记录管理规定

1、记录管理规定一，总那么为规范广西XX水泥有限责任公司（以下简称“公司”）记录的标 识、收集、编目、查阅、归档、保管和处理程序，并保持其正常运行, 使记录到达可追溯的状态，便于存取、检索和分析，特制定本规定。记录是对公司生产、经营过程中所发生的原因、过程、结果、数 据、图片等以文字、图片、表格等形式进行录入的过程。本规定适用于对公司所有记录、表格、单据等的管理。二，管理职责办公室负责记录的编码、登记、印制、收集、归类、存档和销毁 管理工作。各单位负责保存期五年以下记录的收集保管，并对相关记录进 行分析、利用。办公室按类别编制“记录总目录”，明确记录类别、名称、编号、 保存期、归档时间和地点，并将

2、记录原始样本备案。三，记录编码规那么本公司记录代码编号为“XX集团+广西XX水泥有限责任公司/单 位+记录类型+记录周期+流水编号”组成，部门用单字编写代号，统 水编号采用三位数序列编码。具体代码如下：XX集团代码HLXX公司代码FS统计台帐代码T单据代码D卡片代码K牌证代码P表格代码B其它代码Q日报代码R月报代码旬报代码季报代码年报代码综合代码办公室代码财务处代码生产品质处代码设备保全处代码供应处代码销售处代码工程处代码制造分厂代码水泥分厂代码矿山分厂代码Y X J N Z 办 财 生 保 供 销 工 制 泥 矿例：XX-FS/矿-DZ-001 记录印制规那么记录印刷前，必须填报记录申请登记

3、表，各单位专业技术管理人 员必须认真对记录的名称、使用岗位、设置栏目、签署程序、印制数 量、规格、传递方式、保存期限等进行安排设置，再由单位负责人签 署后交办公室审核。办公室负责对记录的份数和标识进行控制，并按规定对印制底 样进行编码标识，建立记录管理档案。表格和记录按以下规范印制：版面：使用A3、A4、A5版面，财务报销凭证另按财务规范。左上角：印制XX标识，根据大小等比例调整，可使用黑色或彩色。右上角：位于标题和表格之间位置印制表格代码，使用宋体四号字。 右下角：印制制作单位，使用宋体三号字。表格标题：使用二号黑体字，居中，有封面的表格可不注明单位 名称，没有封面必须在标题中注明单位名称，

4、公司名称统一缩写为“XX 公司”，需要注明二级单位名称的可不注明公司名称。表格内容：使用仿宋字，字体根据内容调整（流水登记表的标题 行可使用隶书黑体字，表格使用25%灰度）。表格排版：表格和记录要排列整齐、美观，字迹要清晰。其它要求：需要注明页码的表格可在页角中间印制，需要注明联 号，可在右边行印制，需要注明编号可在记录右上角，字体都为宋体 四号字。记录需要有封面需要在封面上印有XX标记，并注明记录名 称和单位名称。记录标识不得随意增删栏目；增补或废除记录表格，须经办公室 同意，并重新调整编号。记录的形成保存期五年以上的重要记录必须用蓝黑色或黑色钢笔填写，要 求字迹清晰，内容完整，数据真实。检

5、验记录、实验报告、检测记录、统计报表等原始凭证不得涂改。 如不可防止时，须在笔误数据中央画两横杠，在其上方更正，并加盖 修改人或职能管理人员印章。记录的设计与修改由使用单位提出，负责人签署，相应的职能部 门批准，交公司办公室按编码、登记、印制、各单位工程技术管理人 员还须定期或不定期对相关记录中主要数据进行统计分析。相关管理规定要求的运行记录、表格的形成必须满足上述条款 的一般要求。记录的收集和保管记录保存期分三年、五年、长期（十五年以上）三类。记录保存期限由各单位在记录印制申请上注明，报办公室审核 备案。一般财务报销凭证、办公室重要管理记录、设备档案等重要有 追溯的记录都要求保存十五年或长期保存，设备运行记录、交接班记 录等要求保存五年，其它日常管理表格，保存期为三年。保存期三年或五年的一般记录由各单位专人收集，按月整理装 订成册并进行保存。保存期五年以上的重要记录，平时由各部门收集、整理，原那么上 间隔两年由经办人报请单位负责人签署后，交公司办公室办理归档手 续、双方要有交接清单。公司办公室按“记录总目录”所要求的归档时间收集归档，相关 单位主动配合。公司办公室对归档的记录进行编目和整理、分类、保存。记录的处理与查阅超过保管期限的记录，不得涂改记录。按要求由公司办公室每年统一处理销毁，销毁记录必须进行