浅谈高等学校财务电子档案的管理

1、浅谈高等学校财政电子档案的办理论文关键词:高等学校财政电子档案论文摘要:对付这些不竭生长、日益更新的“新型档案，举行有用地网络、整理和保存，为以后提供快捷、便利的利用办事,是高等学校管帐电算化应用中的紧张环节，也是当前高等学校财政档案办理中不成或缺的重要内容。在电子与信息技能高度生长的本日，处于知识前沿的高等学校的管帐电算化已普及普及。由管帐电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财政电子档案。它不但体积小，容量大，且易于查阅和通报，而倍受“青睐。做好这些财政电子档案的办理事情，举行有用地保管、维护与利用，充实发挥其便当、快捷的特性，成为当代档案办理中不成或缺的一部门。一、财政电子档案特

2、点：财政电子档案是指存贮于磁盘、光盘等当代电子介质中的种种单子、凭据、账簿、报表等财政数据资料和体系开拓运行中利用的种种底子语言步伐及应用步伐。这里重要指用于贮存财政数据和步伐的种种电子介质。作为当代高新科技的产物财政电子档案，较之传统的财政档案，有了很多新的特点：1、财政电子档案的存贮介质具有多种情势。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不成擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质质料中。2、财政电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和通报。3、财政电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。4、财政电子档案大多不克不及直接视、读，必要借助必然的仪器装备予以复现；但

3、易于盘算、阐发，快捷得到所需结果。5、财政电子档案的高科技信息含量大，要求较高本质程度的办理职员。6、财政电子档案内在普及。不但包罗单子、记账凭据、账簿、报表等传统管帐档案，还包罗管帐电算化中的种种体系软件和应用步伐。二、高等学校财政电子档案办理的状态高等学校管帐电算化天生了财政电子档案。对付新介质的档案，既没有前人的办理形式可参照，又没有当前的技能可查考。以是，早期的办理中每每有些不尽如人意的地方，重要表示在：1、储存情况不当。早期电算化管帐天生的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭据、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料本来不敷清楚，又受空间、经济条件限定，经日晒、风化，笔迹极

4、为模糊，有的乃至已消散。2、早期软件、步伐存留倒霉以及运行步伐版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期ds体系情况下，天生的磁性数据资料，虽保存齐备，但原有运行情况已不复存在，现今步伐又不克不及兼容，多数数据已不克不及再现，形同虚设。3、老化呆板的镌汰以及呆板装备的快速更新，造成了新、旧运行情况摆脱。如早期微机上运行的in3、in95等，已难在现今呆板上顺畅运行。随着管帐电算化的不竭生长，财政电子档案的情势和数量日渐增多，更多交换了原有传统财政档案的成效和效用，财政电子档案的办理也得到了应有器重。很多高等学校投入了大量资金，用于需要的庇护、查询、复现方法的购置和办理职员专业技能的再培训，

5、其财政电子档案办理的情况、条件等“硬件方法得到了全面改进。三、高等学校财政电子档案的当代办理财政电子档案的当代办理是指运用当代技能本领对财政电子档案实验有用办理，包罗四个环节即财政电子档案的网络、整理、保存和利用。一财政电子档案的网络1、设定结实的网络区间。一样平常可视业务量巨细，按月、季或年度来设定；也可以视详细工程周期是非，实验分段、分项或全程设定。但必须留意包管网络区间一连、无中断。2、订定结实的数据网络步伐。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份全部财政数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的同等有用，需要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言步伐版本及操纵

6、情况标识，作为以后复现时的参照。3、订定软件情况更替的网络步伐。在调换新步伐软件时，应起首备份原有的操纵体系及语言运行步伐，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做审慎转换。4、订定硬件更新的网络步伐。详细记载微机主板的级次、型号，内存的大孝硬盘的容量以及外部装备的配套范例等，偶然还可记载下微机的品牌和利用起、止期。更新后，视储存条件的允许，尽大概留存一套完备的装备，防范不测。5、有关登记资料的网络。制作登记簿，细致记载体系办理员、步伐员的操纵资料，区分业务详细操纵人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。二财政电子档案的整理与保存财政电子档案的整理与保存

7、是其办理的关键，干系到整个办理事情的有用性。不但必要兼具财政、档案和当代电子技能知识的专业职员来办理，并且还需按照种种介质的特性，实验差异的整理与保存方法。1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应阔别磁场大概专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丧失数据。网络的双备份，应载明操纵员姓名、运行情况和形成时间，一连挨次编号，再分放于差异储柜，以防不测。2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存情况的干净度要求较高，必要专用的防尘储柜；光盘的庇护膜应齐备无损，防范的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，制止挤压损毁，不成读龋3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的帮助文本，多是打印输出，笔迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊

8、、淡化，因此要留意避光和防潮，置于背光、枯燥处。财政电子档案的多种介质各有其性，办理方法要因质而异。精良的储存情况是每一介质都所必须的，保持干净，按期透风，控湿温，制造精良的储存情况，使电子档案维持精良状态，以期最正确利用结果。三财政电子档案的利用财政电子档案的充实利用是电子介质新载体、高科技特性的全面显现，也是档案办理有用性的终极表现。财政电子档案具有麋集性和微化性，必要配套有较高性能的复现媒体，方能充实发挥其效能。1、财政电子档案的查阅。查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记载标识，翻开相应步伐和运行情况举行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，以是要专设查阅微机，提供只读方法查阅界面，防范非法修改。仅许利用双备份中一个盘面，包管另一盘面的无参与、封存性。2、财政电子档案的盘算与阐发。财政电子档案的数据搜集，通过微机盘算，集成产生多项阐发结果。但因其涉及的盘面多，范畴广，存有埋伏伤害，因此应指定专业职员，在内控专用呆板上调阅、操纵，制止着实伤害。同时还要留意各介质的运行情况，以免差异软件带来的偏向，天生错误的阐发。阐发结果一经得出，可以直接打英复制或传送，为决议者提供敏捷、快捷、细致的数据信息。随着数字化、信息化期间