的年份，如2021代表的是2021 年。b）有关行政文件的编号方法：公司需以红头文件下发的行政文件

10、，其编号可参照党政机关公 文格式（GB/T 9704-2012）的格式要求进行编号。c）工程竣工资料编号可参照建设工程档案管理规范 （DA/T28-2018）进行编号，并整理归档。4.7确保外来文件得到识别，并控制其分发4. 7. 1法律法规与公司生产经营及业务相关的国家及地方法律、法规及 有关部委的规章：a）国际公约；b）国家关于工程建设有关的法律、法规及各部委的规章；c）公司所在市、区（县）、地区关于工程建设有关的法律、法规;d）工程所在地有关的规范性文件；e）政府行政部门、执法部门的通知、公告、规定、方法等其他要求。4. 7. 1. 2法律法规的获取方法人力资源行政部、技术质量部、市场部

11、、工程管理部、工程管理 部、财务部应经常与上级建设主管部门保持联系，获取相关的国家和 地方的法律、法规，并转交人力资源行政部。同时还可以通过政府机 构、协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、法律顾问、 咨询机构、认证机构、网络查询等渠道补充，以保持法律、法规、规 定、条例、标准等的时效性和有效性。法律法规的选择、确认、分发a）由各职能部门选择、确认所获取的各类法律、法规、标准及要 求的适用性，由人力资源行政部制定法律法规及其他要求一览表， 经副总经理审批后，将一览表发放到公司相关部门，各相关部门根据 工作需要和掌握的法律法规及其他要求一览表到人力资源行政部 查阅、借阅或领取使用。b）人

12、力资源行政部负责保存相关法律、法规的纸质档（电子档）， 当上述外来文件更新或增加时，应及时修正法律法规及其他要求一 览表，并对旧的纸质档（电子档）做相应标识。4. 7. 2技术标准、规范、规程4. 7. 2.1公司人力资源行政部、工程管理部负责与上级建设主管 部门保持联系，获取相关的技术标准、规范、规程。还可以通过政府 机构、协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、 认证机构、网络查询等渠道补充，以保持技术标准、规范、规程为最 新有效的版本。4. 7. 2. 24. 7. 2. 3工程管理部及时更新与工程相关的施工标准、规程、 规范一览表，并经工程管理部发放给各工程部和有关部门

13、4. 7.3施工图纸和设计变更4. 7. 3. 1施工图纸和发包人、监理等来的文件由工程部负责人接 收并做好收文登记。4. 7. 3. 2根据施工图纸和发包人、监理等来的文件数量和使用需 要，由工程管理部进行分发、作好分发记录，各使用人保管好施工图 纸和发包人、监理等来的文件。4. 7. 3. 3设计单位和甲方监理提出的变更：a）设计变更必须由设计院（室）制发或认可，并加盖图纸专用 早。b）工程管理部部长接收设计变更通知单（要求一式三份）作好 收文登记，工程部技术负责人或工程经理负责审核。必要时，报公司 总工程师审查。工程部然后将确认的可以实施的设计变更通知转发相 关部门。c）假设变更引起工程

14、工程的造价和工期变化，工程管理部技术负 责人必须填写工程变更申请审核的有关手续报发包人、监理签认后才 实施。d）工程管理部技术负责人将可以实施的变更通知单，分发至各 专业班组并存档一份（原件），并监督实施。4. 7. 3.4由施工单位提出的变更要求：a）由于设计等原因无法施工或市场难以采购到设计图中所规定 的同品种、同规格的建筑材料，工程部技术人员填写工程施工技术 核定单，报工程经理或工程技术负责人签字盖章后向发包人、监理 提出设计变更要求。b）经设计院签字确认后的变更，按4. 7. 3. 3执行。7. 3. 5设计变更通知的管理工程管理部的负责人必须做好所有设计变更资料的收发记录，注 明变更编号、主要内容、日期、经手人等。设计变更或变更设计，均 应按4. 4文件更改的要求，在原图上进行适当的标识。4.8防止作废文件的非预期使用，假设因任何原因而保存作废文件 时，对这些文件要进行适当的标识4. 8.1所有文件的原稿及发文登记表由该文件的主管部门的 保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件。4. 8.2作废的文件，原稿上应加盖蓝色“作废文件”印章，保 存在文件主管部门