公司行政部管理制度工作流程

1、PAGE 10PAGE 行政部管理制度工作流程办公用品采购及领用流程一、资产申购流程（1000元以上）1、填写申购审批单。由申购部门或申请人填写；2、申购部门确认。由申购部门负责人签字确认；4、行政部报批。由行政部负责审批流程的人员进行报批流程：行政报批人员财务总经理5、审批通过后，复印件由申购部门存档，原件由行政部存档；6、购买落实。由行政部落实申购事宜；7、资产验收。由行政部与申购部门共同验收货品。二、办公用品领用流程1、各部门提交领用计划。填写办公用品申领计划表，由部门负责人签字确认；每月15号之前递交行政部；2、行政部汇总各部门领用计划。行政部编制办公用品申领计划汇总表，并由行政部负责

2、人签字确认后报领导审批；3、领用计划审批单处理。原件领用部门留档，复印件行政部存档，行政部负责采购；5、办公用品入库。集中采购办公用品后，行政部办公用品管理员进行入库登记；6、办公用品发放。行政部通知各部门按计划领取，并进行签收。日常零散办公用品统一于每周四上午9:0011:00领取。三、档案收取流程1、档案收取。各版块及部门对存档资料进行初步整理后，行政部派机要员于每周四到各版块收取；2、档案移交。由移交人和接收人双方清点并签字确认，由移交方负责人进行监交并签字确认；3、档案审阅。交接完成后，机要员将档案资料分别报送给部门领导、公司领导审阅复核；4、盖章。经各位领导审阅后，加盖入档案专用章“

3、已校对”5、档案进入行政档案管理部，待整理。四、档案归档流程1、按公司、年份、档案类别归类；2、按照年限、序列号、机构、类别的方式编号入档；3、扫描档案文件；4、备份电子档。五、档案借阅流程申请人填写档案借阅申请表领导签字（部门负责人、板块总经理）递交行政部档案管理员借出档案（复印件直接交付、管理员跟踪协办）；六、档案室例行工作流程1、档案收取：每周四到行政收档案；2、档案整理：本周整理上周收回的档案，星期一、二、三扫描档案，星期四、五整理客户资料；3、档案借阅：按照规定流程，经领导审批同意后，协助各部门和各块板查询、借阅；4、档案跟踪：对当天借出的档案原件进行跟踪，并及时归还档案室；5、档案

4、催还：对长期借出的档案及时催还，对未按时归还的，要问清楚原因；6、档案室防火、防潮等安全工作。七、费用报销流程1、报销人填写报销单据，本部门故责任签字确认；2、行政部流程人员报审；3、行政部根据费用走向，确定报销归属公司，进行分流将单据移交公司财务；4、财务部通知报销人领款。八、文件用印流程1、用印准备。由用印部门或用印人准备好用印文件，并由本部门负责人签字确认后，将文件递交行政部进行用印审批流程；2、行政部审批。由行政分管领导审批（签字/签章）；3、公司领导审批。由总经理审批（签字/签章），如总经理不在，特别重要的紧急文件需电话或短信报告总经理同意后方可用印；4、用印。由印章保管人盖章；5、

5、返还文件。将用印后的文件返还给用印部门或用印人。流程：用印部门用印部门负责人行政部行政分管领导总经理印章保管人用印部门。九、车辆/公交卡申请使用流程1、用车部门/人填写用车申请单（电子文档）；2、由申请部门负责人签字确认后发至微信或办公QQ群；3、由行政部车辆负责人审核；4、由行政部车辆管理员调配车辆并做好记录；5、一般事务使用公交卡，紧急重要事务调派车辆。本部门负责人申请部门/人车辆负责人车辆调度人员本部门负责人申请部门/人车辆负责人车辆调度人员十、文件审批流程1、报审申请。报审部门或报审人填写相关文件的审批单（公司发文稿纸/公文处理单/合同审批签）；2、报审确认。报审部门负责人签字确认；3

