公司办公用品管理办法

1、文件管理制度 第1页 共6页归口部门：运营管理部发布/实施日期:2013-8-12修订状态/版次：A0编制单位人：运管部/高振宁审核： 王 涛批准：向 东(第1页 / 共 10 页)公司办公用品管理办法第一章 总则第一条 目的为规范公司办公用品的调配、维修、回收等管理，特制定本办法。第二条 适用范围 适用于新能源公司各部门、车间全体员工。第三条 定义办公用品指在为支持各项工作的正常开展而配备的所有物品，其范围包括：固定资产、低值易耗品。固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用年限超一年，单位价值较高的有形资产。低值易耗品是指不能作为固定资产，价值在 2000 元以下或使用

2、年限比较短（一般在一年以内）的物品。第二章 职责第四条 职责（一）综合办公室负责办公用品的采购、调配、维修、回收等管理工作。（二）各职能部门负责职责范围内办公用品的采购参数申报、技术性能验收、使用工作。（三）财务部负责审核采购预算、折旧、报废过程中的相关帐务工作。第五条 使用标准综合办公室每年 12 月份前制订下年度各岗位办公用品使用标准。第三章 采购审批与管理第六条 采购的审批权限额度使用部门 负责人综合办公室负责人财务部负责人财务总监行政主管领导总经理5000 元（含）以下申请审核决定5000 元-10000（含）元申请审核审核决定10000 元-20000（含）元申请审核审核审批决定20

3、000 元以上申请审核审核审批审批决定第七条 采购的审批流程部门填写采购申请表综合办公室审核（审核必要性）财务部审核（审核预算）财务总监（按审批权限）综合办公室主管领导审核或审批（按审批权限） 总经理。第八条 采购的管理（一）各车间、部门应于上季度最后一月15日至20日根据工作需要编制下季度的办公用品需求计划，需填写办公用品申请单，交综合办公室进行审核，综合办公室根据各部门需要，统一汇总上报，由总经理审核后交供应部进行采购。具体物品发放依据实际需要而定。第九条 采购的申请各部门、岗位根据需求填写办公用品申请单（附表一）,标准内的申请到物品管理员处直接领取，标准外的申请经部门负责人和综合办公室负

4、责人签批后到物品管理员处领取。第十条 物品的验收 供应部按照审批后的采购申请表进行采购，采购的物品由财务部及使用部门负责验收，物品保修单和维修卡、说明书存放在综合办公室物品管理员处。第十一条 物品的入库（一）办公用品入库由综合办公室和财务部共同进行验收，对于符合规定要求的，由综合办公室登记入库，财务部进行验收；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。（二）物品采购发票由综合办公室经办人、综合办负责人、财务部签字确认入库后，方可报销。（三）办公用品管理人员须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。（四）要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续

5、、发放有登记。第十二条库房管理综合办公室将所采购的物品办理入、出库登记手续。物品管理员每月统计一次库存量。第十三条 成本计算每季度后第一个月的 10 日前，综合办公室公室填写办公用品使用统计表，报财务部，领用物品的成本分别计入各部门费用。第四章 办公用品的使用第十四条 办公用品的领用（一）一般办公用品的发放，由综合办公室依据办公用品领用标准，在登记好办公用品领用登记表（附表二）后，直接发放给使用部门或个人。（二）领用时，领用人须在办公用品领用登记表上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。（三）办公用品定期进行领用，车间每季度发放一次，部门每周原则上只需领取一次。（四）领取的非消耗

6、性办公用品(如订书器、计算器、剪刀等)应列入移交，如因使用年限较长物品无法使用需以旧换新，杜绝虚报冒领。（五）特殊办公用品的发放，应由综合办公室指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。（六）领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。（七）综合办公室及办公用品管理人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则办公用品管理人员有权拒发。第十五条 办公用品的保管（一）办公用品分为消耗性办公用品和非消

7、耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产管理制度。消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等，并且根据岗位需求量进行领取。（二）办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、打印机、复印机为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理。（三）公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。（四）员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。（五）办公用品由综合办公室指定专人统一保管。（六）库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用

8、品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。（七）批量购入的办公用品应及时入库存储，采购人员应做好验收及时入库，在入库登记本上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。（八）加强对办公旧物品的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由办公用品管理人员统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。（九）定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。（十）属于个人使用的物品，如因使用不当造成损失的，由使用人全额进行赔偿。如因使用年限时间过长经验证非人为损坏的，使用

9、人需以旧换新进行申领。（十一）任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。第十六条 办公用品的使用（一）使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。（二）办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。（三）精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。（四）办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。（五）对于高档耐用办公用品，部门间应

10、尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由办公用品管理人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。（六）办公用品因使用不当，由使用人负责赔偿。第十七条 办公用品转移（一）员工离职时应依办公用品领用登记表所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写办公用品移交表（附表三），离职员工签字确认。（二）办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等（固定资产）的迁移，需经办公用品管理人员、财务部办理迁移手续后，方可执行。第十八条 办公用品维修（一）电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护保养时由使用部门以