6、、报审流程。行政办公室进行报审流程；（1）、合同类：拟办部门负责人合同部负责人行政经理合同？；（2）、工程类：各版块总经理将审批内容抄告给申报部门或申报人；（3）、人事类：人资部行政领导人资部；（4）、发文类：拟办部门负责人行政经理总经理发文（原件存档，复印件给拟稿部门，用电子档形式抄送给领导）；十一、后勤服务工作基本后勤服务工作：出行安排、机票预定、酒店预定、各类信息收集。票务、住宿事宜安排以及出行过程中突发事件处理与应对协调出行车辆接送安排、制定带队队长，并通知出行人员相关信息。落实出行相关信息：时间、地点、人物、事宜，所需安排出行安排：票务、住宿事宜安排以及出行过程中突发事件处理与应对协

7、调出行车辆接送安排、制定带队队长，并通知出行人员相关信息。落实出行相关信息：时间、地点、人物、事宜，所需安排由订票中心短信告知当事人航班信息联系订票中心并查询班次、并预定。电话实当事人姓名、身份证号码。出行时间、地点。机票预定：由订票中心短信告知当事人航班信息联系订票中心并查询班次、并预定。电话实当事人姓名、身份证号码。出行时间、地点。机票费用报销订票中心送达的电子机票与当事人核实订票事宜机票费用报销订票中心送达的电子机票与当事人核实订票事宜按领导要求预定查询所需场电话。并预定，留下联系姓氏、电话核实需要时间、地点酒店预定：按领导要求预定查询

8、所需场电话。并预定，留下联系姓氏、电话核实需要时间、地点常使用的酒店及场所可签订合作协议短信通知领导预定的详细信息：时间、地点、我方预留的电话将新信息补充至对外联系表中常使用的酒店及场所可签订合作协议短信通知领导预定的详细信息：时间、地点、我方预留的电话将新信息补充至对外联系表中十六、行政费用报销1、负责公司相关行政固定费用的缴纳，公司电话费当月缴纳进行相应的请款和报销流程，物管费当月支付进行相应的报销流程，其它固定费用走报销流程和支付缴纳流程；2、根据公司相关情况进行流动费用的请款和支付；3、统计每月所产生的固定费用以及登记行政费用、领导费用；4、查询落实每笔款项。固定费用当月结清，借款当月

9、结清固定费用先进行报销流程，报销后进行支付；流动费用需请款则预先进行请款流程，支付后进行行报销固定费用当月结清，借款当月结清固定费用先进行报销流程，报销后进行支付；流动费用需请款则预先进行请款流程，支付后进行行报销十七、前台接待流程：1、有来访人员，热情接待，并做好登记；2、安排来访人员在茶歇区就座等候；3、通知相关部门到茶歇区进行接待；4、若来访人员需进入办公区域，由访问部门安排人员前来引领；5、若来访人员需进入高管办公室，由行政办公室派专人负责引领，并提供茶水服务；6、如遇陌生人擅自闯入办公区域，应及时阻止，保障办公区域安全。安排就坐安排就坐来访人员登记通知相关部门接待如需进入办公区须带进

10、提供茶水十八、行政司机出车流程1、接受出车任务。接收车辆管理人员派遣指令，按要求出车。2、服务、保障工作。为领导做好私人助理工作；为同事做好服务以及安全保障工作；3、信息收集。陪同出行各类餐饮、娱乐场合时记录相关信息，每月交由专人统计；全方位收集、熟悉重庆各方面路况、旅游、饮食类信息；十九、接待流程（一）信息收集1、接待部门落实清楚接待信息，包括来访单位名称、领导姓名、职务、来访具体时间、人数、来访的目的和要求；是否安排往返机票、餐饮、住宿等；2、行政部门与接待部门充分沟通，明确主要接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员等；3、行政部门与公司领导充分沟通，是否安排礼仪、是否需要准备公司宣传资料、是否需要赠送礼品、是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿等；4、行政部门拟定接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；5、根据接待费用预算，申请接待费用。（