11、工作联系单的方式报综合办公室公室申请维修。 （二）如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写办公用品维修记录单（附表四）。（三）维修完毕后经办公室物品管理人员和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务部按规定报销。（四）综合办公室负责公共区域办公用品的维护和管理，每季度确认及检查一次各部门固定资产的使用情况 。第十九条 办公用品遗失管理（一）公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。（二）如办公用品出现人为遗失，应由使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。（三）如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公用品遗失，部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗

12、失物品，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施。（四）如公司出现内盗情况，一经查出，直接派送公安局。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。第二十条 办公用品报废（一）办公用品，除不可抗力外，人为原因丢失或损坏，按折旧赔偿残值，由财务中心进行核算。（二）如办公用品由于超出使用年限维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写固定资产报废/丢失登记册（附表五）说明情况。（三）处理流程使用部门填报报废及丢失处理表（附表六）综合办公室审核财务部核算财务总监审核（按审批权限）行政主管领导审

13、核或审批（按审批权限）总经理审批财务部结算档案室存档固定资产报废/丢失登记册。第五章 打印机和电脑的管理第二十一条 打印设备的管理打印机设备的使用标准职能部室各配备1台打印机，财务部较为特殊配备可配备凭证打印机、针式打印，原则不超过5台，综合办公室配备传真机1台、打印机1台；公司领导统一配备打印、复印、扫描一体机。车间配备标准为：车间各配备打印机1台，由综合办公室定期检查打印机设备，做到及时维护，确保打印设备正常运行。第二十二条 电脑的配备（一）标准1、中、高层管理干部可配备笔记本电脑，配备标准为高管 8000 元、中层 5000 元。其它岗位确因工作需要，可提出申请，标准执行 4000 元。

14、 其他员工和符合标准但不申请的员工，由公司统一配备台式电脑。 配备笔记本的员工，公司不再配备台式电脑，已配备的台式电脑由公司收回。2、根据岗位需求，车间配备电脑不超过4台标准，配备为：主任一台、库管员/核算员/办事员一台、考勤员/资料员一台、副主任/安全员/专工一台；部室配备标准：部长级、主管级、主办级、技术专工岗位、工程造价专工岗位、文员岗位、财务核算岗位、财务库管岗位、财务出纳岗位、资料统计岗位申请经分管领导审批后，按岗位需求配备。（二）.配置笔记本流程填报笔记本电脑申请表（附表七）部门负责人审核人力资源部核定职级综合办公室审核与财务部签订笔记本电脑配置协议（附表八）行政主管领导审批。（三

15、）领用流程综合办公室按照笔记本电脑申请表签批标准 对笔记本电脑和使用个人信息进行登记 建立固定资产卡 领用发放台账登记。（四）折旧时间笔记本电脑采用月度平均折旧的方法，折旧年限为36 个月，月折旧额 = 原 值 /36。（四）使用周期员工执行本条款后，5 年内不得再申请。期间如发生人为损坏或丢失等情况，须按照使用年限折旧进行赔偿。第六章办公用品的回收第二十三条 离职人员的物品回收（一）离职人员在办理离职或交接手续时，须将所领用的办物品归还至综合办公室。（二）如办公用品损坏、缺失等情况，需进行赔偿，由综合办公室会同财务部按折价确定赔偿额。（三）按照笔记本电脑配置协议配备笔记本的员工离职时，要在相

16、关技术人员的监督下，格式化电脑，不能带走公司资料，笔记本在资料办理交接后归还综合办公室。（四）低值易耗品和工装服装，公司不进行回收。第七章 附则第二十四条 本制度自公布之日起开始实施。如有相关旧制度与本制度产生矛盾时以本制度为准。第二十五条 本制度由综合办公室负责编制、修订、解释、归口管理，财务部协助。第二十六条 本办法自颁布之日起实施。附表目录:附表一：办公用品申请单附表二：办公用品领用登记表附表三：办公用品移交表附表四：办公用品维修记录单附表五：固定资产报废/丢失登记册附表六：报废及丢失处理表附表七：笔记本电脑申请表附表八：笔记本电脑配置协议附表1办公用品申领单编号：申领人部门部门负责人领

17、取物品品 名单 位数 量备 注品 名单 位数 量备 注备注 年 月 日行政负责人意见及签字使用人签字库管签字附表2办公用品领用登记表序号品名标签规格型号单位数量领用人签字领用时间备注附表3办公用品移交登记表 年 月 日日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注注：此表由办公室管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人， 并负责登记入库。附表4办公用品维修记录单日 期： 年 月 日 填表人：序号申请维修物品数量维修内容损坏性维修时是否已备注1234567891011121314151617181920注：损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿额符备注。附表5固定资产报废/丢失登记册编号编号品名型号固定资产编号原价值启用时间报废/丢失时间处理依据处理方式事业部领导签字附表6报废及丢失处理表 编号：设备名称型 号设备原值固定资产编号使用起止日期经办人报废/丢失理由部门负责人意见行